Группа компаний «Вальд» автоматизировала процессы внешней логистики


Рабочих мест: 200
Отрасль : Торговля. Транспорт и логистика.
Исполнитель: Группа Компаний "СофтБаланс"
Функциональная область: Управление транспортом.
01.07.2024 - 10.01.2025
Северо-Западный федеральный округ РФ

||
Краткое описание проекта

В группе компаний «Вальд» автоматизированы процессы внешнеэкономической деятельности и управления поставками на базе «1С:Комплексная автоматизация» с использованием автоматизированного рабочего места «Логистика ВЭД». Обеспечены автоматический расчет плановой себестоимости и таможенных платежей, визуализирован контроль движения грузов, реализовано прогнозирование сроков и стоимости поставки. В результате проекта время на коммуникации между подразделениями сокращено на 30-40%, оформление импортных поставок и ГТД ускорено в разы (с нескольких часов до нескольких минут), а загрузка таможенных документов из внешних систем значительно оптимизирована. 

Заказчик

Группа компаний «Вальд» — поставщик бензоинструмента, садово-паркового и силового оборудования. Собственные торговые марки компании: CHAMPION, METALLICA. Поставляет инструмент и комплектующие во все регионы России и страны СНГ. Широкая сеть дилеров — свыше 2000 дилеров на территории РФ, Беларусь и Казахстан. Более 600 сервисных центров. Входит в топ-5 поставщиков садово-парковой и силовой техники на рынке России.

Цели и задачи проекта

Цели и задачи проекта:

  1. Обеспечить автоматический расчет плановой себестоимости заказов:
  • автоматизировать сбор данных из разных источников: инвойс, контракт, прайсы логистов, ставки пошлин, курс валют;
  • минимизировать риски ошибок в расчете таможенных платежей (пошлин, НДС, акцизов);
  • иметь возможность формировать цену для продажи товара еще до его выпуска таможней.
  1. Создать условия для прогнозирования сроков прибытия грузов, избавиться от планирования «вслепую»:
  • автоматизировать отслеживание этапов движения груза (производство, отгрузка, таможня), чтобы прогнозировать дату доставки товара на склад;
  • минимизировать риски срывов производственных графиков или розничных промо-акций из-за задержек грузов;
  • не держать завышенные страховые взносы для подстраховки;
  • освободить время специалистов для анализа рынка, поиска наиболее выгодных условий, оптимизации затрат.
  1. Создать среду для эффективной коммуникации между сотрудниками:
  • обеспечить прозрачную коммуникацию между закупщиками, логистами, финансистами и бухгалтерами без использования разрозненных инструментов;
  • автоматизировать получение и отслеживание статусов поставок, сократив количество ручных запросов логистам, экспедиторам и таможенным брокерам.
  1. Обеспечить контроль, корректность и удобство работы с документами и взаиморасчетами:
  • организовать централизованное хранение всех документов по поставке (инвойсы, packing list, сертификаты и др.) с контролем версий и единой актуальной базой;
  • автоматизировать проверку корректности документов от поставщиков, снизив риски ошибок (коды ТН ВЭД, описание товаров) и связанных с ними задержек на таможне;
  • автоматизировать сбор и обработку документов от внешних контрагентов (перевозчики, брокеры, СВХ);
  • повысить прозрачность и контроль взаиморасчетов с контрагентами: автоматизировать сверку счетов и снизить риск переплат за счет учета дополнительных расходов (демередж, детеншн, хранение и др.).
Ситуация до старта проекта

Постоянно расширяющийся ассортимент, включающий более 1500 товарных позиций и запчастей, а также совокупный объем номенклатуры свыше 40 000 SKU формируют высокую нагрузку на учетные и логистические процессы. Значительная часть поставок осуществляется через импортных поставщиков, что требует выстраивания прозрачных процессов внешнеэкономической деятельности: контроля передвижения грузов, фиксации этапов поставки и привязки расчетов к конкретным логистическим событиям. В условиях многоэтапной схемы оплат, зависящей от хода поставки, особую критичность приобретают точность расчетов, синхронизация данных и управляемость всей цепочки поставок.

До проекта учет в компании велся разрозненно в нескольких системах автоматизации. Внешнеэкономическая деятельность не была автоматизирована и велась в MS Excel. Сотрудники были вынуждены вручную сверять документы, сопоставлять данные заказов, проформ и инвойсов, рассчитывать таможенные платежи и графики оплат, а также отслеживать движение грузов по разным источникам. Это приводило к высоким трудозатратам и усложняло контроль сроков поставок и взаиморасчетов с контрагентами.

Архитектура решения и масштаб проекта

Система автоматизации внешнеэкономической деятельности и управления поставками построена на базе «1С:Комплексная автоматизация»

Для регистрации пунктов и этапов передвижения грузов, в том числе в разрезе контейнеров при морских перевозках, в «1С:Комплексная автоматизация» разработано автоматизированное рабочее место (АРМ) «Логистика ВЭД». Данное решение может быть встроено в другие конфигурации 1С — «1С:ERP Управление предприятием», «1С:ERP Управление холдингом», «1С:Управление торговлей».

01_armlog.png

Автоматизированное рабочее место «Логистика. ВЭД»

Ниже представлена схема работы в АРМ «Логистика. ВЭД», отражающая ключевые этапы бизнес-процесса. Схема демонстрирует сквозную логику управления поставкой и взаимосвязь всех операций в рамках единого рабочего пространства.

GK_Wald_Shema.jpg

Схема работы в АРМ «Логистика. ВЭД»

Особенности и уникальность проекта

Разработанное решение «АРМ Логистика. ВЭД» позволяет автоматизировать весь процесс управления импортными поставками: от выбора поставщика и расчета плановой себестоимости до таможенного оформления и проведения платежей, включая работу через агентов.

  1. Обеспечение точного расчета плановой себестоимости и обоснованного выбора поставщика

Работа в едином рабочем месте «АРМ «Логистика. ВЭД» начинается с формирования запросов поставщикам и сбора коммерческих предложений. На основании полученных данных и расчетов логистики (включая выбор брокера и маршрута) система автоматически формирует калькулятор сделки, где учитывается стоимость товара и услуг, а также задается наценка.

Так система позволяет заранее рассчитать плановую себестоимость и продажную цену, выбрать оптимального поставщика и условия поставки, а также минимизировать риск отклонений фактической прибыли от плановой.

02_calculator.png

Калькулятор расчета себестоимости

  1. Сокращение трудозатрат и ошибок при формировании, размещении и согласовании заказов поставщикам

На основании согласованных коммерческих предложений система автоматически формирует заказы поставщикам. Заказы формируются с уже заполненными данными по маршруту, поставщику и условиям. Реализован механизм сверки заказа с проформой и автоматического переноса данных. Таким образом сокращаются трудозатраты, исключаются ошибки при ручном вводе данных и ускоряется сам процесс согласования и размещения заказов.


03_automarshrutpng.png

Автоматическое заполнение маршрута в заказе поставщику


04_sverka.png

Сверка данных с проформой. Успешное завершение сверки влечет за собой автоматическое подтверждение заказа в системе

  1. Обеспечение прозрачности и управляемости поставок

В АРМ «Логистика. ВЭД» реализован сквозной контроль всех этапов бизнес-процесса:

  • регистрация выхода товара в путь через инвойс,
  • фиксация коносамента,
  • отслеживание движения груза по маршруту с учетом плановых и фактических дат.

Визуализировано движения каждого контейнера в разрезе конкретных заказов и инвойсов в режиме онлайн. Дополнительно ведется учет сопроводительных документов — с обязательной регистрацией и прикреплением сканов. Обеспечивается прозрачность логистических процессов: можно отслеживать статус каждой поставки в режиме одного окна и своевременно выявлять отклонения.

05_regput.png

Регистрация выхода в путь

06_reggruzpng.png

Регистрация передвижения груза

  1. Обеспечение своевременных расчетов с поставщиками

Графики платежей формируются автоматически на основании условий поставки (инкотермс) и этапов движения груза. В системе фиксируются правила оплаты, после чего плановые даты платежей рассчитываются на основании событий (например, отгрузка или прибытие в порт). Реализована автоматическая генерация заявок на оплату с контролем сроков и возможностью их корректировок.

  1. Снижение трудоемкости и рисков ошибок при таможенном оформлении поставок

АРМ «Логистика. ВЭД» поддерживает автоматическую загрузку таможенных деклараций (ГТД) из XML-файлов, формирование документов в системе и сопоставление данных с инвойсами. Декларации формируются в разрезе контейнеров, при этом система проверяет соответствие кодов ТНВЭД и ставок таможенных пошлин, с возможностью их актуализации, что значительно снижает объем ручной работы, минимизирует ошибки при расчете пошлин и обеспечивает соответствие данным таможенного учета.


07_corrgtd.png

Корректировка документа «Приобретение товаров и услуг» на основе данных ГТД

  1. Оптимизация расчетов с поставщиками при использовании агентских схем платежей

АРМ «Логистика. ВЭД» поддерживает проведение платежей через посредников: решение позволяет фиксировать информацию по агенту, рассчитывать комиссию, автоматически формировать документы на услуги агента, переносить оплаты с агента на поставщика и учитывать курсовые разницы. Все операции связываются с заказами, данные по ним хранятся в едином учетном контуре, что упрощает работу по агентским схемам, снижает трудоемкость операций и повышает прозрачность взаиморасчетов.

08_perenosopl.png

Перенос оплаты с агента на поставщика и формирование курсовых разниц

Результаты проекта

Компания в полном объеме перевела всю управленческую и операционную деятельность в систему «1С:Комплексная автоматизация». В компании используются следующие подсистемы решения:

  1. Бюджетирование и планирование.
  2. Продажи.
  3. Закупки.
  4. Склад и доставка.
  5. Казначейство.
  6. Финансовый результат и контроллинг.
  7. Внеоборотные активы.

В результате автоматизации процессов внешней логистики с помощью АРМ «Логистика ВЭД» заказчик получил следующие эффекты:

  1. Управление процессами ВЭД в едином окне, что позволило исключить дублирование данных и ошибки ручного ввода, обеспечить синхронизацию информации в реальном времени, а также сократить время на коммуникации между отделами.
  2. Сокращение времени на загрузку таможенных документов из внешних систем, ускорение формирования ГТД — оформление импортных поставок, ранее занимавшее значительное количество рабочего времени, теперь выполняется за минуты. Снижены риски ошибок в ГТД и, как следствие, финансовых потерь и штрафных санкций.
  3. Обеспечен контроль всех этапов перемещения груза с фиксацией плановых и фактических дат (выход в путь, прибытие в порт, терминал, склад). Вся информация доступна в разрезе заказов, инвойсов и контейнеров в режиме одного окна. Выросла общая управляемость логистической цепочки, появилась возможность точно прогнозировать сроки поступления товаров, а также снизилось количество задержек за счет своевременного выявления отклонений.
  4. Точное планирование затрат на поставку и таможенное оформление за счет автоматического расчета таможенных пошлин, НДС и сопутствующих расходов на основании кодов ТН ВЭД и параметров поставки. Повышена точность планирования бюджета движения денежных средств, исключены кассовые разрывы, связанные с непредвиденными платежами.
  5. Обеспечен полный контроль соответствия данных заказа, проформы и фактической поставки. Расхождения по номенклатуре, количеству и стоимости выявляются на ранних этапах, снижены риски переплат, пересортицы, упрощена претензионная работа с поставщиками.
  6. Обеспечен корректный учет перехода права собственности на товар в зависимости от условий поставки и момента получения транспортных документов. Повышена достоверность бухгалтерского и управленческого учета, исключены ошибки при формировании себестоимости и расчете налогооблагаемой базы.
  7. Автоматизировано формирование графиков платежей и расчеты с поставщиками с привязкой к этапам логистики. Обеспечена своевременность оплат, снижена нагрузка на финансовый блок, повышена прозрачность взаиморасчетов.
  8. Минимизированы риски потери и дублирования документов за счет централизованного хранения и обязательной регистрации сопроводительной документации. Снижены трудозатраты на поиск и восстановление документов.
  9. Снижено количество ошибок, связанных с человеческим фактором, ускорены ключевые процессы внешнеэкономической деятельности, включая таможенное оформление, учет поставок и проведение расчетов. Повышена общая операционная эффективность и управляемость процессов.