Построение единой современной информационной среды в «МИСиС»
Отрасль : Образование.
Исполнитель: Инфоком-С
Функциональная область: Управление учебным процессом. Управление персоналом, расчёт зарплаты. Управление документами и контентом.
01.02.2015 - 06.02.2017
Центральный федеральный округ РФ
НИТУ «МИСиС» построил комплексную автоматизированную систему управления вузом. В качестве основы был выбран программный продукт «1С:Университет ПРОФ». Реализована интеграция с другими системами на платформе «1С:Предприятие», системой управления доступом на территорию и вспомогательными облачными сервисами. В ходе проекта были спроектированы, разработаны и внедрены новые подсистемы и функциональные блоки для решения «1С:Университет ПРОФ». А функционал по подготовке и учёту индивидуальных планов преподавателей и плана кафедры не имеет аналогов в тиражном решении. Разработана, внедрена и опробована новая экспериментальная схема обмена с Московским социальным реестром. В результате сроки получения управленческой и регламентированной отчётности сократились в 2 раза, а скорость оказания услуг повысилась на 70%.
Национальный исследовательский технологический университет «МИСиС» — один из наиболее динамично развивающихся научно-образовательных центров России. Находясь в числе лидеров технологического образования, НИТУ «МИСиС» также представляет собой полноценный научный центр. В состав университета входят 9 учебных институтов, 4 филиала, 52 кафедры. Общая численность студентов — более 15 000 человек (из них 2000 — представители 52 иностранных государств), профессорско-преподавательского состава — более 4000 человек.
Основная цель проекта — унификация процессов управления и обеспечение контроля за бизнес-процессами путём построения единой информационной системы НИТУ «МИСиС».
Задачи проекта:
- создание единого информационного пространства, обеспечивающего регламент работы с оперативными и аналитическими данными, подлежащими учёту и обработке, и отвечающего высоким требованиям по надёжности и безопасности;
- унификация управленческих процессов и документооборота во всех подразделениях НИТУ «МИСиС» (включая филиалы) в единой информационной системе на базе «1С:Университет ПРОФ», обеспечение контроля за бизнес-процессами вуза;
- автоматизация ранее неавтоматизированных бизнес-процессов;
- создание удобных сервисов работы с информационной системой для обучающихся и сотрудников вуза;
- сокращение финансовых и временных издержек на содержание информационного пространства НИТУ «МИСиС»;
- организация автоматического обмена данными между внешними и внутренними информационными системами;
- валидация и верификация исторических данных.
Перспективная задача — постепенный отказ от стороннего программного обеспечения для автоматизации деятельности вуза, перенос его функционала в «1С:Университет ПРОФ» и иные решения на платформе «1С:Предприятие 8».
На момент начала проекта в НИТУ «МИСиС» существовала гетерогенная информационная среда, не было полноценной бесшовной интеграции всех её элементов. Каждое обособленное подразделение (филиал) имело свою собственную систему управления, отличающуюся по архитектуре и логике работы от систем других подразделений. Системы кадрового и бухгалтерского учёта в подразделениях были независимыми друг от друга. Централизованного контроля над ними не было. Из-за отсутствия единой точки поступления данных многие данные дублировались и фактически не синхронизировались.
Пользователи автоматизированных бизнес-процессов вуза не имели чёткого регламента действий, системы позволяли совершать операции, не соответствующие регламенту вуза, что приводило к логическим ошибкам в данных (например, свободное создание пользователями приказов нового вида или назначение стипендии уже отчисленным студентам). Также не был стандартизирован документооборот в различных подразделениях головного вуза (институтах), а также его обособленных подразделениях (филиалах).
- Использование технологически устаревшей автоматизированной системы;
- значительное количество неавтоматизированных бизнес-процессов, слабая автоматизация распределения нагрузки преподавателей, отсутствие единого механизма контроля за расчётом нагрузки и связи между контролем успеваемости и учебной программой студента;
- регулярные ошибки в работе существующей информационной системы;
- отсутствие единой информационной базы для учёта и хранения данных;
- высокая стоимость содержания, эксплуатации и поддержки существующей информационной системы;
- проблемы интеграции с другими информационными системами, отсутствие связей между информационными системами.
Неоднородность информационного ландшафта и использование различных платформ и средств разработки привело к тому, что сопровождение имеющихся систем были достаточно трудоёмким. Это также приводило к сложности интеграции систем (обмен данными, синхронизация данных, регламенты обмена и т. п.).
Решение о необходимости построения единой информационной системы для унификации процессов управления и контроля за бизнес-процессами «МИСиС» было принято в декабре 2014 года.
Информационная система НИТУ «МИСиС» построена на базе типового решения «1С:Университет ПРОФ». В неё входят следующие подсистемы и модули:
- подсистема управления студенческим составом, которая включает карточки обучающихся, предоставление услуг, практику студентов, приказы, ведомости, стипендии, ФРДО, ГУП МСР, дипломы и приложения, взаимодействие с Газпромбанком и т. д.;
- подсистема планирования учебного процесса;
- подсистема управления индивидуальными образовательными траекториями;
- подсистема управления платными образовательными услугами;
- подсистема организации и мониторинга трудоустройства выпускников;
- подсистема «Управления практиками»;
- подсистема «Военно-учетный стол»;
- подсистема «Расписание»;
- подсистема «Анкетирование»;
- подсистема управления послевузовским образованием и аттестацией научных кадров;
- подсистема управления дополнительным образованием;
- подсистема «Профком»;
- модуль «Приемная комиссия»;
- модуль «Личный кабинет поступающего»;
- модуль автоматизированной рассылки электронной почты;
- модуль оказания услуг и заказа справок.
Автоматизирована деятельность учебно-методического управления. Построена модель планирования учебного процесса и формирования нагрузки преподавателей по регламентам, принятым в «МИСиС». В основу модели легла возможность предварительной настройки параметров учёта выполнения норм ставок преподавателей, определения правил расчёта ЗЕТ и настройки правил формирования контингента обучающихся. Были созданы специализированные документы «План работы кафедры» и «План работы преподавателя», которые обеспечивают строго регламентированный контроль над деятельностью кафедр в вопросах планирования нагрузки, механизмов учёта фактической нагрузки и механизмов формирования отчётности за деятельностью кафедр с учётом требований «МИСиС». Обеспечена возможность автоматического регулярного пересчёта нагрузки и определения отклонений между запланированной и фактической нагрузкой за отчётный период.
Границы проекта и архитектура информационной системы вуза представлены на рисунке 1.
Рис. 1. Архитектура информационной системы НИТУ «МИСиС».
Автоматизирована деятельность управлений и дирекций. Реализовано более 50 видов приказов, а также механизм многоуровнего формирования подписей приказов, настроены выписки приказов и справки, изменена модель формирования академических групп обучающихся, при которой обучающийся стал строго закрепляться за академической группой, а группа — за планом.
Подсистема «Оказание услуг и заказ справок» позволяет принимать заявки от студентов онлайн и контролировать их исполнение операторами, что многократно снижает скорость обработки заявок, повышает удобство сервисов, что в целом повышает качество оказываемых услуг.
В ходе внедрения в вузе были переработаны бизнес-процессы и регламенты работы, что в результате позволило получить уникальное пространство для деятельности вуза, в котором согласованы методика и регламенты работы. При загрузке исторических данных была проведена не только загрузка, но и валидация и верификация данных с их последующим исправлением.
Отличительной особенностью проекта явилась интеграция с большим числом разнообразных информационных систем: с учётными системами НИТУ «МИСиС» и с федеральными информационными системами, а также с сайтом вуза. Интеграция систем «1С:Университет ПРОФ» и «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» позволяет учитывать фактические начисления и контролировать платежи.
Внедрены инструменты распознавания паспортов, экзаменационных ведомостей и заявлений поступающих (рис. 2). Система «1С:Университет ПРОФ» интегрирована с комплексом систем ABBYY FlexiCapture. Из «1С:Универсиет ПРОФ» можно распечатать машиночитаемые ведомости. После выставления оценок преподавателями ведомости массово сканируются и обрабатываются с помощью специального программного обеспечения, а результаты автоматически загружаются в систему. Это позволило оптимизировать бизнес-процесс по работе с ведомостями.
Система интегрирована с модулем фотографирования (аппаратным обеспечением для фотографирования и программным решением для автоматической обработки изображения). Инструмент позволяет вызывать фотографирование прямо из системы «1С:Университет ПРОФ», обработку изображений (конвертацию её в несколько форматов для передачи в различные информационные системы). Распознавание отсканированных паспортных данных и документов также осуществляется с помощью программного обеспечения ABBYY. Это сокращает скорость обработки данных (заменяет ручной ввод паспортных данных), а также позволяет хранить скан-копии паспортов.
Рис. 2. Схема работы с документами абитуриентов и студентов.
Система интегрирована с программным комплексом GosInsp, предназначенным для проверки учебных планов на соответствие федеральным государственным стандартам высшего и среднего профессионального образования. В результате учебные планы формируются только в информационной системе вуза, а для проверки соответствия стандартам могут быть открыты в GosInsp прямо из «1С:Университет ПРОФ».
Проект охватил головной вуз, три его филиала и более 70 структурных подразделений. Системой пользуются 9 институтов головного вуза с более чем 50 направлениями подготовки, ведётся более 160 учебных планов за учебный год. В системе работают более 800 пользователей (более 650 в Московском подразделении и более 150 в трёх филиалах). Было заведено 80 унифицированных видов приказов с технологией штрих-кодирования версий приказов с предопределёнными настройками. Систему администрируют 8 человек: 4 в Москве, 4 в филиалах.
При адаптации и внедрении функционального блока планирования учебного процесса был разработан уникальный функционал, который в значительной степени изменяет логику функционального блока. Функционал по подготовке и учёту индивидуальных планов преподавателей и плана кафедры, так же не имеет аналогов в тиражном решении.
В ходе проекта были спроектированы, разработаны и внедрены новые подсистемы и функциональные блоки для решения «1С:Университет ПРОФ»:
- подсистема «Миграционный учет» — полный комплекс деятельности по миграционному учёту;
- подсистема «Анкетирование» — подготовка анкетирования по различным вопросам, а также обработка результатов анкетирования непосредственно в «1С:Университет ПРОФ»;
- подсистема «Договоры на оказание образовательных услуг» предназначена для заключения и сопровождения договоров на образовательные услуги, а также расчёта начислений.
В системе «1С:Университет ПРОФ» был реализован учёт обучающихся по программам среднего профессионального образования и соответствующий специализированный функционал. Уникальность решения в том, что это было реализовано с преимущественным использованием модели учёта высшего образования вуза, что позволило приблизить бизнес-процессы для разных уровней образования и сделать их более унифицированными.
Разработан уникальный механизм штрихкодирования различных видов документов (приказов, ведомостей, расписок поступающих и других), который позволяет обеспечивать соответствие актуальных сведений в системе и на бумажных носителях. Этот механизм гарантирует, что сведения на учётных документах строгой отчётности соответствуют актуальным изменениям в системе.
Разработана, внедрена и опробована новая экспериментальная схема обмена с Московским социальным реестром (ГУП МСР). Обеспечена возможность импорта данных для обучающихся в автоматизированную систему ГУП МСР.
Отдельно стоит сказать о внедрении функциональных модулей, связанных с приёмом абитуриентов и деятельностью приёмной комиссии. Развитие технологии приёма документов абитуриентов показано на рисунке 3. Реализован двухэтапный механизм приёма документов абитуриентов: первый этап — регистратор осуществляет приём основных данных о поступающем и печатается «Расписка о приеме документов», второй этап — оператор осуществляет внесение остальных данных. Разработан сервис автоматической выгрузки отчёта «Рассчитай свой шанс», реализована интеграция с системой учёта договоров на обучение.
Существенно адаптированы интерфейсные формы анкеты поступающих. В анкету и блок приёма добавлен перечень реквизитов и функционал, аналогов которого нет в тиражном решении: функционал учёта расписания экзаменов и функционал записи на проживание в общежитиях. Документы для предварительной регистрации на поступление абитуриенты могут подать дистанционно как через терминал на территории вуза, так и через личный кабинет на сайте МИСиС. Данные обновляются каждые 15 минут.
Рис. 3. Развитие технологий приёма документов от поступающих.
Также был адаптирован функционал личного кабинета поступающего, в котором для поступающих появилась уникальная возможность полного управления поступлением:
- подача всех типов заявлений в соответствии с порядком приёма (заявление на поступление, согласие на зачисление, апелляции, отзыв заявления и т. д.);
- удалённая запись на вступительные испытания, выбор даты сдачи и получения направления на экзамены;
- подача заявления на проживание в общежитии вуза на период сдачи экзаменов и удалённого получения направления в общежитие;
- получение всех типов документов приёмной и направление в комиссию скан-копий и иных подтверждающих документов.
В личном кабинете и на сайте вуза реализована выгрузка сведений о приёме, которая позволяет в режиме реального времени узнать шансы на поступление, «если бы поступление произошло в данный момент».
Ряд проектных решений, реализованных на проекте в МИСиС, признаны экспертным сообществом как удачные, применимые для других вузов, и рассматриваются для включения в тиражный функционал продукта «1C:Университет ПРОФ».
Проект выполнен в рекордно короткие сроки. Работа по проекту началась в апреле 2015 года, а 22 июня уже был введён в эксплуатацию модуль «Приемная комиссия», а 14 сентября — модуль «Управление студенческим составом» и прекращена эксплуатация прежней АИС. В 2016 году была настроена синхронизация личного кабинета поступающего с «1С:Университет».
Построена единая информационная система НИТУ «МИСиС», унифицированы процессы управления, обеспечен контроль за бизнес-процессами. С вводом новой системы в эксплуатацию обработка заявок на поступление заметно ускорилась. Абитуриенты регистрируются дистанционно в личном кабинете. Члены приёмной комиссии в своём личном кабинете видят всю картину: не проверенные заявки, принятые и отклонённые. Внедрение электронной очереди позволило формализовать и оптимизировать управление потоком посетителей. В 2017 году впервые приёмная кампания проводилась в единой системе на базе «1С:Университет». Через личный кабинет поступающего было принято 960 заявлений в 2015 году, 1386 — в 2016-м и более 18 000 заявлений — в 2017-м.
Количественные результаты проекта:
- сокращение трудозатрат в подразделениях: 25%;
- ускорение получения управленческой отчётности: 50%;
- ускорение получения регламентированной отчётности: 50%;
- снижение объёмов материальных запасов: 10%;
- сокращение расходов на материальные ресурсы: 10%;
- сокращение производственных издержек: 15%;
- сокращение операционных и административных расходов: 20%;
- сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг: 70%.