Внедрение централизованной информационной системы "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП"
Отрасль : ИТ-услуги, телекоммуникации. Транспорт и логистика.
Исполнитель: Центр Внедрения и Сопровождения "ИстЛайн"
Функциональная область: Управление на уровне группы компаний и холдинга. Управление персоналом, расчёт зарплаты.
27.12.2021 - 09.09.2024
Федеральный масштаб
В компании «НОВАПОРТ-ОЦО» построили централизованную систему кадрового учета и расчета заработной платы на базе решения "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП". В новой системе настроены порядка 500 видов начислений, учитывающих различные системы оплаты труда, территориальные условия, условия труда, связанные с вредными факторами. Внесено более 5000 позиций штатного расписания, отражающих организационные структуры организаций холдинга, 4000 графиков работы сотрудников для корректного и своевременного расчета заработной платы 13 000 сотрудников.
Основной задачей «НОВАПОРТ-ОЦО» является обеспечение работы бизнес-процессов закупки, бухгалтерского учета, юридического сопровождения, казначейский процессов, кадрового администрирования и сопровождения оплаты труда для организаций, входящих в холдинг «Новапорт».
Стратегическая цель проекта — стандартизация методологии бизнес-процессов организаций холдинга «Новапорт» по учету оплаты труда, кадровому администрированию и обучению сотрудников посредством создания единого информационного пространства на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» (далее — 1С:ЗУП КОРП).
Задачи проекта:
- Унифицировать нормативно-справочную информацию.
- Повысить производительность труда сотрудников кадровой службы, сократить ручные операции и связанные с ними ошибки.
- Снизить стоимость поддержки системы кадрового учета и расчета заработной платы.
До внедрения «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» учет велся в децентрализованных базах. Часть организаций холдинга использовала для кадрового учета и расчета зарплаты решения «1С:Управление производственным предприятием», часть «1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ». Такой подход значительно усложнял процесс сбора и анализа консолидированной информации, затруднял процесс унификации и контроль ввода нормативно-справочной информации, отсутствовало единое пространство для ввода данных. За счет использования разных конфигураций усложнялся процесс обновления информационных баз на новые релизы. Если требовалась кастомизация решения для всех пользователей, приходилось учитывать архитектуру двух разных конфигурации, что увеличивало сроки и стоимость кастомизации.
Система кадрового учета и расчета заработной платы построена на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП».
Автоатизированы функции:
- Расчет и учет заработной платы.
- Выплата заработной платы.
- Расчет регламентированных налогов и страховых взносов.
- Охрана труда.
- Мотивация.
- Обучение и развитие персонала.
Проект реализовался с учетом типового функционала решения «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП», при кастомизации подсистем сохраненна общая архитектура типового решения. Реализованные доработки системы дополняют типовую функциональность.
В ходе выполнения проекта было реализовано порядка 200 доработок типового функционала. Разработано около 90 печатных форм документов и отчетов.
Схема интеграции
При унификации нормативно-справочной информации были учтены особенности каждой организации холдинга. В новой системе на базе 1С:ЗУП КОРП настроены порядка 500 видов начислений, учитывающих различные системы оплаты труда, территориальные условия, условия труда, связанные с вредными факторами, внесено более 5000 позиций штатного расписания, отражающих организационные структуры организаций холдинга, 4000 графиков работы сотрудников для корректного и своевременного расчета заработной платы 13 000 сотрудников.
Перенос исторических данных в новую систему происходил поэтапно, по очередям, каждая из которых включала в себя группу организаций холдинга. При этом в новой системе на момент переноса новой очереди организаций продолжали работать пользователи с организациями предыдущих очередей, по которым ранее был осуществлен перенос. Так как часть НСИ была уже введена, для избежания коллизий при переносе были разработаны специализированные механизмы синхронизации. Таким образом, был осуществлён перенос данных из 28 баз в систему 1С:ЗУП КОРП.
В организациях холдинга повсеместно использовалась корпоративная система электронного документооборота (далее — СЭД) стороннего разработчика. В результате проекта был разработан и внедрён специализированный бесшовный интеграционный модуль обмена 1С:ЗУП КОРП с СЭД. Решение позволило автоматизировать мгновенное получение и отправку справочной информации, первичных документов, обязательных для кадрового учета и оплаты труда сотрудников. Разработанный модуль позволяет производить обмен любыми видами документов, выходными печатными формами документов 1С:ЗУП КОРП, в пользовательском интерфейсе добавлена возможность выбора видов документов, печатных форм, предназначенных для автоматической отправки в СЭД.
- Произведена унификация нормативно-справочной информации, шаблонов печатных, отчетных форм.
- Реализовано единое информационное пространство, позволяющие централизованно хранить и обрабатывать данные. Сокращены затраты на поддержку и сопровождение информационных систем, за счет использования единого информационного пространства 1С:ЗУП КОРП.
- Повышен контроль вводимой нормативно-справочной информации.
- Разработан механизм переноса исторических данных, выполнен поэтапный перенос из 28 баз в новую систему.
- Осуществлена интеграция со смежными учетными системами «НОВАПОРТ-ОЦО».
- Составлена матрица ролей, реализована настройка ролей пользователей системы, обеспечивающая конфиденциальность хранимых данных в зависимости от функциональных обязанностей пользователей.
- По всем организациям холдинга настроены и введены в эксплуатацию функции: учет кадров, расчет заработной платы, исчисление регламентированных налогов и взносов с фонда оплаты труда в соответствии с единой методологией и установленными нормами законодательства.
- Внедрена и модифицирована подсистема обучения и развития сотрудников холдинга, процесс которого до проекта не был автоматизирован и велся в Ms Excel. Внедренная подсистема обеспечивает планирование и проведение обязательных мероприятий обучения для сотрудников организаций.
- Внедрена и модифицирована подсистема мотивации сотрудников в соответствии с показателями эффективности, применяемыми в холдинге.
- Автоматизирован расчет оплаты сотрудников за сдельную выработку. Реализована интеграция с производственными системами холдинга, в результате которой в системе отображаются сдельные работы по дням и времени работы, что позволило выполнять расчет оплаты сотрудникам за эти работы по четким и прозрачным алгоритмам.
- Разработан механизм расчета часов переработки сотрудников за учетные периоды различной длины для разных позиций штатного расписания и систем оплаты труда, что позволило сократить ошибки и время пользователей при ручном расчете часов переработки и предоставило механизм оперативного контроля переработки сотрудников и ее сокращения.
- Реализована подсистема «предварительных документов», которая обеспечивает ограничение доступа пользователей к данным системы только на необходимом для оформления документа уровне, контроль правильности ввода данных еще до ввода типовых документов системы и не допускает ввода не согласованных документов.