В Красноярском крае создана единая облачная система «Колледж» для управления сферой среднего профессионального образования


Рабочих мест: 629
Отрасль : Гос. и муниципальное управление. Образование.
Исполнитель: 1С-Рарус Новосибирск
Функциональная область: Управление образовательной организацией.
18.04.2022 - 18.12.2023
Сибирский федеральный округ РФ

||
Краткое описание проекта

В Красноярском крае создана единая облачная система «Колледж» на базе решения «1С:Колледж ПРОФ» с использованием облачной подсистемы «Фреш». Автоматизированы процессы работы с личными данными учащихся, воинского учета, проведения приемной кампании, управления проживанием в общежитии, анализа успеваемости и подготовки справок и свидетельств, формирования отчетности. Обеспечена возможность выгрузки данных в государственные информационные системы, что позволило выполнить ряд федеральных требований.

Заказчик

Министерство образования Красноярского края осуществляет государственную политику и нормативное правовое регулирование в сфере образования края, науки, государственной поддержки инновационной деятельности, а также в сфере защиты прав и основных гарантий ребенка.

Цели и задачи проекта

Цель проекта: повысить эффективность управления отраслью образования Красноярского края.

Задачи проекта:

  1. Автоматизировать процесс приема и обработки заявлений для поступления в профессиональные образовательные учреждения, в том числе с использованием формы-концентратора единого портала государственных услуг (далее — ЕПГУ) «Прием на обучение по программам среднего профессионального образования».
  2. Обеспечить автоматическую выгрузку данных воинского учета учащихся на региональную витрину данных «Мое образование» Красноярского края.
  3. Создать единую облачную систему «Колледж» на платформе «1С:Предприятие 8.3» для автоматизации образовательных процессов профессиональных образовательных учреждений, подведомственных Министерству образования Красноярского края, и управления средним профессиональным образования региона.
Ситуация до старта проекта

До запуска проекта данные по контингенту в сфере среднего профессионального образования велись разрозненно: в локальных базах в каждом отдельном учреждении. Выгрузка в информационные системы государственных структур не производилась.

В связи с этим присутствовали следующие сложности при работе с данными по контингенту профессиональных образовательных учреждений:

  • отсутствие доступа к данным у сотрудников Министерства образования;
  • отсутствие возможности анализа данных в режиме онлайн;
  • невозможность осуществления контроля за учетными данными;
  • длительные сроки сбора отчетности.

Совместно с командой «1С-Рарус» в регионе уже была создана «Ведомственная информационная система бюджетного учета и контроля за финансово-хозяйственной деятельностью министерства образования Красноярского края, краевых государственных учреждений, подведомственных министерству образования Красноярского края или в отношении которых министерство образования Красноярского края осуществляет функции и полномочия» (далее «ВИС БУСО»).

Специалисты «1С-Рарус» имеют большой опыт автоматизации и сопровождения учетных систем государственных учреждений по всей стране. Поэтому по пути цифровой трансформации решено было пойти вместе с уже проверенной командой. В качестве основы для построения системы «Колледж» было выбрано решение «1С:Колледж ПРОФ», поскольку оно максимально закрывает потребности заказчика и оптимально вписывается в серверную архитектуру ведомственной системы.

Архитектура решения и масштаб проекта

Система построена на платформе «1С:Предприятие 8.3» с использованием облачной подсистемы «Фреш» (1С:Fresh). Основой прикладного решения стал продукт «1С:Колледж ПРОФ», развернутый «в облаке».

Технологические компоненты:

  1. Облачная платформа 1С:Fresh — централизованное обслуживание, обновление версий, хранение данных, доступ через веб-клиент или тонкий клиент из любой точки.
  2. Единая облачная база «Колледж» — вместо разрозненных локальных баз каждого учреждения все 54 колледжа работают в общей информационной среде.

Интеграции — обеспечивают обмен данными с внешними государственными системами по следующим направлениям:

  1. ЕПГУ (Единый портал государственных услуг) — форма-концентратор «Прием и регистрация заявлений на обучение».
  2. ФИС ГИА и приема — передача данных приемной комиссии.
  3. Региональная витрина данных «Мое образование» — выгрузка данных воинского учета.
  4. ГИС — выгрузка данных в государственные информационные системы для выполнения федеральных требований.

Внедренные модули:

  1. Модуль приемной кампании:
  • прием заявлений из личного кабинета ЕПГУ через форму-концентратор;
  • передача статусов отказа / принятия обратно в личный кабинет ЕПГУ;
  • информирование абитуриентов о вступительных испытаниях и участии в конкурсе;
  • информирование о включении в приказ о зачислении;
  • обмен данными с ФИС ГИА и приема.
  1. Модуль учета контингента студентов:
  • регистрация операций поступления и зачисления;
  • оперативный учет движения контингента (переводы, отчисления, изменения персональных данных);
  • расширенная карточка студента с дополнительными данными для задач контроля и управления;
  • накопление информации для анализа и управленческих решений.
  1. Модуль воинского учета:
  • ведение данных воинского учета учащихся;
  • автоматическая выгрузка данных на витрину «Мое образование» Красноярского края.
  1. Модуль управления проживанием в общежитии;
  • учет предоставления общежития;
  • отражение операций в печатных формах и отчетах.
  1. Модуль стипендий и материальной помощи:
  • назначение стипендий;
  • назначение материальной помощи.
  1. Модуль успеваемости:
  • анализ успеваемости студентов.
  1. Модуль документов и отчетности:
  • формирование свидетельства об обучении и академических справок;
  • 43 автоматические печатные формы;
  • 3 аналитических отчёта по движению контингента и операциям.

R_Stal_Shema_2.jpg

Схема архитектуры

Особенности и уникальность проекта

Реализованный проект — это одно из первых внедрений «1С:Колледж ПРОФ» с использованием облачной подсистемы Фреш.

Плюсы использования технологии «1С:Предприятие. Облачная подсистема Фреш»:

  • централизованное выполнение операций по обслуживанию;
  • использование веб-клиента или тонкого клиента в зависимости от предпочтений пользователя;
  • обеспечение актуальных версий программных продуктов;
  • доступность приложений и данных из любой точки мира;
  • обеспечение сохранности данных и непрерывности сервиса;
Результаты проекта
  1. Создана единая техническая платформа для автоматизации процессов учета контингента в профессиональных образовательных учреждениях, подведомственных Министерству образования Красноярского края, и управления средним профессиональным образования региона.
  2. Комплексно автоматизирована работа приемной комиссии и управление студенческим контингентом:
  • настроен обмен данными с ФИС ГИА и приема в части передачи данных по работе приемной комиссии;
  • настроена интеграция системы «Колледж» с формой-концентратором ЕПГУ «Прием и регистрация заявлений на обучение в образовательные организации, реализующие программы среднего профессионального образования» в части:
    • передачи заявлений из личного кабинета ЕПГУ;
    • передачи статуса отказа/принятия в личный кабинет ЕПГУ;
    • информирования абитуриента о вступительных испытаниях и участию в конкурсе;
    • информирования абитуриента о включении в приказ о зачислении.
  1. Настроена автоматическая выгрузка данных воинского учета из системы «Колледж» с целью загрузки на витрину данных «Мое образование» Красноярского края.
  2. Обеспечена возможность выгрузки данных в государственные информационные системы, что позволило выполнить ряд федеральных требований.
  3. Проведено обучение для сотрудников 54 колледжей, подключенных к системе «Колледж». Обучение проведено в форме вебинаров, которые посетили около 500 пользователей. Повышена квалификация кадрового состава в части использования отечественного программного обеспечения.
  4. В систему «Колледж» загружены данные информационных баз профессиональных образовательных учреждений, подведомственных Министерству образования Красноярского края. Обеспечена возможность накопления информации для анализа и дальнейшего принятия эффективных управленческих решений.
  5. Доработана карточка студента для обеспечения хранения дополнительных данных обучающихся, необходимых для обеспечения задач контроля и управления средним профессиональным образованием Красноярского края.
  6. Пользователи системы «Колледж» могут автоматически формировать 43 печатные формы и 3 аналитических отчета, относящихся к движению контингента и отражению операций поступления, зачисления, предоставления общежития, передвижения, отчисления, изменения персональных данных, назначения стипендии и т.д.
  7. Сокращены трудозатраты пользователей по следующим областям управленческой деятельности учреждений среднего профессионального образования:
  • проведение приемной кампании;
  • работа с личными данными абитуриента;
  • оперативный учет движения контингента;
  • анализ успеваемости;
  • формирование свидетельства об обучении, академических справок;
  • управление проживанием в общежитии;
  • назначения стипендий и материальной помощи;
  • воинский учет.

Экономический эффект:

  1. Сокращение операционных и административных расходов — 8%.
  2. Сокращение сроков исполнения заказов — 15%.
  3. Сокращение трудозатрат в подразделениях — 10%.
  4. Ускорение получения управленческой отчетности — 30%.
  5. Ускорение получения регламентированной отчетности — 20%.
Отзыв заказчика

Людмила Викторовна Казакова

Начальник отдела среднего профессионального образования Министерства образования Красноярского края

Совместно с «1С-Рарус» мы сделали большой шаг по пути цифровой трансформации образования в нашем регионе. Автоматизировано 679 рабочих мест. Переход в облако обеспечил прозрачность ведения учета контингента, мы получили доступ к базам данных, что позволит в дальнейшем проводить анализ, своевременно реагировать на изменения и повысит эффективность управления отраслью. При разработке системы «Колледж» была сформирована рабочая группа, которая продолжила свою работу по завершению проекта. Участники группы оперативно решают текущие вопросы по работе в подсистеме и прорабатывают направления ее дальнейшего развития. На текущий момент сотрудники Министерства и образовательных учреждений уже адаптировались к работе в облачной подсистеме, для облегчения данного процесса организовано сопровождение, в том числе методологическое. Планируем не останавливаться на учете контингента, и постепенно переходить к освоению других разделов программного продукта.