РОЛЬФ модернизировал электронный документооборот


Рабочих мест: 1000
Отрасль : Торговля.
Исполнитель: Центр "ФОРВАРД"
Функциональная область: Управление транспортом.
20.11.2023 - 31.07.2024
Центральный федеральный округ РФ

||
Краткое описание проекта

РОЛЬФ модернизировал электронный документооборот на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП». Главный результат — создание единого реестра входящих/исходящих документов вместо ведения реестров в разных операционных системах. Документы передаются в электронный документооборот не изолированно, а вместе с дополнительными материалами и связанными вложениями. Получатель видит полный пакет документов, необходимый для проверки гарантийного случая, без ручных уточнений.

Заказчик

Компания «Рольф» — один из крупнейших автодилеров России. Бизнес включает продажу новых автомобилей и авто с пробегом, мототехники, аксессуаров, сервис, кредитование и страхование. Численность персонала — 8000 человек.  

Цели и задачи проекта

Цели проекта:

  1. Сократить трудозатраты сотрудников, осуществляющих обмен документацией с контрагентами·
  2. Стандартизировать бизнес-процесс обмена документацией по всей территории присутствия компании.
  3. Снизить зависимость от ручных операций при обработке входящих и исходящих документов.

Задачи проекта:

  1. Создать единый реестр входящих/исходящих документов в системе 1С:Документооборот 3.0
  2. Обеспечить соблюдение требований законодательства — поддержку машиночитаемых доверенностей, первичных формализованных и неформализованных документов в актуальном состоянии.
Ситуация до старта проекта

До начала проекта модернизации электронный документооборот в АО «Рольф» строился на ручных операциях и разрозненных учётных системах. Сотрудники компании вручную загружали и выгружали бумажные документы, внося данные в различные операционные системы, при этом реестр документов вёлся в той системе, где документ создавался. Это порождало высокую нагрузку на персонал, рассогласованность данных между системами и отсутствие единой точки контроля документопотоков. Бизнес-процессы обмена документацией с контрагентами не были стандартизированы, что особенно критично для компании с распределённой структурой. Документы, создаваемые по гарантийным случаям, передавались изолированно, без сопроводительных материалов, что требовало дополнительных уточнений. Входящие документы обрабатывались по устаревшей периодической модели, а номера и даты документов зависели от ручных обходных правил и дополнительных реквизитов.

Архитектура решения и масштаб проекта

В качестве платформы автоматизации выбрано типовое решение «1С:Документооборот 8 КОРП» на клиент-серверной архитектуре с сервером базы данных PostgreSQL. Система принята в промышленную эксплуатацию 31 июля 2024 года.

Проект охватывает как доработку базового функционала «1С:Документооборот», так и построение интеграционного слоя со смежными системами.

Основной контур автоматизации — документооборот (ECM):

  • учет и хранение документов;
  • учет договоров;
  • доработка форматов электронных документов;
  • маршрутизация ЭД;
  • модернизация ролевой модели.

Внешние интеграционные контуры:

  1. Диадок — оператор электронного документооборота для обмена юридически значимыми документами с контрагентами.
  2. ROSE — внешний интеграционный контур, участвующий в передаче данных и документов.
  3. STORM — интеграционный контур и внешний вход для части сценариев обмена.
  4. FLORA и OMS — внутренние системы компании, интеграция с которыми выполнялась силами разработчиков Рольф.

Характер изменений варьируется от оптимизации существующих интеграций до разработки новых методов взаимодействия со старыми системами, включая исправление ошибок прошлых команд внедрения.

Масштаб проекта:

  1. Автоматизированных рабочих мест: 1000.
  2. Одновременно работающих пользователей: 500+ в «тонком» клиенте, 100+ в веб-клиенте.
  3. Объем данных: база данных — 700 Гб, файловое хранилище — 2,4 Тб.
  4. Общая численность персонала компании: 8000 человек (включая филиалы).

Rolf_Shema.jpg

Схема архитектуры

Особенности и уникальность проекта

До модернизации сотрудники вручную загружали/выгружали бумажные документы, реестры велись в разных операционных системах, что создавало высокую нагрузку, рассогласованность данных и отсутствие единого контроля.

Проект включил комплексную перестройку процессов электронного документооборота по ключевым функциональным направлениям:

  1. Переход на событийную модель обработки — замена периодической загрузки входящих документов на обработку по ленте событий с очередями и фоновыми операциями.
  2. Адаптация к новому формату УПД — масштабный переход, требующий изменения модели заполнения участников, подписантов, строк товаров, налоговых показателей и прослеживаемости.
  3. Перевод системных реквизитов (номер и дата документа) на устойчивую модель с учётом переходного периода.
  4. Реализация асинхронной отправки после внешнего подписания с очередями и повторными попытками.
  5. Внедрение сценария отказа в подписании с учетом переходных форматов обмена.
  6. Построение агентской схемы обмена с ROSE с разделением входящей и исходящей частей, очередями и журналами операций.

Особую сложность представляли:

  • необходимость поддержки переходных периодов между старыми и новыми форматами обмена;
  • актуализация машиночитаемых доверенностей и пользовательских данных для корректного подписания;
  • создание офлайн-снимка состояния Диадок на карточке документа для пользовательской диагностики;
  • разработка конфигурационной основы для классификации номенклатуры по настраиваемым правилам как архитектурного каркаса для будущей автоматизации.

Результаты проекта
  1. Главный результат — создание единого реестра входящих/исходящих документов в системе «1С:Документооборот 3.0» вместо ведения реестров в разных операционных системах.
  2. Документы передаются в электронный документооборот не изолированно, а вместе с дополнительными материалами и связанными вложениями. Получатель видит полный пакет документов, необходимый для проверки гарантийного случая, без ручных уточнений.
  3. Переход от ручного управления к управляемым очередям и фоновым операциям: загрузка входящих обрабатывается от последнего события, асинхронная отправка после подписания выполняется фоново без привязки к рабочему месту, поддерживаются многопоточность, ручная и архивная загрузки.
  4. Актуализированы пользовательские данные и машиночитаемые доверенности, что снизило количество ошибок подписания. Идентификаторы электронного документооборота перенесены ближе к карточке контрагента, упрощена их проверка и актуализация.
  5. На карточке документа появился обзор состояния электронного документооборота без обращения к служебным журналам — нормализованная информация о состоянии документа, участниках и событиях обмена прямо в рабочей форме.
  6. Проведена работа над быстродействием системы и оптимизация прав доступа для сотрудников.

Выгоды для компании:

  1. Экономия времени сотрудников, осуществляющих обмен документацией с контрагентами.
  2. Стандартизация бизнес-процесса обмена документацией по всей территории присутствия компании.
  3. Соблюдение требований законодательства — поддержка машиночитаемых доверенностей, первичных формализованных и неформализованных документов в актуальном состоянии.
  4. Снижение зависимости от ручных операций при обработке входящих и исходящих документов.
  5. Повышение сопровождаемости за счет событийной модели, очередей и журналов операций.

Сократились финансовые расходы на печать, доставку и хранение документов до 90%. Цикл документооборота сокращается с двух недель и более (при бумажном обмене между географически удалёнными контрагентами) до одних суток в среднем.

Экономия достигается за счет:

  • бесплатного и быстрого получения входящих документов, экономии на доставке оригиналов;
  • снижения количества технических ошибок за счет автоматического форматного контроля и проверки совпадений VIN-номеров запчастей и автомобилей;
  • ускорения поступлений платежей за счет оперативного предоставления клиентам закрывающих документов;
  • автоматизации контроля исполнительской дисциплины и снижения рисков потери документов.
Отзыв заказчика

Дмитрий Тренин

Руководитель отдела сопровождения финансовых систем и документооборота департамента ИТ АО «Рольф»

В результате внедрения «1С:Документооборот» мы получили единый реестр входящих и исходящих документов вместо разрозненных учетов в разных операционных системах. Документы по гарантийным случаям теперь передаются с полным пакетом сопроводительных материалов, а сотрудники видят актуальное состояние документооборота прямо на карточке документа без обращения к служебным журналам. Экономия времени на обмене документацией с контрагентами и стандартизация бизнес-процессов стали ключевыми результатами, подтверждающими правильность выбранного пути автоматизации.