Группа компаний «Ключевые Системы и Компоненты» построила корпоративную систему проектного управления
Отрасль : ИТ-услуги, телекоммуникации.
Исполнитель: ITLand
Функциональная область: Управление проектами и портфелями проектов.
07.09.2023 - 01.04.2024
Центральный федеральный округ РФ
Группа компаний «Ключевые Системы и Компоненты» построила корпоративную систему проектного управления на базе «1С:РМ Управление проектами КОРП». В результате группа смогла избавиться от разрозненных файлов Ms Excel, получила прозрачное планирование, возможность анализировать портфель на несколько лет вперед и достигнуть единой версии правды по проектам.
Группа компаний «Ключевые Системы и Компоненты» — ведущий разработчик и производитель оборудования и комплектующих для транспортного машиностроения.
Цель проекта: обеспечить сотрудников инструментами для внутрикорпоративного взаимодействия при реализации проектов, контроля сроков, расходов и трудозатрат по проектам, консолидация и отслеживания динамики изменений проектных данных.
Задачи проекта: внедрить базовые подсистемы программного продукта «1С:РМ Управление проектами КОРП», подготовить рабочую базу данных к запуску, оформить документацию «Описание работы пользователей» и обучить пользователей.
Новая система призвана обеспечить работу в компании по следующим критериям:
- наличие планирования, отсутствие ситуаций, когда проекты возникают ситуативно;
- ответственность адекватна полномочиям;
- проектная работа контролируема и управляема, есть правила и структуры;
- единая версия правды по проектам;
- присутствие единой программной платформы для консолидации и анализа информации по проектам;
- достигаемые результаты в запланированные сроки;
- высокая операционная эффективность;
- наличие инструментов поддержки системы проектной мотивации;
- невариативный бизнес-процесс;
- управляемые изменения;
- высокая компетентность.
Раннее управление проектами велось в MS Excel и MS Project, что приводило к сложности с получением информации о текущем состоянии проектов в режиме реального времени, отсутствию достоверной информации о загрузке подразделений в разрезе периодов и проектов, разрозненности инструментов по работе с проектами, длительности процесса сбора данных и формирования КОРП отчетности, а также к отсутствию автоматизации проектного менеджмента и инструментов оценки влияния инвестиций на капитализацию компании.
Основные требования, которые компания предъявляла к выбору программного продукта:
- Отсутствие санкционных рисков к информационной системе.
- Интегрируемость в IT-ландшафт компании, базируемый в основном на продуктах 1С.
- Возможность масштабирования систем на базе платформы «1С:Предприятие».
- Стоимость владения.
- Соответствие бизнес-логик взаимодействия внутри информационной системы и проектного управления компании.
Для создания автоматизированной системы было выбрано отраслевое решение «1С:PM Управление проектами КОРП», разработанное компаниями ООО «АйТиЛенд-Софт» (ITLand) и фирмой «1С».
Корпоративная система проектного управления построена на базе «1С:РМ Управление проектами КОРП».
Внедренные подсистемы:
- Сбор производственной программы (план, прогноз, факт).
- Распределение трудовых ресурсов по проектам (тематикам) выполнения работ.
- Планирование загрузки оборудования для проведения исследований.
- Планирования привлечения субподрядный организаций.
- Планирование и актирование этапов работ.
Автоматизированы процессы:
- планирование доходов и расходов;
- распределение трудовых ресурсов по проектам выполнения работ;
- планирование этапов работ.
Основные пользователи системы
- Руководители проектов.
- Администраторы проектов.
- Бухгалтерия.
В IT-ландшафте компании также используются «1С:Документооборот», телеграм-бот собственной разработки как дистанционный инструмент доступа к «1С:Документооборот», PM- и PDM-системы, «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Управление холдингом», Power BI как портал визуальной отчетности.
Совокупность этих элементов, представленных на схеме ниже, должна в перспективе полностью объединить все категории информации, форсирующие в рамках проектов, и управлять проектами уже не как проектными документами, а как проектными данными.
Скорость внедрения
Автоматизация системы проектного управления на базе «1С:PM Управление проектами КОРП» проводилась по типовому сценарию. Заказчик получил готовое ИТ-решение «под ключ», что значительно ускорило переход к промышленной эксплуатации.
Бизнес-модель управления проектами в компании
Бизнес-модель управления проектами в компании, которую моделировали в рамках информационной системы, заключается в том, что все проекты в компании преодолевают пять основных этапов жизненного цикла:
- Инициация.
- Планирование.
- Утверждение.
- Исполнение.
- Завершение.
На каждом этапе жизненного цикла на определенном уровне управления компанией выполняются комплексы мероприятий. Цель изначально стояла в том, чтобы обеспечить через информационную систему выполнение этих мероприятий таким образом, чтобы данные по всем и каждому отдельному проекту, портфелю фигурировала внутри системы, курсировала между участниками проектных команд и помогала их взаимодействию в рамках этих проектов. эту бизнес-логику, представленную на схеме ниже, моделировали в рамках информационной системы «1С:РМ Управление проектами».
В рамках внедрения нам понадобилось определенным образом разработать внутреннюю методологическую документацию, которая стандартизировала основные бизнес-процессы и основные понятия.
Расскажем подробнее, какие задачи решают сотрудники компании в «1С:РМ Управление проектами».
Работа в «интерактивном» реестре проектов
В компании наконец-то есть интерактивный реестр проектов, который отображается в программе в информационной системе, а не Excel-реестр проектов с кучей ошибок и погрешностей.
К каждому из проектов можно выдать доступы руководителю, ответственным сотрудникам проектной команды.
Таким образом, в компании появилась единая система управления задачами и проектами.
Портфельное управление проектами
Наконец-то компания увидела, насколько у нее с точки зрения временного планирования глубокий портфель проектов.
Например, проекты стартовали в 22-м году и последний заканчивается в 33-м. Система позволяет компании вести глубину планирования проектной деятельности не в рамках только одного бюджетного года, а всего периода портфеля в 10-11 лет.
Анализ каждого проекта портфеля
Теперь можно анализировать каждый проект и его текущий статус реализации: какие проектные задачи и работы выполнены, какие находятся в процессе выполнения, до каких еще не дошел срок, а может быть, должен был уже дойти.
Ключевые показатели портфеля в денежном измерении
Появились дашборды в исполнении тех преднастроенных визуализаций, которые есть в «1С:РМ». Их можно развивать, усовершенствовать, но уже та информация, которая на этих дашбордах содержится, для ГК «КСК» это огромный шаг.
Управление проектами по гейтам
Компания получила возможность управления проектами по гейтам с помощью встроенной функциональности фазы, что тоже было очень важно. Теперь каждый проект портфеля можно проанализировать.
Мониторинг проектов на этапе исполнения
Компания активно пользуется функциональностью построения табличных форм отчетов для анализа план-фактов. До 2023 года в ГК «КСК» как такового мониторинга проектов на этапе исполнения качественного на самом деле не было. И огромная заслуга информационной системы как раз в том, что компания получила технологическую возможность выполнять этот мониторинг.
Контроль финансово-хозяйственных операций в рамках проекта
Появилась возможность видеть, какие финансово-хозяйственные операции, какой трек формируется в рамках каждого проекта.
И, кроме этого, есть возможность к этим финансово-хозяйственным операциям прикреплять документы и смотреть, какие эти документы по содержанию и так далее.
Выгоды использования ИСУП
После внедрения единой корпоративной системы управления проектами на базе «1С:РМ» компания смогла избавиться от разрозненных Excel, получила прозрачное планирование и возможность анализировать портфель на несколько лет вперед.
| До внедрения 1С:РМ | После внедрения 1С:РМ |
|---|---|
| Excel-реестр проектов с кучей ошибок и погрешностей | Интерактивный реестр проектов отображается в единой информационной системе |
| Планирование проектной деятельности в рамках одного бюджетного года | Видна глубина портфеля по срокам: планирование проектной деятельности на несколько лет |
| Отсутствие дашбордов с ключевыми показателями по проектам | Виден масштаб портфеля проектов в денежном измерении |
| Отсутствие аналитики по проектам | Анализ каждого проекта портфеля по текущему статусу реализации |
| Контроль важных вех проектов затруднен | Управление проектами по фазам |
| Качественный мониторинг проектов на этапе исполнения невозможен | Технологическая возможность выполнять мониторинг проектов |
| «Котловой» свод данных по финансово-хозяйственным операциям организации | Аналитика по финансово-хозяйственным операциям в рамках каждого проекта |
В рамках проекта автоматизировано 190 рабочих мест.
В планах — дальнейшее развитие системы, ведется доработка версионности проектных данных.
Сергей Баев
Директор по инвестиционно-проектной деятельности ГК «Ключевые Системы и Компоненты»Наш проект внедрения был рассчитан примерно на два года. Но если говорить про период проведения проектных работ, связанных именно с подготовкой информационной системы для боевого применения, то он у нас занял 5 месяцев. Для компании нашего масштаба это, на мой взгляд, достаточно быстро. «1С:PM Управление проектами КОРП» формально была запущена в промышленную эксплуатацию 1 апреля 2024 года, но реально мы ее начали использовать уже где-то в середине февраля.