«Pony Express» модернизировал систему учета
Отрасль : Транспорт и логистика.
Исполнитель: ГК "Комплексная автоматизация"
Функциональная область: Управление на уровне группы компаний и холдинга. Управление финансами. Бухгалтерский и налоговый учёт. Управление закупками (МТО). Управление договорной деятельностью и платными услугами. Управление продажами. Управление документами и контентом. Управление нормативно-справочной информацией.
01.07.2023 - 27.02.2026
Федеральный масштаб
Проект представляет собой комплексную программу цифровой трансформации логистического оператора Pony Express (АО «Фрейт Линк»), направленную на объединение разрозненных ИТ-систем в единую бизнес-платформу на базе «1С:Управление холдингом». Ключевой задачей стало создание единого источника мастер-данных и автоматизация сквозного цифрового контура, включающего продажи, договоры, тарифообразование, биллинг, бюджетирование и аналитику. Итогом внедрения стал отказ от ручных операций, снижение операционных рисков, повышение точности взаиморасчетов и формирование масштабируемого ИТ-фундамента для дальнейшего роста бизнеса.
PONY EXPRESS (АО «Фрейт Линк») — универсальный логистический оператор. 30 лет компания успешно реализует проекты в области почтовых услуг и экспресс-доставки, грузоперевозок и складской логистики, а так же услуги по доставке сборных грузов. Общая численность компании (включая филиалы): 4000 человек.
Проект выполнен как комплексная программа цифровой трансформации холдинга.
Цель проекта — превратить разрозненные ИТ-системы в единую управляемую бизнес-платформу, где продажи, договорная работа, тарифообразование, биллинг, бюджетирование, учет и аналитика работают как сквозной цифровой контур. Для бизнеса это означает переход от ручного управления процессами к прозрачной модели, в которой решения принимаются на основе актуальных и сопоставимых данных.
Ключевой задачей проекта стало повышение качества корпоративной информации. Требовалось создать единый источник мастер-данных по контрагентам, договорам и организациям, исключить дубли, унифицировать правила ведения справочников и обеспечить синхронизацию данных между всеми системами. Это должно было стать фундаментом для надежного учета, корректных расчетов и быстрой управленческой отчетности.
Второй важный фокус — финансовая прозрачность и клиентский сервис. Для коммерческого блока требовалось ускорить подготовку тарифных предложений и перевести расчеты из Ms Excel в управляемый инструмент. Для биллинга — отдельно автоматизировать формирование счетов, детализаций и пакетов документов, обеспечить контроль дебиторской задолженности и повысить качество взаимодействия с контрагентами.
Также перед проектом стояла задача снизить операционные издержки: заменить Excel-файлы, ручные сверки и локальные доработки промышленными решениями на базе 1С. Итогом должна была стать масштабируемая архитектура, готовая поддерживать филиальную структуру, рост нагрузки, новые сервисы и развитие аналитических разрезов без перестройки всего ИТ-ландшафта.
До старта проекта ИТ-ландшафт компании уже не соответствовал масштабу и скорости развития бизнеса. Ключевые процессы были распределены между несколькими системами, а полноценный автоматический обмен данными отсутствовал. Одна и та же информация вводилась в разных местах, что увеличивало нагрузку на сотрудников, создавало риск ошибок и снижало доверие к отчетности.
Особенно остро проблема проявлялась в управлении нормативно-справочной информацией. Контрагенты, договоры и организации велись децентрализованно, реквизиты одних и тех же объектов различались от системы к системе, а дубли в справочниках мешали построению корректной сводной картины. Перед подготовкой отчетов сотрудники были вынуждены вручную очищать, сверять и сопоставлять данные.
Финансовые и коммерческие процессы также требовали модернизации. Расчет тарифов выполнялся преимущественно в Ms Excel, с высокой долей ручных операций. Биллинг курьерских услуг находился в самописной системе без актуальной документации и прозрачной истории изменений. Бюджетирование велось в разрозненных таблицах, а фактические данные собирались вручную из учетных отчетов.
Система документооборота не давала нужной прозрачности маршрутов согласования и не обеспечивала интеграцию с CRM и учетным контуром. Для пользователей это означало зависимость от локальных инструкций и экспертных знаний отдельных сотрудников. Для руководства — задержки в получении данных, ограниченную управляемость финансовых показателей и отсутствие единой точки контроля по договорам, расчетам, платежам и план-фактному анализу.
В результате проекта была создана интегрированная цифровая архитектура, в центре которой находится «1С:Управление холдингом». На ее базе реализованы единый модуль биллинга и бюджетирование, а также выполнена модернизация типовых конфигураций «1С:Управление холдингом» и «1С:Документооборот КОРП». Такой подход позволил использовать сильные стороны платформы «1С:Предприятие» и одновременно адаптировать решение под реальные бизнес-процессы холдинга.
На платформе «1С:Предприятие» также разработаны специализированные решения: «Управление НСИ» для централизованного ведения мастер-данных и «Конструктор тарифов» для автоматизации расчета тарифов для участия в тендерах и индивидуальных тарифов. Отдельным функциональным контуром реализован единый модуль биллинга в «1С:Управление холдингом». Эти решения связали коммерческие, учетные, договорные и аналитические процессы, обеспечив единые правила работы с данными.
Архитектура охватывает как решения 1С, так и внешние платформы. В единый контур интегрированы «1С:Управление холдингом», «1С:Документооборот КОРП», «Управление НСИ», «1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП», «1С:WMS Логистика. Управление складом», «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП», «1С:Розница», CRM-система, BI-контур, внешний ЭДО, корпоративная система «Пегас», «Личный кабинет» и «Конструктор тарифов». Данные проходят путь от первичных операций и клиентского взаимодействия до учета, документооборота, бюджетирования и управленческой аналитики.
Масштаб проекта подтверждает его промышленный характер: автоматизировано порядка 330 рабочих мест, одновременно работают около 300 пользователей. Решение рассчитано на обработку около 15 000 счетов в месяц, до 100 клиентских договоров в день, до 100 закупочных договоров и до 100 пересчетов тарифов в месяц. Вместо отдельных автоматизированных участков компания получила связанную экосистему, которая снижает ручные передачи между подразделениями и повышает надежность сквозных процессов.
Схема архитектуры
Уникальность проекта — в создании единого цифрового контура для бизнеса с распределенной ИТ-архитектурой на всей территории РФ. Решение объединило тринадцать ключевых систем на базе 1С и внешних платформ: «1С:Управление холдингом», «1С:Документооборот КОРП», «Управление НСИ», «1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП», «1С:WMS Логистика. Управление складом» (далее 1С:WMS), «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» (далее 1С:ЗУП КОРП), «1С:Розница», CRM-система, контур бизнес-аналитики (далее BI), внешний ЭДО (далее ЭДО), корпоративная система «Пегас» (далее Пегас), «Личный кабинет» и «Конструктор тарифов». Также оно сохранило специфику процессов и перевело их на управляемую архитектуру. Это не точечная автоматизация, а перестройка операционной модели компании.
Система «Управление НСИ» разработана на платформе «1С:Предприятие 8.3» с учетом нетиповых реквизитов, кастомизированных структур данных и многоуровневых сценариев обмена. Она обеспечивает централизованное хранение, сопоставление и обновление мастер-данных, снижает риск дублей и формирует единый источник достоверной информации для учетных, договорных, коммерческих и аналитических процессов.
В «1С:Документооборот КОРП» реализованы нетиповые виды документов, динамические маршруты согласования и ролевая модель запуска процессов. Интеграция с CRM-системой и «Управлением НСИ» устраняет разрыв между CRM, договорной работой и учетным контуром, а маршрутизация позволяет управлять согласованиями с учетом параметров документа и структуры холдинга.
«Конструктор тарифов» также разработан на платформе «1С:Предприятие 8.3». Он стал самостоятельным инструментом для коммерческого тарифообразования и заменил Excel-подход параметрическим расчетом, едиными правилами и шаблонами печатных форм, ускорив подготовку тарифных предложений и снизив риск ошибок.
Единый модуль биллинга — отдельная сущность проекта. Он перенес расчетно-документарный контур самописной ИС в «1С:Управление холдингом» и объединил формирование счетов, корректировки, детализацию, пакеты документов, уведомления и контроль дебиторской задолженности.
Модуль бюджетирования учитывает специфику управленческого учета: экрулы, ретроспективные изменения РСБУ, сценарии «Прогноз», «Прогноз+План», «Факт+План», «Факт+Прогноз» и детализацию более чем по 100 местам возникновения затрат. В совокупности решения формируют цифровую платформу, которая повышает качество данных, скорость процессов и готовность бизнеса к дальнейшему росту.
На текущий момент работа модернизированной учетной системы затрагивает более 3000 сотрудников компании.
Проект позволил перевести ключевые процессы холдинга из разрозненной и частично ручной модели в единую управляемую цифровую среду. Компания получила не набор отдельных доработок, а целостную платформу для ежедневной операционной работы, финансового контроля и управленческой аналитики. В одном контуре теперь связаны мастер-данные, договоры, тарифы, счета, бюджетирование, учет и отчетность.
Внедрение «Управления НСИ» устранило рассинхронизацию данных между системами и повысило достоверность справочников. «1С:Документооборот КОРП» обеспечил прозрачность договорной деятельности, контроль маршрутов согласования, разграничение ролей и преемственность за счет загрузки исторических данных. Коммерческие, юридические и учетные подразделения получили единые правила работы с документами.
«Конструктор тарифов» сократил зависимость от Excel, снизил количество ошибок и ускорил подготовку тарифных расчетов. Коммерческий блок получил единый инструмент для расчета и сопровождения тарифных предложений по понятным правилам.
Единый модуль биллинга объединил коммерческую и бухгалтерскую работу в «1С:Управление холдингом»: счета, корректировки, детализации, пакеты документов, уведомления и контроль дебиторской задолженности теперь обрабатываются централизованно и прозрачно.
Бюджетирование в «1С:Управление холдингом» объединило планирование, сбор факта и прогнозирование. Сотрудники получили единые шаблоны, автоматическую загрузку фактических данных и сценарное планирование с помесячной детализацией. Это позволило перенести фокус с ручной подготовки таблиц на анализ и принятие управленческих решений.
В результате снизились операционные риски, уменьшился объем ручного труда, повысилась точность взаиморасчетов и управленческой отчетности. Данные стали сопоставимыми между системами, ответственность по процессам стала прозрачнее, а у компании появился масштабируемый ИТ-фундамент, который поддерживает текущую нагрузку и готов к дальнейшему развитию бизнеса.
Ээкономический эффект от внедрения:
- 20% — рост прибыли;
- 25% — сокращение трудозатрат;
- 15% — сокращение операционных и административных расходов;
- 20% — сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг.
Евгения Шабунина
Финансовый директор PONY EXPRESS (АО «Фрейт Линк»)Pony Express успешно обновил «1С:Управление холдингом» с партнером ГК «Комплексная автоматизация». Внедрено более 20 блоков для 330 рабочих мест, настроен обмен с WMS, BI и TMS. Рекомендуем коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности.