Фармацевтическая компания «Гранд Капитал» построила единую информационную систему


Рабочих мест: 264
Отрасль : Фармацевтическая промышленность.
Исполнитель: ДАТАЮНИВЕРС
Функциональная область: Управление на уровне группы компаний и холдинга. Управление финансами. Управление продажами. Управление логистикой и складом. Управление нормативно-справочной информацией. Управление маркетингом.
01.11.2023 - 10.07.2024
Федеральный масштаб

||
Краткое описание проекта

Фармацевтическая компания «Гранд Капитал» построила единую информационную систему на базе «1С:ERP Управление предприятием». Унифицированы все процессы внутри группы компаний. Планирование поставок, обработки заказов, сборки и отгрузки товаров теперь более точное, что позволяет лучше управлять нагрузкой на внутренние подразделения. Технология «тиражного решения» позволяет масштабировать бизнес, открывать новые филиалы без затрат на выстраивание методологии работы подразделения. Дополнительным плюсом можно назвать создание единой технической поддержки.

Заказчик

«ФК Гранд Капитал» входит в топ-5 фармацевтических дистрибьюторов России и занимает 171 место в опубликованном рейтинге 500 крупнейших игроков российского бизнеса по версии РБК в 2020 год. Логистические комплексы расположены по всей стране.

Цели и задачи проекта

Цели проекта:

  1. Консолидация оперативного учета в единой системе.
  2. Унификация всех процессов внутри группы компаний.
  3. Нормализация НСИ всей группы компаний.
  4. Снижение затрат на поддержку: консолидация системы позволит снизить затраты на администрирование, поддержку и обновления. Снижение затрат на ИТ инфраструктуру.
  5. Разграничение партионного и серийного учета в финансовом и складском блоках.
  6. Ускорение складских операций — приемка, планирование, отбор, контроль, отгрузка.
  7. Структурирование отчетности внутри группы компаний.

Задачи проекта:

  1. Создать централизованную ИС предоставляющую оперативную информацию для принятия управленческих решений.
  2. Перейти на современное ПО, которое позволит масштабировать бизнес.
  3. Снизить риски зависимости от иностранных поставщиков ПО.

Ситуация до старта проекта

В каждом филиале стояла своя информационная база сторонней российской системы учета, которая имела свои процессы и НСИ.

Предварительное обследование выявило:

  1. Устаревшее ПО, проблемы с лицензиями, отсутствие специалистов по данному ПО.
  2. Оперативный учет ведется в 12 разных базах.
  3. Разработка функциональности может вестись под конкретные желания сотрудников данных структурных подразделений
  4. В каждой базе могут быть свои правки по НСИ.
  5. Партионный и серийный учет присутствует как на складе, так и в продажах. Из-за чего на складе много складских отказов и дополнительных операций по пересорту товара.
  6. Акционные и уценочные товары выделены как отдельные товарные позиции. Учет данных позиций требует большой трудоемкости складских работников.
  7. Настройка отчетности не гибкая, поэтому группа компаний использует несколько больших отчетов из которых с помощью Ms Excel вытягивает нужные данные. Из-за этого велика вероятность получить разный результат при одних и тех же вводных данных.
  8. Настройка обмена с web сервисами каждый раз делается «с нуля», нет единой схемы обмена данными.
  9. Для добавления нового шаблона обмена с партнерами требуется привлечение ресурса разработка.
Архитектура решения и масштаб проекта

Единая информационная система построена на базе «1С:ERP Управление предприятием».

В рамках внедрения были автоматизированы и доработаны следующие блоки:

  1. Сбыт — была использована подсистема «Продажи». В рамках доработок системы упор делался на автоматизацию получения заказов от клиентов и минимизацию ручного взаимодействия менеджеров с заказами.
  2. Финансы — была доработана система контроля финансовых показателей контрагентов и автоматизирован расчет допустимой дебиторской задолженности и лимита кредитования клиентов.
  3. Ценообразование — был разработан собственный модуль ценообразования, отвечающий требованиям бизнеса.
  4. Логистика — автоматизация блока логистики. Автоматическое создание рейсов на основе документа «Задание на перевозку».
  5. Склад — автоматизация складских процессов на базе 1С WMS Axelot 4. Обмен НСИ и документами 1C WMS-1C ERP.
  6. CRM и маркетинг — модификация типового блока маркетинга под специфику работы фармдистрибьютора.
  7. Электронное взаимодействие с клиентами — разработан механизм обмена с партнерами документами «Заказ клиента» и «Реализация товаров и услуг» в различных форматах, удобных клиентам. Универсальный механизм позволяет тонко настраивать обмен в режиме пользователя и выбирать любой формат выгрузки (DBF, Excel, txt) и список полей.
  8. Для взаимодействия с системой «Честный знак» применена конфигурация «1С:Управление аптечной сетью».

FK_GrandCapital_Shema.jpg

Схема архитектуры

В проекте участвовало 12 организаций. Всего в учреждениях работает порядка 6500 сотрудников. Суммарное количество АРМ = 264

Особенности и уникальность проекта
  1. Тиражный пакет — единая система баз данных для всех подразделений группы компаний, с унифицированными процессами и единой НСИ.
  2. Высокая степень автоматизации и быстродействия. Критическая задержка обработки заказа > 1 мин, критическая задержка сборки 1 позиции товара >0.3 сек.
  3. Большое количество фактических точек продаж — 83 332 партнеров-точек доставки, 24 982 партнеров-контрагентов. 7 900 наименований товаров. 50386 реализаций в день/584 442 строк в реализациях. 264 АРМ
  4. Времязависимость операций. Большинство реализаций сильно зависят от времени обработки. Привезенный не вовремя заказ теряет свою актуальность.

Для отправки заказа клиенту и правильного его принятия заказчиком следует:

  • обработать заказ;
  • собрать заказ;
  • отправить электронную версию заказа клиенту, чтобы тот мог загрузить его в свою учетную систему;
  • синхронизировать продажу/покупку товара с системой «Честный знак»;
  • отправить и подписать документы по системе ЮЗДО.
  1. Неравномерность загрузки и обработки заказов. Система должна позволять обработать информацию в кратчайшие сроки. Большая часть реализаций приходится на конец рабочего дня и создает большую нагрузку на менеджеров и систему.
  2. Уникальная для рынка система контроля лимита товарного кредитования клиентов и контроля дебиторской задолженности.
  3. Система должна позволять обмениваться информацией с партнерами в необходимом им варианте и формате.
  4. Ценообразование. Так как ценообразование на лекарственные препараты от части регламентируется государством в зависимости от региона действия партнера, то необходимо разработать систему ценообразования с учетом ограничений государства, а также маржинальности компании.
Результаты проекта
  1. Разработана и внедрена система конфигураций, которая позволяет объединить все юридические лица группы компаний в единой базе данных для оперативного учета. Отчетность можно выстраивать по одним и тем же формам и алгоритмам. Сокращена обработка и консолидация информации по федеральным клиентам.
  2. Удалось разделить партионный финансовый учет и складской серийный учет, что уменьшило количество трудозатрат при сборке и контроле.
  3. Нормализирована НСИ для всех подразделений, количество дублируемой и неверной справочной информации существенно уменьшилось.
  4. Унифицированы все процессы внутри группы компаний. Планирование поставок, обработки заказов, сборки и отгрузки товаров теперь более прогнозируемое, что позволяет лучше управлять нагрузкой на внутренние подразделения. Технология «тиражного решения» позволяет масштабировать бизнес, открывать новые филиалы без затрат на выстраивание методологии работы подразделения. Дополнительным плюсом можно назвать создание единой технической поддержки, которая может быстрее реагировать на инциденты и оказывать более квалифицированную помощь, так как все процессы едины.
  5. Отдельная WMS база данных позволяет ускорить минимизировать риски срыва поставки при технических работах на стороне «1С:ERP Управление предприятием».
  6. Проведен перевод всех информационных систем на единую шину обмена данных Rabbit MQ и единый формат данных Enterprise Data. Данное решение позволяет сократить количество обменов между базами данных и внешними web порталами.
  7. Разработан механизм настройки обмена документами (загрузка заказов, выгрузка реализаций, прайс-листов) с внешними партнерами в необходимым им формате. Данная обработка позволяет существенно ускорить подключение новых клиентов к работе с компанией и быстрее начать работу с ними.
  8. Разработана интеграция с системой «Честный знак», обмен данных о маркировке, местах деятельности, лицензиях загружаются автоматически.
  9. Многопоточная загрузка заказов и настройка их автоматической обработки позволяет обрабатывать колоссальный входящий поток данных.
  10. Автоматизация работы складских подразделений позволяет собирать более 0,5 миллиона товарных позиций в день с минимальными рисками.
  11. Разработанный в «1С:ERP Управление предприятием» модуль ценообразования позволяет оперативно поддерживать актуальность цен, в зависимости от спроса и внешних факторов.
  12. Введен более жесткий контроль за допустимой дебиторской задолженностью клиентов, что позволяет снизить риски и повысить платежную дисциплину для клиентов.
  13. Контроль по лимитам товарного кредита позволяет следить за графиком платежей клиентов и своевременно блокировать заказы, которые попадают под данный контроль.
  14. Введен единый механизм работы маркетинговыми акциями, кратными акциями, уцененными по причине механического повреждения первичной упаковки товарами.
  15. Введен механизм мониторинга и ценообразования товаров с низким остаточным сроком годности.

По результатам внедрения удалось зафиксировать следующие экономические показатели:

  • На 15% повысилась скорость сборки заказов на складе. Риски срыва поставок клиентам минимизированы.
  • На 15% оптимизирована трудоемкость складских процессов, благодаря пересмотру исторических правил работы с НСИ, а именно отказу от отдельной номенклатуры для партий товаров и акционных товаров,
  • На 30% снижены затраты на поддержку, ИТ-инфраструктуру, а также качество выводимых данных.
Отзыв заказчика

Денис Ременяко

Генеральный директор ООО ООО «ФК Гранд Капитал»

После внедрения «1С:ERP Управление предприятием» мы наблюдаем сокращение операционных издержек, увеличение количества собранных товарных позиций на складе, а также рост автоматизации работы сбытового подразделения. Это не только способствует повышению операционной эффективности, но и усиливает нашу конкурентоспособность на рынке.