«Роял Кейк» автоматизировал складской учет
Отрасль : Пищевая промышленность и ТНП.
Исполнитель: Ателье информационных систем
Функциональная область: Управление логистикой и складом.
01.07.2024 - 01.11.2024
Федеральный масштаб
Компания «Роял Кейк» автоматизировала складской учет на базе «1С:ERP Управление предприятем». Предприятию было необходимо увеличить количество отгрузок готовой продукции, обеспечивая необходимые объемы поставок во все крупнейшие розничные сети. Для этого требовалось улучшить операционные бизнес-процессы и IT-процедуры, в частности, вести учет пищевой продукции в разрезе остаточного срока годности и складских ячеек. Автоматизация складских процессов позволила сократить процент ошибок с 18% до 5%, укрепив отношения с заказчиками. Учет сроков годности и мест хранения стал прозрачным. Это помогло улучшить контроль за остатками и соответствовать требованиям торговых сетей.
ООО «РОЯЛ КЕЙК» — российская компания, выпускающая полезные десерты без сахара под брендом Protein Rex, который позиционируется как № 1 в России в своем сегменте, предлагая порционные варианты брауни, печенья и тортов для здорового образа жизни, и стремясь создавать десерты для удовольствия без вреда для фигуры.
Основная цель проекта — гарантировать поставки готовой продукции в торговые сети с соответствующим требованиям остаточным сроком годности (ОСГ) и повысить процент удовлетворенности у заказчиков минимум на 20%. Обеспечить функционирование бизнес-процессов склада для создания условий к двукратному росту числа отгрузок ГП.
Задачи проекта:
- Внедрить современную систему складского учета, которая позволит контролировать остаточный срок годности (ОСГ) отгружаемой готовой продукции, используя блок склад в «1С:ERP Управление прелприятием» вместо текущей версии «1С:Бухгалтерия».
- Реализовать маркировку товаров с указанием срока годности, партии и даты производства.
- Внедрить использование терминалов сбора данных (ТСД) и обучить сотрудников склада правильной работе с ними.
- Обеспечить учет товаров на складе в разрезе сроков годности и адресного хранения.
- Настроить автоматическую выдачу заданий для кладовщиков и грузчиков в ТСД для уменьшения процента ошибочных отгрузок.
- Повысить оперативный контроль отгрузок по остаточному сроку годности.
До начала проекта склад продукции ProteinRex работал по устаревшему принципу, не отвечающему современным требованиям.
Весь контроль и сборка заказов происходили вручную. При быстром росте объемов и количества заказов контролировать правильность сборки и соблюдать требования сетей становилось все сложнее. К тому же нередки были случаи, когда паллеты с более свежими сроками ставились перед ранее произведенной продукцией, закрывая доступ к ней. Кладовщики и грузчики периодически путали названия или артикулы и допускали неточности в ОСГ, собирая заказы. Эти неточности приводили к штрафам и возвратам со стороны заказчиков.
При этом инвентаризация проходила редко и не отражала реальной картины остатков, а учет в программе не был синхронизирован с текущим состоянием.
Все это увеличивало накопительный процент ошибок, что в итоге могло повлиять на сотрудничество с торговыми сетями и даже привести к расторжению ключевых договоров.
Требовались серьезные изменения, которые с одной стороны упростили бы рабочие процессы, а с другой — способствовали продолжению активного роста и развития. Поэтому клиент обратился в «Ателье информационных систем» за помощью в организации нового способа работы.
Разработка новых бизнес-процессов
Мы провели аудит текущей работы, чтобы выявить тонкие места, требующие доработки и улучшения. В результате была предложена новая организационная процедура, затрагивающая и производство, и склад.
Внедрение новой системы учета
Обеспечили выгрузку данных из 1С:Бухгалтерия в подсистему «Склад» современной 1С:ERP, которая в дальнейшем станет основой масштабирования на всю компанию. На базе стандартного функционала этой подсистемы разработали три варианта учета прослеживаемости готовой продукции (ГП) и ОСГ. После выбора оптимального способа мы провели моделирование и запустили тестовую эксплуатацию, чтобы убедиться в его эффективности.
Маркировка продукции и разделение склада на функциональные зоны
Ввели процесс маркировки продукции с использованием уникальных штрих-кодов формата EAN-128, содержащих информацию о номере партии, дате производства и сроке годности. Дополнительно весь склад поделили на зоны, так же присвоив каждой свой номер.
При размещении готовой продукции на складе сотрудники считывали ее штрих-код и «привязывали» к определенной зоне. Благодаря чему в системе отображались реальные остатки в разрезе сроков годности и месторасположения на складе.
Внедрение терминалов сбора данных (ТСД)
Для автоматизации складских операций внедрили использование ТСД, которые помогают учитывать движения партий готовой продукции от выхода с производства до отгрузки конечному клиенту.
ТСД показывают работникам, из какой зоны необходимо взять продукцию. Это исключает возможность ошибки.
Обучение персонала
Важным шагом стало обучение персонала склада работе с оборудованием. Несмотря на желание кладовщиков и грузчиков работать по старинке, упрощение всех процессов и снижение количества ошибок обеспечило адаптацию сотрудников к новым условиям.
Схема архитектуры
Реализован обмен данными с ранее используемой системой («1С:Бухгалтерия», «БИТ-Финанс 8»): из «1С:Бухгалтерия» выгружается НСИ (номенклатура, контрагенты, договоры), производство без заказа, заказ покупателей. Из «1С:ЕRP Управление предприятием» выгружаются остатки товаров, реализация товаров.
Настроена интеграция с ПО Data Mobile для подключения оборудования (терминалов сбора данных) для автоматизации следующих процессов:
- маркировка партий товаров при выпуске (присвоение штрихкода серии),
- приходование продукции из цеха в кладовую,
- приемка на склад;
- размещение по ячейкам;
- перемещение между ячейками и складами;
- подбор товаров для отгрузки;
- проверка отобранного товара;
- отгрузка;
- приема товаров от сторонних поставщиков;
- инвентаризация товаров на складе в разрезе сроков годности.
Каждый из указанных процессов потребовал доработок со стороны 1С:ЕRP (в основном модуль интеграции Data Mobile 1С и ТСД).
Автоматизация складских процессов позволила сократить процент ошибок с 18% до 5%, укрепив отношения с заказчиками. Впервые была проведена полная инвентаризация склада с точностью 100%. Учет сроков годности и мест хранения стал прозрачным. Это значительно улучшило контроль за остатками, позволяя компании соответствовать требованиям торговых сетей.
Благодаря оптимизированному учету сроков годности и отгрузок процент несоответствий теперь не будет превышать критический порог в 5%, что исключает риски пересмотра условий сотрудничества. Все это создает условия для желаемого увеличения количества отгрузок в 2 раза благодаря повышению доверия текущих заказчиков за счет стабильного выполнения обязательств перед ними, а также привлечению новых клиентов. Ожидается, что уровень удовлетворенности вырастет минимум на 20%, что укрепит позиции бренда ProteinRex на рынке.
В дальнейшем автоматизированная система учета станет основой для внедрения системы мотивации сотрудников склада. Планируется запуск показателей KPI, которые напрямую повлияют на зарплату кладовщиков и грузчиков. Прозрачность данных позволит объективно оценивать эффективность работы персонала, а новая система поощрения повысит их заинтересованность в точности учета, скорости сборки заказов и соблюдении ОСГ. Это поможет компании не только оптимизировать складские процессы, но и повысить операционную эффективность для дальнейшего роста и масштабирования.
Сергей Бондарьков
Исполнительный директор ООО «РОЯЛ КЕЙК»Долгое время на нашем предприятии существовала проблема: в старой системе остатки продукции на складе хранились без учета сроков годности. Свежие партии размещались по методу LIFO и отгружались чаще, таким образом на складе скапливался товар с небольшим остаточным сроком годности (ОСГ). Такой товар, по условиям договоров с крупными торговыми сетями, не должен им отправляться. И, если отправлялся по ошибке, то возвращался, и начислялся штраф. Поэтому мы автоматизировали процесс складского учета продукции на базе «1С:ERP Управление предприятием» посредством маркировки коробов и паллет специальными штрихкодами и использования терминалов сбора данных для сканирования (ТСД). Сейчас учет продукции в 1С:ERP ведется в разрезе сроков годности и складских ячеек. Продукция при выпуске маркируется штриходом, содержащим дату производства. Сотрудники склада принимают, перемещают, отгружают товары с помощью ТСД. Благодаря автоматизациии складского учета продукции в разрезе сроков годности сократилось количество нарушений при отгрузках товаров в крупные торговые сети, сократилось количество штрафов и рекламаций. Сократилось количество товара на складе с низким ОСГ.