Светогорский ЦБК построил автоматизированную информационную систему


Рабочих мест: 410
Отрасль : Сельское и лесное хозяйство. Целлюлозно-бумажная промышленность.
Исполнитель: Неосистемы Северо-Запад ЛТД
Функциональная область: Управление финансами. Бухгалтерский и налоговый учёт. Управление закупками (МТО). Управление продажами. Управление взаимоотношениями с клиентами. Управление логистикой и складом. Управление производством. Управление транспортом. Управление ремонтами.
22.06.2022 - 10.02.2025
Северо-Западный федеральный округ РФ

||
Краткое описание проекта

Светогорский ЦБК построил автоматизированную информационную систему на базе «1С:ERP Управление предприятием». Кроме того на предприятии внедрены «1С:Управление лесозаготовительным предприятием. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА», который предназначен для автоматизации ведения учета в части заготовки, вывозки, приемки и отгрузки круглого леса, а также в области управления лесосечным фондом и «1С:Предприятие 8. ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования КОРП». В результате проекта произведена полная замена импортных систем, обеспечивающих регламентированный учет, а также учет лесозаготовительных процессов и управление ремонтными мероприятиями.

Заказчик

«Светогорский ЦБК» — одно из крупнейших и самых современных целлюлозно-бумажных предприятий в России. Направления деятельности НПАО «Светогорский ЦБК» включают производство и продажу офисной и офсетной бумаги, картона для упаковки жидких пищевых продуктов, а также химико-термомеханической массы. 

Цели и задачи проекта

Цели проекта:

  1. Импортозамещение основной системы регламентированного учета.
  2. Повышение эффективности управления за счет создания и использования единой информационной модели предприятия, для принятия управленческих решений — получение в информационной системе оперативного, полного и достоверного отражения реальных процессов, происходящих на предприятии.
  3. Снижение неэффективных трудозатрат.

Задача проекта: автоматизировать следующие бизнес-процессы:

  1. Регламентированный учет.
  2. Управление закупками материалов.
  3. Управление запасами сырья и материалов.
  4. Управление техническим обслуживанием.
  5. Расчет фактической себестоимости.
  6. Управление продажами в части прочих продаж.
  7. Управление запасами полуфабрикатов и готовой продукции.
  8. Управление запасами лесосырья.
  9. Управление финансами. Казначейство за исключением контроля целевого использования денежных средств.
Ситуация до старта проекта

«Светогорский ЦБК» — одно из крупнейших и самых современных целлюлозно-бумажных предприятий в России. Организации подобного уровня находятся в процессе непрерывного развития и поиска решений, которые помогают укрепить свои позиции на рынке и повысить конкурентоспособность. На момент старта проекта былач обозначена основная потребность в оперативном, за 5 месяцев, замещении текущих автоматизированных систем в связи с возможным прекращением поддержки систем иностранного производства.

Архитектура решения и масштаб проекта

В качестве программной основы, наиболее подходящей для реализации проекта, было решено использовать:

  1. «1С:ERP Управление предприятием». Функциональность данного программного продукта охватывает большинство востребованных для автоматизации процессов.
  2. «1С:Управление лесозаготовительным предприятием. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА», который предназначен для автоматизации ведения учета в части заготовки, вывозки, приемки и отгрузки круглого леса, а также в области управления лесосечным фондом.
  3. «1С:Предприятие 8. ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования КОРП» — автоматизация процессов управления ремонтами и обслуживанием оборудования.

Автоматизированы следующие функции:

  1. «1С:ERP Управление предприятием»:
  • управление закупками;
  • управление запасами;
  • управление продажами;
  • управление взаиморасчетами с контрагентами;
  • регламентированный учет.
  1. «1С:Управление лесозаготовительным предприятием. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА2»:
  • управление лесным фондом и лесозаготовкой;
  • вывозка древесины;
  • приемка древесины;
  • складские операции с древесиной;
  • закупка древесины;
  • продажа древесины;
  • работа по закупке услуг для лесозаготовки;
  • работа с контрагентами по лесозаготовке.
  1. «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования КОРП»:
    • учет оборудования и нормативов;
    • управление техобслуживанием и ремонтами;
    • управление обходами.

SvetogorskyCBK_Shema.jpg

Схема архитектуры

Особенности и уникальность проекта

Система управления лесозаготовительной деятельностью — лесная система:

  1. Аренда лесного фонда:
  • график внесения оплат по договорам аренды лесных участков перенесен в автоматизированную систему. Осуществляется автоматическое формирование заявок на расходование денежных средств по сформированному графику в системе;
  • в систему добавлена информация о расчетной лесосеке, которая связана с графиком аренды лесного фонда — информация хранится в одной системе.
  1. Приемка древесины:
  • обработка по пакетному изменению актов экспертизы/актов на перемещение;
  • автоматическое заполнение документов по части габаритов для штабеля исходя из выбранного прицепа/транспортного средства.
  1. Контроль лимитов:
  • автоматическая блокировка цепочек поставок, в которые входят «закрытые контрагенты» или контрагенты, у которых закончился срок действия договора или истек срок действия разрешительных документов.
  1. Закупка услуг:
  • автоматическое сторнирование неотфактуровки услуг на сумму фактического приобретения услуг;
  • автоматическое отражение суммы оплаты в документах лесной системы.
  1. Закупка древесины:
  • автоматическое отражение суммы оплаты в документах лесной системы;
  • сверка лимитов сумм по договору;
  • сверка объемов продажи с ЕГАИС (сверка с помощью отчета).
  1. Продажи древесины:
  • сверка объемов продажи с ЕГАИС — сверка с помощью отчета;
  • отчет, включающий в себя детальную информацию по продаже древесины, начиная от формирования акта экспертизы, заканчивая финансовыми документами и информацией по услугам перевозки.

Система управления техническим обслуживанием и ремонтами оборудования:

  1. Инциденты по надежности:
  • документ «Инциденты по надежности» был разработан как комплексный инструмент управления инцидентами;
  • на начальном этапе система представляла собой базовый механизм фиксации инцидентов, включающий:
    • регистрацию факта происшествия;
    • документирование финансовых потерь;
    • формирование списка необходимых корректирующих мероприятий.

В процессе развития функционал системы значительно расширился и теперь включает:

  • детальный анализ причин по методологии «5 почему»;
  • систематический разбор гипотез;
  • регистрацию всех факторов, влияющих на инцидент:
  • физические;
  • человеческие;
  • скрытые.

Дополнительно внедрена автоматизированная система контроля исполнения:

  • рассылка заданий ответственным исполнителям;
  • уведомления координатору инцидента;
  • автоматическое информирование о наступлении сроков выполнения и просроченных мероприятиях.

Таким образом, документ трансформировался в полноценный инструмент управления инцидентами, обеспечивающий не только фиксацию проблем, но и их глубокий анализ с последующим контролем исполнения корректирующих мероприятий.

  1. Мобильное приложение.

Внедрение мобильного приложения на платформе «1С:Предприятие» для автоматизации процесса технического обслуживания и ремонта (ТОиР). Процесс планирования технического обслуживания и ремонтов осуществляется в системе «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования КОРП», где формируется маршрут обхода, включающий в себя объекты ремонта и соответствующие им технологические карты. Дополнительно в системе создается календарь плановых обходов для проведения план-фактного анализа их выполнения.

Мобильное приложение предоставляет пользователю возможность выбора необходимого подразделения и направления для выполнения действий. После этого система отображает список доступных маршрутов обходов для выбранных параметров.

Исполнитель обхода (обходчик) в процессе работы фиксирует выявленные дефекты и вносит значения контролируемых показателей. Вся собранная информация синхронизируется с системой «1С:Предприятие 8. ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования КОРП», включая формирование и передачу актов обходов.

Таким образом, создана единая система планирования и контроля обходов с возможностью оперативного обмена данными между центральной базой и мобильным приложением.

  1. Интеграция себестоимостиИнтеграция данных между системами «1С:ERP» и «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования КОРП» реализована для обеспечения полного контроля материальных затрат на ремонтные работы. Практическая польза интеграции заключается в возможности:
  • проводить точное планирование материальных затрат на основе актуальных цен;
  • анализировать отклонения между плановыми и фактическими затратами;
  • принимать обоснованные управленческие решения на основе полной информации о стоимости ремонтных работ.

Такая система обмена данными позволяет обеспечить эффективный контроль расходов на техническое обслуживание и ремонт оборудования.

  1. Заказ услуг ремонтному подразделению.

Система заказа услуг для подрядчиков в «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования КОРП» была внедрена в связи с тем, что значительная часть работ по техническому обслуживанию выполняется сторонними организациями.

Контроль выполнения работ и отражение затрат осуществляются следующим образом:

  • после выполнения работ в «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования КОРП» регистрируется акт о выполнении этапа;
  • в специализированном рабочем месте на основании актов, выполненных подрядчиком, создается документ «Поступление услуг в подразделение»;
  • данные документы синхронизируются с 1C:ERP;
  • сумма заказа и поступления должна совпадать.

Особенность абонентских и годовых контрактов заключается в наличии специального механизма распределения стоимости между актами выполнения работ, что обеспечивает корректное распределение затрат по всем актам.

Бухгалтерский учет:

  1. Доработка по отражению резервов поставок ТМЦ для создания документов по отражению неотфактурованных поставок энергоресурсов последним числом текущего месяца с последующим сторнированием первым числом следующего месяца.
  2. Загрузка данных из MS Excel для автоматического формирования документов и отражения прочих доходов и расходов, операции регламентированного учета и др.
  3. Групповая обработка по изменению остаточных сроков полезного использования основного сырья.
Результаты проекта

В результате проекта была произведена полная замена импортных систем, обеспечивающих регламентированный учет, а также учет лесозаготовительных процессов и управление ремонтными мероприятиями.

Удалось достигнуть улучшения в части многих процессов, а именно:

Общее, в рамках всего проекта:

  1. Единая цифровая среда: все участники работают в одной системе.
  2. Снижение рисков: контроль на всех этапах — от заявки до оплаты.
  3. Аналитика и отчетность: готовые отчеты для принятия управленческих решений.
  4. Автоматическое формирование карточки номенклатуры для новых материалов — работа с заявками на создание новой номенклатуры.
  5. Расширение количества управленческих отчетов, в том числе для сбора консолидированной отчетности для банков.
  6. Значительное уменьшение количества информационных баз: данные по всем организациям сосредоточены в одной базе, не нужно переключаться между окнами, данные по нескольким организациям можно получить в одном отчете. Многие отчеты по всем отделам, которые собирались вручную, перевели в систему.

В рамках замещения текущих автоматизированных систем и создания комплексной АС на базе отечественного решения:

  1. Управление закупками:
  • повышение прозрачности закупок: по всем этапам (от заявки на закупку до оплаты) и контролируются в единой системе. Система контроля выполнения заявок на закупку услуг и материалов: видно, когда заявка была подана, бюджет заявки, каким поставщикам были сформированы запросы, когда она была размещена у поставщика, когда была поставлена на склад, когда была оказана услуга);
  • контроль исполнения бюджета: система автоматически отслеживает лимиты и предотвращает перерасход (в системе автоматизированы лимиты расходов по заявке на закупку, по договору, по заказу поставщику);
  • снижение рисков: минимизация нецелевых закупок и дублирования заказов поставщику по одной заявке;
  • осуществляется автоматическое формирование заявок на расходование денежных средств по сформированному графику;
  • автоматизация рутинных операций: сокращение времени на оформление заказов поставщику по данным заявки на закупку, включая цены, прайс-листы, валюту, поставщика;
  • снижение риска дефицита: формирование заказов поставщику при достижении минимальных остатков исключает простои производства;
  • упрощение работы с поставщиками: формирование запросов поставщикам, контроль получения коммерческих предложений;
  • контроль выполнения заявок на закупку и сроков поставок с помощью аналитических отчетов в реальном времени;
  • формирование графика оплат: по условиям, прописанным в соглашениях; по событиям; отличные от типовых заключается в создании собственных событии в графике оплат;
  • упрощение подачи заявок: электронная форма с автоматическим согласованием (интеграция с «1С:Документооборот КОРП»);
  • автоматическое заполнение цен на закупку материалов по последним закупочным ценам для определения бюджета на закупку;
  • отслеживание статуса заявки: прозрачность процесса, прослеживание процессов и на каком этапе находится закупка;
  • нетиповая возможность оформления заявки на закупку услуги;
  • получение уведомлений на почту, когда материалы по заявке на закупку приходят на склад;
  • контроль бюджета: автоматическая проверка заявок на соответствие лимитам;
  • снижение нецелевых расходов: блокировка незапланированных закупок;
  • внализ затрат на инвестиционные проекты в различных аналитических разрезах.
  1. Управление складскими запасами:
  • автоматическое резервирование материалов под заявку на закупку;
  • прозрачность резервирования: видимость зарезервированных остатков для всех участников процесса;
  • автоматическое снятие резерва/обособления с заявок на закупку: автоматическое формирование пачки документов;
  • контроль складских остатков: аналитические отчеты по неиспользованным материалам по заявкам на закупку;
  • гибкость управления запасами: перераспределение материалов между различными заявками на закупку с автоматическим снятием их резервирования при перемещении на другой склад;
  • печать этикеток по заказу поставщику с информацией: заявитель заявки на закупку, номер заявки на закупку.
  1. Продажи:
  • документы по реализации готовой продукции формируются автоматически по данным системы управления продажами с помощью обмена;
  • прочие продажи формируются пользователями на основе типового функционала «1C:ERP Управление предприятием».

В рамках автоматизации процессов управления лесозаготовительной деятельностью предприятия — аренда лесного фонда:

  1. График внесения оплат по договорам аренды лесных участков перенесен в систему.
  2. В систему добавлена информация о расчетной лесосеке, которая связана с графиком аренды лесного фонда.
  3. Лесозаготовка, сортировка древесины, списание древесины, первичная вывозка:
  • данные единовременно отражаются в двух контурах: оперативный (лесной модуль) и регламентированный (1C:ERP), в связи с чем исключен двойной ввод данных, упрощен процесс сверки данных регламентированного и оперативного контуров;
  • данные группируются по складам и номенклатуре при формировании документов 1С:ERP на основании документов лесного модуля;
  • детальный учет производится в лесном модуле.
  1. Приемка древесины:
  • ускорение ручного ввода объемов с помощью автоматического заполнения ширины штабеля по габаритам транспортного средства или прицепа;
  • реализована обработка по пакетному изменению актов движения древесины, с помощью которой можно массово заполнять/изменять часть информации в актах экспертизы/на перемещение.
  1. Контроль лимитов поставок древесины:
  • добавлена возможность массового подбора цепочек поставок и разрешительных документов для актов экспертизы в ручном режиме;
  • разработан механизм автоматической блокировки цепочек поставок древесины с дальнейшей блокировкой регистрации документов приемки древесины, поступившей по заблокированной цепочке поставок.
  1. Закупка древесины:
  • сверка фактических объемов закупки с объёмами древесины, зарегистрированными в ЕГАИС по договору закупки;
  • система контроля сроков и сумм договоров;
  • ведение учета закупок древесины в единой системе;
  • автоматическое отражение суммы оплаты в документах лесной системы.
  1. Продажа древесины:
  • ведение учета продаж древесины в единой системе;
  • автоматическое формирование складских документов в двух контурах.
  1. Учет услуг:
  • автоматическое сторнирование неотфактуровки услуг на сумму фактического приобретения услуг;
  • автоматическое отражение суммы оплаты в документах лесной системы.
  1. Регламентированный учет:
  • в «1С:ERP Управление предприятием» при проведении документов данные сразу отражаются как в бухгалтерском учете, так и в налоговом учете. Ранее налоговый учет велся в MS Excel, а бухгалтерский — в системе иностранного разработчика, затем в системе иностранного разработчика вносили ручные операции по налоговому учету;
  • возможность настройки статей расходов и статей доходов, которые принимаются к налоговому учету и которые не принимаются к налоговому учету;
  • возможность заполнения налоговых деклараций: в 1С:ERP производится их автоматическое заполнение и отправка их в ИФНС. В системе иностранного разработчика эта возможность отсутствовала;
  • при заведении первичных документов сразу формируются проводки, бухгалтерия проверяет корректность проводок.

В рамках автоматизации процессов управления ремонтами и обслуживанием оборудования — планирование ремонтных работ:

  1. Формирование план-графиков предупредительных работ по нормативам планирования. Стало проще следить за датами плановых работ.
  2. Автоматическое создание смет ремонта по данным план-графиков ППР. Стало проще следить за плановыми ремонтами, не нужно искать работу по плану.
  3. Согласование смет в системе совместно с рассылкой уведомлений согласовантам уменьшает время на принятие решений по работе с плановыми и аварийными работами.
  4. Планирование обходов оборудования:
  • планирование обходов оборудования и плана их выполнения помогает улучшить контроль по выполнению обходов для принятия своевременных мер по предотвращению аварийных ситуаций.
  1. Учет оборудования:
  • создание объектов ремонта и более удобная навигация по иерархии объектов ремонта;
  • удобное отслеживание состояния объекта ремонта при помощи отчетов и журнала объекта ремонта;
  • занесение нормативов планирования, гибкая настройка нормативов планирования, помогает автоматически рассчитывать плановые даты предупредительных работ.
  1. Учет дефектов оборудования:
  • регистрация дефектов в системе, помогает обрабатывать список документов: согласовывать, отклонять дубли, контролировать выполнение работ по устранению дефектов.
  1. Учет материальных затрат:
  • подбор материалов для выполнения работ с учетом стоимости последних закупок увеличивает точность оценок на ремонтные работы;
  • обмен с «1C:ERP» в части себестоимости материалов помогает проводить план-фактный анализ затрат в одной системе.
  1. Учет трудовых затрат:
  • планирование трудозатрат на работы, которые проводятся собственными силами и силами подрядчика. Увеличение точности оценок затрат на услуги подрядчика;
  • распределение затрат на услуги по годовым заказам и абонентским договорам. Уменьшает человеческий фактор при распределении затрат;
  • выгрузка актов по выполненным работам подрядчику. Оптимизирует процесс коммуникации с подрядчиком, уменьшает время на согласование выполненных работ и помогает контролировать затраты.
  1. Выполнение ремонтных работ:
  • отражение факта выполнения работ, указание материальных и трудовых затрат. Помогает проводить план-фактный анализ выполнения работ в системе, анализировать количество и процент аварийных работ для отслеживания проблем в техобслуживании.
  1. Инциденты по надежности:
  • повышение качества контроля выполнения корректирующих мероприятий. Анализ причин инцидентов (простоев оборудования) помогает выявить истинные причины инцидентов для принятия управленческих решений по устранению причин.

Показатели экономической эффективности: 

  • сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг — 10%;
  • рост оборачиваемости складских запасов — 2%;
  • сокращение трудозатрат в различных подразделениях — 15%;
  • снижение зависимости от зарубежного ПО — 100%;
  • ускорение обработки заказов — 15%;
  • ускорение получения управленческой отчетности — 12%;
  • ускорение получения регламентированной отчетности — 10.