Транспортная компания «Байкал-Сервис» сократила операционные затраты на 15% с помощью единой системы кадрового администрирования и расчета зарплаты


Рабочих мест: 120
Отрасль : Транспорт и логистика.
Исполнитель: РИТСО-Консалтинг
Функциональная область: Управление на уровне группы компаний и холдинга. Управление финансами. Бухгалтерский и налоговый учёт. Управление персоналом, расчёт зарплаты. Управление нормативно-справочной информацией.
01.10.2024 - 31.03.2025
Центральный федеральный округ РФ

||
Краткое описание проекта

Транспортная компания «Байкал-Сервис» сократила операционные затраты на 15%, создав единую систему кадрового администрирования и расчета заработной платы на базе «1С:Зарплата и управление персоналом 8». За счет автоматизации кадрового учета и расчета заработной платы прибыль компании по итогам года вырослана 5%.

Заказчик

Транспортная компания «Байкал Сервис» перевозит сборные грузы по России. Среди клиентов — предприятия крупного, малого и среднего бизнеса, ИП и физлица. 

Цели и задачи проекта

Цели проекта:

  1. Сократить операционные расходы на обслуживание информационных баз кадрового администрирования и расчета заработной платы на 15%.
  2. Оптимизировать ведение нормативно-справочного учета.
  3. Повысить оперативность формирования управленческих и регламентированных отчетов в компании в целом, обеспечив тем самым рост и развитие компании.

Задачи проекта:

  1. Произвести автоматизацию кадрового учета и расчета заработной платы.
  2. Обеспечить бесперебойную, стабильную и устойчивую работу системы.
Ситуация до старта проекта

До начала проекта компания сталкиваолась со следующими сложностями:

  1. Отсутствие единой системы учета по кадровому администрированию и расчету заработной платы.
  2. Ведение кадрового и нормативно-справочного учета по организациям в 42-х разных информационных базах.
  3. Высокие затраты на поддержку автоматизированной системы.
  4. Критическое отсутствие оперативности формирования управленческих и регламентированных отчетов в компании в целом, что существенно влияло на дальнейшее развитие компании.
Архитектура решения и масштаб проекта

Атоматизированная система кадрового учета и расчета заработной платы на базе построена на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

Основные модули системы:

  1. Кадровое администрирование — прием/перевод/увольнение, отпуска, командировки, графики, штатное расписание.
  2. Расчет заработной платы — начисления/удержания, премии, отпускные, больничные, северные, районные.
  3. Учет рабочего времени — табели, сменные графики, суммированный учет, ночные/сверхурочные.
  4. Нормативно-справочная информация (НСИ) — должности, подразделения, виды начислений/удержаний, регионы.
  5. Отчетность и контроль — 6-НДФЛ, РСВ, СЗВ-ТД/СТАЖ, ПФР/ФСС/ФНС, контрольные формы и сверки.
  6. Управленческая аналитика по ФОТ — план-факт, разрез ЦФО/филиалов/должностей.
  7. Интеграции с внешними системами — обмен с бухгалтерией/банками/ЭДО/порталом.
  8. Администрирование и безопасность — роли, РДП, аудит операций, резервное копирование.

Интеграции:

  1. «1С:Бухгалтерия» — проводки, взаиморасчёты, налоговые формы.
  2. ЭДО — приказы, кадровые документы, взаимодействие с сотрудниками.
  3. Зарплатные проекты/банк-клиент — реестры выплат.
  4. Корпоративный портал/HR-сервисы — заявки, ЛК сотрудника.
  5. СКУД/биометрия (при наличии) — фактическое время, опоздания, переработки.

Baikal_Service_Shema.jpg

Схема архитектуры 

Особенности и уникальность проекта
  1. Консолидация 42 баз в единый контур. Миграция данных 42 юрлиц холдинга из изолированных баз в единую систему на базе «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» с централизованным администрированием 120 рабочих мест.
  2. Унификация НСИ. Разработан единый классификатор должностей, подразделений, видов начислений и удержаний — обеспечена сопоставимость данных между филиалами.
  3. Единая методология оплаты труда. Введен общий корпоративный подход к расчету премий, надбавок, северных и районных коэффициентов вместо разрозненных практик 42 юрлиц.
  4. Автозаполнение расчетных документов. Сквозная связь кадрового и расчётного контуров — документы по начислениям формируются на основании приказов автоматически, без ручного переноса данных.
  5. Шаблоны массовых кадровых операций. Готовые пакеты для индексации, премирования и массовых переводов — операции по тысячам сотрудников выполняются одним документом.
  6. Единовременная дата запрета редактирования. Централизованное закрытие периода по всей компании одномоментно — исключает правки задним числом в любом из 42 юрлиц.
  7. Пакет контрольных проверок перед выплатой. Автоматическая сверка табелей с начислениями, контроль коэффициентов и удержаний, выявление аномалий по сотруднику.
  8. Ролевая модель с разграничением по филиалам и ЦФО. Детализированный доступ: кадровик видит свой филиал, региональный руководитель — свой ЦФО, центральная служба — полный контур.
  9. Регламенты эксплуатации. Процедуры резервного копирования, установки обновлений без остановки бизнеса, мониторинг производительности и обработки инцидентов.
  10. Интеграционный контур. Связка с «1С:Бухгалтерией», ЭДО, зарплатными проектами банков, корпоративным порталом и HR-сервисами.
  11. Ускорение регламентированной отчетности. Подготовка 6-НДФЛ, РСВ, СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ по всем 42 юрлицам ускорена вдвое за счет единой базы и унифицированной НСИ.
  12. Платформа для масштабирования. Архитектура рассчитана на подключение новых юрлиц, модулей подбора и аналитики, интеграцию со СКУД и биометрией.
Результаты проекта

В результате ппроведенной автоматизации все выявленные проблемы были решены, поставленные задачи выполнены.

Получены следующие результаты:

  1. За счет автоматизации кадрового учета и расчета заработной платы компании произошло сокращение операционных расходов на обслуживание информационных баз кадрового администрирования и расчета заработной платы на 15%, что в итоге привело к увеличению прибыли компании по итогам года на 5%.
  2. Оптимизировано ведение нормативно-справочного учета, что привело к повышению оперативности формирования управленческих и регламентированных отчетов в компании в целом, обеспечив тем самым рост и развитие компании, дальнейшее расширение географии присутствия в городах России.
  3. Обеспечена бесперебойная, стабильная и устойчивая работа системы.
  4. Обеспечено сопровождение и дальнейшее развитие системы специалистами РИТСО-Консалтинг.
Отзыв заказчика

Алексей Фокин

Директор по информационным технологиям «Байкал Сервис»

В результате внедрения «1С:Зарплата и управление персоналом» деятельность 42 юрлиц холдинга переведена в единую учетную систему. Выросла эффективность управления расходами на персонал и мотивации сотрудников за счет перехода на единую методологию оплаты труда во всех под-разделениях компании. Многократно возросла скорость расчета заработной платы.