Крупнейший фармацевтический поставщик «Фармимэкс» перешел с зарубежной ERP-системы на отечественную за 9 месяцев


Рабочих мест: 150
Отрасль : Фармацевтическая промышленность.
Исполнитель: АСАП Разработка
Функциональная область: Управление на уровне группы компаний и холдинга. Управление финансами. Бухгалтерский и налоговый учёт. Управление продажами. Управление логистикой и складом. Управление производством.
26.02.2024 - 01.01.2025
Центральный федеральный округ РФ
Северо-Западный федеральный округ РФ

||
Краткое описание проекта

Компания «Фармимэкс» построила информационную систему на базе решения «1C:ERP Управление предприятием». Осуществлен полный отказ от зарубежной учетной системы. Реализован полный цикл учета товара, начиная от закупки, приемки на склад и заканчивая реализацией заказчику. Проведена ревизия всех процессов, подлежащих автоматизации, на основе анализа практики головной организации и филиала были выработаны наиболее оптимальные сценарии для реализации в системе. Выполнена нормализация нормативно-справочной информации, анализ актуальности имеющихся данных, в результате чего удалось значительно сократить количество данных в справочниках НСИ.

Заказчик

АО «Фармимэкс» -российская фармацевтическая компания, один из крупнейших в России поставщиков лекарственных средств и изделий медицинского назначения. Осуществляет поставки препаратов для лечения редких заболеваний, обеспечивая помощь пациентам, лечение которых ранее было невозможно.

Цели и задачи проекта

Цели проекта:

  1. Заместить теряющую актуальность зарубежную ERP-систему, оставшуюсяя без поддержки вендора.
  2. Сократиь число ошибок и снизить трудозатраты в процессе обработки заказов и подготовки комплектов сопроводительных документов.

Задачи проекта:

  1. Построить единую ERP-систему и постепенно включить в контур удаленные филиалы. Унифицировать процессы филиалов как между собой, так и с процессами головной организации. В качестве пилотного был выбран филиал в Санкт-Петербурге.
  2. Развивать функционал ERP-системы и повысить уровень автоматизации выполняемых в ERP процессов.
  3. Развивать интеграцию ERP-системы с государственными информационными системами.
  4. Автоматизировать контроль при отгрузке для соблюдения отраслевых регламентов.
  5. Автоматизировать склады адресного хранения в ERP-системе.
Ситуация до старта проекта

На момент начала внедрения информационной системы на базе решения «1C:ERP Управление предприятием»:

  1. Учет в головной организации и центральном складе велся в зарубежной ERP-системе, в филиалах на решениях фирмы «1С» (в каждом филиале своя локальная конфигурация 1С).
  2. Нормативно-справочная информация велась децентрализовано и не всегда стыковалась в системе головной организации и системе филиала.
  3. Ход некоторых процессов в филиале не соответствовал процессам головной организации.
  4. Работа с системами маркировки велась во внешнем приложении, в филиале в конфигурации 1С.
  5. Организационная структура склада имела логическое деление и не соответствовала физической структуре.
  6. Адресное хранение в системе реализовано не было, но складская инфраструктура уже была готова и промаркирована.
  7. Часть выходных форм готовилась в ручном режиме.
Архитектура решения и масштаб проекта

Информационная система построена на базе решения «1C:ERP Управление предприятием».  Архитектура проекта реализована в виде единой конфигурации, включающей все функциональные подсистемы и организационные подразделения предприятия (центральный офис и удаленные подразделения в объеме 1-й очереди внедрения), что позволяет вести работу в едином информационном пространстве предприятия в оперативном режиме.

Pharm_Imex_Shema.jpg

Общая функциональная архитектура решения

Особенности и уникальность проекта

Ключевыми особенностями реализации системы являются:

  1. Применение библиотеки интеграции МДЛП для выполнения операций по мониторингу движений лекарственных препаратов и взаимосвязи уведомлений с документами оперативного учета.
  2. Использование учета товаров по сериям в целях прослеживаемости запасов по партиям поставки с сохранением связи с документами поставки и их дополнительными атрибутами.
  3. Выполнение автоматического оперативного расчета себестоимости с целью фиксации стоимости запасов в разрезе серий до момента реализации.
  4. Запрет использования запасов, не прошедших всех разрешительных стадий (например, сертификации).
  5. Продажи по государственным контрактам и аукционам, подразумевающие особые требования к именованию товарных позиций, а также автоматический расчет количества к отгрузке за счет собственных средств при некратных количествах спецификации. Формирование комплектов специфических выходных печатных форм.
  6. Унифицированная с коммерческими продажами цепочка безвозмездной поставки лекарственных препаратов на благотворительность.
  7. Активный контроль предельных отпускных цен на лекарственные препараты по государственному реестру, сохранение и прослеживаемость атрибутов протокола согласования цен от поставщика до покупателя.
  8. Автоматизация расчета и отражение в учете кредит-нот покупателю.
  9. Печать заказов поставщику на иностранном языке из системы.
  10. Интерфейс терминалов сбора данных, учитывающий особенности адресного хранения и необходимость интеграции с системами маркировки.
  11. Внедрена «1С:Зарплата и управление персоналом 8. КОРП» на основном предприятии и интегрирована с «1С:ERP Управление предприятием 2».
  12. Интеграция с различными системами расчета заработной платы для структурных подразделений предприятия.
  13. Формирование единой регламентированной и налоговой отчетности по предприятию с учетом данных филиалов из внешних систем.

Уникальность проекта состоит в том, что были реализованы регламентированные требования отраслевой специфики фармацевтической отрасли, среди них следующие:

  1. Прослеживаемость конкретной партии поставки до реализации товара и хранение атрибутов поставки для каждой партии запаса, возможность четкой идентификации запасов и соответствующих ему атрибутов при отзыве серии лекарственного препарата.
  2. Контроль соблюдения регламентов на всей товаропроводящей цепочке, по срокам годности, условиям хранения, торговой наценке, статусе таможенного оформления и фармакологического контроля.
  3. Контроль соблюдения условий государственных контрактов в части стоимости, сроков и объемов поставки.
  4. Контроль в информационной системе этапов доставки до потребителя, фиксация параметров транспортных средств и приборов регистрации температуры в процессе транспортировки.
  5. Реализован сложный функционал кредит-ноты (скидки поставщика) в зависимости от 3-х самостоятельных условий.
  6. Автоматизация формирования отраслевых регламентированных форм сопроводительных документов и отчетности (например, журнала учета движения ИЛП по унифицированной форме «Приложение № 40 к СП 3.3686-21»).
  7. Запуск в промышленную эксплуатацию всех подсистем осуществлялся единовременно, с одновременной работой всех пользователей. Параллельная работа в исторической системе не велась.
  8. Специализированный интерфейс терминалов сбора данных, поддерживающий одновременную работу как по складским операциям, так и по операциям маркировки лекарственных препаратов.


Результаты проекта

В ходе реализации проекта были достигнуты все поставленные цели, система запущена в эксплуатацию в установленный срок и в запланированном объеме. Наиболее важными результатами проекта являются следующие:

  1. Осуществлен переход в единую информационную систему на базе «1C:ERP Управление предприятием», позволяющая унифицировать данные и процессы в рамках всего предприятия.
  2. Осуществлен полный отказ от зарубежной учетной системы в пользу внедренного решения. Реализован полный цикл учета товара, начиная от закупки, приемки на склад и заканчивая реализацией заказчику.
  3. Проведена ревизия всех процессов, подлежащих автоматизации, на основе анализа практики головной организации и филиала были выработаны наиболее оптимальные сценарии для реализации в системе.
  4. Выполнена нормализация нормативно-справочной информации, выполнен анализ актуальности имеющихся данных, удалось значительно сократить количество данных в справочниках НСИ.
  5. Используемые классификаторы системы максимально адаптированы под ранее существовавшие в организации (например, план счетов, справочник статей затрат, виды номенклатуры и пр.) — это позволило снизить нагрузку на пользователей в процессе адаптации к новой системе.
  6. Складской учет переведен на систему адресного хранения, а сама иерархия мест хранения приближена к физической организации помещений складов, что позволяет в любой момент получать информацию о местонахождении того или иного препарата и быстрее выполнять комплектацию отгрузок.
  7. Увеличилась прозрачность учета, снизилась рутинная работа, существенно сократилось время на обработку первичной документации.
  8. Выполнена интеграция с государственными информационными системами мониторинга маркированных товаров (МДЛП, ИС МП «Честный знак»), что позволило в единой системе иметь информацию о связке движений складского учета с данными в системах маркировки.
  9. Выполнена миграция переходящих остатков, в части случаев с дообогащением данных, позволяющих в дальнейшем вести более детальный и качественный учет.
  10. В системе реализована цепочка продаж по государственным контрактам (в т.ч. интеграция с ЕИС «Закупки»), минимизирующая трудозатраты на оформление отгрузок в рамках них, а также контролирующая точность исполнения согласно условиям контракта.
  11. Реализована инфосистема отчетности, позволяющая в оперативном режиме видеть текущее состояние каждого контракта с точки зрения его планирования и фактического выполнения (обеспеченности, отгрузки и оплаты). Сокращены сроки подготовки управленческой и регламентированной отчетности.
  12. В системе заложена прочная база для дальнейшего развития системы как в функциональном, так и организационном аспектах, т.к. уже реализована и унифицирована большая часть требуемых процессов филиалов организации, оставшихся вне контура первой очереди внедрения.
  13. Запуск системы в эксплуатацию был подтвержден не только стабильной работой всех заложенных в нее процессов, но и сдачей из системы регламентированной и налоговой отчетности за 1-й квартал 2025 года.
  14. Внедренная система прошла валидацию, включая этапы IQ, OQ, PQ. Наши консультанты помогли заказчику в сборе требований и тестировании для обеспечения соответствия требованиям пользователя, регулятора и требований в области целостности данных, а также в подготовке всех документов согласно стандарту GxP.

Экономический эффект от внедрения:

  • операционные и административные расходы сократились на 5%;
  • уменьшились сроки исполнения заказов / оказания услуг на 5;
  • трудозатраты в различных подразделениях снизились на 10%;
  • дебиторская задолженность сократилась на 10%;
  • обработка заказов ускорилась на 30%;
  • получение управленческой отчетности ускорилось на 30%;
  • ускорилось получение регламентированной отчетности на 25%.