Топливная компания «ЕКА» оптимизировала бизнес-процессы холдинга и снизила финансовые риски на 15% за счет повышения качества ведения учета в единой системе


Рабочих мест: 150
Отрасль : Химия, нефтехимия. Торговля.
Исполнитель: РИТСО-Консалтинг
Функциональная область: Управление на уровне группы компаний и холдинга. Управление финансами. Бухгалтерский и налоговый учёт. Управление закупками (МТО). Управление договорной деятельностью и платными услугами. Управление продажами. Управление логистикой и складом. Управление производством. Управление нормативно-справочной информацией.
01.09.2020 - 30.04.2022
Центральный федеральный округ РФ

||
Краткое описание проекта

Может ли одно решение оказаться выгодным сразу для нескольких отделов и продвинуть их по списку задач? Наш опыт показывает, что может, и мы расскажем о том, как внедрение «1С:Управление холдингом» решило сразу несколько задач для одной компании. Компании «ЕКА» потребовалось оптимизировать бизнес-процессы холдинга в связи с ростом объемов продаж и количества автозаправок, наладить работу единой службы автоматизации, повысить КПД штатных сотрудников автоматизации. Для реализации поставленных задач компания обратилась к РИТСО-Консалтинг. В рамках проекта все процессы холдинга автоматизированы на базе «1С:Управление холдингом». В результате операционные издержки компании сократились на 25%.

Заказчик

Топливная компания «ЕКА» (Лукойл) — одна из лидеров продаж на рынке нефтепродуктов московского региона. С 1997 года сотрудничество с «ЕКА» гарантирует клиентам индивидуальный подход, точное соблюдение условий договорных отношений, высокое качество продукции и сервиса на автозаправочных станциях.

Цели и задачи проекта

Цели проекта:

  1. Повысить КПД штатных сотрудников отдела автоматизации.
  2. Сократить операционные издержки.
  3. Снизить финансовые риски за счет повышения качества ведения учета в единой системе.

Задачи проекта:

  1. Автоматизировать бизнес-процессы холдинга:
  • управленческий учет в части блоков «Закупки», «Продажи», «Производство», «Склад»;
  • бухгалтерский и налоговый учет;
  • казначейство;
  • бюджетирование.
  1. Автоматизировать обработку аналитических данных по всему холдингу.
  2. Оптимизировать бизнес-процесс согласования документов в системе.
  3. Построить единую ИТ-службу.
  4. Обеспечить бесперебойную, стабильную и устойчивую работу системы.
Ситуация до старта проекта
  1. Обработка аналитических данных велась вручную.
  2. Бухгалтерский учет велся в 50-ти различных базах.
  3. Прозрачно-построенный бизнес-процесс согласования документов в системе отсутствовал.
  4. Единая ИТ-служба отсутствовала.
  5. КПД штатных сотрудников ИТ-службы был низким.
Архитектура решения и масштаб проекта

Система комплексной автоматизации процессов построена на базе решения «1С:Управление холдингом».

Основные модули системы:

  1. Финансовый и управленческий учет:
  • консолидация данных по всем юрлицам;
  • автоматическое формирование управленческой и бухгалтерской отчетности;
  • настроено централизованное казначейство и единый реестр платежей.
  1. Бюджетирование и планирование:
  • формирование и контроль бюджетов ЦФО;
  • автоматическая проверка лимитов при согласовании заявок на оплату.
  1. Управление продажами и закупками:
  • единая база контрагентов;
  • контроль исполнения договоров;
  • формирование консолидированных отчетов по закупкам и продажам.
  1. Управление производством и складом:
  • учет движения топлива, продукции и материалов;
  • контроль остатков по складам и резервирование.
  1. Управление транспортом:
  • мониторинг маршрутов доставки топлива;
  • учет транспортных расходов и простоев.
  1. Документооборот и согласование заявок:
  • процесс согласования заявок на оплату во всех ЦФО;
  • возможность согласования ответным письмом без входа в систему (через корпоративную почту).
  1. Управление нормативно-справочной информацией (НСИ):
  • единая база НСИ по всем юрлицам: контрагенты, статьи затрат, виды продукции;
  • централизованное обновление и контроль изменений.

Система интегрирована со следующими решениями:

  • «1С:Бухгалтерия 8» — миграция и синхронизация исторических данных;
  • корпоративной почтой (Exchange / Outlook) — согласование заявок ответным письмом;
  • банковскими сервисами — автоматическая загрузка и выгрузка платежных поручений;
  • системой электронного документооборота (ЭДО) — обмен первичными документами с контрагентами;
  • внешними BI-инструментами (Power BI) — аналитическая отчетность по ЦФО.

tk_EKA_Shema.jpg

Схема архитектуры

Особенности и уникальность проекта
  1. Пошаговый переход 50 юридических лиц в единую базу «1С:Управление холдингом».
  2. Разработан и внедрен процесс согласования заявок на оплату по всем ЦФО — с возможностью визирования по электронной почте.
  3. Единый реестр платежей — согласование и формирование платежных поручений «в один клик» по всем юрлицам.
  4. Сформирована централизованная ИТ-служба, обеспечивающая поддержку и обновления платформы.
  5. Настроена автоматическая выгрузка данных в BI-системы для аналитики руководства.
  6. Реализована многоуровневая система прав доступа по юридическим лицам и ролям.
Результаты проекта

В результате внедрения системы комплексной автоматизации процессов на базе «1С:Управление холдингом» и оптимизации бизнес-процессов получены следующие результаты

  1. Сократились операционные издержки на 25%.
  2. Повысился КПД штатных сотрудников ИТ-службы, производительность и использование ресурсов внутри предприятия на 15%.
  3. Снизились финансовые риски за счет повышения качества ведения учета в единой системе на 15%.
  4. Автоматизирована обработка аналитических данных по всему холдингу.
  5. Оптимизирован бизнес-процесс согласования документов в системе.
  6. Построена единая ИТ-служба.
  7. Обеспечена бесперебойная, стабильная и устойчивая работа системы

Автоматизированы бизнес-процессы холдинга:

  • управленческий учет, в части блоков «Закупки», «Продажи», «Производство», «Склад»;
  • бухгалтерский и налоговый учет;
  • казначейство;
  • бюджетирование.
Отзыв заказчика

Ирина Смиренина

Финансовый директор

В результате внедрения «1С:Управление холдингом» деятельность всех юр. лиц холдинга переведена в единую учетную систему. В результате скорость исполнения ряда функциональных задач выросла на 80% за счет того, что реализовано управление процессом бюджетирования — полученные данные по бюджетным статьям можно расшифровать до исходных данных расчетов; возможно проведение план-фактного анализа деятельности предприятия; доступен мониторинг состояния взаиморасчетов и просроченной задолженности для ответственных лиц в разрезе ЦФО. Реализован процесс согласования заявок на оплату по всем ЦФО с возможностью согласования ответным письмом, что позволяет поставить визу, не заходя в систему — достаточно доступа к корпоративной почте. Настроено формирование единого реестра платежей по всему холдингу, что сокращает время на проведение оплат (согласование всех платежей происходит «по одной кнопке», после согласования создаются платежные поручения сразу по всем юр. лицам; согласованный реестр платежей автоматически отправляется вложением в электронном письме Генеральному директору компании). Появилась возможность формирования форм регламентированной отчетности: № 1 «Бухгалтерский баланс», № 2 «Отчет о прибылях и убытках», № 4 «Отчет о движении денежных средств» сводно — по всем юр. лицам холдинга, что ускоряет работу сотрудников планово-экономического отдела в 2 раза.