«Агентство ипотечного жилищного кредитования» построило единое казначейство группы компаний: от методологии до инструментария


Рабочих мест: 250
Отрасль : Другие организации.
Исполнитель: 1С-КСУ
Функциональная область: Управление на уровне группы компаний и холдинга. Управление финансами. Управление закупками (МТО). Управление нормативно-справочной информацией.
29.01.2016 - 07.12.2016
Центральный федеральный округ РФ

||
Краткое описание проекта

«Единый ин­сти­тут раз­ви­тия в жи­лищ­ной сфе­ре», соз­дан­ный на ба­зе «Агент­ства ипо­теч­но­го жи­лищ­но­го кре­ди­то­ва­ния», по­стро­ил еди­ное каз­на­чей­ство на плат­фор­ме «1С:Управление холдингом», обес­пе­чи­ва­ю­щее цен­тра­ли­зо­ван­ное уп­рав­ле­ние фи­нан­со­вы­ми по­то­ка­ми ор­га­ни­за­ций груп­пы ком­па­ний в ре­жи­ме ре­аль­но­го вре­ме­ни. Осо­бен­ность про­ек­та — ком­плек­сный под­ход к ре­ше­нию за­дач ав­то­ма­ти­за­ции биз­нес про­цес­сов: от раз­ра­бот­ки ме­то­до­ло­ги­чес­кой ба­зы до соз­да­ния ин­фор­ма­ци­он­ной ин­фра­струк­ту­ры. Про­ект вы­пол­нял­ся сов­мест­но с ком­па­ни­ей KPMG, эк­спер­ты ко­то­рой при­ни­ма­ли учас­тие как на эта­пе раз­ра­бот­ки ме­то­до­ло­гии, так и на всех пос­ле­ду­ю­щих эта­пах про­ек­та, вплоть до пе­ре­да­чи сис­те­мы в про­мы­шлен­ную экс­плу­а­та­цию. В ре­зуль­та­те бо­лее чем на 50% сок­ра­ти­лись тру­до­за­тра­ты на фор­ми­ро­ва­ние бюд­же­та дви­же­ния де­неж­ных средств (кон­со­ли­ди­ро­ван­но­го и по ор­га­ни­за­ци­ям), по­вы­си­лась эф­фек­тив­ность кон­троль­ных про­це­дур при осу­щес­твле­нии пла­те­жей и вре­мя на их вы­пол­не­ние сок­ра­ти­лось на 50–70%, ав­то­ма­ти­зи­ро­ва­ны руч­ные опе­ра­ции при учё­те фи­нан­со­вых ин­стру­мен­тов.

Заказчик

«Агентство ипо­теч­но­го жи­лищ­но­го кре­ди­то­ва­ния» (АИЖК) — акци­о­нер­ное об­щес­тво со 100% го­су­дар­ствен­ным ка­пи­та­лом, соз­дан­ное по ре­ше­нию Пра­ви­тель­ства РФ в рам­ках ре­а­ли­за­ции при­о­ри­тет­но­го на­ци­о­наль­но­го про­ек­та «Дос­туп­ное и ком­форт­ное жи­льё граж­да­нам России». В 2015-м го­ду на ба­зе АИЖК соз­дан «Еди­ный ин­сти­тут раз­ви­тия в жи­лищ­ной сфе­ре». В не­го так­же во­шли «Агент­ство фи­нан­си­ро­ва­ния жи­лищ­но­го стро­и­тель­ства», «Стра­хо­вая ком­па­ния АИЖК» и «Фонд со­дей­ствия раз­ви­тию жи­лищ­но­го стро­и­тель­ства». В 2017 го­ду «Фонд со­дей­ствия раз­ви­тию жи­лищ­но­го стро­и­тель­ства» был лик­ви­ди­ро­ван.

Цели и задачи проекта

Цель проекта — повышение эффективности управления финансовыми ресурсами организаций, входящих в «Единый институт развития в жилищной сфере», а также:

  • сокращение трудоёмкости формирования БДДС, выполнения контрольных процедур при осуществлении платежей, учёта финансовых инструментов;
  • организация эффективного сопровождения и поддержки информационных систем, в том числе за счёт управляемого аутсорсинга.
Особенность проекта — комплексный подход к решению задач автоматизации бизнес процессов: от разработки методологической базы до создания информационной инфраструктуры.

Задачи проекта:

  • разработка нормативно-методологической базы функционирования единого казначейства «Единого института развития в жилищной сфере»;
  • стандартизация применяемых ИТ-решений и внедрение в организациях, входящих в состав «Единого института развития в жилищной сфере», продукта класса CPM;
  • сокращение числа информационных систем и построение единого информационного пространства за счёт комплексной интеграции компонентов ИТ между собой и с внешними информационными системами;
  • формирование финансовой отчётности на базе единой информационной базы как по группе компаний, так и по отдельным организациям, повышение эффективности учётных процессов и процессов управления финансовыми ресурсами;
  • автоматизация бизнес-процессов, связанных с подготовкой и ведением платёжного графика как в разрезе каждой компании, так и консолидированного платёжного графика с учётом финансовых операций;
  • автоматизация бизнес-процессов, связанных с учётом финансовых операций как в разрезе каждой организации, так и консолидированно по группе компаний;
  • автоматизация бизнес-процесса работы с договорами: снижение трудозатрат на ведение договоров учёта за счёт автоматизации контроля выполнения условий договоров, дебиторской/кредиторской задолженности, соблюдения сроков предоставления первичных документов.
Ситуация до старта проекта

В 2016 году «Агентство ипотечного жилищного кредитования» завершило масштабную трансформацию, связанную с созданием «Единого института развития в жилищной сфере» – структуры, позволяющей сформировать полный цикл государственной поддержки: от обеспечения жилищного строительства земельными ресурсами до формирования платёжеспособного спроса на жильё. Трансформация была направлена на повышение управляемости компаний группы, оптимизацию затрат, наращивание необходимых внутренних компетенций и адаптацию ИТ-инфраструктуры под новые требования.

На момент старта проекта в организациях, входящих в состав «Единого института развития в жилищной сфере», использовались разрозненные программные продукты. Часть из них требовала модернизации, часть — трудоёмкой поддержки. Не были автоматизированы или слабо автоматизированы ряд ключевых бизнес-процессов. Основной учётной системой, используемой для автоматизации казначейской функции управляющей компании, являлась значительно кастомизированная система, созданная на базе продукта «1С:Консолидация», морально устаревшая и исчерпавшая возможности дальнейшей модернизации. Управленческая отчётность готовилась с помощью MS Excel, отчёты, предусмотренные в используемых системах, не покрывали информационную потребность бизнес-пользователей.

Схема формирования отчётности по группе компаний до старта проекта

Рис.1. Схема формирования отчётности по группе компаний до старта проекта

Архитектура решения и масштаб проекта

В качестве базы для создания новой информационой системы единого казначейства было выбрано тиражное решение «1С:Управление холдингом» — продукт класса CPM (Corporate Performance Management), наилучшим образом соответствующий предъявленным функциональным требованиям и позволяющий развивать информационную систему в соответствии со стратегическими целями бизнеса компании. Система автоматизировала бизнес-функции, представленные на рисунке 2.

Функциональная архитектура системы

Рис. 2. Функциональная архитектура системы

Функциональные требования, предъявляемые к системе, потребовали модификации тиражного решения, но все доработки проводились с максимальным сохранением ядра «1С:Управление холдингом», не затрагивая основные объекты типовой конфигурации, штатные механизмы и методические модели базового ПО. Об этом свидетельствуют результаты экспертизы, проведённой в рамках авторского надзора экспертами фирмы «1С».

Информационая система единого казначейства интегрирована с прочими системами «Единого института развития в жилищной сфере»:

  • локальные базы организаций «Единого института развития в жилищной сфере» на платформе «1С:Предприятие»;
  • системы сторонних разработчиков:
    • СЭДО (система электронного документооборота) — выгрузка данных по заявке на проведение закупки, загрузка статуса согласования заявки, загрузка реквизитов подписанного договора;
    • ЦФТ (система управления операциями по закладным) — выгрузка сводных данных о расходе денежных средств в части закладных;
    • ЕИС (система автоматизации ипотечной деятельности) — загрузка данных о выкупе закладных;
    • системы клиент-банк — выгрузка платёжных поручений, загрузка выписки банка;
    • сайт moex.com — импорт котировок ценных бумаг, размещаемых на сайте ММВБ;
    • Flextera (система автоматизации бэк-офисной деятельности финансовой организации) — выгрузка котировок ценных бумаг, загрузка отчётов брокера, договоров, графиков платежей и данных о движении ценных бумаг;
    • ЕИСУРД (MDM-система и интеграционная шина) — обмен данными и общекорпоративной НСИ.

Схема интеграционного взаимодействия систем Единого института развития в жилищной сфере

Рис. 3. Схема интеграционного взаимодействия систем «Единого института развития в жилищной сфере»

В информационной системе зарегистрировано более 300 пользователей, количество одновременных подключений около 100. В качестве основного способа доступа пользователей к базам данных используется доступ по технологии тонкого клиента. Также обеспечивается доступ по технологии веб-клиента с использованием интернет-браузера.

При создании системы единого казначейства были учтены перспективы дальнейшего развития ИТ-системы: управление договорами, управление закупками, бюджетирование, МСФО, переход на Единый план счетов НФО. Целевая архитектура системы с учётом перспектив её развития представлена на рисунке 4.

Целевая архитектура системы Единого института развития в жилищной сфере

Рис. 4. Целевая архитектура системы «Единого института развития в жилищной сфере»

Особенности и уникальность проекта

Созданию автоматизированной системы предшествовала большая методологическая работа, которая включала в себя анализ структуры компании, изучение текущего состояния казначейской функции и степени зрелости бизнес-процессов, выявление проблемных участков и формирование способов преодоления, разработку проектов внутренних документов, регламентирующих деятельность единого казначейства (положение о едином казначействе, альбом моделей целевых бизнес-процессов и регламенты их выполнения), а также подготовку рекомендаций по выбору платформы и требований к системно-технической инфраструктуре.

В ходе проекта автоматизированы функции, нетиповые для типовой системы «1С:Управление холдингом»:

  • ведение учёта ценных бумаг в аналитике, необходимой для формирования отчётности профессионального участника рынка ценных бумаг;
  • автоматическая загрузка результатов торгов с биржи (котировки, отчёты брокера в различных форматах);
  • ведение учёта финансовых инструментов в разрезе источников финансирования, условий размещения;
  • использование электронной подписи на всех этапах согласования заявки на оплату;
  • планирование в разрезе договоров, формирование графиков платежей по договору с учётом этапности договора, контроль исполнения бюджета по договору на разных этапах жизненного цикла договора;
  • динамическая настройка формирования БДДС под специфику деятельности каждого подразделения.
Результаты проекта

Основной результат проекта — упорядоченная и налаженная работа централизованного казначейства в едином информационном пространстве с использованием современных средств автоматизации, основанная на формализованных регламентах выполнения казначейских бизнес-процессов. Специалисты «Единого института развития в жилищной сфере» получили высокоэффективный оперативный инструмент принятия решений:

  • автоматическая проверка графика платежей по договору, доступного остатка лимита по договору и по статье бюджета ещё на этапе формирования заявки на осуществление платежа исключает возможность превышения лимитов по утверждённым статьям бюджета, что позволило более оперативно управлять денежными средствами. В результате время выполнения контрольных процедур за расходованием лимита в целях закупочных процедур уменьшилось на 70%;
  • в несколько раз снизились трудозатраты на осуществление контроля выполнения условий договоров, дебиторской/кредиторской задолженности;
  • время подготовки смет к платёжному графику сократилось на 1 рабочий день в связи с возможностью автоматического их заполнения на основании графиков платежей договоров;
  • появилась возможность оперативно выполнять согласование документов при поступлении оповещения на электронную почту;
  • консолидированный бюджет движения денежных средств по организации, по группе компаний, отчётность об исполнении бюджета формируются автоматически в считанные минуты, а аналитические возможности новой системы значительно шире тех, которые были доступны в исторических системах и MS Excel;
  • оперативность и информативность отчётности, формируемой в системе, возросла на порядок, это позволяет более оперативно планировать деятельность группы компаний для достижения заданных целей.

Эффективное взаимодействие с банками с использованием электронной цифровой подписи при заверении платёжных поручений, прямой обмен электронными данными с банком с использованием технологии DirectBank обеспечивает увеличение безопасности платёжных операций. Трудозатраты на отправку платежей, загрузку и обработку выписки банка сократились на 50%.

В ходе проекта автоматизированы функции, нетиповые для типовой системы «1С:Управление холдингом»

Новые функциональные возможности блока управления финансовыми инструментами (автоматическая загрузка сделок с терминалов биржевых торгов, автоматическая актуализация сведений о суммах процентов, возможность установления и контроля соблюдения лимитов на риски, ведение финансовых инструментов в разрезе источников финансирования, интеграция с системой учёта операций с ценными бумагами) обеспечили повышение эффективности учётных процессов и процессов управления финансовыми ресурсами.

Отзыв заказчика

Вячеслав Сбродов

Заместитель управляющего директора «Агентства ипотечного жилищного кредитования»

«Агентство ипотечного жилищного кредитования» рекомендует коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности.

Дополнительная информация о проекте

Следует отметить высокий уровень вовлечённости топ-менеджмента в проект: заместители генерального директора, руководители направлений были задействованы во встречах по анализу бизнес-процессов, проектированию системы и согласованию предоставленных документов, отвечали на вопросы, предоставляли запрошенную информацию, принимали решения в спорных моментах, касающихся бизнес-процессов.

При обучении работе с новой системой ключевым специалистам АИЖК демонстрировалось, как организована система, ее функциональность, как проходят знакомые им бизнес-процессы, загружаются данные, формируются отчеты. Группа внедрения системы старалась максимально облегчить конечным пользователям переход к работе с новым продуктом, поэтому использовала все методики, доступные в области обучения и поддержки: очное обучение в режиме семинаров, непосредственное обучение ключевых пользователей на рабочих местах, готовились обучающие ролики, операционные инструкции, обеспечивалась поддержка по горячей линии по телефону, а также очная поддержка консультантов.

Во время запуска системы в промышленную эксплуатацию было организовано несколько уровней техподдержки, чтобы сотрудники в режиме онлайн могли консультироваться по всем вопросам, которые возникают при самостоятельной работе с системой. При этом существенная часть инцидентов устранялась консультантами первой линии поддержки в кратчайшие сроки без привлечения разработчиков. Тем самым высококвалифицированные специалисты могли сосредоточиться на действительно сложных проектных задачах.

Все обращения пользователей или инициированные специалистами службы поддержки пользователей регистрировались в системе управления инцидентами, классифицировались по функциональному направлению, назначался исполнитель. В процессе управления жизненным циклом каждого инцидента производился контроль соблюдения нормативных сроков его исполнения, что позволило выполнить проект в согласованные сроки. Еженедельно осуществлялся мониторинг эффективности работы с инцидентами. В настоящее время осуществляется сопровождение и развитие системы с использованием технологий сопровождения, выработанных на этапе внедрения.