Повышение эффективности управления в Южном федеральном университете


Рабочих мест: 1523
Отрасль : Образование.
Исполнитель: Инфоком-С
Функциональная область: Бухгалтерский и налоговый учёт. Управление учебным процессом. Управление персоналом, расчёт зарплаты. Электронное обучение.
12.07.2013 - 30.06.2016
Южный федеральный округ РФ

||
Краткое описание проекта

В одном из крупнейших вузов России — Юж­ном фе­де­раль­ном уни­вер­си­те­те — по­стро­е­на ав­то­ма­ти­зи­ро­ван­ная сис­те­ма уп­ра­вле­ния ос­нов­ны­ми ад­ми­ни­стра­тив­ны­ми про­цес­са­ми. Сис­те­ма по­сро­е­на на ба­зе прог­рам­мно­го про­дук­та «1С:Университет ПРОФ». Обес­пе­че­на ин­те­гра­ция вне­дря­е­мых про­грам­мных ре­ше­ний на плат­фор­ме «1С:Предприятие 8» с ис­поль­зу­е­мы­ми в ву­зе ин­фор­ма­ци­он­ны­ми си­сте­ма­ми и сер­ви­са­ми (бух­гал­тер­ски­ми и кад­ро­вы­ми ин­фор­ма­ци­он­ны­ми си­сте­ма­ми, а так­же с веб-пор­та­лом ву­за). В ре­зуль­та­те про­ек­та, за­тро­нув­ше­го все под­ра­зде­ле­ния ЮФУ, опе­ра­ци­он­ные и ад­ми­ни­стра­тив­ные рас­хо­ды со­кра­ти­лись на 20%, а сро­ки вы­пол­не­ния услуг — на 30%.

Заказчик

Южный федеральный университет — круп­ней­ший на­уч­но-об­ра­зо­ва­тель­ный центр юга России, рав­но­прав­ный участ­ник се­ти ве­ду­щих ми­ро­вых уни­вер­си­те­тов. Струк­ту­ра Южного фе­де­раль­но­го уни­вер­си­те­та: 5 учеб­ных ин­сти­ту­тов, 6 ака­де­мий, 6 фа­куль­те­тов, 1 кол­ледж, 7 фи­ли­а­лов, 286 ка­федр. Бо­лее 45000 сту­ден­тов. 9000 со­труд­ни­ков, из них бо­лее 4000 — это про­фес­сор­ско-пре­по­да­ва­тель­ский со­став.

Цели и задачи проекта

Основную цель проекта поставило руководство ЮФУ — повышение качества предоставляемых образовательных услуг. Цели проекта:

  • построение единого информационного пространства вуза для повышения эффективности принятия управленческих решений;
  • автоматизация деятельности приёмной комиссии;
  • автоматизация деятельности структурных подразделений;
  • автоматизация отдела планирования учебного процесса.

Для достижения этих целей были поставлены следующие задачи:

  • автоматизировать планирование и управление учебным процессом;
  • свести к минимуму ручной труд при прёме абитуриентов;
  • автоматизировать учёт студенческого состава и аспирантов;
  • автоматизировать планирование и учёт НИОКТР.

Ситуация до старта проекта

Южный федеральный университет был образован в 2006 году в результате слияния Ростовского государственного университета, Ростовского государственного педагогического университета, Таганрогского государственного радиотехнического университета и Ростовской государственной академии архитектуры и искусств. РПГУ и РГАиИ для веденя учёта хватало электронных таблиц. А РГУ и ТРТУ использовали свои системы информатизации, но не совместимые друг с другом.

На момент начала проекта автоматизация бизнес-процессов в вузе осуществлялась в гетерогенной информационной среде с использованием следующих средств:

  • автоматизированная система управления «Деканат», АСУ «Абитуриент»;
  • пакет ММИС «Учебные планы»;
  • автоматизированная система «Расчет нагрузки преподавателей»;
  • сервисы портала вуза: «Расписание», «Учебно-методические ресурсы», «Сбор учебных планов» и др.

Информация об учебном процессе публиковалась на официальном сайте ЮФУ. При этом использовались следующие инструменты, технологии и платформы: Oracle, PostgreSQL, Microsoft Access, Microsoft Excel, «1C:Предприятие», RAD системы.

Наличие разрозненных информационных баз и реализация с использованием разного программного обеспечения привели к возникновению ряда проблем при реализации бизнес-процессов в вузе:

  • используемые технологии требовали квалифицированных технических специалистов;
  • необходимость обеспечения многопользовательского режима;
  • необходимость обеспечения удалённой работы подразделений;
  • проблемы синхронизации данных между подсистемами в существующей архитектуре информационного пространства ЮФУ.
Архитектура решения и масштаб проекта

Система управления основными административными процессами ЮФУ построена на базе типового программного продукта «1С:Университет ПРОФ». Система охватила следующие функции вуза:

  • работу приёмной комиссии;
  • мониторинг трудоустройства выпускников;
  • управление научно-исследовательской работой и инновационной деятельностью;
  • планирование и управление учебным процессом;
  • управление послевузовским образованием и аттестацией научных кадров;
  • управление кампусом;
  • управление студенческим составом;
  • управление системой дополнительного образования.

Автоматизирована деятельность подразделений ЮФУ, осуществляющих научно-исследовательскую, опытно-конструкторскую, научно-техническую, инновационную деятельность, а также подразделений, использующих в своей основной работе результаты научно-технической деятельности. Расширен перечень характеристик объектов НИР (базы индексации Scopus, Web of Science и др.), добавлены новые объекты НИР (базы данных, изобретения, полезные модели и т. д.), разработан механизм проверки и утверждения внесённых данных, разработан универсальный отчёт «Списки и показатели», позволяющий получить статистические и списочные данные по объектам «Результаты деятельности» и документам «НИОКР» в любом разрезе, который необходим пользователю.

Автоматизирована деятельность центров дополнительного образования. Автоматизирован процесс формирования, регистрации и печати дипломов о профессиональной переподготовке и свидетельств о повышении квалификации.

Учётные системы, ранее работавшие в ЮФУ, были интегрированы в новую комплексную информационную систему на базе «1С:Университет ПРОФ».

Комплексная информационная система ЮФУ
Комплексная информационная система ЮФУ

Для подразделений и ответственных сотрудников вуза разработан универсальный отчёт, позволяющий получить любую интересующую информацию об учётных объектах системы в режиме конструктора запросов.

Всего было автоматизировано 1523 рабочих места.

Особенности и уникальность проекта

В процессе внедрения программного продукта «1С:Университет ПРОФ» в ЮФУ были встречены различные проблемы, которые были успешно преодолены:

  • короткие сроки, в течение которых требовалось импортировать данные, необходимые для старта работы;
  • изменения в структуре вуза приводили к изменению и повторному проведению первичных документов;
  • необходимость оперативного изменения разработанных отчётов, а также интерфейсных форм.
Результаты проекта

В результате создания комплексной системы управления было проведено обновление информации об обучающихся, проведена актуализация регламентов делопроизводства.

Автоматизирована деятельность приёмной комиссии. За счёт использования схемы «одно окно», а также реализации возможности подачи заявлений через интернет, уменьшилось время работы с абитуриентом. За счёт разработки новых аналитических отчётов, отражающих ход приёмной кампании, повысилось качество принимаемых менеджментом вуза решений.

Автоматизирована деятельность управлений, дирекций и деканатов. Актуализированы сведения о 30 000 обучающихся, 7000 преподавателях, 1500 учебных планах, 150 000 экзаменационных ведомостях, 7000 дипломах, 90 000 исторических записях о физических лицах. За счёт разработанного механизма по созданию приказов и его интеграции с системой документооборота стороннего производителя минимизированы ошибки в приказах и отклонения от утверждённого регламента. В системе создано более 11 000 приказов. За счёт разработки универсального отчёта уменьшилось время получения подразделениями интересующей информации об обучающихся. Реализованы сервисы подбора вакансий и трудоустройства выпускников.

Автоматизирована деятельность отдела планирования. За счёт реализации функции автоматического контроля соответствия требованиям ФГОС ВПО повысилось качество разрабатываемых учебных планов. За счёт разработанных механизмов автоматического объединения нагрузки в потоки, обновления распределений поручений, закрепления нагрузки за новыми подразделениями сократилось время работы ответственных сотрудников. С использованием системы распределено 2,1 млн. часов между 2000 преподавателями вуза.

Эффективность системы управления при работе с филиалами сильно повысилась. Сейчас, когда все подразделения работают в единой системе, работу филиала можно оценивать в режиме реального времени, день в день. Если раньше для зачисления студентов требовалось большое количество ручного труда, то сейчас это происходит автоматически, сразу после выхода приказа о зачислении.

Семён Кузьменко, заместитель начальника управления ЮФУ

Количественные результаты проекта:

  • трудозатраты в подразделениях сократились на 10%;
  • получение управленческой отчётности занимает на 10% меньше времени, а регламентированной отчётности — на 30% меньше;
  • объём материальных запасов снижен на 10%;
  • расходы на материальные ресурсы сокращены на 10%;
  • производственные издержки сокращены на 10%;
  • операционные и административные расходы сокращены на 20%;
  • сроки исполнения заказов / оказания услуг сокращены на 30%.
Отзыв заказчика

Павел Махно

Руководитель департамента управления делами и информационных технологий

Внедрение комплексного решения «1С:Университет ПРОФ» позволяет значительно сократить количество отдельных подсистем автоматизации, что снижает издержки на интеграцию разнородных систем, исключает накладки при обмене данными. В том числе реализация в единой среде системы автоматизации приёмной комиссии и движения контингента студентов обеспечивает высокую эффективность подготовки к учебному году.