В РУДН им. Патриса Лумумбы создали комплексную аналитическую платформу для принятия управленческих решений с помощью «1С:Аналитика»


Рабочих мест: 20
Отрасль : Образование.
Исполнитель: ГК «Экспонента»
Функциональная область: Управление образовательной организацией.
01.09.2024 - 09.01.2025
Центральный федеральный округ РФ

||
Краткое описание проекта

Российский университет дружбы народов построил комплексную аналитическую платформу для принятия управленческих решений на базе BI-системы «1С:Аналитика». Система помогает выявлять «узкие места» в работе вуза и оптимизировать использование ресурсов. Например, можно отслеживать, какие факультеты пользуются наибольшим спросом у абитуриентов, и направлять больше ресурсов на их развитие. Улучшилось качество образования: теперь можно не только отслеживать успеваемость студентов, но и выявлять проблемы в учебном процессе и принимать меры для их решения.

Заказчик

Российский университет дружбы народов — это крупный международно-ориентированный университет, широко известный в мире своими достижениями в организации учебного процесса, научными исследованиями, международными связями. В РУДН обучаются около 40000 студентов, аспирантов, ординаторов и стажеров из 152 стран мира. 

Цели и задачи проекта

Цели проекта:

  1. Заместить зарубежную BI-систему, на современное отечественное решение.
  2. Повысить качество и оперативность принятия управленческих решений в рамках основных процессов деятельности университета путем разработки и внедрения аналитической платформы вуза используя BI-систему «1С:Аналитика».
  3. Предоставлять достоверную и в необходимом количестве информации для принятия различных управленческих решений в рамках основных процессов деятельности университета.
  4. Повысить качество информации для принятия различных решений.
  5. Снизить трудозатраты на формирование и подготовку аналитических отчетов для руководителей университета.

Задачи проекта:

  1. Провести текущий аудит данных в информационных системах вуза.
  2. Разработать технические и методические проектные решения.
  3. Разработать функционал для сбора очищенных данных —  ETL-подсистему.
  4. Подготовить и настроить информационные системы заказчика и подключить продукт «1С:Аналитика».
  5. Разработать диаграммы и дашборды, отображающие ключевые показатели деятельности вуза.
  6. Настроить и разработать права доступа.
  7. Провести обучение пользователей работе с аналитической системой.
  8. Подготовить систему к опытной эксплуатации и провести ее.
Ситуация до старта проекта

На данный момент в университете функционирует единая информационная система РУДН на базе различных конфигураций на платформе «1С:Предприятие 8». 

До внедрения «1С:Аналитика» в ФГАОУ ВО РУДН им. Патриса Лумумбы существовали следующие проблемы и сложности в получении данных показателей эффективности по различным направлениям деятельности вуза:

  1. Отсутствие единой полноценной BI-системы, что не позволяло оперативно в реальном времени получать информацию о деятельности вуза.
  2. Длительность процессов: ручная подготовка отчетов по запросу руководителя могла занимать слишком много времени из-за необходимости делать выборки из множеств отчетов и разных систем.
  3. Большие объемы данных для обработки и анализа, что могло приводить к ошибкам и неактуальности отчетов.
Архитектура решения и масштаб проекта

Для достижения поставленных целей было выбрано решение «1С:Аналитика». Данное решение является частью платформы «1С:Предприятие 8» и хорошо встраивается в ИТ-ландшафт РУДН, включающий другие решения на базе «1С».

В системах «1С» накапливается значительная часть данных, используя которые, можно формировать показатели деятельности вуза. Стратегические показатели, аналитические и оперативные данные из систем позволят контролировать и управлять деятельностью вуза и принимать решения на основе данных.

В рамках проекта были выполнены следующие работы:

  1. Собраны и проанализированы все ключевые показатели эффективности, вошедшие в объем проекта вуза.
  2. Проведен анализ данных в информационных системах вуза. На основе этого спроектированы оптимальные источники данных для диаграмм в «1С:Аналитика».
  3. Для каждой конфигурации разработаны ETL-подсистемы для сбора и хранения очищенных данных, используемых для диаграмм в «1С:Аналитика».
  4. Разработаны и настроены регламентные задания для обновления источников данных «1С:Аналитика» — пользователи получают информацию на дашбордах с минимальным временным интервалом, практически в реальном времени.
  5. Спроектированы и разработаны наборы диаграмм и дашбордов по каждому направлению деятельности университета, вошедших в объем проекта.
  6. Для некоторых показателей необходим был расчет по данным двух информационных систем, например, отношение доходов вуза на количество ППС. Данные о преподавателях надо было получать из «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП» и доходы из «1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП». Для этого была реализована интеграция между системами посредством HTTP сервисов и JSON запроса.
  7. Спроектированы и настроены права доступа в соответствии с матрицей прав доступа для доступа пользователей только к своим дашбордам.
  8. Для ускорения формирования диаграмм был настроен и подключен Дата Акселератор, так как информационные системы вуза содержат значительный объем данных.
  9. Подготовлена документация, описание диаграмм и источников данных, а так же текстовые инструкции для пользователей. Проведено обучение разработанному функционалу в формате вебинара для пользователей университета.
  10. Проведен перенос разработанного функционала в продуктовый контур — ETL-подсистемы для сбора и хранения данных и готовый набор диаграмм и дашбордов.

RUDN_Shema_1.jpg

Техническая архитектура

Особенности и уникальность проекта

Для создания аналитической платформы необходимо было подключить информационные системы вуза в одно приложение «1С:Аналитика».

В вузе используются информационные системы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП» , «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП» , «ВУЗ.Управление вузом», «Наука», «ВУЗ.Приемная комиссия».

Совместно с функциональными заказчиками был проработан перечень показателей для вывода на дашборды. Все системы с необходимыми данными были подключены к «1С:Аналитика».

RUDN_Shema_2.jpg

Функциональная архитектура решения

Были проанализированы и описаны источники данных для показателей дашбордов. Разработаны модели данных, диаграммы и аналитические панели.

Для упрощения и повышения качества анализа данных в системе «1С:Аналитика» было решено разделить информацию на три уровня.

  1. На первом уровне отображается основная информация по ключевым показателям университета, визуально разделённая на категории: финансы, кадры, приёмная кампания и образование, международная деятельность и наука.
  2. На втором уровне представлена детальная информация по каждой из категорий. Переход на второй уровень осуществляется через ссылки.
  3. На третьем уровне уже детализированные данные по каждому показателю второго уровня.
Главный дашборд

Для каждого показателя университета созданы дашборды с возможностью детализации данных. Это позволяет увидеть, откуда берется каждый показатель, какие факторы влияют на его формирование, и как именно он рассчитывается. Также доступны графики, отображающие динамику изменения показателей за выбранный период.
Особенности вуза, которые усложняли проект:

  1. Необходимость интеграций между системами для расчета показателей.
  2. Разнородный состав справочников в разных системах.
  3. Большой объем данных для выверки.

Краткий состав показателей разработанных дашбордов аналитической платформы университета:

Финансовые показатели включают:

  1. Общий объем доходов и расходов по всем видам деятельности.
  2. Остаток денежных средств.
  3. Показатели дебиторской и кредиторской задолженности.
  4. Показатели долгосрочных доходов и расходов.
  5. Выполнение показателей планирования.
  6. Соответствие заработной платы по категориям должностей, зарплате по региону.

Кадровый блок содержит показатели:

  • численность и текучесть кадров по категориям персонала;
  • численность сотрудников по видам занятости;
  • возрастной состав по категориям персонала и должностям;
  • информация о договорах гражданско-правового характера по типам;
  • динамика численности по месяцам за текущий и прошлый год;
  • динамика укомплектованности персоналом по месяцам.

Приемная кампания отражает:

  1. Статистику зачислений по уровням подготовки и основам поступления.
  2. Средний балл ЕГЭ за текущий и прошлый год по направлениям подготовки.
  3. Запланированный объем внебюджетных средств и фактическую оплату по договорам за образовательные услуги в разрезе уровней и направлений подготовки.
Образовательный блок содержит показатели:
  1. Количество обучающихся граждан Российской Федерации и иностранных граждан.
  2. Количество образовательных программ.
  3. Доля отчисленных студентов и студентов в академическом отпуске.
  4. Распределение обучающихся по факультетам.
  5. Лучшие и отстающие направления по успеваемости.
  6. Успеваемость по факультетам.
  7. Количество междисциплинарных курсов по общим образовательным программам, доступным в институтах и на факультетах.

Показатели международной деятельности отражают:

  1. Распределение иностранных студентов по странам мира и направлениям подготовки;
  2. Долю иностранных аспирантов, магистрантов и ординаторов очной формы обучения от общего состава обучающихся;
  3. Данные по подготовительному факультету.
Блок по научной деятельности содержит:
  • Показатели средней заработной платы НС и НР.
  • Численность НР и НС, количество сотрудников до 39 лет.
  • Объем НИОКР на одного НПР.
  • Объем доходов от результатов интеллектуальной деятельности.
  • Количество высокоцитируемых публикация Web of Science Core Collection в разрезе журналов.
  • Количество патентов, свидетельств на результаты интеллектуальной деятельности.

Всего было реализовано более 50 показателей для 100 диаграмм и 29 дашбордов, отражающих деятельность университета.

Финансовый дашборд

Специалисты подрядчика подготовили текстовые инструкции по функционалу дашбордов, были проведены поэтапные инструктажи по работе с «1С:Аналитика», также была выделена линия консультаций пользователей, что позволило оказать всестороннюю помощь пользователям системы в освоении нового для них инструмента.

Результаты проекта

В результате внедрения вуз получил комплексную аналитическую платформу для принятия управленческих решений, используя отечественную BI-систему «1С:Аналитика». Аналитическая платформа дала следующие преимущества в использовании:

  1. Прозрачность: обеспечено оперативное получение ключевых показателей эффективности деятельности вуза — все данные о деятельности вуза собраны в одном месте и представлены в понятном виде. Это позволяет руководству вуза видеть полную картину происходящего и принимать более обоснованные решения.
  2. Эффективность: BI-система помогает выявлять «узкие места» в работе вуза и оптимизировать использование ресурсов. Например, можно отслеживать, какие факультеты пользуются наибольшим спросом у абитуриентов, и направлять больше ресурсов на их развитие.
  3. Улучшение качества образования: аналитическая платформа помогает отслеживать успеваемость студентов, выявлять проблемы в учебном процессе и принимать меры для их решения.