Tom Tailor разработал инструмент планирования рабочей нагрузки


Рабочих мест: 400
Отрасль : Торговля.
Исполнитель: Ателье информационных систем
Функциональная область: Управление персоналом, расчёт зарплаты.
01.04.2025 - 08.10.2025
Федеральный масштаб

||
Краткое описание проекта

В компании «Том Тэйлор» решили создать собственный инструмент планирования рабочей нагрузки — «Идеальный график», который будет показывать, сколько сотрудников нужно вывести в смену. Такой подход позволит оптимизировать фонд оплаты труда и отслеживать возможные неточности в управлении. Аналитики сети разработали математическую модель для определения покупательского трафика в разрезе часов и дней. А команда «Ателье информационных систем» разработала расширение 1С на управляемых формах и интеграцию с действующей инфраструктурой.

Заказчик

Tom Tailor — один из лидеров европейского рынка одежды. Бренд casual одежды на каждый день, созданный, выросший и расположенный в Гамбурге. Производит одежду для повседневной жизни для всей семьи. В России и странах СНГ открыто более 100 магазинов бренда.

Цели и задачи проекта

Цели проекта:

  1. Создать новый цифровой инструмент, который позволит руководителям магазинов оперативно формировать рабочие графики на основе прогноза трафика и заданной нормы человекочасов с учетом бюджетов, особенностей конкретных точек продаж и рабочего расписания каждого сотрудника.
  2. Сздать расширенный функционал системы планирования смен, который позволит точнее учитывать реальные бизнеспроцессы магазинов, автоматизировать распределение персонала с учетом его доступности и загрузки, а также интегрировать расчет мотивации сотрудников на основе показателей KPI и выручки.

Задачи проекта:

  1. Построение модели графика. Разработать структуру, способную учитывать норму человекочасов, прогноз трафика в праздники и будни, а также сезонные колебания.
  2. Создание механизма распределения сотрудников в разрезе часов. Реализовать возможность распределения людей в смене на основе прогноза нагрузки: система должна говорить, сколько сотрудников необходимо вывести в каждый конкретный час, опираясь на данные прошлых периодов и текущие тенденции.
  3. Внедрение редактирования графика и фиксации изменений. Предусмотреть возможность ручной корректировки графика с сохранением истории изменений, чтобы в будущем сравнивать действия администратора с рекомендациями системы.
  4. Разработка визуальных подсказок и механизмов контроля. Подсвечивать недостающее или наоборот превышающее количество сотрудников в зале, потенциальную перегрузку продавцов или нехватку часов, предлагать варианты решения (например, вывод административного состава или привлечение аутсорса).
  5. Интеграция с внешними данными и существующими учетными системами. Организовать обмен с источниками трафика и организационной структурой.
  6. Расширить алгоритм построения графика, чтобы учесть дополнительные параметры: «вес» по дням недели, сезонность, ночные часы, особенности открытия и закрытия магазинов. Это нужно для более точного прогноза нагрузки и сбалансированного распределения рабочих смен.
  7. Внедрить механизм фиксации доступности персонала, реализовав учет пожеланий сотрудников по выходным дням и приоритетным часам работы. Это позволит согласовывать интересы бизнеса и команды еще на этапе планирования.
  8. Реализовать прозрачный контроль рабочего времени и фонда оплаты труда за счет записи переработок, пропусков и отклонений от нормы в режиме реального времени, а также автоматической проверки соблюдения правил учета ночных и сверхурочных часов.
  9. Обеспечить удобный документооборот, чтобы графики легко формировались, согласовывались и направлялись сотрудникам на подпись в электронном виде.
  10. Создать автоматизированную систему расчета мотивации и KPIбонусов на основе объективных данных из различных систем для повышения прозрачности оценки эффективности сотрудников.
Ситуация до старта проекта

До начала проекта планирование рабочих смен в сети Tom Tailor выполнялось вручную. Администраторы и директора магазинов формировали графики на основе личного опыта, субъективных оценок трафика и ограниченных данных прошлых месяцев. Бывали ситуации, когда в день с минимальным количеством покупателей выводили чрезмерное число продавцов, что увеличивало затраты на оплату труда при небольшой выручке, и наоборот: при высоком трафике продавцов в зале было меньше — это приводило к упущенной выгоде.

При этом существующие табели заполнялись не постоянно, встречались переработки или пробелы в сменах. Поэтому был нужен новый подход, который бы позволил управленцам принимать обоснованные решения, — основанный на данных, но при этом гибкий, понятный и простой в использовании.

Архитектура решения и масштаб проекта
Компания не хотела вносить изменения в типовую конфигурацию, поэтому система разрабатывалась в виде надстройки на 1С:ЗУП КОРП на управляемых формах 1С с использованием БСП. Такой подход обеспечивает гибкость, удобство доработки и независимость от типовых ограничений.
  1. На первом этапе мы разработали интерфейс планирования графиков с возможностью загрузки норм человеко-часов по каждому магазину. Эти данные поступают в систему из Excel-шаблонов и формируют основу расчета.
  2. На основании прогноза трафика система строит модель: необходимое количество персонала в зале в каждый конкретный час, исходя из заданной нормы. Пользователь (администратор или директор) видит на экране таблицу с указанием, сколько людей нужно на каждый час и день. Человеку остается только выбрать конкретных сотрудников из списка доступных — и система заполняет график.
  3. Помимо заданных данных по трафику система рассчитывает норму сотрудников, опираясь на текущие тренды: есть встроенная логика корректировки модели на основе реального трафика текущего месяца. Если данные за первые дни месяца показывают, например, резкий рост посещаемости по сравнению с аналогичным периодом прошлого года, система пересчитывает прогноз с повышающим коэффициентом. Это позволяет оперативно скорректировать план: например, усилить смену в пиковые часы, даже если история предыдущих лет таких пиков не показывала. После завершения месяца аналитики компании получают данные об отклонениях и используют их для уточнения формул.
  4. Система контролирует и общий фонд рабочего времени и предупреждает, когда количество часов превышено (например, сотрудник должен отработать 160 часов в месяц, а ему уже проставили 168 часов). Администратор может отредактировать график, подвинуть смены, распределив нагрузку иначе — и сразу увидеть результат. Информация о корректировках сохраняется для последующего анализа.
При этом проект реализуется параллельно с переносом на новую информационную базу: помимо орг.структуры в новую систему для отслеживания графика будет перенесена и мотивация. Это позволит заложить фундамент под будущие этапы развития: добавление аналитики и отчетности.

Автоматическое заполнение графиков

Если ранее директора магазинов вручную составляли графики, выбирая, кого и когда вывести в зал, то теперь эта задача решается системой. Она самостоятельно формирует расписание, учитывая:
  • ставку сотрудника (0.25, 0.5, 0.75, 1),
  • его доступность по времени,
  • необходимое количество людей в зале в каждый конкретный час,
  • уже отработанные сотрудником часы.
Алгоритм также учитывает внутренние правила, например:
  • ночные часы и особенности открытия/закрытия магазинов;
  • предпочтения сотрудников — через документ «График доступности»;
  • сезонные колебания, распределяя вес нагрузки по дням недели и времени суток.
Это снижает вероятность ошибок, избавляет руководителей от ручного подсчета ставок и переработок и упрощает процесс планирования.


График доступности: учет пожеланий персонала по рабочим сменам

Одно из важных улучшений на втором этапе — введение графика доступности сотрудников. Это отдельный документ, в котором каждый человек может заранее указать:
  • в какие дни он готов выходить на работу;
  • какие дни желательно оставить выходными;
  • приоритетные часы — например, кому-то удобно работать только во второй половине дня, а кто-то предпочитает утренние смены.
Благодаря этому снижается риск неожиданных неявок и повышается удовлетворенность сотрудников.

Визуализация и контроль отклонений

Был внедрен механизм контроля конфликтов в графике: система подсвечивает переработки, пробелы и выход за пределы фонда рабочего времени, а руководитель получает предупреждение в реальном времени и может оперативно скорректировать план.
Также реализован план-фактный анализ: можно сравнивать ожидаемую загрузку с фактически отработанными часами и принимать решения по корректировке графика.

Введение электронного согласования

Руководители могут формировать печатные формы графиков и отправлять их сотрудникам через Кадровый электронный документооборот (КЭДО) на подпись, также доступна возможность согласования табелей территориальными менеджерами. А система автоматически напомнит о необходимости внести фактические данные.

Интеграция с мотивацией и KPI сотрудников

Реализовали систему расчета мотивации. Благодаря этому руководители получают прозрачный, объективный и автоматизированный инструмент для оценки работы персонала и начисления бонусов.
Фактически отработанные часы, зафиксированные в графике, становятся базой для расчета премий, при этом размер KPI-бонуса зависит от доли выполненной нормы часов. Например, если сотрудник отработал только половину нормы — он получает пропорционально меньший бонус. Все показатели считаются автоматически, что исключает возможность ошибки.
 
В расчете мотивации учитываются:
  • отработанные часы — в сравнении с установленной нормой;
  • количество чеков — общее число завершенных продаж, проведенных сотрудником;
  • сумма продаж — общая сумма реализованного товара. Это показывает вклад сотрудника в выручку магазина;
  • возвраты товаров — учитывается как отдельная метрика, влияющая на итоговую премию;
  • онлайн-заказы (ДСС) — учитываются заказы, оформленные через сайт, но выданные в офлайн-магазинах. Это помогает видеть реальную загрузку сотрудников, обрабатывающих интернет-заказы;
  • CR (Conversion Rate, конверсия) — отношение количества чеков сотрудника к количеству посетителей;
  • выполнение плана продаж — основной показатель, на который опирается бонусная система;
  • квартальная премия LFL (Like-for-Like) — сравнивается выручка магазина за текущий квартал с аналогичным периодом прошлого года. Если текущие показатели превышают прошлогодние, сотрудник получает дополнительную премию.
Данные автоматически сопоставляются внутри системы, подтягиваясь из разных систем:
  • «1С:Управление торговлей» — для чеков, возвратов, онлайн-заказов;
  • «1С:Управление производственным предприятием» — для финансовых и товарных показателей;
  • «Идеальный график» — для отработанных часов и планов.
В будущем, если появится такая необходимость, можно будет доработать функционал мотивации так, чтобы показатели эффективности сотрудников влияли на составление графика: например, продавцы, показывающие лучшие результаты, смогут получать приоритетные или более удобные смены. Это станет дополнительным стимулом для сотрудников.
Особенности и уникальность проекта

По сути, «Идеальный график» — это собственная WFM-система (Workforce Management — система, направленнаяна оптимизацию работы персонала для достижения бизнес-целей), разработанная на платформе «1С:Предприятие»:

  • она не требует внедрения отдельного ПО;
  • интегрирована с существующими системами заказчика — 1С:УПП, 1С:ЗУП и модулем управления продажами;
  • использует единую математическую модель прогнозирования, адаптированную под реальные условия конкретной сети.
Результаты проекта

«Идеальный график» используется директорами магазинов при формировании смен. Результат — перераспределение ручной нагрузки: руководителю больше не приходится с нуля заполнять график, проверять, нет ли перегрузки на сотрудников и гадать, сколько продавцов стоит вывести в смену, чтобы не было перерасхода бюджета на оплату труда или упущенной выгоды. Формирование графика опирается на данные: прогнозируемый трафик, норму человеко-часов, занятость сотрудников, текущие тенденции.

Так же мы вышли за рамки базовой архитектуры и сосредоточились на расширении функционала — с акцентом на реальные процессы, с которыми ежедневно сталкиваются магазины. В результате появился не просто конструктор графиков, а полноценный инструмент управления персоналом, который влияет на:

  • экономию времени руководителей и HR. Благодаря описанному выше функционалу рутинные операции сократятся на 30–50% (по аналогии с опытом автоматизации других процессов в 1С);
  • оптимизацию фонда оплаты труда и устранение ошибок, возникающих при ручном планировании;
  • прозрачность расчетов мотивации, так как и сотрудники, и руководители теперь видят, из чего складывается итоговая премия;

Также проект несет и экономическую выгоду — альтернативные WFM-системы стоят от 5 миллионов рублей в год, с необходимостью ежегодного продления подписки. А разработка «Идеального графика» с модулем мотивации не требует постоянных платежей — решение внедряется один раз. Это обеспечивает снижение совокупных затрат на владение системой.
При этом разработанная архитектура позволяет гибко наращивать функциональность. Система готова к масштабированию — ее можно адаптировать под новые задачи, добавлять дополнительные метрики, расширять на другие магазины или регионы.