ERP-революция в торговле запчастями: умный подбор и переход на отечественную платформу
Отрасль : Торговля.
Исполнитель: WeJET Group
Функциональная область: Управление закупками (МТО). Управление продажами. Управление взаимоотношениями с клиентами. Управление логистикой и складом. Управление нормативно-справочной информацией. Управление маркетингом.
01.09.2023 - 12.01.2025
Центральный федеральный округ РФ
Копания «Орех» построила информационную систему на базе «1С:ERP Управление предприятием», которая объединила учет, аналитику и KPI для склада, закупок и продаж для пяти филиалов. Система адаптирована под уникальные бизнес-процессы, обеспечено надежная архитектура для SKU и связей между товарами с учетом специфики автозапчастей (аналоги, каталоги). Снижена нагрузка на пользователей за счет автоматизации заказов, приемки и размещения.
АО «Орех» — компания по продаже автозапчастей. На рынке с 1991 года. Поставляет автозапчасти оптом и в розницу. Оказывает сервисные услуги для отечественных и зарубежных грузовых автомобилей, спецтехники.
Стратегическая цель проекта: замена устаревшей зарубежной ERP-системы на отечественное решение «1С:ERP Управление предприятием 2» (1С:ERP) в рамках стратегии импортозамещения с сохранением ключевых бизнес-процессов торгово-дистрибуционной компании, снижением стоимости владения системой и созданием единого управляемого информационного пространства для учета продаж, закупок, склада и финансов.
Задачи проекта
- Вывести из эксплуатации зарубежную ERP-систему (Microsoft Dynamics) в связи с прекращением ее поддержки на территории РФ, дефицитом квалифицированных специалистов и ростом затрат на сопровождение.
- Перенести данные и бизнес-логику из прежней системы в 1С:ERP с сохранением справочников номенклатуры, контрагентов, ценовых политик и истории операций.
- Автоматизировать процессы управления продажами: ценообразование, резервирование товара, планирование продаж в разрезе менеджеров и подразделений, контроль выполнения плановых показателей.
- Автоматизировать управление закупками и товарными запасами: планирование потребностей, формирование заказов поставщикам, контроль поставок и учет расхождений между заказанным, отгруженным и фактически принятым товаром.
- Реализовать складской учет с адресным хранением, поддержкой операций приёмки, размещения, комплектации и отгрузки, в том числе с использованием мобильных терминалов (ТСД).
- Обеспечить актуальную регламентированную отчетность в соответствии с требованиями ФНС, ПФР, системы маркировки и электронного документооборота — за счет регулярных обновлений типовой конфигурации 1С.
- Сократить стоимость владения и поддержки информационной системы за счёт перехода на платформу с широкой экосистемой партнёров и специалистов на рынке РФ.
До внедрения учет велся в иностранной ERP: закупки, продажи, склад, расчет ЗП. Система была значительно доработана с учетом бизнес-особенностей на базе MS Axapta
Были настроены интеграции:
- с интернет-магазином через промежуточную базу на MS SQL;
- с системой СКУД BIOSMART;
- с «1С:Бухгалтерия» и «1С:Зарплата и управление персоналом».
Информационная система построена на базе «1С:ERP Управление предприятием». Автоматизированы следующие модули.
Подсистема «Продажи»
Настроено сложное ценообразование — ГФО с учетом всех филиалов, статусов товаров и резервов. Есть категория товаров, которые должны иметь гарантированный фонд запасов и если продается товар из этой категории необходимо дополнительная наценка.
Разработана собственная логика расчета цены: типовая логика ERP не покрывала бизнес-потребности.
Введено планирование продаж: по каждому филиалу, с разбивкой по менеджерам, на год вперед. Учитываются предыдущие показатели, динамика. Планирование ведется по выручке и прибыли. Информация собирается в системе и доступна для отчетности.
Подсистема «Закупки»
Планирование закупок решено оставить на стороне Axapta. Существующая модель была сложной, и бизнес не хотел от нее отказываться. Разработан механизм передачи данных из ERP (остатки, продажи, мин/макс) в Axapta для расчета потребностей. Обратный импорт заказов поставщика в ERP с дальнейшей обработкой (согласование, приемка).
Реализована система учета эксцессов:
- эксцессы первого уровня — расхождения между заказанным и отгруженным поставщиком;
- эксцессы второго уровня — расхождения между отгруженным и фактически принятым на складе.
Система отслеживает, что было заказано, что отправил поставщик, что фактически пришло, и какие действия предприняты: корректировка, допоставка, возврат. Отчеты показывают реальную задолженность и отклонения.
Подсистема «Склад»
Изначально мы реализовали справочное адресное хранение с топологией склада — с обозначением стеллажей, проходов и ячеек, но без учета остатков по ячейкам.
Для удобной работы кладовщиков разработали отдельный функционал: приемку, размещение, комплектацию и отгрузку они проводили через сканеры, авторизуясь по бейджам через штрик-коды. Все операции учитывались системой и использовались для расчета KPI.
В процессе тестирования клиент решил перейти на полноценный типовой адресный учет в ERP. В связи с этим реализованный функционал перестал быть актуальным. Были проведены работы по подготовке склада для работы с WMS в 1С:ERP. Была описана топология склада, были описаны товары (весь, обьем) для использования типовых складских документов, размещение, перемещение, сборка. Кастомная подсистема учета операций кладовщиков была заменена типовым функционалом ERP.
Подсистема «KPI и мотивация»
Разработан функционал расчета KPI кладовщиков, менеджеров по продажам, товароведов на основе выполненных операций. Система автоматически формирует данные на основе зафиксированных телодвижений. Сколько товаров размещено, собрано, проверено. Эти показатели учитываются при начислении переменной части зарплаты.
Архитектура обменов
- Между «1С:ERP» и БД «Каталог Запчастей» настроено прямое подключение.
- Между «1С:ERP» и зарубежной ERP настроена интеграция по обмену продаж, остатков.
- Между «1С:ERP» и интернет-магазином настроена интеграция через ПБД.
- Между «1С:ERP» и «1С:Бухгалтерия» настроена интеграция по обмену продаж и закупок.
- Rest-сервис — программа или компонент БД «Каталоги», обеспечивающий возможность бесшовного безопасного доступа к данным из БД «Каталоги».
- БД «Каталоги» — решение для хранения информации всех доступных каталогов запчастей, хранение связей по аналогам, хранение закупочных каталожных цен и.т.д
- Решение по загрузке данных из внешних источников и файлов — программа или компонент БД «Каталоги», обеспечивающий возможность загрузки и обновления БД по данным из поставщиков.
Схема архитектуры
АРМ подбора номенклатуры с интеграцией к внешнему каталогу на MS SQL
Главной архитектурной особенностью проекта стала задача, нетипичная для большинства внедрений «1С:ERP Управление предприятием»: каталог номенклатуры содержал свыше 2 миллионов позиций автозапчастей с учетом аналогов, кросс-номеров и специфики автомобильной отрасли (привязка к VIN, модели и году выпуска авто, многовариантность аналогов одной и той же детали у разных производителей). Перенос такого каталога целиком в справочники 1С:ERP был признан нецелесообразным — это создавало бы избыточную нагрузку на систему и усложняло сопровождение каталога, который обновляется внешними поставщиками данных.
Решением стало разделение зон ответственности между системами:
- каталог номенклатуры остался во внешней системе на MS SQL, где он исторически вёлся и регулярно обновлялся;
- в 1С:ERP был разработан отдельный АРМ (автоматизированное рабочее место) подбора номенклатуры, который через прямые SQL-запросы к внешней базе обеспечивает менеджерам полнофункциональную работу с каталогом без выхода из интерфейса 1С.
Функциональность АРМ подбора номенклатуры включает:
- поиск по VIN-коду, артикулу и модели автомобиля — менеджер вводит VIN или параметры автомобиля клиента и получает список подходящих запчастей с учетом совместимости, без необходимости поиска вручную по каталогам производителей;
- получение цен и остатков от поставщиков в режиме, близком к реальному времени, с автоматическим обновлением этих данных в 1С — что исключает продажу по неактуальной цене или ошибочное обещание наличия товара, которого на самом деле нет у поставщика;
- оформление заказа непосредственно из интерфейса АРМ — найденная позиция превращается в заказ клиенту без повторного ввода данных и без переключения между системами;
- создание карточек товаров с фотографиями — для визуального подтверждения соответствия детали, что критично в автозапчастях, где визуально похожие детали могут быть несовместимы;
- автоматический подбор сопутствующих товаров — реализована логика кросс-продаж (например, к тормозным колодкам — предложение тормозной жидкости или комплекта крепежа), что увеличивает средний чек без дополнительных усилий менеджера;
- применение различных ценовых политик непосредственно в момент подбора — система применяет нужную матрицу цен и скидок в зависимости от канала продаж и типа клиента еще на этапе подбора товара, а не только при оформлении заказа.
Такая архитектура позволила сохранить высокую скорость и актуальность работы с гигантским внешним каталогом, избежав при этом дублирования данных и расхождений между системами, и обеспечила менеджерам единое рабочее место для полного цикла подбора и оформления заказа.
Модуль расчета KPI для продавцов и товароведов
Отдельно от общей системы мотивации был разработан модуль расчета показателей эффективности для двух категорий сотрудников, чья работа напрямую влияет на качество каталога и на продажи:
- KPI продавцов —на основе выполнения плана продаж, маржинальности сделок и/или скорости обработки заказов через АРМ подбора номенклатуры;
- KPI товароведов —связанные с качеством и полнотой ведения карточек номенклатуры, обработка товаров на складе,
Отдельные АРМ для учета возвратов и эксцессов
С учетом специфики автозапчастей (высокая доля возвратов из-за ошибок подбора по VIN, гарантийных случаев, несоответствия детали ожиданиям клиента) типового функционала обработки возвратов в 1С:ERP оказалось недостаточно. Для этого были разработаны:
АРМ учета возвратов — с фиксацией причины возврата, привязкой к исходному заказу и поставщику, расчетом финансовых последствий возврата.
На предприятии внедрен программный продукт «1С:ERP Управление предприятием 2», заменивший ранее использовавшуюся зарубежную ERP-систему. Автоматизированы ключевые контуры: продажи, закупки, складской учет и расчет мотивации персонала (KPI).
Автоматизированные интеграционные обмены. Реализован обмен данными между 1С:ERP и тремя внешними системами:
- интернет-магазином — для синхронизации каталога, цен, остатков и статусов заказов в режиме, близком к реальному времени;
- зарубежной ERP-системой, использовавшейся партнерами/смежными подразделениями в переходный период — для обеспечения непрерывности бизнес-процессов на этапе миграции;
- собственной системой учета автосервиса, также разработанной на платформе «1С:ERP», — для сквозного обмена данными между торговым и сервисным направлениями бизнеса (заказ-наряды, потребность в запчастях, история обслуживания клиентов).
Экономический эффект:
- Сокращение времени обработки заказа менеджером на 30–40% за счет АРМ подбора номенклатуры — поиск по VIN и автоматическое получение цен/остатков поставщика исключили ручной перебор каталогов и звонки поставщикам.
- Снижение затрат на сопровождение ИТ-инфраструктуры на 25–35% за счет перехода с зарубежной системы (прекращение лицензионных платежей, отказ от дорогостоящих узкопрофильных специалистов Dynamics в пользу более доступного рынка специалистов 1С).
- Снижение финансовых потерь от расхождений при закупках благодаря механизму «Эксцессов» — оценочно 1,5–2% от объема закупок ранее терялось из-за неконтролируемых расхождений между заказом и фактической поставкой.
- Повышение точности расчета премий менеджеров, привязанной к фактической марже и срокам оплаты клиентом, что, по опыту аналогичных проектов, обычно сокращает дебиторскую задолженность на 10–15% за счет прямой материальной мотивации менеджеров контролировать оплату.
- Сокращение сроков закрытия периода в учете за счет автоматизации расчета бонусов поставщиков и интеграции с зарплатным блоком — устранен ручной перенос данных между блоками.
Сурен Санасарян
Генеральный директор АО «Орех»Переход на современное отечественное решение «1С:ERP Управление предприятием» стал для нас закономерным шагом — и результат превзошел ожидания. Скорость обработки заказов заметно выросла, особенно при подборе запчастей по каталогу: то, что раньше занимало минуты, теперь занимает секунды. Мы получили современный, эффективный инструмент управления бизнесом, который полностью соответствует масштабу и темпу нашей компании.