Компания «Е-Лайт-Телеком» автоматизировала учетную систему
Отрасль : ИТ-услуги, телекоммуникации.
Исполнитель: Софт Инжиниринг
Функциональная область: Бухгалтерский и налоговый учёт. Управление закупками (МТО). Управление продажами. Управление логистикой и складом.
01.05.2023 - 01.05.2024
Сибирский федеральный округ РФ
Компания «Е-Лайт-Телеком» автоматизировала учет с помощью решения «1С:Комплексная автоматизация». Выстроен единый контур данных для логистики, производства и работы с клиентами. Для этого настроены обмены со складской системой «Клеверенс», с внутренней CRM, а также программным обеспечением, которым пользовались инженеры и где отчитывались о затраченных материалах. После реализации проекта руководство и ответственные могут видеть полный путь ТМЦ от оприходования до установки конкретному клиенту.
Компания «Е-Лайт-Телеком» является интернет-провайдером, предоставляющим услуги подключения интернета, цифрового и кабельного телевидения, видеонаблюдения для дома и улицы. Компания представлена на территории Кемеровской области-Кузбасса.
Цель проекта: реализовать прозрачный учет товарно-материальных ценностей на складах, т.е. весь путь ТМЦ от закупки до списания должен быть известен.
Задачи проекта:
- упростить действия кладовщика;
- автоматизировать проверку остатков бухгалтером;
- сократиь длительностьи инвентаризаций;
- учитывать гарантийные сроки;
- внедрить функциональность ордерных складов.
Деятельность складов заказчика велась в Ms Exel и в «1С:Комплексная автоматизация 1.1» одновременно. Сборка ТМЦ проводилась вручную, при этом не учитывалась дата поступления ТМЦ, что вело к появления на складах ТМЦ с истекшим сроком гарантии.
Инвентаризация складов производилась на бумажных носителях. Данные о фактическом количестве расходных материалов и оборудования вносились вручную в Ms Exel или сверялись на распечатанных таблицах, а после вручную переносились в «1С:Комплексная автоматизация 1.1». Для проведения инвентаризации требовалось остановить работу склада на несколько дней.
Учетная система компании построена на базе решения «1С:Комплексная автоматизация 2» (1С:КА2) с разработкой обменов с системой управления базами данных и настройкой обмена Mobile Smart Склад 15, настройкой обменов с ПО «Клеверенс».
Ключевой принцип архитектуры — все операционные потоки (доходы, расходы, склад, банк и пр.) синхронизируются в 1С:КА2. Это база для ведение оперативного учета в компании.
Автоматизированы функции:
- Продажи — через интерфейс внутренней CRM-системы менеджеры работают с клиентами и договорами, выставляют заказы. Автоматизирована функция массового выставления счетов и реализаций клиентам.
- Управление складом и логистикой — через ПО «Клеверенс» автоматизированы ключевые операции: приемка, сбор заказов, инвентаризация. Реализована функция маркировки товаров и расходных материалов для прослеживаемости и учета.
- Производство — через внутренние ПО для работы инженеров автоматизированы функции заказа и списания товарно-материальных ценностей на конкретные работы.
Настроены интеграции:
- с «1С:Бухгалтерия»;
- «1С:Зарплата и управление персоналом»;
- «1С:Документооборот» — управление статусами документов.
Схема архитектуры
Проект интеграции был масштабным — предстояло объединить ядро системы с шестью внешними сервисами. Но ключевой задачей было выстроить единый контур данных для логистики, производства и работы с клиентами. Для этого потребовалось параллельно настроить обмены со складской системой «Клеверенс», с внутренней CRM клиента, а также программным обеспечением, которым пользовались инженеры клиента и где отчитывались о затраченных материалах.
Команда сделала ставку на поэтапный запуск и точечную интеграцию всех систем. В отношении складов проект стартовал с центрального склада и после завершения внедрения там перешёл на склады второго и третьего уровней.
Автоматизации доходных и расходных частей учета производили изолированные команды. Каждая команда глубоко погружалась в процессы заказчика на начальных этапах проекта и постаралась в процессе реализации максимально автоматизировать рутинные задачи персонала заказчика.
Для того, чтобы проектные команды не пересеклись была разработана диаграмма Ганта, команды регулярно синхронизировались как между собой, так и с командой заказчика, что помогло реализовать проект в срок и достичь его целей и задач.
- Автоматизация исключила из бизнес-процессов склада использование в работе Ms Exel, что полностью исключило ошибки, связанные с ручным выодом данных из таблиц в 1С. Все действия по приемке, сборке заказов, отгрузке и перемещению товаров регистрируются терминалом сбора данных, исключая отложенное внесение данных, а вместе с ним ошибки и пересортицы. Количество брака сократилось до 1%.
- Система адресного хранения удобна для использования на складах разных уровней, все товары и расходные материалы маркированы и размещаются в соответствующих ячейках, что позволило сократить время на сборку заказа на 25%.
- Сократились трудозатраты бухгалтеров на перепроверку складских документов на 70%, а при проведении инвентаризаций на 150%.
- Руководство и ответственные могут видеть полный путь ТМЦ от оприходования до установки конкретному клиенту.
Автоматизация помогла заказчику экономить на сокращении трудозатрат до 2 760 000 руб./год, а также получить косвенную экономию за счет снижения потерь от ошибок учета, пересортицы и излишних/недостающих запасов.
Сергей Федоров
Директор по развитию ООО «Е-Лайт-Телеком»Главное достижение этого проекта — реальная прозрачность на пути движения ТМЦ. Теперь бухгалтер видит в режиме реального времени полный путь оборудования: закупка — огрузка на склад — передача на руки инженеру — списание. Это позволяет оперативно принимать решения. Склад стал управляемым и предсказуемым.