Филиал № 2 ЦБ департамента образования Краснодара автоматизировал бухгалтерский и налоговый учет в учреждениях общего и дополнительного образования


Рабочих мест: 51
Отрасль : Гос. и муниципальное управление. Образование.
Исполнитель: Глобал-Софт
Функциональная область: Управление финансами. Бухгалтерский и налоговый учёт.
03.10.2023 - 30.06.2024
Южный федеральный округ РФ

||
Краткое описание проекта

В городе Краснодар централизовали ведение бухгалтерского и налогового учета по учреждениям общего и дополнительного образования филиала № 2 централизованной бухгалтерии департамента образования. Информационная система на базе решения «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 ПРОФ» позволила перевести все учреждения на единый учет, а ЦБ обеспечить контроль за необходимым данными. Повысилось качество и прозрачность учета. Проект охватил 51 учреждение, включая головную организацию. 

Заказчик

Филиал № 2 МКУ МО г. Краснодар «Централизованной бухгалтерии департамента образования администрации муниципального образования г. Краснодар» оказывает услуги бухгалтерского, налогового и кадрового учета в 50 учреждениях.

Цели и задачи проекта

Цель проекта: централизовать ведение бухгалтерского и налогового учета по учреждениям общего и дополнительного образования.

Задачи проекта:

  • перейти на современный, поддерживаемый и функционально развитый программный продукт «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 ПРОФ», обеспечивающий соответствие требованиям действующего законодательства;
  • провести ревизию и оптимизацию существующих доработок в программах учета;
  • обеспечить переход на новую программу с сохранением текущей функциональности.
Ситуация до старта проекта

До начала проекта филиал № 2 и подведомственные ему учреждения осуществляли бухгалтерский и налоговый учет в программном продукте «КУБНЕТ».

Основными причинами перехода на «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 ПРОФ» были:

  1. Учет велся в устоявшейся, но морально и технологически устаревающей системе.
  2. Программа очень тяжело поддавалась доработке, часть операций выполнялась вручную или через внешние обработки.
  3. Были ограничены возможности по интеграции с современными системами (ГИС, закупки и др.).

Учет велся в соответствии с требованиями бюджетного законодательства, но:

  • часть регистров формировалась вручную;
  • параллельно использовались Ms Excel-файлы для сверок, аналитики и отчетности.

Таким образом, к началу проекта сформировалась потребность в переходе на современную информационную систему, способную обеспечить высокий уровень автоматизации учета, интеграцию с внешними сервисами и снижение трудоемкости бухгалтерских процессов.

Архитектура решения и масштаб проекта

Централизованная система бухгалтерского и налогового учета построена на базе решения «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 ПРОФ».

Перед началом проекта был проведен анализ учетной политики заказчика, устанавливающей способы ведения бюджетного (бухгалтерского) учета, и ее реализация в АИС «КУБНЕТ» с последующей разработкой рекомендаций по внесению изменений в алгоритмы ведения учета после перехода на АИС «1С». Подготовлены предложения по актуализации спецификации требований, в первую очередь по разработке печатных форм для учета оборота нефинансовых активов.

В рамках подготовки к внедрению «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 ПРОФ» был выполнен комплекс доработок типовой конфигурации АИС и разработан план миграции данных из ранее используемой системы «КУБНЕТ».

Доработка типовой конфигурации АИС

С целью адаптации системы под специфику учреждений общего и дополнительного образования реализованы следующие изменения:

  1. Доработка справочников:
  • справочник «Мероприятия» — расширена структура реквизитов и уточнена логика заполнения для корректного отражения расходов в разрезе КФО и источников финансирования.
  • увеличено допустимое количество символов в поле «Основные средства» для обеспечения корректного отражения наименований в соответствии с требованиями инвентарного учета.
  • в справочнике «Номенклатура» реализован механизм автоматической записи кода в поле «Номенклатурный номер» при первой записи элемента, что обеспечивает:
    • уникальность идентификации,
    • унификацию складского учета,
    • корректность дальнейшей аналитики,
  • добавлено отображение значения «Место хранения» из ЦМО в качестве местонахождения, что позволило синхронизировать учет МЗ с фактической структурой хранения.
  1. Доработка документов: в документе «Поступление МЗ» добавлено поле «Итого количество» для:
  • упрощения визуального контроля,
  • снижения вероятности ошибок при вводе,
  • повышения прозрачности операций складского учета.
  1. Разработка дополнительных обработок:
  • разработана обработка по групповому формированию бухгалтерской отчетности по выбранным организациям и КФО, что особенно актуально при централизованной модели учета;
  • реализована обработка по загрузке данных из АИС «Криста», обеспечивающая:
    • сокращение ручного ввода,
    • снижение риска ошибок,
    • ускорение подготовки отчетности и сверок.

План миграции данных из АИС «КУБНЕТ»

Разработан поэтапный план переноса данных в АИС на базе 1С. Последовательность загрузки определена с учетом логики формирования бухгалтерских остатков и межсчетных зависимостей.

  1. Перенос нефинасовых активов:
  • данные об остатках основных средств;
  • данные об остатках материальных запасов;
  • данные об остатках по счету 07;
  • данные об остатках по счету 03;
  • данные об остатках по счету 21;
  • данные об остатках по счету 101;
  • данные об остатках по счету 108;
  • данные об остатках по счету 26.
  1. Перенос денежных средств и расчетов:
  • данные об остатках по счету 01;
  • данные об остатках по счету 02;
  • данные об остатках по счету 25;
  • данные об остатках по счету 111;
  • данные об остатках по счету 302;
  • данные об остатках по счету 303;
  • данные об остатках по счету 401;
  • данные об остатках по счету 201;
  • данные об остатках по счету 205;
  • данные об остатках по счету 500.
  1. Перенос справочной информации:
  • сведения о получателях трансфертов.

Такая логика последовательной загрузки обеспечила:

  • корректное формирование взаимосвязанных регистров бухгалтерского учета;
  • соблюдение принципа первичности учета активов перед расчетами;
  • возможность проведения промежуточной сверки после каждого этапа;
  • минимизацию рисков несоответствия оборотно-сальдовых ведомостей.

В итоге:

  1. Перенесены данные справочников: материально ответственные лица, комиссии, подписанты, отправители/получатели, сведения учетных документов, правоустанавливающие документы, правовое основание выбытия, типовые операции, содержание операций, единицы измерения, ОКОФ, номенклатура, вид имущества, группы объектов, статус объекта учета, назначения объектов, местонахождение объектов, целевая функция актива, заводы-изготовители.
  2. Перенесены данные об остатках по инвентарным карточкам ОС, карточкам материальных запасов, карточкам объектов забалансового учета, документам удостоверяющим личность подотчетных лиц, контрагентам и договорам, бухгалтерскому и налоговому учету, первичным документам сведения по детям и родительской плате.

В ходе внедрения были автоматизированы ключевые процессы образовательных учреждений:

  1. Учет имущества и материальных запасов:
  • ведение инвентарных карточек объектов учета;
  • контроль мест хранения;
  • автоматизация операций поступления и списания.
  1. Учет родительской платы и платных услуг:
  • автоматизирован расчет начислений;
  • реализован контроль задолженности;
  • обеспечено формирование регламентированных выгрузок в государственные информационные системы.
  1. Финансовые операции:
  • автоматизирована загрузка финансовых документов;
  • сокращено время обработки кассовых поступлений;
  • снижена вероятность ошибок ручного ввода.

2_MKU_MO_Krasnodar_Shema.jpg

Особенности и уникальность проекта

В рамках проекта внедрения был разработан специализированный модуль «ГС: Модуль загрузки кассовых поступления из УРМ», предназначенный для автоматизированной загрузки финансовых документов, включая:

  • кассовые поступления;
  • платежные поручения;
  • плановые назначения.

Ключевой особенностью модуля является реализованный гибкий механизм настройки правил аналитики, позволяющий пользователям самостоятельно:

  • определить параметры сопоставления данных;
  • настраивать правила распределения аналитик;
  • сохранять и повторно использовать созданные шаблоны обработки.

Данный подход существенно упростил обработку больших массивов данных, поступающих в форматах Excel и PDF, а также позволил минимизировать ручной ввод и снизить вероятность ошибок при загрузке финансовой информации.

Была проведена доработка учета родительской платы. В целях автоматизации учета расчетов с родителями (законными представителями) обучающихся были выполнены следующие доработки:

  • внедрены новые регистры расчетов для ведения детализированного учета начислений и оплат;
  • реализованы механизмы контроля задолженности, включая:
  • автоматические ограничения операций при наличии задолженности;
  • уведомления пользователей о просроченных платежах;
  • разработан новый документ «Табель по платным услугам», обеспечивающий корректное формирование начислений;
  • создан модуль выгрузки данных в систему ЕГИССО, обеспечивающий передачу сведений в соответствии с установленными требованиями.

Дополнительно в рамках разработанного решения:

  • реализована функция автоматического формирования бухгалтерской отчетности по выбранным организациям;
  • выполнена настройка синхронизации с другими информационными системами на платформе «1С:Предприятие», обеспечившая единое информационное пространство учета.
Результаты проекта

В рамках проекта филиал № 2 централизованной бухгалтерии департамента образования и его подведомственные учреждения перешли на единую цифровую платформу ведения учета и отчетности на базе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 ПРОФ».

Создана единая система бухгалтерского учета:

  • осуществлен переход образовательных организаций на единую информационную систему учета;
  • унифицированы учетные подходы для школ и дошкольных учреждений;
  • реализована централизованная модель ведения бухгалтерского учета;
  • обеспечено соответствие учетных процессов действующим требованиям бюджетного законодательства.

В результате устранена фрагментированность учетных решений и создано единое информационное пространство.

Повысилось качество и прозрачность учета, так как внедрение системы позволило:

  • автоматизировать учет нефинансовых активов, материальных запасов и расчетных операций;
  • обеспечить ведение учета в разрезе КФО, источников финансирования и аналитических признаков;
  • повысить корректность формирования бухгалтерских проводок;
  • сократить количество ручных операций и дублирования данных.

Система обеспечила полный контроль движения активов — от поступления до выбытия.

В результате внедрения:

  • автоматизировано формирование бухгалтерской и регламентированной отчетности;
  • сокращены сроки подготовки отчетных форм;
  • обеспечено формирование отчетности одновременно по нескольким организациям;
  • повышена оперативность получения аналитической информации.

Руководство учреждений получило доступ к актуальным и достоверным данным учета.

Реализация проекта обеспечила:

  • переход на современную платформу бюджетного учета;
  • повышение точности и прозрачности финансовых операций;
  • сокращение трудозатрат бухгалтерских служб;
  • ускорение подготовки отчетности;
  • снижение операционных рисков;
  • стандартизацию учетных процессов в организациях общего и дошкольного образования.

Система введена в промышленную эксплуатацию и обеспечивает стабильное, нормативно корректное ведение бухгалтерского учета образовательных учреждений.

Отзыв заказчика

Тамара Морщинская

Главный бухгалтер Филиал № 2 МКУ МО г. Краснодар «ЦБ ДО АМО г.Краснодар»

Наша организация приняла решение об использовании программного продукта «1С:Бухгалтерия государственного учреждения ПРОФ» в целях автоматизированного ведения учета по стандартам российского законодательства. В результате его внедрения улучшилась эффективность деятельности автоматизированных служб, сократилось время на выполнение рутинных операций, повысилось качество работы персонала.