Компания «РИ-ИНВЕСТ» повысила эффективность бизнес-процессов в результате внедрения «1С:Управление холдингом 8»
Отрасль : Химия, нефтехимия.
Исполнитель: ГЕЛИОС-С
Функциональная область: Управление на уровне группы компаний и холдинга. Управление финансами. Бухгалтерский и налоговый учёт. Управление договорной деятельностью и платными услугами. Управление продажами.
01.01.2023 - 30.05.2024
Центральный федеральный округ РФ
Уральский федеральный округ РФ
Компания «РИ-ИНВЕСТ» повысила эффективность бизнес-процессов в результате внедрения «1С:Управление холдингом 8» в рамках «1С:Корпорации». Автоматизированы бизнес-процессы структурных подразделений компании по 20 блокам и настроен обмен «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП», «1С:Документооборот 8 КОРП», «1С:Предприятие 8. Общепит», специализированной программой по учету цепочек поставок и прочими внешними системами. Особенностью проекта стало то, что 100% работ по внедрению выполнялись дистанционно.
ООО «РИ-ИНВЕСТ» — одна из крупнейших компаний России, занимающаяся производством и поставкой высококачественных нефтепродуктов. Филиал компании — «Тюменский НПЗ» — является крупнейшим нефтеперерабатывающим предприятием на территории Тюменской области.
Цели проекта:
- Сформировать единоу информационное пространство.
- Повысить оперативность и достоверность получаемых данных.
- Снижение сроков подготовки управленческой и регламентированной отчетности.
- Оптимизировать и повысить эффективность бизнес-процессов компании.
- Снизить издержки и риски компании.
- Сократить трудозатраты и повысить производительность труда.
- Повысить эффективность управления ресурсами.
- Повысить эффективность взаимодействия между подразделениями.
Задачи проекта:
- Создать комплексную систему управления предприятием на основе программного продукта (далее ПП) «1С:Управление холдингом 8».
- Обеспечить сохранение максимально типового функционала системы, влияющего на трудоемкость ее обновления и технической поддержки.
- Обеспечить непрерывное функционирование информационной системы.
- Осуществить перенос данных из предыдущих автоматизированных систем.
- Усовершенствовать отдельные функциональные области путем автоматизации и интеграции в единое информационное пространство.
- Настроить систему прав доступа.
- Обеспечить интеграцию данных ПП «1С:Управление холдингом 8» с ПП «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП», «1С:Предприятие 8. Общепит», «1С:Документооборот 8 КОРП», специализированной программой по учету цепочек поставок и прочими внешними системами.
- Настроить механизм трансляционного обмена из информационной базы филиала в информационную базу головной организации.
- Организовать и провести обучение пользователей работе с ПП «1С:Управление холдингом 8».
- Обеспечить удобство использования программного продукта и оперативность реагирования на внештатные ситуации.
Цели и задачи проекта направлены на совершенствование бизнес-процессов, повышение оперативности и надежности учета, улучшение показателей деятельности предприятия.
На момент начала проекта в филиале компании «РИ-ИНВЕСТ» — «Тюменский НПЗ» использовались следующие ПП на платформе «1С:Предприятие» — «1С:Управление производственным предприятием», «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП», «1С:Документооборот 8 КОРП», «1С:Предприятие 8. Общепит», специализированная программа по учету цепочек поставок и др. Все программные продукты были адаптированы под специфику учета и обеспечивали основные потребности предприятия, но компания столкнулась с рядом проблем, влияющих на оперативность и эффективность ее деятельности:
- Недостаточная интеграция процессов различных функциональных систем в используемых программных решениях.
- Отсутствие возможности оперативного получения управленческой информации для принятия решений.
- Большие трудовые затраты на подготовку отчетности.
- Возникающие сложности при организации своевременного обновления систем и обменах между информационными базами.
- Недостаточная оперативность обмена данными между филиалом и головной организацией.
Дополнительной причиной стала информация о завершении поддержки программного продукта «1С:Управление производственным предприятием».
Эти факторы привели к необходимости изменений в архитектуре информационной системы филиала «Тюменский НПЗ».
После проведенного анализа выбор был сделан в пользу современного флагманского программного продукта — «1С:Корпорация». Из комплекса «1С:Корпорация» компания выбрала для автоматизации и цифровизации своей деятельности решение «1С:Управление холдингом 8».
Единая автоматизированная система управления предприятием построена на базе «1С:Управление холдингом 8». Автоматизированы бизнес-процессы структурных подразделений компании по 20 блокам и настроен обмен «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП», «1С:Документооборот 8 КОРП», «1С:Предприятие 8. Общепит», специализированной программой по учету цепочек поставок и прочими внешними системами.
Автоматизированы функции:
- Настройка учетной политики. Анализ плана счетов. НСИ.
- Учет договоров.
- Учет услуг сторонних организаций.
- Учет спецодежды, спецоснастки, инвентарь (малоценные запасы).
- Учет расчетов с подотчетными лицами.
- Учет взаиморасчетов с контрагентами.
- Учет взаиморасчетов в у.е. и в валюте.
- Производство.
- Учет курсовых разниц.
- Продажи. Оказание услуг. Розничные продажи. Комиссионная торговля.
- Бюджетирование.
- Казначейство. Управление денежными средствами.
- Учет МТР (материально-технических ресурсов).
- Учет НДС. Учет экспортных операций по НДС. Учет ГТД. Распределение НДС.
- Учет ОС, НМА.
- Аренда ОС.
- Учет РБП.
- Налоговый учет.
- Закрытие месяца. Расчет финансового результата.
- Учет оценочных обязательств по оплате отпусков.
Схема архитектуры
- 100% работ по внедрению «1С:Управление холдингом» выполнялось дистанционно: сбор и анализ требований, моделирование, проектирование, разработка, тестирование, обучение, опытная и промышленная эксплуатация.
- Большое внимание на этапе опытной эксплуатации было уделено обучению пользователей работе в «1С:Управление холдингом». Данный процесс был организован на базе системы дистанционного обучения компании исполнителя для более 500 сотрудников из 30 подразделений предприятия.
- Разработаны инструкции для пользователей, которые отражают основные функциональные возможности внедряемого ПП и выполненные в рамках проекта доработки и позволяют пошагово разобрать порядок работы пользователя в системе. Инструкции могут быть полезны при дальнейшей работе, в том числе и при обучении новых сотрудников. За время обучения было оформлено и передано 58 инструкций в объеме более 1800 страниц.
- На этапе промышленной эксплуатации организована система маршрутизации входящих обращений, позволяющая оперативно принимать, распределять заявки и контролировать их исполнение. Заявки принимались посредством электронной почты и телефонных обращений по выделенной горячей линии. По согласованному регламенту каждой принятой заявке назначались ответственное лицо (исполнитель) и срок выполнения.
- Совместно с заказчиком организован процесс обновления конфигурации «1С:Управление холдингом 8». Создан тестовый контур с копиями баз «1С:Управление холдингом 8», «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП», «1С:Документооборот 8 КОРП», «1С:Предприятие 8. Общепит», специализированной программой по учету цепочек поставок для предварительного обновления и проведения функционального тестирования перед установкой релиза в рабочую базу. Важным аспектом в процессе обновления и тестирования является контроль интеграции между указанными программами. Это способствует повышению эффективности работы всей информационной системы и гарантирует бесперебойное функционирование бизнес-процессов на всех уровнях предприятия.
- Учитывая особенности процессов работы филиала — «Тюменский НПЗ», в период перехода на новый программный продукт был организован формат работы сотрудников Исполнителя в режиме 24×7.
- В рамках проекта разработана и передана «матрица прав доступа» пользователей для дальнейшего ее использования заказчиком при согласовании и назначении доступа к объектам ПП действующим и новым сотрудникам предприятия в зависимости от их функциональных обязанностей.
При внедрении «1С:Управление холдингом 8» удалось достичь следующих результатов:
- Создана комплексная система управления предприятием.
- Все доработки и изменения сделаны с помощью расширения. Типовая конфигурация максимально сохранена, что упростило техническую поддержку системы, сократило трудозатраты и сроки при ее обновлении.
- Осуществлен перенос большого количества объектов исторических данных с момента образования филиала (справочники, документы, регистры, остатки) из предыдущей автоматизированной системы, что объединило источники информации о результатах деятельности предприятия и сократило сроки подготовки отчетности.
- Настроен сложный специализированный трансляционный механизм обмена из информационной базы филиала в информационную базу головной организации, что позволило оперативно формировать консолидированную бухгалтерскую и налоговую отчетность по всей компании.
- Настроена бесшовная интеграция между программными продуктами «1С:Управление холдингом 8» и «1С:Документооборот 8 КОРП», что в значительной степени повлияло на эффективность работы компании: сокращение трудозатрат пользователей на обработку документов, ускорение процессов взаимодействия между подразделениями, повышение оперативности обработки информации, поскольку согласование всех документов происходит в ПП «1С:Управление холдингом 8»; все прикрепленные файлы, необходимые для согласования, теперь хранятся в «1С:Документооборот 8 КОРП», что повлияло на производительность информационной базы «1С:Управление холдингом 8».
- Оптимизированы и автоматизированы отдельные функциональные области с учетом специфики деятельности компании (бизнес-процессы учета и контроля закупочной деятельности компании, учета спецодежды, спецоснастки, инвентаря и др.). Это позволило сократить трудозатраты, выполнять максимально точное планирование потребности для предприятия, производить контроль оперативной деятельности предприятия и своевременно формировать отчетность.
- На основе проведенного анализа функциональных обязанностей сотрудников настроена система прав доступа, которая позволяет гибко управлять доступом к данным и ресурсам, обеспечивая безопасность информации, и систематизировать работу пользователей.
- Реализован учет взаиморасчетов по сделкам, что положительно повлияло на качество контроля и анализа взаимных обязательств компании и ее контрагентов.
- Оптимизированы механизмы обмена с программными продуктами: «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП», «1С:Документооборот 8 КОРП», «1С:Предприятие 8. Общепит», специализированной программой по учету цепочек поставок и прочими внешними системами.
- Благодаря механизму управляемых форм пользователи самостоятельно осуществляют индивидуальные настройки вариантов отчетов, печатных форм, форм списков и т.д., что позволяет оперативно без привлечения ИТ-специалистов получать и анализировать информацию в требуемом формате.
- Организованное обучение позволило пользователям быстрее разобраться с функционалом нового программного продукта и адаптироваться к работе в нем.
- Благодаря системе учета и контроля обращений обеспечена оперативность реагирования на заявки пользователей и внештатные ситуации.
Экономический эффект от внедрения:
- рост оборачиваемости складских запасов — 70%;
- сокращение трудозатрат в различных подразделениях — 15%;
- ускорение получения управленческой отчетности — 45%;
- ускорение получения регламентированной отчетности — 40%.
Успешная автоматизация на базе решения «1С:Управление холдингом 8» позволила заказчику получить инструмент для управления бизнесом, который обеспечивает эффективность и прозрачность работы компании, оптимизирует затраты, снижает финансовые риски.