Фармацевтическая компания «Гранд капитал» построила единую информационную систему управления персоналом
Отрасль : Фармацевтическая промышленность.
Исполнитель: ДАТАЮНИВЕРС
Функциональная область: Управление персоналом, расчёт зарплаты.
30.04.2024 - 10.08.2024
Федеральный масштаб
Фармацевтическая компания «Гранд капитал» построила единую информационную систему управления персоналом на базе «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 КОРП» . Проект был очень важен для компании, расположенной в разных городах России. Главной задачей было объединить все базы по кадровому и зарплатному учету, сохранить всю историю каждого сотрудника и построить новую систему консолидированной отчетности по всей группе компаний. В результате работа всех филиалов выстроена по единой методике. Сократилось время на сбор аналитической информации на 30%.
«ФК Гранд Капитал» входит в топ-5 фармацевтических дистрибьюторов России и занимает 171 место в опубликованном рейтинге 500 крупнейших игроков российского бизнеса по версии РБК в 2020 год. Логистические комплексы расположены по всей стране.
Цели проекта:
- Упрощение управления данными: создать единую базу данных для повышения удобства доступа к информации и управления ей.
- Снижение затрат на поддержку: консолидация системы позволит снизить затраты на администрирование, поддержку и обновления.
- Повышение качества отчетности: объединенная система обеспечит более точные и согласованные данные для анализа и отчетности.
- Улучшение взаимодействия между подразделениями: объединение баз даст возможность улучшить коммуникацию и процесс обмена информацией между различными частями организации.
- Обеспечение соблюдения нормативных требований: сконцентрировав данные в одной системе, легче будет обеспечить соответствие законодательству.
Задача проекта: создать единую информационную систему управления персоналом на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 КОРП» (1С:ЗУП).
География проекта: Москва, Владивосток, Волгоград, Воронеж, Екатеринбург, Калининград, Киров, Краснодар, Красноярск, Новосибирск, Санкт-Петербург, Смоленск, Тюмень, Чебоксары.
В каждом комплексе была своя система на базе 1С:ЗУП со своим, настроенным, учетом.
Предварительное обследование выявило:
- Различия в методике управления персоналом, учете рабочего времени, расчете заработной платы.
- Отсутствие унификации печатных форм кадровой службы.
- Значительные трудозатраты на получение данных по персоналу в сети компании.
- Значительные трудозатраты на формирование сводных аналитических зарплатных отчетов.
- Сложно проводить аудит и контролировать работу.
- Особые требования по начислению районного коэффициента и северной надбавки.
Схема архитектуры до начала проекта
Единая информационная система управления персоналом построена на базе базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 КОРП» (1С:ЗУП).
Система состоит 7 из модулей:
- Кадры.
- Зарплата.
- Выплаты.
- Налги и взносы.
- Отчетность и справки.
- Охрана труда.
- КЭДО (кадровый электронный документооборот).
Сформирован единый комплект всех печатных форм для 1С:ЗУП с автоматическим заполнением данных с учетом региона.
Во время реализации прокта возникли проблемы с различиями в ОКЗ и ОКПДТР для справочника должности и штатное расписание. После сбора всех требований и различий, был назначен ответственный за справочник и изменены права доступа к данным.
В результате объединения всех исторических систем в одну, появилась возможность централизованной выгрузки сотрудников на внутренний учебный портал. Теперь сотрудники получают доступ к курсам автоматически по определенным правилам.
Были выявлены различия в настройках начисления исторических систем. Проведен анализ различий, даны методические рекомендации и, как результат, все компании перешли к единым настройкам по начислениям.
Построен обмен с DWH системой, для построения отчетов по кадровым данным компании.
В проекте участвовало 13 организаций. Всего в учреждениях работает порядка 6500 сотрудников.
Схема архитектуры
Информационная база объединяет 13 юридических лиц, расположенных в разных городах.
Уникальность проекта заключается в особой сложности, связанной с объединением и миграцией данных из разрозненных баз 1С:ЗУП, функционирующих в различных юридических лицах группы компаний.
Ключевая особенность — сохранение полной истории кадровых и зарплатных данных каждого сотрудника, что критически важно для соблюдения трудового законодательства и последующего анализа. Проект не просто внедряет единую систему, а решает задачу консолидации разнородных данных и построения новой, централизованной системы отчетности, охватывающей всю группу компаний.
Это влечет за собой существенные трудности, связанные:
- с согласованием различных настроек 1С:ЗУП в филиалах;
- разрешением возможных коллизий при объединении данных;
- обеспечением безопасности и целостности информации в процессе миграции.
Работу филиала нельзя было прерывать в рабочее время, поэтому разработали план параллельного переноса, который выполнялся не дольше 8 часов, при этом были полностью исключены дубли. Оставалось время для технического специалиста на проверку результата, создания пользователей и назначение прав, а также на настройку обменов.
В результате все филиалы работали по своему расписанию, без остановок.
- Создана центральная информационная системе, которая объединила 13 организаций.
- Работа всех филиалов выстроена по единой методике.
- Сократилось время на сбор аналитической информации на 30%.
- Унифицированы справочники «Должности» (с учетом ОКПДТР и ОКЗ) и «Начисления».
- Структурированы все рабочие справочники (виды начислений, виды отпусков, причины увольнений и пр.).
- Подключены все заинтересованные пользователи (в том числе аудиторы и кураторы задач централизованной бухгалтерии). Пользователи разделены на роли, настроена иерархия прав.
- Создание шаблонов операционных кадровых процедур и единых методик ведения кадрового учета привело к сокращению ошибок в работе и скорейшей адаптации новых сотрудников.
- Настроено порядка 15 аналитических отчетов, позволяющий управлению кадровой службы получать сводную информацию по подведомственным учреждениям в один клик.
- Внедрено расширение для выгрузки на учебный портал группы компаний.
- Создано единое хранилище для файлов информационных баз.
- Благодаря единой базе «1С:ЗУП 3.1 КОРП», обновление системы происходит быстро и без трудностей.
- Ускорилось время реакции технической поддержки.
- Адаптировано более 30 печатных форм, все приказы и распоряжения приведены в соответствие с требованиями головного офиса.
- Разработан комплекс отчетов по укомплектованности персонала.
- Настроена выгрузка данных для BI-аналитики.
- Разработана форма по получению данных о кадровой потребности и кадровом резерве (для распределения ресурсов внутри группы компаний).
- Созданы интерфейсы и наборы прав пользователей с учетом RLS.
Юрий Мишаков
Директор по персоналу ООО «ФК Гранд Капитал»После автоматизации и объединения баз «1С:Зарплата и управление персоналом» в одну систему, компания получила мгновенный доступ к актуальной информации о всех филиалах. Например, время, затрачиваемое на подготовку отчетности, сократилось с нескольких дней до нескольких часов. Также существенно уменьшилось количество ошибок в расчетах зарплаты, повысилась скорость обработки запросов сотрудников. Руководителю группы кадрового администрирования стало легче контролировать процесс кадрового делопроизводства на соответствие законодательству. Финансовый департамент обеспечен более точными данными для анализа и отчетности, а процесс согласования стал быстрее в 4 раза. Отдел обучения и развития персонала получил общую базу всех сотрудников, их занятости, информацию по образованию и квалификации. В единой базе был запущен модуль по обучению и развитию персонала, что позволяет регулярно повышать уровень компетенций сотрудников.