Фармацевтическая компания «Гранд Капитал» внедрила модуль бюджетирования фонда оплаты труда


Рабочих мест: 125
Отрасль : Фармацевтическая промышленность.
Исполнитель: ДАТАЮНИВЕРС
Функциональная область: Управление персоналом, расчёт зарплаты.
01.07.2025 - 16.11.2025
Центральный федеральный округ РФ

||
Краткое описание проекта

Фармацевтическая компания «Гранд Капитал» внедрила специализированный модуль бюджетирования фонда оплаты труда (ФОТ) непосредственно в конфигурацию «1С:Зарплата и управление персоналом». Благодаря этому разрозненный процесс планирования из Excel-таблиц переведен в единую автоматизированную систему, где бюджетные планы математически неразрывно связаны с реальным механизмом начисления зарплаты.

Заказчик

Фармацевтическая компания «Гранд Капитал» — ведущий фармацевтический дистрибьютор. Имеет 14 современных складских комплексов и 48 офисов продаж. В компании работает более 2000 сотрудников.

Цели и задачи проекта

Цели проекта:

  1. Автоматизировать процесс планирования фонда заработной платы организации в разрезе подразделений: создать устойчивое и удобное решение для планирования и контроля бюджета фонда заработной платы.
  2. Улучшить качество данных: обеспечить высококачественный сбор и обработку данных для формирования бюджета на фонд оплаты труда.
  3. Повысить прозрачность: создать понятный механизм согласования и утверждения бюджета фонда оплаты труда на всех уровнях управления.
  4. Контролировать исполнение бюджета: сформировать набор инструментов для мониторинга, анализа и корректировки бюджета в реальном времени.

Задачи проекта:

  1. Проанализировть существующие процессы: изучить текущий процесс бюджетирования в организации, выявить проблемы и потребности
  2. Определить требования к модулю: сформировать перечень функциональных требований, включая интерфейсы, отчёты и механизмы взаимодействия.
  3. Разработать и настроить модуль: создать и адаптировать модификации в «1С:Зарплата и управление персоналом» для учета специфики бюджета компании.
  4. Реализовать интеграцию с существующими системами: обеспечить взаимодействе нового модуля с другими учетными системами (например, бухгалтерским учетом).
  5. Провести обучение пользователей: организовать тренинги и подготовительные мероприятия для сотрудников, которые будут работать с модулем.
  6. Провести тестирование: функциональное и нагрузочное.
  7. Внедрить модуль в эксплуатацию и организовать техническую поддержку на начальном этапе.
Ситуация до старта проекта
  1. Отсутствие истории изменений и версионности: сложно отследить цепочку изменений в бюджете.
  2. Человеческий фактор и ошибки при консолидации: формулы часто сбиваются, цифры из 1С переносятся вручную, что тоже приводит к ошибкам.
  3. Сложность отслеживания изменений статусов: руководители подразделений не всегда знают на каком этапе находится согласование бюджета и что там изменилось.
  4. Дублирование данных и отсутствие единой версии правды: нет оперативного консолидирования данных. Отдел мотивации тратит ресурсы на подготовку данных, вместо управления ими.

Ключевая потребность — переход к централизованной системе с жестким контролем версий бюджетов, автоматическим сбором факта и прозрачностью изменений

Архитектура решения и масштаб проекта

Проект реализован в качестве расширения для «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП».

Архитектура решения

Документы:

  1. Планирование премий.
  2. Планирование бюджета.
  3. Корректировка бюджета.
  4. Изменение бюджета.

Отчеты:

  1. Штатные сотрудники.
  2. Бюджет на год.
  3. Сведения по бюджету.
  4. Финансовый отчет.
  5. Исполнение бюджета.
  6. История бюджета.

Ролевая модель:

  • руководитель подразделения:
    • доступ к данным только своего подразделения;
    • запись в документы «Планирование бюджета» и запуск согласования;
  • аудитор бюджета:
    • просмотр всех бюджетов;
    • утверждение согласованных документов бюджет;
    • просмотр всех отчетов;
  • администратор бюджета:
    • полный доступ к конфигурации, настройка правил, создание новых видов премий, назначение мотиваций сотрудникам.

Автоматизировано 125 рабочих мест для руководителей подразделений, департаментов и аудиторов бюджета.

Возможности модуля

Формирование бюджета по подразделению (документ «Планирование бюджета»):

  1. Автоматическое заполнение всеми сотрудниками подчиненных подразделений и непосредственных подчиненных из других подразделений.
  2. Информация о должности, дате приема, последняя дата пересмотра зарплаты и текущий ФОТ.
  3. Детализация ФОТ по месяцам.
  4. Расчет прироста по каждому сотруднику и в целом по подразделению.

Работа с вакансиями (документ «Планирование бюджета»):

  1. При планировании бюджета учитываются все вакансии из штатного расписания.
  2. Есть возможность добавить новую вакансию (позицию) в бюджет с последующим согласованием.

Этапы работы с документом «Планирование бюджета»:

  • Согласование.
  • Утверждение.
  • Принятие.

При переходе документа на новый этап, ответственному за этап приходит уведомление на почту.

После заполнения бюджета руководителем подразделения, документ отправляется по маршруту: согласования (две визы) и утверждения (две визы). После этого документ считается утвержденным. На любом этапе можно отменить согласование и вернуть документ в работу с комментарием. Организована история хранения комментариев и согласований.

Документ «Корректировка бюджета»

После принятия бюджета, все документы блокируется. Изменения можно внести через документ «Корректировка бюджета»

Документ «Изменения бюджета»

В течении года допустимы изменения в бюджете по определенным сценариям. Администратор бюджета может изменить текущий бюджет с определённый даты или на период, чтобы обеспечить полную картину в отчет по контролю бюджета.

Отчеты для контроля бюджета:

    1. Отчет «Бюджет на год» — итоговая форма отчета по бюджету на год для всей компании.
    2. Отчет «Бюджет план-факт» — позволяет ежемесячно сравнивать планируемые траты с фактическими, выявлять отклонения и формировать дополнительный отчет по отклонениям в бюджете.
    3. Отчет «Финансовый отчет по бюджету» — годовое распределение нагрузки для финансового департамента (в разрезе месяцев планирования по различным показателям).

GrandCapital_Shema.jpg

Схема архитектуры

Особенности и уникальность проекта

Уникальность проекта заключается в том, что мы не просто фиксируем цифры в Excel-таблице. Мы создаем математическую модель расходов, которая привязана к алгоритмам реального начисления, имеет жесткий регламент согласования и позволяет моделировать сценарии (увеличения штата, изменений KPI). Это позволяет «Гранд Капитал» не просто знать, сколько денег потрачено, а понимать, как каждое управленческое решение (увеличение штата, изменение KPI) повлияет на финансовый результат в реальном времени.

Результаты проекта

В конце проекта компания «Гранд Капитал» получила:

  1. Расширение для «1С:Зарплата и управление персоналом» с функционалом бюджетирования ФОТ.
  2. Автоматизированный расчет плановых премий на основе KPI.
  3. Прозрачный процесс согласования с историей изменений.
  4. Отчет «План/Факт» в режиме реального времени.
  5. Инструмент «Корректировка» и «Изменение бюджета» для гибкого управления бюджетом в течение года.

Показатели экономической эффективности:

  • сокращение трудозатрат в различных подразделениях — 50%;
  • ускорение получения управленческой отчетности — 75%.
Отзыв заказчика

Сергей Юрченко

Начальник отдела мотивации ООО «ФК Гранд Капитал»

Раньше для сбора информации для бюджетирования ФОТ по сотрудникам уходил несколько месяцев и постоянные перепроверки файлов. Данные терялись, затирались, мы не могли отслеживать историю и исполняемость бюджета. После запуска модуля в «1С:Зарплата и управление персоналом» я, не покидая рабочего места, вижу как вносят данные по бюджету, вижу историю, вижу согласования вышестоящих руководителей. Теперь я могу заниматься построением эффективной модели бюджета и управлять изменениями.