Телекоммуникационный оператор «МОТИВ» выстроил единый контур товарного учета
Отрасль : ИТ-услуги, телекоммуникации.
Исполнитель: 1-й Советник
Функциональная область: Управление продажами. Управление логистикой и складом.
31.01.2024 - 22.03.2026
Северо-Западный федеральный округ РФ
Уральский федеральный округ РФ
Сибирский федеральный округ РФ
Розничная сеть телекоммуникационного оператора «МОТИВ» перешла с устаревшей системы на «1С:Комплексная автоматизация», создав единый контур товарного учета. В рамках проекта автоматизированы процессы закупок, поступления, хранения, перемещения и продажи товаров, а также учет собственных и комиссионных товаров и оборудования по IMEI-номерам. Особенностью проекта стала интеграция новой системы с «1С:Розница», «1С:Бухгалтерия» и внешними системами биллинга и CRM с организацией автоматического обмена данными. В результате заказчик получил прозрачный учет движения товаров, сократил объем ручных операций и сформировал основу для дальнейшего развития системы.
Компания «МОТИВ» с 1996 года обеспечивает высокоскоростным мобильным интернетом 97% населения, проживающего на территории Свердловской и Курганской области, Ханты-Мансийского и Ямало-Ненецкого и автономных округов. Телекоммуникационная сеть охватывает более 2100 населенных пунктов.
Цель проекта: перейти с устаревшей системы на современную «1С:Комплексная автоматизация», обеспечив получение корректной информации по товародвижению.
Необходимо построить новую учетную систему с более высоким уровнем автоматизации и функционалом, который поддерживает особенности деятельности компании, что позволит сократить время сотрудников на обработку информации.
Ключевые задачи проекта:
- перевести контур товарного учета на современную платформу «1С:Предприятие»;
- адаптировать критически важные доработки, реализованные в прежней системе, в новую;
- автоматизировать процессы закупок, поступления и перемещения товаров;
- обеспечить прозрачный учет собственных и комиссионных товаров;
- организовать обмен данными между учетными системами компании;
- сократить объем ручных операций при обработке данных;
- обеспечить возможность дальнейшего развития системы без значительных нетиповых доработок;
- обеспечить контроль движения оборудования по IMEI-номерам;
- создать единое информационное пространство для взаимодействия закупочного, складского и торгового контуров.
До начала проекта розничная сеть «МОТИВ» вела товарный учет в программном продукте стороннего разработчика. Решение использовалось на протяжении многих лет и было существенно доработано под специфику бизнеса.
К моменту старта проекта данный программный продукт уже был снят с поддержки разработчиком, а его дальнейшее развитие требовало значительных затрат на сопровождение. Существующая система не позволяла в полном объеме поддерживать все изменения законодательства и усложняющиеся бизнес-процессы розничной сети:
- Поддержка исторической системы официально прекращена, а возможность интеграции с современными цифровыми сервисами была ограничена.
- Для получения необходимой отчетности требовались дополнительные ручные операции.
- Управленческая отчетность велась в разрозненных системах, которые невозможно было интегрировать с имеющимися у заказчика решениями на базе 1С.
- Отсутствовала возможность ведения учета товаров, подлежащих обязательной маркировке — реализация необходимого функционала была возможна только за счет дополнительных доработок, что приводило к постоянному увеличению стоимости владения системой.
- Высокая зависимость пользователей от ИТ-подразделения: даже незначительные изменения в отчетности и обработке данных требовали привлечения специалистов, что увеличивало нагрузку на ИТ-службу и снижало оперативность получения необходимой информации.
Кроме того, розничная сеть активно развивается — продает мобильное оборудование, аксессуары и цифровые продукты и сервисы, принимает платежи от абонентов и взаимодействует с большим количеством поставщиков и партнеров. В этих условиях возросли требования к прозрачности учета, скорости обработки данных и уровню интеграции между информационными системами.
Розничная сеть «МОТИВ» остро нуждалась в современной системе управления предприятием, которая позволила бы снизить нагрузку на ИТ-отдел, обеспечить прозрачный товарный учет и создать надежную основу для роста бизнеса.
В качестве целевой системы был выбран программный продукт «1С:Комплексная автоматизация» — решение, объединяющее инструменты для товарного учета (управления закупками, продажами, складской деятельностью), а также регламентированным учетом, бюджетированием, кадровым учетом и расчетом заработной платы. Такой функционал позволит не только закрыть текущие потребности бизнеса, но и сформировать единую платформу для дальнейшего развития и масштабирования системы.
Единый контур товарного учета построен на базе программного продукта «1С:Комплексная автоматизация».
Автоматизированные структурные единицы:
- Бухгалтерия.
- Отдел склада и логистики.
- Отдел закупок и сервиса.
- Отдел распределения ТМЦ.
- Отдел аналитики.
В рамках проекта были адаптированы следующие блоки системы: «Касса», «Склад», «Продажи», «Закупки», «Аналитическая отчетность».
Блок «Касса»
Реализован функционал автоматического формирования документов «Лист кассовой книги» в момент автоматического проведения выгруженных документов, автоматического расчета суммы в документе «Приходный кассовый ордер» по выручке и подстановки проводок в ПФ «Расходный кассовый ордер» и «Приходный кассовый ордер».
Также реализовано автоматическое заполнение реквизита «Основание» в ПКО по шаблонам. В журнале документов «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер» доработано выведение признака проверки документа.
Блок «Склад»
В журнал «Приемка товаров на склад» выведена сумма документа для однозначного определения документа «Заказ поставщику» при приемке. Разработана печатная форма «Список со штрих-кодами» к документу «Перемещение товаров» и реализована обработка по групповому формированию документов «Перемещение товаров» на основании «Заказов на перемещение товаров» с центрального склада в офисы.
Доработан контроль количества знаков IMEI — до 15. Реализовано автоматическое создание документов купли-продажи между своими юридическими лицами по заказам. В печатную форму «УПД» документа «Передача товаров» добавлены реквизиты «Доверенность кладовщиков», «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни», «Доверенность бухгалтера».
В документе «Перемещение товаров» реализовано автоматическое заполнение реквизита «Дата поступления» при установке статуса «Принято», а также автоматическая установка статуса «Принято» и заполнение даты поступления по дате оформления документа «Приходный ордер на товар». Дополнительно реализовано оповещение пользователя при проведении документа «Заказ на перемещение» о нехватке товара на центральном складе.
Блок «Продажи»
Для документа «Реализация товаров и услуг» разработана ПФ «МХ1» и признак «Комплекты с 0 балансом».
В документах «Отчет о розничных продажах» и «Отчет о розничных возвратах» разработана вкладка «Виды оплаты». В рамках вкладки предусмотрена табличная часть с реквизитами «Вид оплаты» (наличные, безналичные, СБП, кредит, сертификат, промокод), «Секция» (номера секций), «Сумма».
Блок «Закупки»
В рамках этапа разработки была выполнена адаптация функционального блока «Закупки» под бизнес-процессы компании. Доработки затронули процессы заключения соглашений и договоров с поставщиками, работы с заказами на закупку, закупок с приходом на центральный склад, закупки комиссионного товара на склад магазина, внесения IMEI, прихода по trade-in, возврата поставщику и отклонения от приемки.
В рамках бизнес-процесса «Работа с заказами на закупку» была доработана обработка «Формирование заказов по потребностям»: в разрезе номенклатуры добавлена дата последнего поступления товара, а также реализована возможность формирования документов «Заказ на перемещение» и «Заказ поставщику» по выбору специалиста.
Для процесса «Закупки (приход на центральный склад)» в журнал «Приемка товаров на склад» выведена сумма документа для однозначного определения документа «Заказ поставщику» при приемке. Также доработано автоматическое заполнение реквизитов документа «Акт о расхождении после поступления» и его печатной формы «Торг-2». Предусмотрена возможность отмечать признак оплаты по документам поставки и вносить свой комментарий.
Для процесса «Закупка комиссионного товара на склад магазина» разработана обработка по загрузке накладной поставщика в «1С:Комплексная автоматизация» в документ «Приобретение товаров и услуг».
В рамках бизнес-процесса «Внесение IMEI» предусмотрено автоматическое внесение IMEI в приходных и расходных документах с использованием сканера штрих-кодов.
В рамках бизнес-процесса «Приход по trade-in» реализована выгрузка из «1С:Розница» в «1С:Комплексная автоматизация» документов «Приобретение товаров и услуг» и «Расходный кассовый ордер» с последующей проверкой выгруженных документов бухгалтером. Для документа «Приобретение товаров и услуг» разработан функционал «История изменений», а в журнале документов «Документы закупки» доработано выведение признака проверки документа.
Блок «Аналитическая отчетность»
В рамках этапа разработки была выполнена адаптация функционального блока «Аналитическая отчетность». В «1С:Комплексная автоматизация» были реализованы отчеты для анализа остатков и движения товаров, продаж, возвратов, движения ТМЦ, а также движения товаров по IMEI. В частности, были адаптированы отчеты «Остатки товаров на складах в разрезе организаций», «Остатки товаров на складах без детализации», «Движение товаров по IMEI», «Движение товара», «Достаточность», «Продажи товаров по номенклатуре», «Продажи товаров по складу», «Возврат товаров от покупателей» и «Движение ТМЦ».
Для отчетов, не имеющих аналогов в «1С:Комплексная автоматизация», был разработан дополнительный функционал. Реализованы «Отчет агента» для составления ежемесячного отчета агента для принципалов, «Отчет по кассе Основной» для анализа движения и остатков денежных средств по кассам, отчеты по эквайрингу и СБП и по инкассации, «Отчет по секциям Основной», «Отчет по кредитам на основе отчета по секциям», а также отчет «Продажи товаров без скидки для агентов». Дополнительно реализованы отчеты «Выгруженные ОКС из розницы в Далион» для контроля полноты выгрузки документов и «Товары в пути» для анализа движения товаров при перемещении между складами.
Для обеспечения непрерывности бизнес-процессов была выстроена интеграционная архитектура, включающая взаимодействие между:
- «1С:Комплексная автоматизация»;
- «1С:Розница»;
- «1С:Бухгалтерия»;
- внешними системами биллинга и CRM.
Одной из важных задач проекта стала организация автоматического обмена данными между системами без участия пользователей.
Проект по переходу на современную программу «1С:Комплексная автоматизация» предусматривал перенос нормативно-справочной информации из нескольких источников, включая прежнюю учетную систему, «1С:Розница» и «1С:Бухгалтерия предприятия».
В новую систему были перенесены данные по номенклатуре, контрагентам, остаткам собственных и комиссионных товаров, а также сведения по кассовому оборудованию.
Схема архитектуры
Проект отличался высокой степенью адаптации учетных процессов под специфику бизнеса заказчика. Ключевое внимание было уделено автоматизации закупочной деятельности и управлению товарными потоками — требовалось не только перенести существующие процессы в новую систему, но и обеспечить их дальнейшее развитие.
Для управления закупками и поступлением товаров были реализованы механизмы, обеспечивающие отражение поставок от поставщиков, контроль корректности поступающих данных и ведение учета как собственных, так и комиссионных товаров. Дополнительно были автоматизированы операции между различными юридическими лицами компании. Отдельным направлением проекта стала автоматизация процессов товародвижения.
В системе реализованы инструменты формирования перемещений между подразделениями, контроль остатков на центральном складе и дополнительные механизмы контроля наличия товаров при выполнении операций. Это позволило обеспечить единые правила работы с товарными потоками вне зависимости от подразделения, участвующего в процессе.
Для сокращения объема ручных операций был реализован автоматический обмен данными между системами. Документы продаж и кассовые документы, формируемые в «1С:Розница», автоматически передаются в учетный контур и используются для дальнейшего отражения операций в бухгалтерском учете. Благодаря этому удалось исключить дублирование действий пользователей и повысить целостность данных.
Существенной особенностью проекта стала реализация сквозного учета мобильного оборудования по IMEI-номерам. Новая система позволяет отслеживать движение устройства на протяжении всего жизненного цикла: от поступления товара от поставщика до продажи, перемещения между подразделениями или списания. Это особенно важно для компаний телекоммуникационной отрасли, где контроль движения оборудования является одной из ключевых задач учета.
Дополнительно система была адаптирована под специфику работы компании в качестве платежного агента и особенности комиссионной торговли, что потребовало настройки отдельных механизмов учета и обработки операций.
В результате проекта розничная сеть «МОТИВ» получила современную платформу для управления товарным учетом и дальнейшего развития корпоративной информационной системы:
- На базе «1С:Комплексная автоматизация» был создан единый контур учета закупок, поступления товаров, складских операций, перемещений, продаж и кассовых процессов. Существенно повысилась связанность данных между различными подразделениями и учетными системами компании.
- Автоматизирован обмен информацией между «1С:Розница», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:Бухгалтерия». Передача документов продаж и кассовых операций осуществляется без ручного ввода данных, что позволило сократить количество рутинных операций и снизить риск возникновения ошибок.
- Реализован сквозной учет мобильного оборудования по IMEI-номерам, обеспечивающий прозрачность движения товаров на всех этапах их жизненного цикла.
- Складские подразделения получили возможность непосредственно отражать операции в учетной системе, что повысило оперативность регистрации хозяйственных операций и качество первичных данных.
- Дополнительно была сформирована основа для следующего этапа развития системы — проекта по развитию управленческого учета на базе «1С:Комплексная автоматизация».
Наталья Туева
Директор розничной сети компании «МОТИВ»Переход на «1С:Комплексная автоматизация» позволил нам объединить в едином контуре процессы закупок, складского учета, перемещения и реализации товаров. Автоматический обмен «1С:Розница» и «1С:Бухгалтерия» сократил количество ручных операций, а учет оборудования по IMEI-номерам обеспечил контроль его движения на всех этапах. В результате сотрудники получили более оперативный доступ к актуальным данным о товарах и их движении.