В компании «Магнит» автоматизировали учет рабочего времени и качества уборки сотрудников клининга


Рабочих мест: 4200
Отрасль : Торговля.
Исполнитель: ИТМ
Функциональная область: Управление на уровне группы компаний и холдинга. Управление договорной деятельностью и платными услугами.
01.10.2024 - 31.01.2025
Федеральный масштаб

||
Краткое описание проекта

В компании «Магнит» автоматизировали учет рабочего времени и качества уборки сотрудников клининга. Проект реализован на базе имеющейся информационной системы «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования». В нее добавлена подсистема «Клининг», которая позволяет отслеживать в режиме онлайн время начала и окончания уборки и оценку качества работы сотрудника клининга по всей точке целиком и в разрезе зон уборки, формировать отчеты и применять прозрачные санкции в случае нарушения условий договора.

Заказчик

«Магнит» является одной из ведущих розничных сетей в России по торговле продуктами питания, лидером по количеству магазинов и географии их расположения. Компания представлена в около 4387 населенных пунктах, ежедневно магазины компании посещают около 18 миллионов человек. 

Цели и задачи проекта

Цели проекта:

  1. Контролировать и влиять на качество уборки торговых объектов компании и распределительных центров (по зонам уборки).
  2. Иметь прозрачную доказательную базу для SLA контрагента для возможности применения штрафных санкций при нарушении условий договора.
  3. Сократить бумажный документооборот с партнерами.
  4. Повысить лояльность клининговых компаний к нашей группе компаний.
  5. Сократить трудозатраты задействованных подразделений в текущем процессе.
  6. Актуализировать/оптимизировать текущие бизнес-процессы подразделений без увеличения архитектурного ландшафта систем в условиях необходимости импортозамещения путем переиспользования конфигурации «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования КОРП», редакция 2.0 (1С:ТОИР).

Задачи проекта:

  1. Разработать функционал, обеспечивающий реализацию потребностей заказчика (соответствие целям проекта).
  2. Определить критерии оценки качества уборки торговых площадей, распределительных центров.
  3. Предоставить доступ контрагентам к функционалу контроля клининга для прозрачности процесса учета.
  4. Разработать отчеты для сбора аналитики для внутреннего пользования в компании и для контрагентов.
  5. Внедрить функционал в базовый рабочий процесс ответственных подразделений.
  6. Внести корректировки в существующие бизнес-процессы подразделений.
Ситуация до старта проекта

Ежедневно более 20000 малых магазинов «Магнит» убирают сотрудники клининговых компаний.

До 2024 года учет рабочего времени сотрудника клининга на малых объектах и распределительных центрах (РЦ) не велся, а процесс оценки качества уборки был отдельным, не до конца прозрачным, не всегда удобным для сотрудников торговых точек / РЦ. В связи с этим могли возникать разногласия с контрагентами по количеству отработанных часов, а также качеству проведенной уборки, что влекло за собой увеличение бумажного документооборота и последствии повышение рабочей нагрузки на профильных сотрудников головной компании.

При внедрении проекта упор делался на малые форматы магазинов и РЦ, поскольку малые форматы самые многочисленные в компании, а РЦ требуют зонального контроля. Параллельно процесс учета рабочего времени на других форматах компании находится также в стадии внедрения.

Архитектура решения и масштаб проекта

Проект реализован на базе имеющейся информационной системы «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования». В нее добавлена подсистема «Клининг», которая включила в себя весь новый функционал:

  1. Справочники для хранения критериев оценки качества, перечень сотрудников клининговых компаний с привязкой к контрагентам и возможностью сгенерировать индивидуальный штрихкод, для идентификации на торговом объекте.
  2. Документ учета проводимых работ по клинингу:
  • автоматическое создание и заполнение всех реквизитов при сканировании ШК:
    • фиксация начала и окончания смены;
    • фиксация торгового объекта и ответственного контрагента;
    • фиксация качества работы посредством чек-листа на торговых точках и РЦ в разрезе объекта целиком либо зон уборки.
  1. Регистры сведений для настройки индивидуальных чек-листов на торговых точках и РЦ.
  2. Отчеты.

Функционал предполагает 3 варианта рабочего места:

  1. Тонкий клиент с ПК, для контроля и администрирования ответственными подразделениями компании.
  2. Мобильный клиент, установленный на ТСД, планшетах (мобильных телефонах) торговых объектов и РЦ, для оперативной работы (фиксация процесса работы сотрудников клининговой компании). Сканирование ШК происходит через инфракрасный сканер ТСД либо камерой планшета (мобильного телефона), для этого добавлена подсистема «Подключаемое оборудование».
  3. Web-клиент для работы ответственных сотрудников контрагента.

Magnit_Shema.jpg

Схема архитектуры

Особенности и уникальность проекта

Компания «Магнит» имеет широкую географию и большое количество торговых точек и распределительных центров, на которых до реализации проекта отсутствовал качественный учет рабочего времени сотрудников клининга. При формировании целей и задач проекта столкнулись со следующей проблематикой:

  1. Большой территориальный разброс объектов, разные часовые пояса.
  2. Существующие готовые решения на рынке систем имели высокую стоимость, требовали платных и длительных доработок под запросы бизнеса, не отвечали требованиям информационной безопасности компании.
  3. Большое количество контрагентов, не имеющих опыта работы в информационных системах.
  4. Неготовность некоторых контрагентов к обучению работе и внедрению системы.

Командой проекта было принято решение путем переиспользования и кастомизации существующей конфигурации реализовать необходимый функционал в имеющейся ИС 1С:ТОИР. Данная система является основным инструментом работы в департаменте по эксплуатации, включает в себя различный функционал, обеспечивающий качественную и бесперебойную работу разных направлений в режиме «одного окна».

Проект был реализован без дополнительных затрат и привлечения сторонних контрагентов к разработке. Функционал доработан для всех форматов компании. Является единым, целевым инструментом работы. Собственная команда развития и сопровождения проекта до и после внедрения.

Результаты проекта

Внедренный функционал позволяет:

  1. Отслеживать в режиме онлайн время начала и окончания уборки на торговой точке / РЦ и оценку качества работы сотрудника клининга по всей точке целиком и в разрезе зон уборки.
  2. Формировать отчеты (возможность настроить отчеты под необходимую аналитику в короткие сроки, в том числе разработка аналитики для клининговых компаний).
  3. Применять прозрачные санкции в случае нарушения условий договора.
  4. Тестировать и отслеживать результаты пилотных проектов по применению изменения графика, периодичности уборки и количества сотрудников клининга.
  5. Гибко вносить изменения в существующие бизнес-процессы.
  6. Оптимизировать трудозатраты ответственных подразделений.
  7. Быстро реагировать на изменения бизнес-процессов (внесение изменений в функционал).
  8. Добиться явного конкурентного преимущества за счет наличия «личного кабинета» контрагента, который содержит отфильтрованные данные по контрагенту: учет времени смен, результаты оценки проведенной уборки.
  9. Данные к «личному кабинету», помощь в настройке, доработка необходимой отчетности для наших партнеров предоставляется на бесплатной основе.

Особым преимуществом является также полная независимость от стороннего отечественного и зарубежного ПО.

После внедрения функционала компания круглосуточно отслеживает и влияет на качество уборки на объектах сети, а также быстро реагирует на любые отклонения в работе клининговых служб. В случае применения штрафных санкций компания имеет прозрачную доказательную базу.

Сотрудники контрагента в свою очередь имеют инструмент для ведения операционной деятельности (учет длительности смен, факт наличия сотрудника на торговой точке и РЦ, ознакомление с результатом оценки качества проведенной уборки) и формирования необходимой отчетности.