Автоматизация расчета заработной платы и кадрового учета по учреждениям общего и дополнительного образования г. Краснодар
Отрасль : Гос. и муниципальное управление. Образование.
Исполнитель: Глобал-Софт
Функциональная область: Управление персоналом, расчёт зарплаты.
03.10.2023 - 30.06.2024
Южный федеральный округ РФ
В городе Краснодар централизовали ведение кадрового учета и расчета заработной платы по учреждениям общего и дополнительного образования филиала № 2 централизованной бухгалтерии департамента образования. Информационная система на базе решения «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» позволила перевести все учреждения на единый учет, а ЦБ обеспечить контроль за необходимым данными. Проект охватил 51 учреждение, включая головную организацию.
Филиал № 2 МКУ МО г. Краснодар «Централизованной бухгалтерии департамента образования администрации муниципального образования г. Краснодар» оказывает услуги бухгалтерского, налогового и кадрового учета в 50 учреждениях.
Цель проекта: централизовать ведение кадрового учета и разработать систему тарифов расчета заработной платы для работников сферы образования, культуры и спорта.
Задачи проекта:
- перейти на современный, поддерживаемый и функционально развитый программный продукт «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8», обеспечивающий соответствие требованиям действующего законодательства и учитывающий специфику расчета заработной платы в образовательных учреждениях;
- провести обучение сотрудников;
- провести ревизию и оптимизацию существующих доработок в программах учета;
- обеспечить переход на новую программу с сохранением текущей функциональности.
До начала проекта Филиал № 2 и подведомственные ему учреждения осуществляли кадровый и расчетный учет в программном продукте «КУБНЕТ». На момент старта внедрения данный продукт не поддерживал актуальные изменения законодательства, при этом у поставщика отсутствовали планы по их дальнейшей реализации.
Кроме того, функциональные возможности используемой системы не обеспечивали автоматизированный расчет заработной платы работников образовательной сферы, включая учет педагогической нагрузки, стимулирующих и компенсационных выплат, что существенно усложняло ведение учета и увеличивало долю ручных операций.
В результате:
- возрастал риск ошибок при начислении заработной платы;
- затруднялось формирование корректной регламентированной и статистической отчетности;
- увеличивалась нагрузка на сотрудников кадровых и расчетных служб;
- снижалась управляемость и прозрачность процессов.
В сложившихся условиях возникла объективная необходимость перехода на современный, поддерживаемый и функционально развитый программный продукт — «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8», обеспечивающий соответствие требованиям действующего законодательства и учитывающий специфику расчета заработной платы в образовательных учреждениях.
- Миграция и подготовка исходных данных.
Для обеспечения непрерывности кадрового и расчетного учета выполнен перенос данных из программного продукта «КУБНЕТ». В рамках миграции были загружены и корректно структурированы следующие сведения по сотрудникам:
- данные о физических лицах;
- сведения о подразделениях и занимаемых должностях;
- информация о начальной расстановке сотрудников и их плановых начислениях;
- данные о налоговых вычетах по НДФЛ;
- сведения о доходах, необходимых для расчёта среднего заработка:
- для отпусков;
- для пособий;
- данные о страховом и общем стаже;
- информация об остатках неиспользованных отпусков.
В результате был обеспечен корректный старт системы без потери исторических данных и с возможностью дальнейших перерасчетов.
- Реализация ключевых функциональных модулей:
2.1. Модуль «Тарификация».
Разработан и внедрен специализированный модуль тарификации, включающий полный комплект новых:
- документов;
- справочников;
- регистров;
- аналитических и печатных отчётов.
Особенности модуля:
Реализованы 4 специализированных тарификационных документа — отдельно для:
- СОШ,
- ДОУ,
- ДОП,
- ДЮСШ.
Для каждого типа учреждения используется уникальный алгоритм расчетов, учитывающий специфику образовательного процесса.
Функциональные возможности:
- расчет надбавок за проверку тетрадей;
- начисление процентов от учебной нагрузки;
- расчет фиксированных доплат;
- учет обучающихся на домашнем обучении;
- надбавки за классы с углубленным изучением предметов;
- другие виды стимулирующих и компенсационных выплат.
Сформированы тарификационные списки для каждого типа учреждения с возможностью:
- формирования напрямую из документа;
- формирования через интерфейс подсистемы.
Модуль позволил полностью автоматизировать сложные расчеты педагогической нагрузки и исключить ручную обработку.
2.2. Модуль «ГС: Статистика».
Внедрен модуль для подготовки и сдачи статистической отчетности в образовательных учреждениях города Краснодара.
Функционал модуля включает:
- набор унифицированных отчётных форм;
- специализированные справочники;
- регистры сведений, адаптированные под разные типы учреждений — от детских садов до спортивных школ.
Обеспечено соответствие требованиям региональной и ведомственной статистической отчетности.
2.3. Система безопасности и расширенной отчетности.
По требованию pаказчика разработана и внедрена методика разграничения прав доступа пользователей, обеспечивающая:
- четкое разделение функций между:
- кадровой службой;
- расчетным (бухгалтерским) подразделением;
- ограничение доступа к чувствительным данным;
- повышение уровня информационной безопасности.
Дополнительно создан расширенный пакет отчетности, включающий:
- 6 аналитических отчетов;
- 18 печатных форм, используемых в работе кадровой и расчетной служб.
Это повысило прозрачность учета и упростило внутренний контроль.
- Обучение и методическое сопровождение.
По завершении внедрения проведено обучение сотрудников образовательных учреждений Филиала №2 работе с конфигурацией.
В рамках проекта:
- разработаны пользовательские инструкции;
- подготовлены учебные и методические материалы;
- обеспечено их размещение в открытом доступе на сайте ООО «Глобал-Софт».
Это позволило снизить зависимость от внешней поддержки и ускорить адаптацию пользователей.
Схема архитектуры
- Комплексная адаптация под разные типы образовательных учреждений.
Ключевой особенностью проекта стала единая конфигурация, адаптированная одновременно под несколько типов образовательных учреждений:
- общеобразовательные школы (СОШ);
- дошкольные образовательные учреждения (ДОУ);
- учреждения дополнительного образования (ДОП);
- детско-юношеские спортивные школы (ДЮСШ).
В рамках одного программного продукта реализованы разные модели тарификации, расчета нагрузки и начислений, что позволило отказаться от разрозненных решений и обеспечить унификацию учета при сохранении отраслевой специфики.
- Специализированный модуль «Тарификация» с уникальными алгоритмами расчета.
В стандартной функциональности 1С отсутствуют механизмы, полностью покрывающие сложные схемы тарификации педагогических работников.
- Сохранение полной исторической преемственности данных.
Проект реализован без «обнуления» учета. Из системы «КУБНЕТ» был выполнен перенос не только кадровых данных, но и расчетной базы.
- Встроенная поддержка региональной статистической отчетности.
В рамках проекта внедрен модуль «ГС: Статистика», ориентированный на требования образовательных учреждений города Краснодара.
- Методическое сопровождение и тиражируемость решения.
Важной особенностью проекта стало не только внедрение системы, но и создание условий для ее самостоятельной эксплуатации:
- проведено обучение пользователей;
- разработаны подробные инструкции и учебные материалы;
- материалы при этом размещены в открытом доступе.
Внедрение «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» в Филиале № 2 централизованной бухгалтерии департамента образования г. Краснодар и ее подведомственных учреждениях позволило:
- Автоматизировать расчет зарплаты и кадрового учета.
Ключевые результаты:
- полный переход на электронный расчет заработной платы с учетом всех тарифов, повышений, надбавок, выплат по стимулированию, ночных и праздничных часов;
- учет отпусков, больничных, прогулов, неявок с автоматическим переносом в расчет;
- работа по установленным нормативам, локальным актам и тарифным сеткам.
↪︎ Все это полностью избавило от ручного расчета, что уменьшило ошибки и ускорило процесс начислений.
- Централизация учетных данных.
Чего достигли:
- единая база сотрудников (ФИО, должности, ставки, квалификация, образование, стаж, истории изменения);
- возможность быстро формировать отчеты по кадрам в разрезе структурных подразделений (детские сады, классы, отделы);
- поддержка требований Минтруда и Минфина для государственных учреждений.
↪︎ Таким образом исключили разрозненность учетных карточек и «двойных» данных.
- Упрощение кадрового документооборота.
Примеры:
- формирование приказов о приеме/увольнении, переводах, отпусках автоматически;
- хранение электронных версий кадровых документов;
- возможность контролировать сроки квалификационных аттестаций и переподготовки.
↪︎ Снизилась зависимость от бумажных файлов и ручной обработки.
- Четкая отчетность и соответствие законодательству.
Возможности:
- формирование регламентированной отчетности (по кадрам и зарплате) с учетом специфики госучреждений;
- автоматическое обновление форм отчетности при изменении требований законодательства;
- подготовка данных для госстатистики, контролирующих органов, внутренних проверок.
↪︎ Повысилась точность отчетов и уменьшился риск штрафов.
- Экономия времени и ресурсов.
Конкретные эффекты:
- сокращение трудозатрат бухгалтерии и кадрового отдела на рутинные операции;
- уменьшение количества ошибок, требующих перерасчетов и исправлений;
- возможность перераспределить специалистов на более стратегические задачи (анализ, планирование, развитие).
↪︎ Освободившееся время можно потратить на дела, действительно требующиеся внимания, вместо «ручного труда».
- Улучшение контроля и прозрачности.
Контрольные механизмы:
- система встроенных проверок данных (например, пересечение отпусков с графиками);
- возможность отслеживать историю изменений зарплаты и кадровых данных;
- разграничение прав доступа — бухгалтерия, кадровик, руководитель могут видеть только нужные данные.
↪︎ Уменьшился риск злоупотреблений и повысилась корпоративная дисциплина.
- Аналитика и планирование бюджета.
Что появилось:
- отчеты по фонду оплаты труда, по структуре затрат;
- анализ влияния повышения ставок, пособий, премий на бюджет учреждения;
- возможность моделировать разные сценарии расходов.
↪︎ Руководители получили инструмент для прогнозирования и оптимизации затрат.
Итог — ключевые преимущества:
- Учет зарплаты — автоматизация, точность, скорость.
- Кадровый учет -централизация, цифровые документы.
- Отчётность — соответствие нормам, простота формирования.
- Контроль — прозрачность, разграничение доступа.
- Аналитика — планирование бюджета, сценарное моделирование.
- Экономия — сокращение затрат времени и ошибок.
Тамара Морщинская
Главный бухгалтер Филиал № 2 МКУ МО г. Краснодар «ЦБ ДО АМО г.Краснодар»Программный продукт «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» имеет понятный и дружелюбный интерфейс, удобен в использовании. В результате его внедрения улучшилась эффективность деятельности автоматизированных служб, сократилось время на выполнение рутинных операций, повысилось качество работы персонала. Успешно применяя в работе программы системы на платформе «1С:Предприятие 8», мы рекомендуем другим компаниям также становиться пользователями данных программ.