Группа компаний «Воронеж-Аква» унифицировала ведение регламентированного учёта в единой информационной системе


Рабочих мест: 125
Отрасль : Машиностроение, приборостроение.
Исполнитель: ЦИТ РЕГИОН
Функциональная область: Бухгалтерский и налоговый учёт. Управление персоналом, расчёт зарплаты.
01.12.2017 - 01.06.2018
Центральный федеральный округ РФ

||
Краткое описание проекта

Группа компаний «Воронеж-Аква» пос­тро­и­ла кор­по­ра­тив­ную ин­фор­ма­ци­он­ную сис­те­му ре­гла­мен­ти­ро­ван­но­го учё­та в го­лов­ном офи­се и 5 ком­па­ни­ях, вхо­дя­щих в груп­пу. В ка­чес­тве ос­но­вы бы­ло вы­бра­но от­рас­ле­вое ре­ше­ние «1С:ERP+PM Уп­ра­вле­ние про­ект­ной ор­га­ни­за­цией 2» (на сле­ду­ю­щем эта­пе про­ек­та ком­па­ния пла­ни­ру­ет ав­то­ма­ти­зи­ро­вать про­ект­ную де­я­тель­ность и бюд­же­ти­ро­ва­ние). Слож­ность про­ек­та — мэп­пинг до­го­во­ров, со­гла­со­ван­ных в «1С:Документооборот 8 КОРП» и отра­жён­ных в ста­рой си­сте­ме учё­та. В ре­зуль­та­те бы­ли уни­фи­ци­ро­ва­ны учёт­ные биз­нес-про­цес­сы, ре­гла­мен­ти­ро­ван­ный учёт в груп­пе ком­па­ний был под­нят на но­вый, бо­лее вы­со­кий уро­вень. Те­перь ру­ко­вод­ство груп­пы опе­ра­ти­вно по­лу­ча­ет ин­фор­ма­цию о хо­зяй­ствен­ной де­я­тель­но­сти и кон­со­ли­ди­ро­ван­ную свод­ную от­чёт­ность, на осно­ве дан­ных ре­гла­мен­ти­ро­ван­но­го учё­та.

Заказчик

Группа компаний «Воронеж-Аква» — рос­сий­ский ли­дер в обла­сти про­е­кти­ро­ва­ния, из­го­тов­ле­ния и пос­тав­ки сис­тем во­до­под­го­тов­ки и во­до­о­чист­ки. Ком­па­ния про­из­во­дит обо­ру­до­ва­ние и хи­ми­чес­кие ком­по­нен­ты для во­до­под­го­тов­ки и во­до­о­чист­ки, а так­же вы­пол­ня­ет их мон­таж и за­пуск в экс­плу­а­та­цию. С мо­мен­та ос­но­ва­ния в 1995 г. «Воронеж-Аква» ре­а­ли­зо­ва­ла бо­лее 200 про­ек­тов. Груп­па ком­па­ний сос­то­ит из нес­коль­ких юри­ди­чес­ких лиц, рас­по­ло­жен­ных в раз­лич­ных ре­ги­о­нах России. В груп­пе ра­бо­та­ет око­ло 500 вы­со­ко­ква­ли­фи­ци­ро­ван­ных со­труд­ни­ков.

Цели и задачи проекта

Цели проекта:

  • унификация учётных процедур в группе компаний;
  • обеспечение прозрачности учёта, повышение качества отчётности в фискальные органы и в управляющую компанию;
  • оперативное получение своевременной и достоверной учётной информации по каждому подразделению каждой компании и по группе в целом;
  • подготовка методологической базы для внедрения проектного и управленческого учёта и процессов бюджетирования в группе;
  • нормализация и унификация нормативно-справочной информации.

Задачи проекта:

  • разработать методологию управленческого учёта;
  • упорядочить процесс внесения изменений в базу единой нормативно-справочной информации;
  • спроектировать архитектуру системы с учётом перспектив развития;
  • доработать систему расчёта заработной платы для попроектного учёта;
  • настроить бесшовную интеграцию с системами расчёта заработной платы, учёта персонала и электронного документооборота.
Ситуация до старта проекта

Бухгалтерский учёт во всех компаниях группы вёлся в локальных информационных системах на базе платформы «1С:Предприятие 8.3». Налоговый учёт, производственный учёт не были автоматизированы и велись в специально подготовленных формах в Excel. Такая ИТ-архитектура не позволяла качественно и своевременно формировать отчётность по группе, в том числе из-за отсутствия единой НСИ. Территориальная распределённость и особенности ИТ-архитектуры усложняли взаимодействие различных подразделений группы. Всё это приводило к значительным трудностям при формировании достоверной консолидированной отчётности.

Поэтому в конце 2016 года руководством группы было принято решение об автоматизации процессов группы, унификации регламентированного учёта с последующей автоматизацией процессов проектной деятельности, управленческого учёта и бюджетирования.

Архитектура решения и масштаб проекта

Информационная система регламентированного учёта построена на основе отраслевого прикладного решения «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2». Автоматизирована сложная методология учёта производственных затрат, в том числе выполняемых проектных и конструкторских работ.

Техническая архитектура и потоки данных между системами изображена на рисунке ниже. Настроена бесшовная интеграция с системами расчёта заработной платы, учёта персонала и электронного документооборота:

  • интеграция с системой расчёта заработной платы на базе «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП», загрузка данных о распределении заработной платы сотрудников по проектам и проектным задачам из системы «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2» в систему «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП», а также выгрузка данных об отражении в бухгалтерском учёте сумм начисленной заработной платы, оценочных обязательствах, резервах и соответствующих налогах и взносах в систему «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2»;
  • обмен справочной информацией (НСИ) с «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2»;
  • интеграция с системой «1С:Документооборот 8 КОРП», выгрузка данных табельного учёта в систему документооборота компании. 
Техническая архитектура и потоки данных между системами

Техническая архитектура системы регламентированного учёта и потоки данных между системами

Все базы данных расположены на едином сервере. Пользователи получают доступ к ним через терминальный сервер, используя RDP (Remote Desktop Protocol — протокол удалённого рабочего стола).

Задействованы практически все справочники, документы и регистры, необходимые для ведения регламентированного учёта. В среднем за месяц в систему вводится примерно 9000 документов. Всего автоматизировано 90 рабочих мест. Активных пользователей — более 80. Максимальное количество зарегистрированных пользователей — 125.

Особенности и уникальность проекта

Особенность проекта — территориально-распределённая организационная структура: площадки находятся в Якутске, Воронеже, Москве и других регионах РФ. Это затрудняло унификацию учётных бизнес-процессов на предприятиях группы. Упорядочен процесс внесения изменений в НСИ группы.

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» доработана система расчёта заработной платы для ведения попроектного учёта. Также разработаны дополнительные документы и печатные формы, учитывающие отраслевую специфику, например документы по цепочке передачи материалов подрядчикам по давальческой схеме в регламентированном учёте.

Ещё одна ообенность проекта — мэппинг договоров, согласованных в системе «1С:Документооборот 8 КОРП», и отражённых в старой системе учёта (более чем 5000). Так как бухгалтеры не всегда корректно заполняют справочник «Договоры», то задача решалась в несколько этапов. Мэппинг по наименованию, номеру и дате позволил автоматически сопоставить только около 15% договоров. Далее «1С:Документооборот 8 КОРП» была назначена мастер-системой, написана специальная обработка, которая в табличной части отражала бухгалтерские остатки в разрезе контрагентов и договоров из предыдущей системы учёта и позволяла сопоставить эту информацию со списком договоров из системы документооборота. По результатам сопоставления был осуществлён мэппинг договоров и перенос информации в новую систему. Далее, для обеспечения корректности ведения учёта в системе «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2» необходимо было все перенесённые остатки по договорам разбить по направлениям деятельности. Это было сделано вручную для более чем 700 позиций.

Результаты проекта

Создание единой информационной системы регламентированного учёта в группе компаний «Воронеж-Аква» позволило полноценно заменить разрозненные учётные ИТ-системы, унифицировать учёт в группе, автоматизировать ключевые бухгалтерские функции, получить единую управляемую систему НСИ и сквозную аналитику, получать консолидированную бухгалтерскую отчётность. Бухгалтерский и налоговый учёт ведутся в едином информационном пространстве. Появилась возможность подготовить ИТ-среду к последующей автоматизации функций казначейства, финансового контроля, бюджетирования и управления предприятием.

В результате проекта руководство группы компаний «Воронеж-Аква» оперативно получает информацию о хозяйственной деятельности и консолидированную сводную отчётность в группе.

В результате реализации проекта достигнута сопоставимость данных бухгалтерского и налогового учёта, предприятие получило возможность оперативного получения информации, как по отдельным юридическим лицам, так и в целом по группе, что повысило качество и достоверность выходных отчётных форм.

Произошли значительные изменения учётного процесса, позволившие всем пользователям работать более эффективно. Проведена унификация способов и методов бухгалтерского и налогового учёта на всех предприятиях группы, в методологию учёта внесены корректировки. Это позволило автоматически формировать и анализировать консолидированную отчётность.

Отзыв заказчика

Алексей Козлов

Генеральный директор группы «Воронеж-Аква»

В результате реализации проекта достигнута сопоставимость данных бухгалтерского и налогового учёта, предприятие получило возможность оперативного получения информации, как по отдельным юридическим лицам, так и в целом по группе, что повысило качество и достоверность выходных отчётных форм. Произошли значительные изменения учётного процесса, позволившие всем пользователям работать более эффективно. Проведена унификация способов и методов бухгалтерского и налогового учёта на всех предприятиях группы, в методологию учёта внесены корректировки. Это позволило автоматически формировать и анализировать консолидированную отчётность. Бухгалтерский и налоговый учёт ведётся в едином информационном пространстве.