Ижевский радиозавод автоматизировал документооборот и оценку поставщиков


Рабочих мест: 1500
Отрасль : Машиностроение, приборостроение.
Исполнитель: 1С-Рарус Казань
Функциональная область: Управление договорной деятельностью и платными услугами. Управление взаимоотношениями с клиентами. Управление документами и контентом.
17.04.2024 - 10.08.2025
Приволжский федеральный округ РФ

||
Краткое описание проекта

Ижевский радиозавод автоматизировал документооборот и оценку поставщиков базе на «1С:Документооборот  3.0». Оптимизированы процессы входящего и исходящего документооборота. Разработаны унифицированные стандарты, обеспечивающие единое управленческое и операционное пространство для всей группы компаний. Разработана дополнительная функциональность, ускоряющая процесс обработки входящих и исходящих документов.

Заказчик

АО «Ижевский радиозавод» — группа приборостроительных компаний, реализующая российские и международные проекты для космической промышленности, железной дороги, топливно-энергетического комплекса. Численность персонала предприятия превышает 5 500 человек.

Цели и задачи проекта

Цели проекта:

  1. Оптимизировать процессы входящего и исходящего документооборота предприятия за счет:
  • использования шаблонов, процессов, резолюций, ускоряющих заполнение, обработку документации,
  • автоматизированного создания, отправки, рассмотрения, утверждения и архивирования документов.
  1. Уменьшить количество ошибок и потерь документов посредством систематизации процессов документооборота.
  2. Снизить эксплуатационные затраты на развитие систем управления документооборотом, обеспечив масштабирование процессов, видов и количества документов на уровне уполномоченных пользователей системы.
  3. Обеспечить возможность ведения процесса первичной и периодической оценки поставщика для комплексного анализа контрагента.

Задача проекта: автоматизировать документооборот на базе решения «1С:Документооборот».

Ситуация до старта проекта

До старта проекта использовались:

  1. Историческая самописная система для учета входящей и исходящей переписки.
  2. Историческая самописная система для оценки поставщиков.

«1С:Документооборот» редакции 2.1 в ограниченном функционале: хранение файлов, процессы для согласования документов из системы «1С:ERP» в части рекламационной деятельности, входного контроля, испытаний. Работа пользователей была организована только в нетиповом рабочем месте представителей, контролирующих покупные комплектующие.

 Все это увеличивало риски потерь и ошибок в документах. Кроме того, отсутствовал единый контур согласования с удобным доступом на всех уровнях.

Архитектура решения и масштаб проекта

В рамках проекта организован переход на «1С:Документооборот» редакции 3.0.

Создана единая интегрированная система, обеспечивающая передачу данных в 60+ исторических систем о результатах оценки поставщиков для планирования закупочной деятельности. Ранее основу корпоративного контура предприятия составляли системы, разработанные силами ИТ-подразделений «ИРЗ», и разноплатформенные решения.

Команда интегратора реализовала программу по трансформации и гармонизации бизнес-процессов, охватившую 10 юридических лиц, все структурные подразделения организации.

Объем переноса составил около 30 миллионов объектов, включая процессы, документы, задачи, нормативно-справочную информацию.

Основные процессы по первичной и периодической оценке поставщиков организованы в «1С:ERP Управлпение предприятием». Оценка поставщиков организована по балльной системе. Каждый контрагент проходит квалификацию перед началом сотрудничества, а также регулярную периодическую оценку до завершения взаимодействия. Система анализирует наличие требуемой документации, цены, условия оплат и поставок, информацию из «1СПАРК Риски». Исходя из этого происходит ранжирование поставщиков, контрагентам присваивается квалификация на определенный срок. При этом результаты оценки передаются в «1С:Управление холдингом», оттуда — в исторические системы заказчика.

Системы «1С:ERP» и «1С:Документооборот» интегрированы в части обмена внешними файлами о контрагенте, мероприятий по мерам воздействия на контрагентов, а также согласования оценки. Нормативно-справочная информация передается из «1С:Документооборот» в «1С:Управление холдингом», а оттуда — в исторические системы заказчика.

Кроме настройки информационной системы «1С:Документооборот», разработана дополнительная функциональность, ускоряющая процесс обработки входящих и исходящих документов:

  1. Автоматическое ответное сообщение на почту отправителю о зарегистрированном входящем документе.
  2. Визуализация процесса обработки документа для минимизации времени получения информации по местонахождению процесса согласования.
  3. Учет входящих документов по «Учетным номерам».
  4. Выгрузка реестра исходящих писем для Почты России, загрузка трек-номеров из внешнего файла.
  5. Проверка наличия дубля входящего документа, выпадающий список совпадающих наименований заголовков писем.
  6. Условие для заполнения почтового адреса, факса, email у адресата в исходящем письме в зависимости от способа отправки.

Особенности и уникальность проекта

Переход с исторической системы учета внешнего документооборота на «1С:Документооборот КОРП» ред. 3.0 выполнен без остановки учета входящей и исходящей корреспонденции.

Обновление «1С:Документооборот КОРП» с редакции 2.1 на 3.0 прошло без прерывания процессов, запущенных в редакции 2.1. Перенесена вся история процессного согласования и документооборота. Это позволило сохранить контекст и статус всех документов и процессов.

Реализована маршрутная адресация процессов в разрезе каждого подразделения и организации — настроены сложные маршруты с большим количеством ролей, особенностей согласования:

  • 300+ ролей для адресации по маршрутам;
  • 500+ условий маршрутизации процессов.

Настроен учет входящей и исходящей документации:

  • 27 видов исходящих документов;
  • 26 видов входящих документов.

Организовано масштабное очное обучение для 1500 пользователей. Обучение прошли 40 групп сотрудников.

Результаты проекта
  1. Оптимизированы процессы входящего и исходящего документооборота предприятия:
  • разработаны унифицированные стандарты, обеспечивающие единое управленческое и операционное пространство для всей ГК, где большинство пользователей ранее не работали с программами 1С;
  • кроме настройки информационной системы, разработана дополнительная функциональность в «1С:Документооборот», ускоряющая процесс обработки входящих и исходящих документов: автоматическое ответное сообщение, визуализация процесса, учет входящих документов по учетным номерам и т.д.
  1. На 20% сокращено время на поиск входящей и исходящей корреспонденции и уменьшена вероятность потенциальной потери документов. На 15% сокращено количество ошибок и трудоемкость анализа результатов оценки при расчетах квалификации поставщиков.
  2. На 5% сокращены эксплуатационные затраты на поддержание общего контура исторических систем.
  3. Выполнен переход с исторических систем по учету внешней переписки и оценки поставщиков на комплекс решений «1С:Корпорация». Настроены интеграции с историческими базами данных для передачи результатов выполненной квалификации и итоговой балльной оценки поставщиков. Благодаря унификации данных выросла эффективность управления бизнес-процессами.

 

Отзыв заказчика

Руслан Гилязов

Заместитель директора по финансам, директор по информационным технологиям АО «ИРЗ»

В рамках внедрения «1С:Корпорация» организован переход на «1С:Документооборот» редакции 3.0. Обновление «1С:Документооборот КОРП» с редакции 2.1 на 3.0 прошло без прерывания процессов, запущенных в редакции 2.1. Перенесена вся история процессного согласования и документооборота. Объем переноса составил около 30 миллионов объектов, включая процессы, документы, задачи,нормативно-справочную информацию. Это позволило сохранить контекст и статус всех документов и процессов.

Дополнительная информация о проекте