В Бахрушинском музее автоматизировали работу с документами
Отрасль : Культура.
Исполнитель: ПРОГРАММЫ 93
Функциональная область: Управление документами и контентом. Управление нормативно-справочной информацией.
13.03.2023 - 31.03.2024
Центральный федеральный округ РФ
В Бахрушинском музее автоматизировали работу с документами на базе «1С:Документооборот государственного учреждения», редакция 3.0. Решение объединило электронный документооборот, контроль исполнения, работу бюджетного комитета и оценку эффективности сотрудников. Система обеспечивает организационную работу, связанную с основной деятельностью музея: подготовкой выставок, проведением культурных мероприятий и взаимодействием музейных и административных подразделений.
Бахрушинский музей — государственный театральный музей, основанный в Москве в 1894 году Алексеем Бахрушиным. Сохраняет и изучает историю театра, собирает костюмы, эскизы декораций, афиши, фотографии и архивные документы.
Цель проекта — обеспечить работу 150 пользователей Бахрушинского музея в «1С:Документооборот государственного учреждения» с учетом внутренних регламентов, структуры подразделений и задач руководителей.
Для достижения этой цели решались следующие задачи:
- Перевести документооборот на редакцию 3.0 и адаптировать рабочие сценарии сотрудников.
- Настроить регистрацию, согласование, подписание и передачу документов на исполнение, включая контроль сроков и возврат на доработку.
- Создать инструменты бюджетного комитета для подготовки заявок и сводных финансовых планов.
- Автоматизировать маршрут оценки эффективности сотрудников и подготовку связанных отчетов.
- Настроить электронную подпись, представление подписанных документов и работу с Диадоком.
- Обеспечить корректное отображение задач, сохранение контрольных дат и передачу результатов инициатору.
- Разграничить доступ к документам и данным, подготовить инструкции и организовать сопровождение пользователей.
Музею требовалось развить действующий электронный документооборот и адаптировать его к внутренним регламентам. В одном решении необходимо было поддержать работу руководителей и подразделений, согласование документов, планирование расходов и оценку эффективности сотрудников.
При переходе на новую редакцию документооборота возникали вопросы отображения и передачи задач, сохранения контрольных дат, работы электронной подписи и обмена через Диадок. Часть задач требовала проверки очередей обработки, замещения сотрудников и корректности записей в регистрах.
В бюджетном планировании требовалось учитывать расходы по годам, объектам и источникам финансирования. Для оценки эффективности — перенести критерии и баллы в электронный процесс с участием руководителей, кадровой и планово-экономической служб. Дополнительной задачей было разграничение полномочий, чтобы каждый сотрудник работал с необходимыми ему документами и отчетами.
Система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот государственного учреждения 3.0» на платформе «1С:Предприятие 8». Внедрены модули «Бюджетный комитет» и «KPI и госзадания», рабочие столы по ролям и мобильное приложение.
«1С:Документооборот государственного учреждения 3.0» объединяет регистрацию документов, согласование, подписание и контроль поручений. Модули в составе системы: бюджетный комитет связывает финансовые планы и отчеты с документами-основаниями, а KPI — критерии и баллы с документами оценки и маршрутами согласования. Рабочие столы открывают документы и задачи с учетом роли сотрудника; мобильное приложение обеспечивает доступ к системе вне рабочего места.
Настроен обмен с Контур.Диадок счетами-фактурами, актами, договорами, УПД и счетами, а также работу с электронной подписью. Обмен связал внутреннюю обработку документов в «1С:Документооборот государственного учреждения 3.0» с внешним электронным документооборотом.
Решение развернуто в клиент-серверном варианте: на четырех отдельных узлах рабочего контура размещены сервер приложений 1С, сервер баз данных PostgreSQL, веб-сервер IIS и сервер лицензий. Тонкий клиент в локальной сети обращается к серверу 1С напрямую; веб- и мобильный доступ проходят через IIS по HTTPS. Сервер 1С выполняет прикладные операции и обращается к PostgreSQL за данными.
Отдельный тестовый контур с 1С и PostgreSQL предназначен для проверки доработок и обновлений. Рабочий и тестовый контуры разделены; тестовые данные поступают из обезличенной резервной копии. Хранилище резервных копий вынесено за пределы площадки. Такая структура разделяет пользовательскую работу, хранение данных и проверку изменений.
Решение охватило 150 рабочих мест; в системе работает около 170 активных пользователей.
Схема архитектуры решения
Схема составлена на основе инфраструктурной документации музея и состава внедренных решений. Стрелки показывают связи компонентов и передачу копий.
Особенность проекта — адаптация «1С:Документооборот государственного учреждения» к работе музейного учреждения. В одной системе соединились документооборот, контроль исполнения, финансовое планирование по музейным объектам и оценка эффективности персонала.
Рабочие столы под задачи пользователей
Реализация рабочих столов для генерального директора, его заместителей, руководителей подразделений и сотрудников. Набор команд соответствует роли пользователя: руководителям доступны инструменты контроля и постановки задач, сотрудникам — личные задачи и создание документов. Общие элементы расположены одинаково, поэтому переход между рабочими сценариями остается понятным.
Рабочий стол генерального директора
На главном экране собраны входящие и внутренние документы, документы на подпись, постановка задач и отчеты. Счетчики показывают объем работы в каждой категории, а блоки «На контроле» и «Просрочено» помогают выделить поручения, требующие внимания. Рядом доступны поиск документов и файлов и календарь ближайших мероприятий.
Удобство для руководителя. По нажатию на категорию открывается список с нужным отбором: например, только документы на подпись или просроченные задачи. Это позволяет перейти от общей картины к конкретному действию без самостоятельной настройки фильтров. Поиск и календарь находятся на том же экране.
Рабочий стол заместителя и руководителя подразделения
Вывели на рабочий стол внутренние документы, согласование, подписание и задачи подразделений. Заместитель контролирует курируемые подразделения, руководитель — свое подразделение. Отчеты помогают проверить исполнительскую дисциплину и поручения с истекающим сроком.
Рабочий стол сотрудника
Сотруднику доступны «Мои задачи», «Документы» и «Создать документ». Первая команда открывает текущие задачи, последняя — выбор вида документа. Компактный набор действий помогает сосредоточиться на личной работе; поиск, календарь и индикаторы сроков доступны без перехода в другие разделы
Документооборот и контроль исполнения
Адаптированы интерфейсы и обработка документов. Настроено рассмотрение и направление задач исполнителям, нумерацию исходящих писем, служебных записок и поручений, добавила тематику документа в отчетность.
Настроен возврат результатов инициатору при отправке дополнительной задачи и отображение вида процесса. При возврате на доработку сохраняется исходная контрольная дата. В интерфейсы добавлены подсказки и обязательный комментарий для отдельного сценария обработки документа руководителем.
Техническая часть включала устранение ошибок очереди задач, проверку отображения заданий замещаемых сотрудников и работу с некорректными записями. По Диадоку выполнялись настройки выгрузки, а для электронной подписи — доработка ее визуального представления.
Бюджетный комитет и финансовые планы
Команда создала и внедрила в ДГУ модуль «Бюджетный комитет». Он поддерживает подготовку документов, формирование сводного плана финансово-хозяйственной деятельности и свода плана расходов по годам. Пользователь может выбрать период, объект, подразделение, ответственного руководителя и статус документа.
От финансового отчета к исходному документу
Детализация расходов по источникам финансирования, КВР и КОСГУ. В модуле настроены заполнение нескольких кодов и учет источников финансирования в данных по нескольким годам.
Регламент описывает переход из строки сводного отчета к документу-основанию. Если в отчете не заполнен предмет закупки или наименование расходов, пользователь может открыть связанный документ и проверить его реквизиты. Такой сценарий связывает качество итогового плана с качеством исходных данных. Предусмотрено сохранение отчетов в Ms Excel.
Выполнены и настройки доступа к отчетам: без соответствующей роли сотрудник видит данные по себе, при наличии полномочия — более широкий набор документов. Это позволяет учитывать ответственность сотрудников при работе с финансовой информацией.
Оценка эффективности сотрудников
Создание и внедрение модуля «KPI и госзадания». Документ оценки эффективности автоматически рассылается 20-го числа месяца, поступает руководителям подразделений на согласование, затем — на подписание руководителям по направлениям и дальнейшее согласование кадровой и планово-экономической службами.
При снятии баллов пользователь отмечает соответствующий критерий и обязательно указывает комментарий. Доработки затронули штатную расстановку, дополнительные подразделения сотрудников и прикрепление структуры, должности и критериев с баллами для вакансий. Для дистанционных и комбинированных групп добавлена возможность прикреплять документы PDF.
Электронная подпись и обмен документами
ПР93 настроила электронную подпись и обмен «1С:Документооборот государственного учреждения» и Контур.Диадок счетами-фактурами, актами, договорами, УПД и счетами. Команда доработала визуальное представление электронной подписи и выгрузку документов.
В документообороте важна согласованность нескольких действий: подготовка документа, прохождение согласования, подписание и последующая передача. Работы ПР93 охватили пользовательские формы, настройки обработки и обмен документами.
Права доступа и рабочие роли
Для сотрудников, работающих на 150 рабочих местах, команда настроила доступ в ДГУ с учетом их функций. В системе разграничены полномочия руководителей, сотрудников подразделений, кадровой и планово-экономической служб.
Для оценки эффективности назначаются права на работу с критериями, документами и отчетами. В бюджетном комитете видимость отчетных данных зависит от полномочий: без специальной роли сотрудник работает с данными по себе, а при наличии роли получает расширенный доступ.
Подготовка пользователей и завершение внедрения
Программы93 подготовила инструкции по оценке эффективности, назначению прав и работе с финансовыми планами. Материалы объясняют последовательность действий, правила заполнения документов, формирование отчетов и проверку данных.
В результате внедрения и развития «1С:Документооборот государственного учреждения 3.0» Бахрушинский музей получил систему, адаптированную к работе руководителей, подразделений, кадровой и планово-экономической служб:
- Формализована оценка эффективности. Регулярная рассылка, последовательность согласования и обязательный комментарий при снятии баллов закреплены в электронном процессе. Сотрудники и руководители работают с определенными критериями и маршрутами обработки оценки.
- Систематизировано бюджетное планирование. Модуль бюджетного комитета объединяет документы и сводные отчеты. Данные можно анализировать по годам, музейным объектам, подразделениям и ответственным руководителям, а детализацию — проверять через документы-основания.
- Адаптированы процессы документооборота. Ведрены рабочие столы по ролям и мобильное приложение. Настроены быстрый доступ к документам и задачам, нумерация, передача результатов инициатору и сохранение контрольных дат.
- Разграничены полномочия сотрудников. Настройка ролей и доступов к документам, критериям оценки и финансовым отчетам в соответствии с функциями пользователей.
- Настроены электронная подпись и обмен. Настроена электронная подпись и обмен с Контур.Диадок счетами-фактурами, актами, договорами, УПД и счетами.
- Подготовлены пользователи и сопровождение. ПР93 подготовила инструкции и организовала поддержку. Сотрудники получили описания рабочих сценариев и правил использования новых модулей.
Главный результат проекта — завершенная автоматизация документооборота и связанных управленческих процессов Бахрушинского музея на 150 рабочих мест: от регистрации документа и контроля поручения до согласования оценки сотрудника и формирования финансового плана. Система обеспечивает организационную работу, связанную с основной деятельностью музея: подготовкой выставок, проведением культурных мероприятий и взаимодействием музейных и административных подразделений.
Все документы и поручения ведутся строго в «1С:Документооборот государственного учреждения 3.0». В системе сотрудники регистрируют документы, направляют их на согласование и подписание, ставят задачи, назначают ответственных и сроки, фиксируют результаты выполнения. Руководители контролируют исполнение поручений, отслеживают просрочки и принимают решения в единой информационной среде.
Таким образом, документооборот стал частью ежедневной работы музея. Для каждого документа и поручения сохраняются история действий, текущий статус и ответственный сотрудник, что обеспечивает прозрачность согласований и контроль исполнения на всех уровнях управления.
Александр Куренков
Заместитель начальника отдела информационных технологий Государственного центрального театрального музея имени А. А. БахрушинаВ результате внедрения «1С:Документооборот государственного учреждения» адаптированы согласование документов, контроль поручений, бюджетное планирование и оценку сотрудников. Ценим внимание к специфике музея и поддержку.