Курчатовский институт автоматизировал закупки, финансы и электронный документооборот


Рабочих мест: 2300
Отрасль : Энергетика. Химия, нефтехимия. ИТ-услуги, телекоммуникации. Другие организации.
Исполнитель: 1С:Первый Бит, Москва - м. Марксистская
Функциональная область: Управление финансами. Управление закупками (МТО). Управление документами и контентом.
01.09.2023 - 31.12.2024
Центральный федеральный округ РФ

||
Краткое описание проекта

Курчатовский институт автоматизировал закупочную, финансовую деятельность и электронный документооборот на базе решений «1С:Документооборот государственного учреждения», «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» и «Закупки. Дополнение к 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8». Благодаря внедрению единой комплексной системы улучшились управленческие процессы и принимаемые решения, а также повысилась общая эффективность работы учреждения.

Заказчик

НИЦ «Курчатовский институт» — крупнейший научно-исследовательский центр России. Занимается широким спектром научных исследований, включая ядерную энергетику, физику плазмы, биотехнологии, материаловедение и информационные технологии. В институте работают тысячи ученых и инженеров.

Цели и задачи проекта

Цели проекта:

  1. Исключить дублирование ввода данных.
  2. Обеспечить прозрачный учет для всех подразделений.
  3. Вести учет, обработку и контроль документов учреждения.
  4. Использовать электронные подписи для подписания и согласования.
  5. Формировать структурированные извещения для выгрузки в Единую информационную систему (далее — ЕИС).
  6. Предоставлять актуальную информацию об исполнении бюджета и планов в реальном времени.
  7. Повысить эффективность и контроль над процессами закупок и финансов.

Задача проекта: создать единую систему управления закупками, финансами и документооборотом. Система должна автоматизировать процессы:

  • документооборота;
  • планирования расходов подразделений;
  • формирования и согласования заявок на закупку;
  • создания финансовых документов и отчетности.
Ситуация до старта проекта

До перехода на решения фирмы «1С» Центр столкнулся с рядом проблем:

  1. Невозможность выгрузки данных в ЕИС.
  2. Ведение двойного учета в программах для закупок и финансов, что приводило к ошибкам и расхождениям в данных бухгалтерского и управленческого учета.
  3. Дублирование информации сотрудниками разных подразделений, что влекло возникновение ошибок в отчетах.
  4. Отсутствие возможности подписания документов электронной подписью и распечатки извещений, в связи с чем имели место случаи утери документов.
  5. Отсутствие возможностей инициаторами закупок заполнения характеристик продукции в структурированной форме.
  6. Риски перерасхода средств из-за отсутствия инструментов для планирования бюджетов и контроля остатков по подразделениям.
  7. Ведение управленческого учета автономно в разных базах, ввод большого объема данных вручную.
  8. Ведение документооборота на ПО, не обеспечивающем цельность учета информации, корректных и гибких возможностей обработок документов, а также эффективный контроль исполнения по документам.
Архитектура решения и масштаб проекта

Единая комплексная система управления закупками, финансами и документооборота (АИС УФХД) построена на базе решений:

  1. «1С:Документооборот государственного учреждения» (1С:ДГУ)
  2. «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» (1С:БГУ).
  3. «Закупки. Дополнение к 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8».

Интеграции:

  • 1С:БГУ с внешним отраслевым решением для оптимизации сбора сведений о кассовом исполнении и исключения дублирования данных;
  • 1С:ДГУ с 1С:БГУ в части обработки документов по закупочной деятельности (заявок на закупку, итоговых протоколов и др.);
  • Закупки. Дополнение к «1С:БГУ» с 1С:ДГУ в части формирования плана расходов подразделения, различных видов заявок на закупку, сведений о контракте;
  • 1С:ДГУ с Закупки. Дополнение к «1С:БГУ» для обратной загрузки состояния согласования;
  • 1С:ДГУ с 1С:ЗКГУ («1С:Зарплата и кадры государственного учреждения») в части учета подразделений и сотрудников по актуальному штатному расписанию.

А также были реализованы:

  1. Выгрузка на ЕИС извещения о закупках.
  2. Загрузка с ЕИС плана-графика, классификаторов КТРУ (с характеристиками), ОКДП-2, номеров извещений.
Особенности и уникальность проекта

Анализ текущих процессов и определение требований к системе

Проведен детальный анализ существующих процессов центра, в том числе документационного, закупочного и финансового учета. На основе анализа были составлены и сформулированы требования к единой информационной системе финансово-хозяйственной деятельности и документооборота для единовременной работы в ней всех структурных подразделений.

Разработка и доработка

  1. Механизм планирования закупок с учетом аналитик управленческого учета, включая контроль остатков по плану и лимитам.
  2. Функционал для формирования заявок в структурированной форме.
  3. Процессы: обработки плана расходов по подразделениям, согласования заявки на закупку (все этапы) в электронной форме с подписанием простой или усиленной электронной подписью.
  4. Механизм контроля, исключающий возможность изменения закупочных документов после создания финансовых документов.
  5. Автоматизированный процесс формирования финансовых документов на основании заявок на закупку.
  6. Необходимые формы отчетности по закупкам для анализа объема и стадий обработки заявок, а также контроля по лимитам закупок.
  7. Функционал отслеживания статусов прохождения процессов обработки закупочных документов с передачей из 1С:ДГУ в 1С:БГУ.
  8. Механизм формирования проекта резолюции замещающими сотрудниками для руководителей.
  9. Расширенные формы контроля для исполнения поручений руководителями.
  10. Отчетные формы контроля поручений и регистрационных карточек документов.
  11. Понятный интерфейс для повышения комфорта работы сотрудников в системе.
  12. Отдельно стоит отметить, что в рамках проекта была проведена масштабная миграция документов за период 15 лет из старой учетной системы в 1С:ДГУ.
Результаты проекта
  1. Оптимизация процесса планирования закупок. Благодаря реализованному механизму планирования закупок в разрезе аналитик управленческого учета, инициаторы точно оценивают потребности и формируют обоснованные заявки. Это привело к более эффективному управлению ресурсами и сократило время на подготовку заявок на 30%.
  2. Снижение перерасходов. Контроль лимитов при формировании заявок уменьшил риски перерасхода бюджета.
  3. Увеличение точности данных. Ошибки при учете и обработке данных сократились на 40% за счет устранения дублирования вводимой информации и объединения всех учётных процессов в единую систему.
  4. Уникальный документационный учет. Автоматизация документационного учета и создание автозаполняемых шаблонов сократили ошибки, ускорили обработку документов и улучшили контроль исполнительской дисциплины, позволяя руководителям принимать решения оперативно.
  5. Своевременные уведомления и контроль. Улучшена контрольная функция: теперь около 95% поручений и задач по документам исполняются в срок благодаря расширенным формам контроля и проектам резолюций.
  6. Снижение риска ошибок в данных. Около 70% ранее возникающих расхождений в учете данных между различными подразделениями и системами устранено за счет централизованного хранения и обработки информации.
  7. Прозрачное и быстрое согласование. Электронное согласование заявок с использованием электронных подписей сократило время согласования в среднем на 50%, ускорив весь процесс закупок.
  8. Снижение трудозатрат. Время на обработку документации уменьшилось на 30% благодаря электронному документообороту.
  9. Оптимизированная отчетность. Различные формы отчетности по закупкам и интеграция с финансовыми процессами сократили время на сбор и анализ данных на 35%, повысив точность и оперативность принятия управленческих решений. Актуальная информация о планах и их исполнении в любой момент времени обеспечила прозрачный учкт для всех подразделений.

Благодаря внедрению единой комплексной системы управления закупками, финансами и документооборота (АИС УФХД) в НИЦ «Курчатовский институт» не только улучшились управленческие процессы и принимаемые решения, а также повысилась общая эффективность работы учреждения.