Создание архива экспертной документации в ГБУ города Москвы «Аналитический центр»


Рабочих мест: 200
Отрасль : Гос. и муниципальное управление.
Исполнитель: 1С-КПД
Функциональная область: Управление документами и контентом.
26.10.2023 - 17.06.2024
Центральный федеральный округ РФ

||
Краткое описание проекта

В ГБУ «Аналитический центр» создан электронный архив экспертной документации на базе «1С:Документооборот». Проект учитывал большой объем разнородной документации и жесткие требования к контролю сроков и статусов. Реализована уникальная логика комплектования и проверки архивных дел с формированием цифрового следа на всех этапах. Решена задача перехода от бумажного хранения (до 5000 дел в год объемом до 2000 страниц каждое) к единому цифровому пространству с полным контролем жизненного цикла документов. В результате на 60% сокращено время подготовки и согласования документов, на 80% ускорен поиск, повышена прозрачность процессов и соблюдение сроков.

Заказчик

ГБУ «Аналитический центр» — ведущая научно-исследовательская организация, подведомственная Департаменту экономической политики и развития Москвы. Центр обеспечивает мониторинг и прогнозирование социально-экономического развития столицы и близлежащих регионов, готовит стратегические и отраслевые исследования, обеспечивает информационную основу управленческих решений.

Цели и задачи проекта

Основная цель проекта — повышение эффективности работы сотрудников аналитического центра с экспертной документацией за счет решения следующих задач:

  1. Формирование электронного следа всего рабочего процесса.
  2. Организация архивного хранения классифицированной экспертной документации и структурированной рабочей информации.
  3. Формирование управленческой отчетности в режиме реального времени.
  4. Контроль этапов и сроков сдачи каждого дела в архив без необходимости сопоставления реестров.
  5. Обеспечение взаимодействия системы архивного хранения со смежными системами.
Ситуация до старта проекта

Основные направления деятельности организации — разработка стратегических документов и отраслевых исследований, подготовка предложений по совершенствованию стратегии городского развития, разработка мер по поддержке предпринимательства в приоритетных секторах экономики, а также экспертиза достоверности определения цен закупок в Москве.

До начала проекта документы в организации хранились на бумажных носителях в неструктурированном виде. На их поиск и обработку требовались значительные усилия специалистов аналитического центра, что снижало эффективность его процессов.

В среднем в год сотрудники подготавливали 5000 дел для архива на бумажных носителях. Объем каждого дела в среднем составлял около 1500–2000 страниц различных форматов. Подготовка и сдача дела в архив проходила в несколько этапов:

  • подготовка комплекта документов для размещения в архиве (требовалось проверить полноту комплекта, распечатать, сформировать опись и отнести на проверку каждому согласующему);
  • согласование с руководителем;
  • направление комплекта сотруднику архива на проверку;
  • перемещение комплекта в архив в специально оборудованном помещении.

Каждый из этапов проходил в несколько итераций. При этом:

  • приходилось повторно перепечатывать и передавать на проверку большое количество документов на бумажных носителях;
  • все участники процесса были вынуждены тратить много рабочего времени на рутинные операции (отнести, распечатать, проверить и т. д.);
  • организация была вынуждена арендовать дополнительные площади для хранения архива (коробок с бумажными документами);
  • возникали сложности с поиском и предоставлением необходимых архивных документов по запросу (в том числе по запросу следственных органов\судов). На это приходилось выделять дополнительные ресурсы (грузчик, курьер, автотранспорт и т.д.).
  • из-за того, что реестр велся в ручном режиме, возникало большое количеству ошибок по статусам этапов и срокам сдачи каждого дела в архив.

Для повышения эффективности работы сотрудников с экспертной документацией руководство аналитического центра приняло решении о создании электронного архива на базе системы «1С:Документооборот».

Архитектура решения и масштаб проекта

Архитектура системы является централизованной: серверная часть системы располагается в центральном офисе заказчика. Для доступа территориально удаленных пользователей может использоваться VPN.

В рамках проекта были обследованы и интегрированы с «1С:Документооборотом» следующие системы:

  1. Цифровая платформа «Экспертиза» № 1 (документы и файлы).
  2. Битрикс24.
  3. «Кадровая структура Аналитического центра».

Также были обследованы и настроены следующие виды документов:

  1. «Экспертное дело».
  2. «Субсидии и гранты».
  3. «Стоимостные нормативы».
Особенности и уникальность проекта

Была разработана уникальная логика комплектования архива, которая включает в себя следующие сценарии и правила работы:

  1. Консолидированные файлы классифицируются в соответствии с номенклатурными наименованиями, генерируется файл описи.
  2. Классифицированный консолидированный пакет документов, а также структурированная информация автоматически передаются в электронный архив.
  3. Сотруднику архива направляются уведомления о необходимости провести проверку пакета документов.
  4. По итогам проверки сотрудник архива может отклонить пакет документов и направить его на корректировку с указанием замечаний и контрольного срока для их устранения.
  5. При подтверждении корректности представленного комплекта документов электронный архив блокируется (исключается возможность внесения корректировок).
  6. Если в комплект документов необходимо внести изменения, сотрудник получает об этом уведомление с указанием замечаний и контрольным сроком для их устранения. Интерфейс классификации файлов разблокируется.

Логика внедренного процесса позволила организации:

  • выполнить переход от бумажных носителей к цифровым;
  • создать единое пространство экспертных документов;
  • обеспечить формирование цифрового следа каждого этапа;
  • сократить трудозатраты сотрудников;
  • исключить дополнительные затраты на грузчиков и курьеров;
  • оптимизировать использование арендуемой площади;
  • ускорить поиск и передачу запрашиваемых документов (в том числе по запросу следственных органов/судов);
  • сократить время предоставления запрашиваемых документов.

Процесс электронного архива был бесшовно интегрирован в основной бизнес-процесс, что обеспечило:

  • автоматическое формирование управленческой отчетности в режиме реального времени;
  • контроль этапов и сроков сдачи каждого дела в архив без необходимости сопоставления реестров.
Результаты проекта
  1. Автоматизировано 200 рабочих мест.
  2. Все комплекты документов экспертах дел обрабатываются и хранятся в электронном виде.  
  3. Повысилась эффективность организации, согласование, проверка и передача архивных экспертных дел.      
  4. Весь процесс для каждого пользователя происходит в едином цифровом пространстве.      
  5. На 60% сократилось время подготовки, согласования и подтверждении корректности представленного комплекта документов (блокировка архива).
  6. На 80% ускорился поиск и предоставление архивных экспертных дел.      
  7. Увеличилась прозрачность процессов благодаря формированию цифрового следа каждого этапа в режиме реального времени.      
  8. На 70% повысилось исполнение регламентных сроков сдачи экспертных дел в архив.      
  9. Исключен риск потери документов благодаря формированию управленческой отчётности в режиме реального времени.
Отзыв заказчика

Айрат Гиниятуллин

Заместитель генерального директора ГБУ «Аналитический центр»

Создание электронного архива — важный этап цифровой трансформации нашей организации. Теперь весь жизненный цикл экспертных дел — от подготовки до архивного хранения — полностью прозрачен и управляем. «1С:Документооборот» ускоряет согласование комплектов документов и проверку их полноты, позволяет контролировать статусы и сроки, оперативно формировать отчеты, быстро находить документы в архиве и передавать заказчикам. Автоматизированный архив избавил сотрудников от рутинных непроизводительных действий и освободил дополнительные ресурсы, которые теперь направляются на аналитическую и экспертную работу.