Создание информационной системы бюджетного управления и управления закупками в компании РТКОММ
Отрасль : ИТ-услуги, телекоммуникации.
Исполнитель: АКСИОМА-СОФТ
Функциональная область: Управление финансами. Бухгалтерский и налоговый учёт. Управление закупками (МТО).
17.05.2016 - 09.11.2016
Центральный федеральный округ РФ
Компания РТКОММ построила автоматизированную информационную систему бюджетного управления и управления закупками. Система построена на базе программного продукта «1С:Управление холдингом» и предназначена для решения задач обеспечения информационного обслуживания ключевых участников бюджетного процесса группы компаний РТКОММ.
Для проекта были определены сжатые сроки и высокие требования к параметризации и гибкости бюджетной модели. Удалось добиться существенного снижения трудозатрат и сроков подготовки консолидированной управленческой отчётности, исключить риски, связанные с человеческим фактором. По оценкам компании, трудозатраты в подразделениях сократились практически в два раза (на 90%). В полтора раза (на 50%) меньше времени требуется для получения управленческой отчётности. Существенно быстрее (примерно на 20%) формируется регламентированная отчётность.
Компания РТКОММ (АО «РТКомм.РУ») является лидером российского рынка телекоммуникаций, входит в группу компаний «Ростелеком», является центром компетенций по спутниковой связи в группе компаний «Ростелеком». В группу компаний РТКОММ входят компании, которые предоставляют услуги телекоммуникации и спутниковой связи: спутниковая связь VSAT, магистральные выделенные каналы SCPC, подвижная персональная спутниковая связь, мониторинг объектов M2M, предоставление услуг на базе ЦОД и «облачных» сервисов.
Комплексный проект создания системы бюджетного управления и управления закупками на базе системы «1С:Управление холдингом» преследовал решение следующих задач:
- повышение производительности труда и сокращение трудозатрат при бюджетировании и формировании плана закупок;
- повышение качества данных и поддержка процесса принятия решений на основе достоверных и своевременных данных;
- укрепление дисциплины в области бюджетирования и управления закупками;
- сокращение сроков подготовки консолидированных бюджетов и отчётов об исполнении;
- сокращение сроков подготовки и размещения плана закупок в соответствии с ФЗ-223;
- снижение рисков, связанных с дублированием информации и ошибками ввода информации;
- координация планирования на уровнях дочерних зависимых обществ (ДЗО) и центров финансовой ответственности (ЦФО);
- обеспечение единой информационной среды процессов планирования и анализа.
Планомерное и уверенное развитие компании РТКОММ, увеличение географии присутствия и количества центров финансовой ответственности привели к тому, что работать с бюджетами, используя в качестве инструмента бюджетирования MS Excel, стало затруднительно. Сложности возникали со сверкой и урегулированием внутригрупповых оборотов, ручной консолидацией данных и декомпозицией корректировок общего бюджета на бюджеты дочерних компаний. В используемой версии нельзя было организовать совместную работу, показатели и структура статей не были защищены от изменений, приходилось жёстко отслеживать версии файлов. На консолидацию бюджетов в MS Excel при существовавшей старой системе уходило до 8 часов.
Процесс подготовки плана закупок в соответствии с ФЗ-223 состоял из формирования заявок в MS Excel и отправки заявок по электронной почте. Публикация плана в ручном режиме непосредственно в Единой Информационной Системе в области государственных закупок (ЕИС) могла занимать до 3—4 дней работы всего отдела.
В границы проекта по внедрению системы бюджетного управления и управления закупками вошли головная компания группы РТКОММ и 4 дочерних и зависимых общества.
В качестве основного программного решения по автоматизации процессов бюджетирования и управления закупками выбран программный продукт «1С:Управление холдингом» — комплексное решение класса CPM (Corporate Performance Management), предназначенное для решения широкого спектра задач, связанных с автоматизацией учёта, бюджетирования, планирования, организации эффективного анализа и управления в холдингах.
Были автоматизированы следующие процессы:
- процессы формирования и согласования бюджетов компаний группы РТКОММ;
- процессы сверки внутригрупповых оборотов (ВГО) и консолидации бюджетов группы РТКОММ;
- проведение план-фактного анализа и составление аналитической отчётности об исполнении бюджетов на основании данных учётных систем;
- процессы заявочной компании в рамках подготовки плана закупок и реализован бюджетный контроль по закупкам.
Типовая система «1С:Управление холдингом» была адаптирована с учётом требований по версионированию лотов и планов закупок для автоматического формирования отчётов об изменении плана. Кроме того были реализованы механизмы формирования лотов напрямую на основе заявок инициаторов.
В ходе проекта был решён целый ряд задач, включая создание интерфейсов и наборов прав пользователей, интеграцию с другими системами на базе платформы «1С:Предприятие». Для организации обмена данными с внешними системами были настроены типовые интеграционные механизмы. Схема интеграции представлена на диаграмме.
Схема интеграции системы бюджетного управления и управления закупками.
Всего в ходе проекта, трудозатраты по которому составили 1200 часов, в головной компании и четырёх «дочках» было создано 100 автоматизированных рабочих мест (АРМ).
Для проекта были определены сжатые сроки и высокие требования к параметризации и гибкости бюджетной модели.
Кроме того, дополнительные сложности в реализации проекта были вызваны тем, что только до 80% задач покрывалось типовым функционалом, и более 20% функциональных возможностей системы было доработано под специфику бизнес-процессов компании РТКОММ. В частности, разработан конструктор лотов, обеспечивающий лотирование на основе заявок на закупку без формирования консолидированного плана потребностей, реализовано версионирование лотов и плана закупок, разработан отчёт о сравнении версий плана закупок, добавлены дополнительные реквизиты в документах «Заявка на закупку» и «Лот».
Большое внимание было уделено проектированию структуры нормативно-справочной информацией (НСИ) и бюджетной модели. Опыт реализации подобных проектов и гибкость настроек системы «1С:Управление холдингом» позволили реализовать бюджетную модель, отвечающую всем современным требованиям с возможностью динамического внесения изменений в методологическую модель на уровне пользователей, что позволит существенно снизить стоимость сопровождения и развития системы в дальнейшем.
Создание автоматизированной информационной системы бюджетного управления и управления закупками на базе программного продукта «1С:Управление холдингом» позволило компании РТКОММ решить ряд важнейших задач. В числе главнейших достижений — создание механизма управления нормативно-справочной информацией, структурой и целостностью бюджетной модели и данных.
В конечном итоге удалось добиться существенного снижения трудозатрат и сроков подготовки консолидированной управленческой отчётности, исключить риски, связанные с человеческим фактором. По оценкам компании, трудозатраты в подразделениях сократились практически в два раза (на 90%). В полтора раза (на 50%) меньше времени требуется для получения управленческой отчётности. Существенно быстрее (примерно на 20%) формируется регламентированная отчётность.
Был составлен план закупок на 2017 год и размещён в ЕИС. Срок публикации плана был сокращён до нескольких минут при условии корректной работы всех прочих информационных систем.
Дарья Терентьева
Начальник отдела финансов, экономики и инвестиций компании РТКОММНовая система бюджетирования позволяет решить задачи по консолидации данных, легко интегрируется с нашими учётными программами на базе «1С». К тому же «1С:Управление холдингом» соответствует нашим требованиям к гибкости настроек бюджетной модели, даёт возможность определять маршруты согласования и лимитировать расходы. Система продолжает развиваться, но даже предварительные результаты демонстрируют её эффективность. Например, раньше только на консолидацию бюджетов в Excel уходило 8 часов, а сейчас — не больше часа.
В процессе работы по проекту были определены векторы дальнейшего развития информационной системы предприятия. Так, одной из первоочередных задач запланирована реализация в информационной системе скользящего бюджетирования. Будут продолжены дальнейшие работы по автоматизации инвестиционного планирования для того, что бы обеспечить максимальную интеграцию с текущей моделью, реализованной в MS Exel. В рамках развития информационной системы запланировано также внедрение модуля управления закупками.