В стоматологической клинике «Аркобалено» построили автоматизированную систему управления персоналом


Рабочих мест: 52
Отрасль : Медицина.
Исполнитель: БСР
Функциональная область: Управление персоналом, расчёт зарплаты.
20.07.2025 - 19.10.2025
Центральный федеральный округ РФ

||
Краткое описание проекта

В стоматологической клинике «Аркобалено» реализован комплексный проект по централизации и автоматизации управления персоналом на базе «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП». Создана целостная цифровая среда, сократились сроки обработки кадровых данных, точность расчетов и оперативное формирование отчетности.

Заказчик

ООО «Аркобалено» — это клиника современных стомаологических услуг, расположенная в Красногорске, Московской области. Клиника работает с 2015 года. 

Цели и задачи проекта

Глобальная цель: создание современной, централизованной и надежной системы управления персоналом как стратегического инструмента для повышения операционной эффективности компании.

Бизнес-цели проекта:

  1. Снижение операционных издержек: уменьшение затрат времени и труда на обработку кадровых данных, расчет зарплаты и формирование отчетности за счет ликвидации ручных операций.
  2. Минимизация финансовых и репутационных рисков: исключение ошибок в расчетах с персоналом и при формировании обязательной отчетности, предотвращение штрафов от контролирующих органов (ФНС, ПФР, ФСС).
  3. Повышение управляемости и качества данных: создание единого центра достоверной информации о персонале для всех подразделений, обеспечение прозрачности процессов и оперативной аналитики по кадрам и ФОТ.
  4. Оптимизация бизнес-процессов: формализация и цифровизация сквозных процессов (например, «Оформление отпуска» или «Прием на работу») для повышения их скорости, предсказуемости и контроля на каждом этапе.

Ключевые задачи проекта:

  1. Полный цикл кадрового учета: автоматизация процессов приема, перевода, увольнения, ведения личных дел, планирования отпусков и контроля испытательных сроков.
  2. Точный и прозрачный расчет заработной платы: настройка сложных схем оплаты труда, включая окладную часть, премии, надбавки, северные коэффициенты, расчет среднего заработка и полного комплекта налогов и взносов.
  3. Учет рабочего времени: интеграция с данными СКУД (системы контроля управления доступом) или ручной ввод для автоматического расчета отработанного времени, сверхурочных, ночных, праздничных часов.
  4. Регламентированная отчетность: автоматическое заполнение и отправка всех форм отчетности в ФНС, ПФР, ФСС, Росстат (например, 6-НДФЛ, РСВ, СЗВ-М, СЗВ-ТД, форма Т-12/Т-13).
  5. Интеграция с ЭДО: организация безбумажного оборота кадровых приказов путем синхронизации с 1С:Документооборот для их автоматической регистрации и согласования.
Ситуация до старта проекта

До внедрения «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» отдел кадров и расчетный отдел ООО «АРКОБАЛЕНО» работали в условиях высоких рисков и низкой скорости. Основным инструментом были электронные таблицы (Ms Excel) и бумажные журналы, что приводило к критическим проблемам:

  1. Ошибки в расчетах: ручной ввод и многоступенчатый перенос данных между таблицами неизбежно вызывали ошибки в начислениях, налогах и итоговых выплатах, что вело к финансовым потерям и недовольству сотрудников.
  2. Непрозрачность и низкая скорость: процесс согласования кадровых изменений был длительным, отследить статус приказа или заявления было практически невозможно. Подготовка отчетности занимала дни напряженной работы с высоким уровнем стресса.
  3. Разрозненность информации: данные о сотрудниках хранились в разных файлах и у разных специалистов, отсутствовала единая актуальная версия. Это затрудняло анализ текучести, планирование занятости и управление бюджетами на оплату труда.
  4. Юридические риски: несоответствие кадровой документации требованиям законодательства из-за человеческого фактора и устаревших бланков документов.
Архитектура решения и масштаб проекта

Ядро решения: «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП, редакция 3» — высокомасштабируемая платформа, выбранная для централизованного управления всем персоналом компании.

Ключевая особенность интеграции: проект включал параллельное внедрение 1С:ЗУП и «1С:Документооборот 8 ПРОФ» с их последующей глубокой синхронизацией. Это позволило создать сквозной процесс: кадровик создает проект документа в 1С:ЗУП → он автоматически передается в 1С:ДО на согласование по заданному маршруту → после визирования всеми сторонами подписанный электронный документ возвращается в 1С:ЗУП и автоматически формирует проводки и записи в карточке сотрудника.

Внедренная система «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» задействовала следующие ключевые модули и функции.

Модуль кадрового учета («Персонал»):

  1. Управление штатным расписанием.
  2. Полный цикл кадрового делопроизводства: прием, перевод, отпуска, командировки, увольнение.
  3. Ведение личных дел и истории сотрудников.
  4. Планирование и учет отпусков с визуальным календарем-графиком.
  5. Управление испытательным сроком и аттестациями.

Модуль расчета заработной платы («Зарплата»):

  1. Начисление по сложным схемам: оклад, почасовая ставка, сдельный расчет.
  2. Учет всех видов премий, надбавок (за стаж, вредность, квалификацию), районных коэффициентов.
  3. Автоматический расчет больничных, отпускных, компенсаций.
  4. Исчисление НДФЛ и страховых взносов с учетом всех актуальных лимитов и льгот.
  5. Подготовка и выплата зарплаты через интеграцию с клиент-банком.

Модуль учета рабочего времени («Табель»):

  1. Регистрация явок/неявок, сверхурочных, ночных, праздничных часов.
  2. Поддержка различных графиков работы (сменный, скользящий, пятидневка).
  3. Сопоставление планового и фактического времени для контроля.

Модуль регламентированной отчетности:

  1. Автоматическое заполнение и проверка форм: 6-НДФЛ, РСВ, СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС, форма Т-12/Т-13.
  2. Электронная сдача отчетности напрямую из программы.

Arcobaleno_Shema.jpg

Схема архитектуры

Масштаб решения:

  1. Автоматизированных рабочих мест в 1С:ЗУП: 52 (кадровики, расчетчики зарплаты, руководители подразделений).
  2. Охват сотрудников в системе: полный штат компании (52 человека).
  3. Количество настроенных расчетных схем и видов начислений/удержаний: Более 15 (оклад, премиальные, районный коэффициент, больничные, отпускные и т.д.).
  4. Настроенные регламентированные отчеты: Полный комплект (6-НДФЛ, РСВ, СЗВ-М, СЗВ-ТД, 4-ФСС, П-4, Т-12/Т-13 и др.).
Особенности и уникальность проекта

Главная особенность — создание комплексного HR-цикла «от заявки до архива» внутри экосистемы 1С. Внедрение не ограничилось классическими функциями расчета. Мы построили систему, где кадровое событие инициируется, проходит все стадии юридического оформления и сразу же отражается в управленческом и бухгалтерском учете без повторного ввода данных.

Проект отличался не только комплексностью, но и глубокой адаптацией типового решения «1С:ЗУП КОРП» под уникальные требования бизнеса. Это потребовало значительных аналитических и конфигурационных работ.

Особенности и сложности деятельности компании:

  1. Разнородный персонал: учет специфики начисления для сотрудников с разным характером работы: административный штат (оклад), производственный персонал (сменный график, бригадный учет), специалисты на разъездах (суточные, учет километража).
  2. Сложная система мотивации: наличие многоуровневой премиальной системы, зависящей от KPI подразделения и личных показателей сотрудника, что потребовало детальной настройки показателей и алгоритмов расчета в 1С.

Ключевые доработки системы:

  1. Кастомизированные отчеты и печатные формы: разработаны уникальные внутренние отчеты для анализа ФОТ по проектам и центрам финансовой ответственности (ЦФО). Адаптированы шаблоны приказов и договоров под корпоративный стандарт компании.
  2. Автоматизация сложных расчетов: для учета сменного графика и ночных часов были написаны дополнительные алгоритмы, корректно учитывающие переход смен через полночь и работу в праздничные дни.
  3. Настройка сложных маршрутов согласования в ЭДО: реализованы нестандартные ветвления процессов согласования документов в «1С:Документооборот» в зависимости от типа приказа, должности сотрудника и суммы затрат.
Результаты проекта

Проект полностью достиг поставленных целей, трансформировав работу HR-направления:

  1. Операционная эффективность: время на оформление кадровых событий сократилось на 60-70%. Ежемесячный цикл расчета заработной платы и закрытия периода ускорился в 2-3 раза за счет автоматизации.
  2. Точность и снижение рисков: исключены ошибки ручного расчета. Все начисления, налоги и взносы рассчитываются автоматически по законодательно актуальным правилам, заложенным в 1С:ЗУП. Риск штрафов от контролирующих органов сведен к минимуму.
  3. Прозрачность и контроль: руководство в режиме реального времени имеет доступ к структуре персонала, фонду оплаты труда, кадровым движениям. Статус любого документа или заявления отслеживается онлайн.
  4. Экономический эффект: достигнута прямая экономия за счет сокращения трудозатрат штатных специалистов и косвенная — за счет устранения ошибок и оптимизации налогов. Подготовка регламентированной отчетности теперь занимает часы вместо дней.
  5. Современная цифровая среда: сотрудники получили удобный «Личный кабинет», HR-служба — мощный инструмент для аналитики и планирования, а компания в целом — надежный фундамент для дальнейшего роста и цифровизации.
Отзыв заказчика

Татьяна Рябушева

Генеральный директор

Внедрение 1С:Зарплата и управление персоналом позволило нам перейти от хаотичного бумажного учета к единой, прозрачной и полностью контролируемой HR-системе. Интеграция с документооборотом обеспечила сквозную автоматизацию процессов «от заявки до архива», что кардинально повысило операционную эффективность и управляемость персоналом.