Автоматизация процессов планирования ремонтных работ и предоставления целевых субсидий в функциональном блоке «Управление имуществом» УАИС Бюджетный учет
Отрасль : Гос. и муниципальное управление.
Исполнитель: 1С-КСУ
Функциональная область: Управление на уровне группы компаний и холдинга. Управление финансами. Управление договорной деятельностью и платными услугами. Управление ремонтами.
22.04.2025 - 07.07.2025
Центральный федеральный округ РФ
В рамках проекта автоматизирован сквозной процесс планирования ремонтных работ и предоставления целевых субсидий для органов исполнительной власти Москвы. Решение реализовано штатными средствами платформы «1С:Предприятие 8.3 КОРП» в составе действующей УАИС «Бюджетный учет» (блок «Управление имуществом») без создания изолированной системы. В едином цифровом контуре объединены 1000 рабочих мест, с ролевой маршрутизацией, контролем данных и применением УКЭП. В результате время прохождения заявок сокращено в 2,5 раза.
Департамент информационных технологий Москвы (далее — ДИТ) — одна из крупнейших ИТ-структур страны в госсекторе. ДИТ обеспечивает эксплуатацию городских информационных ресурсов и систем, а также взаимодействие между подразделениями Правительства Москвы.
Цель проекта: создать в функциональном блоке «Управление имуществом» единый цифровой контур для планирования ремонтных работ, подготовки, подачи, рассмотрения и согласования заявок на предоставление целевых субсидий из бюджета города Москвы на проведение ремонтных работ.
Основные задачи проекта:
- перевести процесс подготовки и согласования заявок из разрозненного и преимущественно ручного формата в единую информационную систему;
- обеспечить формирование заявки на основании структурированных данных о ремонтных работах и потребности в финансировании;
- стандартизировать состав вводимых сведений, комплект документов и правила проверки заявок;
- организовать сквозной маршрут согласования с разграничением ролей и ответственности всех участников процесса;
- обеспечить использование УКЭП на ключевых этапах согласования;
- повысить прозрачность прохождения заявки, контроль финансов, сроков, полноты и корректности материалов;
- предоставить руководству инструменты централизованного контроля и отчетности по заявкам.
На старте проекта процесс подготовки и согласования заявок на целевые субсидии представлял собой многоэтапную процедуру с участием значительного числа специалистов со стороны органов исполнительной власти и подведомственных учреждений. Взаимодействие строилось на сочетании различных каналов связи и обмена файлами — единой цифровой среды для сквозного ведения заявок не существовало.
Значительная часть времени уходила на сбор, сверку и передачу материалов. Контроль полноты пакета документов, достоверности сведений, статуса и истории заявки осуществлялся преимущественно вручную. Возникали ситуации дублирования заявок, возвратов на доработку, расхождений между планами ремонтных работ, обосновывающей документацией и итоговыми решениями.
Процесс включал несколько последовательных этапов проверки, согласования и утверждения, но не имел единого цифрового маршрута с прозрачным распределением ролей, сроков и ответственности. Сопровождение заявок требовало заметных трудозатрат, а получение руководством целостной картины хода заявочной кампании — сбора данных из разных источников.
Заказчику требовалось создать единый цифровой механизм, который позволил бы связать планирование ремонтных работ, расчет потребности в целевой субсидии, формирование заявки, экспертное рассмотрение, согласование и утверждение в рамках одного управляемого процесса, обеспечив прозрачность, полноту, прослеживаемость и контроль всех этапов работы с заявками.
Проект реализован на платформе «1С:Предприятие 8.3» на базе «1С:Технологическая поставка 8.3» с использованием «1С:Библиотека стандартных подсистем» (БСП) в составе УАИС «Бюджетный учет», в рамках функционального блока «Управление имуществом». Архитектурно решение построено не как отдельная изолированная система, а как встроенный специализированный цифровой контур, обеспечивающий в единой информационной среде планирование ремонтных работ, регистрацию потребности в целевых субсидиях, формирование заявок, их рассмотрение, согласование, утверждение и последующий контроль.
В основе решения лежит использование структурированных данных, формируемых в функциональном блоке «Управление имуществом». На этапе планирования и обоснования потребности применяются документы «Установка свойств объектов имущества» с типом «Универсальный мониторинг», включая разделы перспективного плана ремонтов и потребности в целевых субсидиях. На их основании в системе формируется заявка на предоставление субсидии, комплектуется документация и запускается дальнейший маршрут согласования.
Далее заявка проходит централизованный маршрут обработки в рамках ролевой модели: используются механизмы задач, статусов, возврата на доработку, согласования, подписания с применением УКЭП, подготовки итогового заключения, утверждения результатов и формирования протокольных решений. Для руководства и участников процесса реализована специализированная отчетность по статусам заявок, движению по маршруту согласования, перечням заявителей, загруженности специалистов и суммам к предоставлению.
Масштаб охвата выполняемой задачи — 1000 рабочих мест.
Решение используется в контуре органов исполнительной власти города Москвы и подведомственных им учреждений.
Функциональная архитектура блока «Управления имуществом» в части процесса согласования целевых субсидий
В составе УАИС «Бюджетный учет», в рамках функционального блока «Управление имуществом» реализован специализированный сквозной цифровой контур управления процессом предоставления целевых субсидий — от планирования ремонтных работ и регистрации потребности в финансировании до подготовки, рассмотрения, согласования и утверждения заявки.
В рамках одной системы объединены ранее разрозненные этапы процесса, которые традиционно сопровождались ручной обработкой данных, передачей файлов по различным каналам и многократной сверкой материалов.
Связаны в единый управляемый механизм:
- планирование ремонтных работ;
- формирование потребности в целевой субсидии;
- подготовка комплекта документов;
- маршрутизация заявки по ролям участников процесса;
- экспертное рассмотрение;
- подготовка итогового заключения;
- утверждение результатов;
- формирование сводной отчетности для руководства.
Практическая ценность решения усиливается тем, что система не только фиксирует движение заявки, но и выполняет контрольные и сервисные функции: использует структурированные данные по объектам имущества и ремонтным работам, обеспечивает автоматическое заполнение части сведений, выполняет проверку заполняемых полей и логических связей, предупреждает о возможном дублировании, поддерживает применение УКЭП на ключевых этапах процесса и формирует единое информационное пространство для всех участников.
Это не просто механизм электронного оформления заявки, а полноценный цифровой инструмент управления заявочной кампанией в интересах органов исполнительной власти и подведомственных им учреждений.
В цифрах:
- Сокращение времени прохождения заявки в 2,5 раза.
- Снижение доли возвратов на доработку на 68% за счет встроенных предпроверок и автоматического контроля заполняемых данных.
В составе УАИС «Бюджетный учет» (блок «Управление имуществом») создан сквозной цифровой контур управления целевыми субсидиями. Процесс, ранее построенный на файлах, электронных письмах и множественных сверках, переведён в централизованную ролевую среду.
Система обеспечила:
формирование заявок на основании структурированных данных о планируемых работах и потребности в финансировании;
- хранение и проверку комплекта документов, обязательных полей, предупреждение о возможном дублировании;
- применение УКЭП на ключевых этапах согласования;
- сквозную маршрутизацию.
В рамках процесса были реализованы механизмы задач, согласования, возврата на доработку, экспертного рассмотрения, подготовки итогового заключения, утверждения результатов и формирования протокольных решений.
Отдельным результатом проекта стало появление у руководства инструмента централизованного контроля заявочной кампании: сводная отчётность по статусам, движению заявок, загруженности специалистов, суммам к выделению. Это повысило прозрачность процесса, упростило контроль сроков и качества материалов, снизило зависимость от разрозненных каналов взаимодействия и обеспечило более высокий уровень управляемости при принятии решений о предоставлении целевых субсидий.
Эдуард Олегович Гапаров
Начальник управления реализации проектов в бюджетной сфере Департамента информационных технологий города МосквыКлючевым требованием ДИТ было создание единого сквозного контура внутри уже работающей УАИС «Бюджетный учет», без запуска изолированного решения. Команда 1С-КСУ реализовала это штатными средствами платформы «1С:Предприятие 8.3». В результате сокращены ручные операции, введены единые правила для всех участников, обеспечена полная управляемость заявочной кампании. Важно, что, благодаря предложенному архитектурному решению, задача решена с оптимальным использованием бюджета.