Международный аэропорт Нурсултан Назарбаев построил систему комплексной автоматизации деятельности

Рабочих мест: 600
Отрасль : Транспорт и логистика.
Исполнитель: Инсар Консалтинг
Функциональная область: Управление финансами. Бухгалтерский и налоговый учёт. Управление закупками (МТО). Управление персоналом, расчёт зарплаты. Управление логистикой и складом. Управление производством. Управление транспортом. Управление ремонтами.
15.06.2021 - 15.05.2022
Республика Казахстан

Краткое описание проекта

Международный аэропорт Нурсултан Назарбаев построил систему комплексной автоматизации деятельности на базе «1С:ERP. Управление предприятием 2 для Казахстана». Создана единая информационная системы для планирования, учета и контроля всех ключевых бизнес-процессов предприятия. Проект отличался высокой сложностью из-за специфики аэропортовой деятельности, большого количества пользователей и необходимости обеспечить непрерывность работы критически важных процессов. В рамках внедрения были перенесены данные и настроены функциональные возможности системы с учетом особенностей предприятия. В результате достигнута полная автоматизация процессов планирования, учета и контроля, повышена прозрачность управления и оперативность принятия решений.

Заказчик

АО «Международный аэропорт Нурсултан Назарбаев» является крупнейшим авиационным предприятием столицы Республики Казахстан и одним из ведущих аэропортов страны. Компания осуществляет деятельность по обеспечению обслуживания внутренних и международных авиарейсов, пассажиров, багажа, грузов и почты, а также предоставляет комплекс аэропортовых и наземных услуг авиакомпаниям.

Цели и задачи проекта

Основной целью проекта являлось обеспечение безболезненного перехода заказчика на новую систему (платформу) с сохранением всех критически важных бизнес-процессов и ранее реализованных специфических доработок. Заказчик стремился минимизировать риски, связанные с миграцией, избежать простоев в работе и сохранить привычную для пользователей функциональность.

Для достижения данной цели были поставлены следующие задачи:

Провести анализ действующей системы и выявить все существующие доработки, настройки и интеграции, используемые в ежедневной работе.
Обеспечить перенос данных, бизнес-логики и пользовательских сценариев без потери информации и функциональных возможностей.
Сохранить и адаптировать специфические доработки заказчика с учетом требований новой платформы и архитектурных особенностей решения.
Обеспечить совместимость с используемыми внешними системами и сервисами, включая существующие интеграции и обмен данными.
Минимизировать влияние проекта на текущую операционную деятельность компании за счет поэтапного внедрения и тщательного тестирования.
Провести комплексную проверку корректности работы системы после миграции, включая функциональное, интеграционное и пользовательское тестирование.
Обеспечить подготовку пользователей к работе в новой среде и предоставить необходимую поддержку на этапе запуска.
Дополнительной задачей проекта являлось создание технической основы для дальнейшего развития информационной системы. В результате заказчик должен был получить современное и поддерживаемое решение, сохраняющее все необходимые особенности существующей системы, но обладающее большей надежностью, масштабируемостью и возможностями для последующего развития бизнеса.

Ситуация до старта проекта

На момент старта проекта компания использовала устаревшую информационную систему на платформе «1С:Предприятие», которая была глубоко адаптирована под внутренние бизнес-процессы и эксплуатировалась на протяжении многих лет. За это время сотрудники привыкли к существующим интерфейсам, алгоритмам работы и сложившимся регламентам. Однако возможности старой системы перестали соответствовать текущим требованиям бизнеса: возникали сложности с поддержкой, ограничивались возможности автоматизации процессов, увеличивались трудозатраты на выполнение операций и формирование отчетности.

Архитектура решения и масштаб проекта

Комплексная информационная система на базе продуктов «1С:ERP Управление предприятием» (1С:ERP) и «1С:Документооборот».

1С:ERP используется в качестве основной учетной и управленческой системы предприятия. В системе автоматизированы процессы управления финансами, закупками, продажами, складским учетом, производством, бюджетированием и регламентированным учетом.

«1С:Документооборот» обеспечивает централизованное управление внутренними и внешними документами компании, автоматизацию согласования, контроль исполнения поручений, ведение архива документов и поддержку электронного документооборота.

Интеграция между системами организована посредством стандартных механизмов обмена данными 1С. Нормативно-справочная информация (контрагенты, организации, подразделения и др.) синхронизируется между системами автоматически. Документы, создаваемые и согласуемые в «1С:Документооборот», после утверждения могут передаваться в 1С:ERP для дальнейшего исполнения и отражения в хозяйственной деятельности предприятия. В обратном направлении передаются сведения о статусах исполнения и связанные учетные документы.

В результате внедрения было создано единое цифровое пространство управления предприятием, обеспечивающее прозрачность бизнес-процессов, сокращение сроков согласования документов и повышение эффективности управленческого учета.

Основные функциональные блоки системы:

Безопасность и контроль доступа:

бюро пропусков (оформление постоянных, временных, разовых и транспортных пропусков);
интеграция с Active Directory сотрудников.

Управление транспортом:

автоматизация работы управления автотранспорта («1С:Управление автотранспортом»);
учет транспорта, маршрутов и эксплуатации.

Управление персоналом:

подбор персонала;
обучение и развитие сотрудников;
планирование обучения;
оформление договоров и заявок;
контроль сертификатов и обязательств.

Управление эффективностью:

автоматизация KPI сотрудников;
мониторинг достижения показателей.

Контроль качества:

планирование аудитов;
формирование контрольных листов;
планы корректирующих мероприятий;
ведение критериев аудита.

Документооборот:

электронное согласование документов;
использование ЭЦП;
сокращение сроков согласования.

Финансовый блок:

автоматизированный расчет провизий по МСФО 9:
дебиторская задолженность;
денежные средства;
ТМЦ;
аренда;
дисконтирование займов;
обесценение основных средств.

Логистика:

автоматизация подсистемы склада временного хранения (СВХ).
Управление активами
штрихкодирование основных средств;
автоматизация инвентаризации.
Управление рисками
ведение реестра рисков;
оценка вероятности и последствий;
контроль мероприятий по снижению рисков.

Клиентские сервисы:

оплата парковочного пространства через мобильное приложение.

Схема архитектуры

Масштаб решения:

количество автоматизированных рабочих мест — около 600;
количество пользователей системы — более 600;
количество информационных баз — 2 основные базы;
единое информационное пространство для всех подразделений компании;
поддержка одновременной работы большого количества пользователей с обеспечением требуемой производительности и отказоустойчивости.

Особенности и уникальность проекта

Проект отличается значительным масштабом внедрения и высоким уровнем организационной сложности. В едином информационном контуре было объединено более 600 пользователей из различных подразделений компании, включая административные, финансовые, производственные и обеспечивающие службы.

Одной из ключевых особенностей проекта стала необходимость синхронизации управленческих и учетных процессов с процессами согласования и исполнения документов. Для решения данной задачи была реализована тесная интеграция между системами «1С:ERP. Управление предприятием 2 для Казахстана» и «1С:Документооборот», что позволило создать сквозные бизнес-процессы от инициирования документа до его исполнения и отражения в учетных системах.

Сложность проекта была связана с большим количеством участников процессов, многоуровневой системой согласований и необходимостью соблюдения внутренних регламентов компании. В рамках внедрения были автоматизированы маршруты согласования договоров, служебных записок, финансовых документов и управленческих решений с контролем сроков исполнения на каждом этапе.

Особое внимание уделялось обеспечению высокой производительности системы при одновременной работе большого количества пользователей, а также сохранению целостности данных при обмене между информационными базами. Для этого были настроены механизмы автоматической синхронизации нормативно-справочной информации и документов, что позволило исключить дублирование данных и снизить количество ручных операций.

Проект внедрения новой системы проходил в условиях существенных организационных изменений. Одной из ключевых проблем стало сильное сопротивление пользователей. Новая база значительно отличалась от предыдущей версии как по интерфейсу, так и по логике выполнения ряда операций. Сотрудникам приходилось менять привычные сценарии работы, осваивать новые инструменты и перестраивать сложившиеся бизнес-процессы.

Дополнительную сложность создавали опасения персонала относительно возможного снижения производительности в период перехода, увеличения количества ошибок и необходимости тратить значительное время на обучение. Многие пользователи воспринимали изменения как дополнительную нагрузку и выражали сомнения в целесообразности перехода на новую систему.

Проект реализовывался без остановки основной деятельности компании, поэтому требовалось обеспечить непрерывность бизнес-процессов и минимизировать влияние внедрения на текущую работу подразделений. Особое внимание уделялось управлению изменениями: проводились демонстрации функционала, обучение сотрудников, консультации пользователей и оперативная поддержка в период опытно-промышленной эксплуатации.

Несмотря на высокий уровень сопротивления и необходимость адаптации персонала к новым условиям работы, проект был направлен на создание современной, масштабируемой информационной системы, обеспечивающей повышение эффективности бизнес-процессов и дальнейшее развитие компании.

Результаты проекта

В рамках проекта была успешно внедрена система на базе «1С:ERP Управление предприятием» (1С:ERP), адаптированная под специфику работы заказчика. В результате компания получила единое рабочее пространство для управления ключевыми бизнес-процессами и эффективного ведения учета в соответствии с внутренними требованиями.

Как была решена проблема заказчика

До внедрения системы требовалось повысить удобство и эффективность работы, а также обеспечить соответствие программного решения особенностям деятельности компании. В рамках проекта была выполнена настройка и доработка 1С:ERP под бизнес-процессы заказчика: реализованы необходимые изменения, учтены особенности учета и подготовлена система, полностью соответствующая рабочим задачам компании.

Как теперь происходит работа в рамках проекта

После внедрения сотрудники заказчика работают в единой информационной системе. Все необходимые процессы выполняются в одной программе, что позволяет сократить количество ручных операций, повысить прозрачность данных и упростить взаимодействие между подразделениями.

Эффект и выгоды для компании

В результате проекта компания получила поддерживаемую и актуальную информационную систему, доработанную под собственную специфику. Это обеспечило более удобную эксплуатацию системы, возможность дальнейшего развития решения и стабильную работу бизнес-процессов. Заказчик получил инструмент, который соответствует текущим потребностям компании и может масштабироваться вместе с развитием бизнеса.

Результаты внедрения:

сокращение времени оформления пропусков до 70–90%;
сокращение времени согласования документов благодаря ЭЦП в 2–3 раза;
снижение трудозатрат на проведение инвентаризации основных средств за счет штрихкодирования;
исключение ручных операций при расчете провизий по МСФО 9;
сокращение количества ошибок, связанных с ручным вводом данных;
повышение прозрачности процессов контроля качества и управления рисками;
ускорение процессов подбора, обучения и оценки персонала;
повышение оперативности управленческой отчетности за счет единой информационной системы.

Отзыв заказчика

Мухиден Абильдинов

Заместитель председателя правления по финансам АО «Международный аэропорт Нурсултан Назарбаев»

Внедрение единой системы автоматизации позволило перевести ключевые бизнес-процессы в цифровой формат, существенно сократить объем ручной работы и повысить прозрачность управления. Благодаря интеграции всех подсистем сотрудники стали быстрее выполнять повседневные операции, а руководство получило оперативный доступ к актуальным данным для принятия управленческих решений.