Группа компаний IDS построила единую информационную систему производственного, управленческого и регламентированного учёта
Отрасль : Профессиональные услуги.
Исполнитель: IDS Group
Функциональная область: Управление на уровне группы компаний и холдинга. Бухгалтерский и налоговый учёт.
01.03.2016 - 31.07.2018
Центральный федеральный округ РФ
Уральский федеральный округ РФ
Сибирский федеральный округ РФ
Дальневосточный федеральный округ РФ
Компания «Ай Ди Эс менеджмент» создала единую информационную систему. Система построена на основе решений «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Документооборот». Особенность проекта — сложная организационная структура и географическая распределённость группы, а также сжатые сроки (весь функционал комплексной системы был внедрён за 12 месяцев). В результате объёмы материальных запасов снижены на 5%, оборачиваемость складских запасов выросла на 10%, обработка заказов ускорилась на 20%, сроки исполнения заказов/оказания услуг сокращены на 3%, себестоимость продукции/услуг снизилась на 5%, а операционные и административные расходы сокращены на 5%.
Группа компаний «Ай Ди Эс» (IDS) — ведущая российская нефтесервисная группа, оснащённая современным оборудованием. Ключевым направлением деятельности группы IDS является нефтесервис. Второе направление — эксплуатационное бурение скважин. Есть ещё ряд направлений бизнеса, связанных с основным: телеметрия, сопровождение буровыми растворами и т. д. В группу IDS входят 7 компаний. Численность сотрудников группы — более 5000 человек.
Цели проекта:
- создание единой информационной системы производственного, управленческого и регламентированного учёта в группе компаний IDS;
- организация эффективного взаимодействия компаний группы;
- организация системы внутреннего контроля;
- оперативное формирование корпоративной управленческой отчётности, повышение качества информации;
- сокращение трудозатрат на ведение учёта;
- быстрое закрытие периода по бухгалтерскому учёту и МСФО.
Если говорить более детально, то проект должен был решить следующие задачи:
- В области финансов и казначейства — сокращение трудозатрат и повышение качества оперативных отчётов, контроль за платежами по коммерческим заказам, выработка регламента управления авансовыми и прочими платежами.
- В области закупок — контроль и согласование потребности до принятия обязательств, отслеживание своевременной оплаты поэтапных/авансовых платежей, формализация процесса контроля закупочных цен, отслеживание незакрытых заказов на предмет неотражения расходов в управленческом и регламентированном учёте (для целей быстрого закрытия).
- В области складского учёта — оперативное информирование о складских остатках, нормализация и классификация справочников ТМЦ, автоматизация определения статей затрат по номенклатуре (или его виду).
- В области производства — формирование прямой себестоимости по заказам, автоматическое формирование актов КС-2, КС-3, отслеживание движения производственных бригад и их сотрудников для учёта времени и точного распределения затрат, автоматическое формирование потребности в услугах подрядчиков согласно спецификации для заказа.
- В области технического обслуживания и ремонтов — формализация принципов и процессов управления состоянием бурового и телеметрического оборудования, обеспечение контроля и согласования потребности в ремонтах и обслуживании, а также глубокая детализация для статистики и планирования бюджетов ремонтных работ.
- Регламентированный учёт — обеспечение быстрого закрытия, сокращение трудозатрат бухгалтерии, хранение скан-образов первичных документов для ускорения прохождения проверок.
- В области зарплаты и управления персоналом — сокращение трудозатрат на расчёт заработной платы; интеграция с системой «Управление буровыми работами» для онлайн-табелирования, автоматический расчёт премий производственных подразделений, обеспечение соответствия процесса управления кадрами, расчёта заработной платы и отчётности требованиям законодательства.
- В области управления документами — согласование заказов, договоров и дополнительных соглашений, претензий клиентов, кадровых документов, хранение скан-образов всех регламентированных первичных документов.
- В области НСИ — поддержка единых справочников, назначение их владельцев, введение регламентов их управления, интеграция с внешними источниками.
До старта проекта ИТ-ландшафт группы компаний «Ай Ди Эс» напоминал лоскутное одеяло. Существовало много различных систем, которые были слабо связаны друг с другом: бухгалтерия, управленческий учёт и бюджетирование, производственная система, система документооборота. Одной из главных задач было объединить их все на одной платформе.
Проблема заключалась в том, что первичная информация по хозяйственным операциям заносилась в систему не инициаторами бизнес-процессов или проектов, а бухгалтерией, причём с опозданием от одного до трёх месяцев. Так как взаимодействие между компаниями группы очень тесное, то получалось, что документы, отражающие взаимные операции, вводились дважды — в компании-источнике и в компании-получателе. Дублирование ввода данных в систему повышало вероятность ошибок — требовались дополнительные сверки, поиск расхождений.
Большая часть управленческого учёта и бюджетирование были неавтоматизированы. Отсутствовал оперативный контроль закупок, а основная часть бизнес-процессов была не формализована.
Также встала задача учёта по стандарту МСФО. Всё более сложно было делать в Excel корректировки, необходимые для учёта по стандарту МСФО. Чтобы исключить ошибки и эффективно сформировать полный комплект отчётности по МСФО, необходима информационная подсистема.
Однако главным стимулом старта проекта стал быстрый рост группы IDS. В последние пять лет выручка группы ежегодно растёт на 50-100%. В связи с такими темпами роста бизнеса потребовались другие, более современные инструменты управления. Руководство приняло решение создать новую информационную систему и с её помощью изменить подходы к управлению группой.
Единая информационная система построена на базе решений «1С:ERP Управление предприятием 2» вер. 2.4, «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» вер. 3.1, «1С:Документооборот» вер. 2.1. Информационная система и вошедшие в нее продукты охватили следующие предметные области:
«1С:ERP Управление предприятием 2.4»:
- финансовый и управленческий учёт;
- казначейство;
- учёт материальных ресурсов, склад;
- оперативное управление производством и ремонтами;
- управление закупками;
- управление продажами;
- регламентированный учёт;
- управление буровыми работами.
«1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП»:
- кадровый учёт;
- расчёт заработной платы.
«1С:Документооборот 2.1»: управление документами.
Системы интегрированы в единое информационное пространство. С «1С:ERP Управление предприятием 2» интегрирована система «Управление буровыми работами» (собственная разработка на базе «1С:Библиотека стандартных подсистем»), а также система управления транспортом. Интеграция с системой управления транспортом позволила формировать затраты (в том числе по агентской схеме) и учитывать выручку в разрезе транспортных средств.
В настоящее время в группе компаний IDS система «1С:ERP Управление предприятием 2» установлена на 600 рабочих местах. Если учесть пользователей систем «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Документооборот», то всего в ИТ-ландшафте на основе платформы «1С:Предприятие» сейчас установлено 1000 рабочих мест.
На тендер по выбору исполнителя были приглашены несколько компаний-партнёров «1С». Однако сроки поставлены очень жёсткие: тендер проводился летом 2017 года, а запуск проекта руководство ожидало с 1 января 2018 года. Первоначальный объём проекта был достаточно велик, а риски высоки, так как у исполнителей не хватало опыта проектов в этой отрасли. В результате при выборе исполнителя возникла заминка — компаниям было непросто определиться, входить или не входить в столь масштабный проект, а время было очень дорого.
В данной ситуации руководство компании стало обдумывать выполнение проекта собственными силами. В этом решении были свои плюсы — внешнему исполнителю нужно было чётко определить рамки (объём работ и стоимость), тогда как с внутренней командой можно было делать проект достаточно гибко — по agile-методологии управления проектом, когда есть понимание, какие приоритетные задачи будут решаться в ближайшую неделю или две. После анализа руководство группы компаний IDS приняло решение выполнять проект собственными силами.
Типовые решения пришлось кастомизировать и доработать для учёта специфики группы IDS. Специфика бизнеса группы компаний IDS заключается в большом количестве командировок буровиков. В год приобретается порядка двух тысяч билетов, каждый месяц одна вахта уезжает домой, её сменяет новая. В ходе проекта автоматизирован учёт части массовых операций (билеты, лизинг, питание сотрудников). Была проведена интеграция с сервисной системой, где эти билеты массово приобретаются, они появляются в информационной системе группы автоматически, по ним формируются документы, которые автоматически попадают в бухгалтерскую отчётность, в НДС, «книгу покупок» и т. д.
Ещё одна особенность компании — работа по лизинговым схемам, оборудование компании на 80—90% находится в лизинге, оно очень дорогостоящее, и здесь важен чёткий контроль и своевременная оплата по договорам. Договора по лизингу (это порядка тысячи документов в год) заключаются на различный срок, обычно 3—5 лет, за это время оборудование, в соответствии с договорами, постепенно выкупается и становится собственностью IDS Group. Добавим, что для доработки типовых систем использовался специальный продукт компании «1С» — «Система проектирования прикладных решений».
Важнейшая особенность проекта — сжатые сроки, весь функционал был внедрён за 12 месяцев, первые рабочие модули были запущены через полгода после старта проекта. Поскольку внедрение системы было проведено очень быстро, то документирование и формализацию методологии и процессов пришлось временно отложить. Только в июле—августе 2018 года проектной команде удалось найти время и полностью описать методологию учёта затрат, контроля ввода данных и т. п. Распределение затрат, контроллинг, правила расчёта себестоимости, схемы и проекты решений — всё это было описано и документировано.
Ещё одна особенность проекта — увеличение масштаба и расширение охвата проекта по его ходу, что привело к ряду проблем. «Если бы проект делался заново, — делятся опытом участники проектной команды, — мы в некоторых местах сократили бы масштабы функционала и обучения сотрудников». Но на старте проекта не было 100-процентной ясности, каков же будет необходимый объём функционала, какое число сотрудников придётся обучить работе с новой системой и насколько они будут обучаемы.
Ещё одна особенность — различный опыт работы с ИТ-инструментами в разных компаниях группы. У IDS Group есть более развитые в области ИТ компании, например «Системы навигации», и у них требования к системе выше, чем у других компаний. Сказывается различие процессов и степени квалификации сотрудников — отсюда и разная степень вовлечения сотрудников в проект и особенности реализации системы.
Наконец, в IDS Group компании даже с одинаковыми видами бизнеса в разных регионах имеют разную структуру. И в ходе проекта удалось минимизировать изменения организационной структуры группы.
Создано единое интегрированное информационное пространство производственного, управленческого и регламентированного учёта в группе компаний IDS, что позволило решить целый ряд управленческих задач. Например, все кураторы договоров, инициаторы процессов, которые должны создавать кредиторскую задолженность, пользуются единой системой. Теперь все сотрудники знакомы с правилами работы, процессы формирования заявок и платежей автоматизированы. При анализе кредиторской задолженности по срокам, по статьям все работают по единому стандарту. В конечном итоге это приводит к чёткой управленческой отчётности и возможностям финансового анализа.
Ранее просрочка по оплате при работе с претензиями клиентов допускалась, сейчас же человеческий фактор практически исключён. У группы компаний сформирован непрерывный процесс от потребности до оплаты, то есть — потребность, закупка, поставка, кредиторская задолженность, включение её в казначейский процесс и оплата — ранее этого непрерывного процесса не было. Теперь можно проследить все его этапы, проконтролировать сроки исполнения и т. д. В системе есть условие по договору, когда группа предприятий должна заплатить, и система уже автоматически формирует заявки на расход денежных средств. Казначеи всё это видят в своих оперативных планах, они могут поменять дату, когда они заплатят, и автоматически формируется реестр платежей. Таким образом, исключён значительный объём рутинной работы.
Экономический эффект от создания комплексной информационной системы следующий:
- снижение объёмов материальных запасов на 5%;
- сокращение операционных и административных расходов на 5%;
- рост оборачиваемости складских запасов на 10%;
- сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг на 3%;
- снижение себестоимости продукции/услуг на 3%;
- рост прибыли на 5%;
- ускорение обработки заказов на 20%;
- сокращение трудозатрат на ведение учёта в подразделениях на 10%;
- ускорение получения управленческой отчётности на 100%;
- ускорение получения регламентированной отчётности на 80%.
В дальнейшем развитие функционала системы было продолжено: автоматизирована отчётность по блоку «Казначейство», развита отчётность по производству и анализу эффективности, запущена система контроля работы с претензиями клиентов, автоматизировано ведение реквизитов контрагентов, договоров и соглашений, создана подсистема управления безналичными денежными средствами. Реализовано автоматическое формирование актов КС-2, КС-3. Дальнейшее развитие получила система контроля закупок, списаний, полностью автоматизирован процесс начислений и оплаты и согласование этих процессов в системе «1С:Документооборот».
Поясним, что КС-2 и КС-3 — официальные государственные формы для сдачи работ по капитальному строительству. Это документы, которые подписывает заказчик, для которого предприятия IDS Group строят объекты. Комплект КС-2 более детальный, с разбивкой по работам, а КС-3 — укрупнённый, это сводные формы по группе сданных объектов.
Сейчас не прекращаются работы по учёту массовых операций и реализации использования электронного документооборота с контрагентами. Менеджеры группы отмечают, что всё ещё существуют проблемы регламентации взаимодействия подразделений группы. Данная задача будет решаться уже в другом проекте — создания системы управления качеством. Также продолжается работа по регламентации процесса закрытия отчётного периода.
Специалисты IDS Group ведут интеграцию построенной информационной системы с системой стандарта ГЛОНАСС, так как 90% техники группы компаний и её подрядчиков работает в этой навигационной системе. Это даст возможность автоматического формирования путевых листов, которых очень много.
Важное развитие системы — создание подсистемы учёта по МСФО. На подготовку отчёта по МСФО сегодня тратится значительное время и ресурсы. Но так как у группы компаний уже организован управленческий учёт, оперативный учёт и быстрое закрытие периода, разумно было бы получать отчётность по МСФО так же быстро, как и отчётность по РСБУ. По мнению руководства IDS Group, управленческий учёт ближе к международному, чем российский бухгалтерский, и задача заключается в том, чтобы получать данные по финансовому результату не при закрытии периода в бухгалтерском учёте, а непосредственно из управленческого учёта на любой день. В связи с этим появляются новые процессы, например, параллельный учёт основных средств, целый ряд документов, которых нет в российском бухгалтерском учёте. Подсистему учёта МСФО, которую планируется запустить в первой половине 2019 года.
Более дальние перспективы развития комплексной информационной системы группы — интеграция с нижним уровнем производства — с MES-системами. Планируется включить в единую информационную систему ту информацию, которую производственники получают с датчиков буровых установок.