Создание централизованной автоматизированной системы управления финансово-хозяйственной деятельностью органов государственной власти и госучреждений Ульяновской области
Отрасль : Гос. и муниципальное управление.
Исполнитель: Группа компаний "Форус"
Функциональная область: Бухгалтерский и налоговый учёт. Управление персоналом, расчёт зарплаты.
14.06.2018 - 09.11.2018
Приволжский федеральный округ РФ
Создана централизованная автоматизированная система управления финансово-хозяйственной деятельностью исполнительных органов государственной власти и государственных учреждений Ульяновской области. Система функционирует на основе облачных технологий и платформы «1С:Предприятие 8» с применением облачных технологий «1С:Fresh», а также систем «1С:Бухгалтерия государственного учреждения», ред. 2, «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения», ред. 3 и «1С:Общий центр обслуживания. Централизованная бухгалтерия». Ключевым инструментом системы является управление учётными процессами в централизованной бухгалтерии на базе «1С:Общий центр обслуживания. Централизованная бухгалтерия КОРП». «Главным эффектом мы считаем то, что все работают по единым стандартам» — подчеркнула Екатерина Буцкая.
Областное государственное казённое учреждение «Областное казначейство» создано для выполнения отдельных функций кассового исполнения областного бюджета Ульяновской области и ведения централизованного бюджетного учёта по переданным функциям от исполнительных органов государственной власти и учреждений Ульяновской области. Учредитель — министерство финансов Ульяновской области. На базе «Областного казначейства» создан центр компетенций в области бухгалтерского учёта.
Цель: повышение качества бухгалтерского учёта и составления отчётности органов государственной власти и государственных учреждений Ульяновской области.
Задачи:
- создание централизованной системы управления финансово-хозяйственной деятельностью исполнительных органов государственной власти и государственных учреждений Ульяновской области;
- обеспечение единой методологии учёта;
- обеспечение прозрачности, открытости и подотчётности финансово-хозяйственной деятельности учреждений;
- обеспечение достоверности и оперативности формирования бухгалтерской и управленческой отчётности учреждений;
- обеспечение повышения качества управления учреждениями за счёт формирования единого информационно-аналитического пространства.
До начала проекта в учреждениях Ульяновской области учёт вёлся разрозненно. Бывали случаи несоблюдения установленного нормативными документами порядка ведения бухгалтерского учёта и формирования бухгалтерской отчётности. Они приводили к снижению оперативности и некорректности отражения фактов хозяйственной жизни и к искажению показателей представляемой отчётности.
«Централизация учётных функций в нашем регионе вызвана необходимостью повышения качества бухгалтерского учёта и составления отчётности, — говорит министр финансов Ульяновской области Екатерина Буцкая. — Предпосылками такого решения стали разрозненность организации учёта в учреждениях, случаи несоблюдения установленного нормативными документами порядка ведения бухгалтерского учёта и формирования бухгалтерской отчётности, приводящие к снижению оперативности и некорректности отражения фактов хозяйственной жизни, и к искажению показателей представляемой отчётности. Такая ситуация препятствовала проведению унификации и комплексной обработке данных, проведению общеотраслевых и межотраслевых исследований, выявлению значимых тенденций в приоритетных сферах развития и принятию системных управленческих решений». Целевая модель централизованной системы показана на рисунке 1.
Рис. 1. Целевая модель централизованной системы управления финансово-хозяйственной деятельностью исполнительных органов государственной власти и государственных учреждений.
Кроме того, в должностных обязанностях бухгалтеров были непрофильные функции, на выполнение которых тратилось время. В части учреждений, расположенных в отдалённости от областного центра, был низкий уровень квалификации бухгалтеров. Часть вопросов выполнения внутреннего финансового контроля, разграничения ответственности при передаче функций по ведению учёта и составлению отчётности, были нормативно не урегулированы. Кроме того, возникало множество вопросов, связанных с организацией документооборота.
Централизованная система управления финансово-хозяйственной деятельностью исполнительных органов государственной власти и государственных учреждений Ульяновской области построена на платформе «1С:Предприятие 8» с применением облачных технологий «1С:Fresh» и набора приложений:
- «1С:Бухгалтерия государственного учреждения», ред. 2 для ведения бюджетного (бухгалтерского) учёта учреждений;
- «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения», ред. 3 для автоматизации кадрового учёта и расчёта заработной платы;
- «1С:Общий центр обслуживания. Централизованная бухгалтерия» для управления процессами ведения учёта учреждений, передавших функции ведения учёта и формирования отчётности в централизованную бухгалтерию.
Ключевым инструментом централизованной автоматизированной системы является механизм управления процессами ведения учёта и формирования отчётности учреждений, передавших учётные функции в «Областное казначейство».
Рис. 2. Архитектура централизованной системы управления финансово-хозяйственной деятельностью.
Архитектура централизованной системы показана на рисунке 2. Система бесшовно интегрирована с решением «1С:Документооборот государственного учреждения», которое используется для организации электронного документооборота между обслуживаемыми учреждениями и централизованной бухгалтерией.
Техническая архитектура системы показана на рисунке 3. Система обеспечивает централизованное хранение данных с использованием современных СУБД и средств мониторинга, обеспечивает отказоустойчивость и надёжность системы.
В централизованной системе работает 50 человек.
Рис. 3. Техническая архитектура централизованной системы управления финансово-хозяйственной деятельностью.
Для обеспечения деятельности централизованной бухгалтерии «Областного казначейства» были разработаны единые методологические стандарты ведения бухгалтерского учёта, кадрового учёта и расчёта заработной платы. «Вопрос унификации и стандартизации учёта при внедрении цифровых технологий является одним из важнейших, — отметила Екатерина Буцкая. — Наш опыт заключается в том, что при проработке данного вопроса для получения максимального результата на старте проекта рабочей группой был сформирован ряд требований к технологическим возможностям централизованной автоматизированной системы. Основные требования заключались в наличии механизма разделения данных таким образом, чтобы учётные данные исполнительных органов государственной власти и учреждений были изолированы друг от друга». Поэтому в ходе проекта был разработан комплект нормативных документов предоставления доступа к централизованной информационной системе.
Кроме того:
- подготовлен ряд документов между учреждением и централизованной бухгалтерией для оформления передачи учётной функции от учреждения в ЦБ и разграничения ответственности сторон;
- автоматизировано формирование карт и графиков ведения учёта и формирования отчётности учреждений с учётом вида бюджетного учреждения, налоговых режимов и объектов налогообложения;
- автоматизировано распределение задач между сотрудниками на основании их ролей, участия в рабочих группах с учётом периодов отсутствия (отпуска, больничные и т. п.).
Уникальность проекта также в организации работы на проекте сплочённой проектной команды, состоящей из сотрудников министерства финансов Ульяновской области, «Областного казначейства» и специалистов фирмы «1С» и её партнёров, компаний «Форус» и «Флагман». Это позволило завершить пилотную часть проекта всего за 5 месяцев.
На данном этапе полностью завершена передача учётных функций 9 пилотных органов власти и 6 казённых учреждений. Создана централизованная система управления финансово-хозяйственной деятельностью исполнительных органов государственной власти и государственных учреждений Ульяновской области. «Преимущества централизованной автоматизированной системы — в хранении данных всех учреждений Ульяновской области в едином облачном пространстве, что обеспечивает возможность использования различных вариантов организации учёта, получение информации для анализа различных показателей в режиме реального времени с целью оперативного принятия управленческих решений», — отметила Екатерина Буцкая.
«Главным эффектом мы считаем то, что все работают по единым стандартам, налажен предварительный контроль учётных данных учреждений с возможностью оперативного выявления и исправления ошибок, отчётность становится более достоверной» — подчеркнула Екатерина Буцкая. В результате консолидации всей необходимой информации повышено качество ведения бухгалтерского учёта и прозрачность сдаваемой отчётности. Кроме того, достигнуты следующие результаты:
- учёт рабочего времени сотрудников, а также формирование аналитических отчётов по трудозатратам на ведение учёта учреждений стали прозрачны;
- стал возможным анализ выполнения задач по ведению учёта учреждений;
- значительно быстрее и легче формируются сводные отчёты по приложениям учреждений (ЛБО, ОС, ФОТ, множество других параметров).
Учёт и подготовка отчётности ведутся по автоматически формируемым картам и графикам. Загрузка равномерно распределяется между сотрудниками централизованной бухгалтерии. Нормы времени на операции и отчёты о трудозатратах позволяют объективно оценить производительность сотрудников.
Полученные результаты одобрены высшим руководством региона, что положительно повлияло на дальнейшее развитие централизации учётных функций государственных органов. Всё это позволило региону заложить надёжный фундамент для централизации всех исполнительных органов государственной власти и их подведомственных учреждений с целью совершенствования технологии управленческого учёта, отчётности.
Екатерина Буцкая
Министр финансов Ульяновской областиГлавным эффектом мы считаем то, что все работают по единым стандартам, налажен предварительный контроль учётных данных учреждений с возможностью оперативного выявления и исправления ошибок, отчётность становится более достоверной.
Сейчас выполнен только пилотный проект и перевод органов государственной власти и учреждений продолжается. «Согласно утверждённой правительством региона концепции, в 2019 году в централизованную автоматизированную систему планируется перевести бухгалтерский учёт 95 учреждений, включая исполнительные органы государственной власти и государственные учреждения, — подчёркивает Екатерина Буцкая. — Из них функции по ведению бухгалтерского учёта и составлению отчётности 52 учреждений будут переданы в «Областное казначейство», а бухгалтерский учёт 43 учреждений будет переведён в централизованную автоматизированную систему и осуществляться непосредственно исполнительными органами государственной власти и государственными учреждениями». Ход проекта представлен на рисунке 4, из которого видно, что завершение проекта планируется к 2022 году.
Рис. 4. Этапы проекта централизации бухгалтерского учёта.