Новосибирский механический завод «Искра» построил систему кадрового учёта
Отрасль : Химия, нефтехимия.
Исполнитель: Гигабайт
Функциональная область: Управление персоналом, расчёт зарплаты.
01.06.2016 - 01.08.2018
Сибирский федеральный округ РФ
На Новосибирском механическом заводе «Искра» создана комплексная система кадрового учёта, учёта рабочего времени, планирования и трудозатрат, расчёта зарплаты, подготовки отчётности и управления мотивацией персонала. Система построена на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом 3 КОРП» Оптимизированы и унифицированы процессы кадрового учёта, расчёта заработной платы для более чем 2500 сотрудников предприятия. Создание единой централизованной системы позволило повысить скорость и прозрачность процессов, существенно уменьшить объём ошибок (число ошибок снижено вдвое). На 30% сокращены затраты расчётной группы бухгалтерии. Переход на регулярно обновляемый продукт, своевременно поддерживающий нормы и изменения российского законодательства, существенно сократил издержки на доработки и изменение системы.
Новосибирский механический завод «Искра» — крупнейшее в России предприятие, занимающее лидирующие позиции в сфере производства промышленных средств взрывания для горнорудной и угольной промышленности, геофизической разведки, взрывных работ на строительных объектах и обработки металлов взрывом. В состав завода входит 15 цехов основного и вспомогательного производства. Входит в состав корпорации «Ростех». Численность сотрудников — 2700 человек.
Цели проекта:
- построение современной информационной системы управления трудовыми ресурсами и оплатой труда;
- повышение эффективности принятия решений в области управления персоналом;
- повышение прозрачности и усиление контроля учётных процессов;
- сокращение затрат рабочего времени на подготовку персонифицированной, статистической, налоговой, корпоративной отчётности и информации по запросам вышестоящих организаций и контролирующих органов.
Задачи проекта:
- разработка методологических рекомендаций по изменению существующей системы оплаты труда и стимулирования персонала;
- максимальная адаптация типового функционала системы к бизнес-процессам и учётной политике компании;
- доработка системы в соответствии с выявленными требованиями заказчика;
- ликвидация разрозненных локальных автоматизированных рабочих мест и обеспечение единого информационного пространства для обработки персональных данных работников;
- интеграция со смежными системами.
На заводе «Искра» для управления трудовыми ресурсами и оплаты труда использовался ряд разрозненных систем. Для кадрового учёта использовалась система «1С:Зарплата и управление персоналом» ред. 2.5, значительно доработанная в части штатного расписания. Для целей планирования и учёта трудозатрат, учёта рабочего времени, расчёта заработной платы, формирования отчётности использовался ряд программных систем собственной разработки — автоматизированные рабочие места, разработанные на языке FoxPro сотрудниками завода в 1990-х годах, которые имели множество недостатков:
- они не были включены в единую информационную систему;
- они морально устарели и не имели обратной совместимости с современным программным обеспечением;
- их было крайне трудно поддерживать в рабочем состоянии, их актуализацией никто не занимался.
Для подготовки части отчётности использовалось различное бесплатное программное обеспечение с выгрузкой необходимых данных из других систем. Механизмы управления мотивацией персонала и расчёта KPI автоматизированы не были. В результате закрытие периода в компании занимало очень много времени, и было крайне трудоёмкой задачей.
Кроме того, отсутствовало единое информационное пространство, что не позволяло оперативно производить анализ данных и формировать отчётность широкого спектра. Руководством предприятия было принято решение о реформировании подходов к организации работы и внедрении единой информационной системы для управления персоналом и расчёта заработной платы.
Система управления трудовыми ресурсами и оплатой труда построена на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом 3 КОРП», современной информационной системе, охватывающей все необходимые функции управления трудовыми ресурсами и оплатой труда на предприятии. Были автоматизированы следующие функциональные блоки:
- кадровый учёт;
- учёт времени;
- учёт труда;
- расчёт и выплата заработной платы;
- бюджетирование;
- планирование труда;
- мотивация персонала.
В ходе проекта часть бизнес-процессов и некоторые подходы к учёту были измены и оптимизированы, выявлены и исправлены некоторые методологические ошибки предыдущей системы.
Блок «Кадровый учёт»
Были проведены небольшие доработки системы по учёту льгот, медосмотров, инструкций по охране труда в соответствии со спецификой предприятия, которые позволили автоматизировать работу служб по охране труда и обучения и аттестации персонала. Также выполнены следующие доработки:
- разработан механизм расчёта общего стажа работы сотрудника;
- разработаны специализированные печатные формы (кадровые приказы, протоколы, трудовые договоры, дополнительные соглашения, ведомости, уведомления и пр.);
- разработан механизм учёта пенсионных планов сотрудников и отчислений в НПФ;
- разработан механизм учёта медосмотров;
- разработан механизм учёта инструкций по охране труда;
- разработан механизм учёта положенных и предоставленных социальных льгот;
- разработан механизмов учёта дисциплинарных нарушений и взысканий;
- разработан механизм учёта предоставленных субсидий;
- доработаны механизмы учёта образования и смежных профессий.
Блок «Учет времени»
Были выполнены следующие доработки блока:
- доработка документа табеля в соответствии со спецификой многосменного режима работы и учёта времени на предприятии для удобства пользователей;
- доработка графиков работы сотрудников для обеспечения интеграции со СКУД;
- разработка документа для учёта сдвига рабочего времени (смены) сотрудника;
- разработка средств автоматического формирования данных о рабочем времени в документе табеля на основе данных проходов СКУД;
- доработка и разработка специализированных печатных форм и дополнительных отчётов (графики работы, табель учёта рабочего времени, статистическая отчётность и пр.).
Создание блока «Учет времени» осложнялось спецификой предприятия. Для обеспечения непрерывности производства на заводе действуют строгие и разнообразные режимы работы. К тому же предприятие изготавливает взрывчатую продукцию, в том числе военного назначения. Действующие режим и графики работ:
- пятидневные (односменные и многосменные);
- скользящие графики;
- с обедом, без обеда, с разделением смены на части;
- длительность рабочей недели — 40 и 36 часов (для «вредных» должностей);
- время начала и окончания смены варьируется.
Так же на предприятии ведётся детальный учёт отработанного времени и отсутствий с точностью до 1 минуты. В настоящий момент используется 90 видов рабочего времени и более 500 графиков работ.
На предприятии используется система контроля и управления доступом (СКУД). Все входы и выходы регистрируются в системе СКУД. Эти данные используются для автоматического заполнения табеля учёта рабочего времени. Чтобы это реализовать, была настроена интеграция между «1С:Зарплата и управление персоналом» и СКУД. В «1С:Зарплата и управление персоналом» ежедневно загружаются и обрабатываются данные о проходах. Также был разработан механизм учёта фактически отработанного времени. Чтобы посчитать фактически отработанное время, недостаточно вычесть разницу между временем входа и временем выхода сотрудника. Необходимо учесть множество факторов: графики работы сотрудников, сдвиги смены, перерывы и перекуры, недоработки и переработки, время пути от проходной до рабочего места и многое другое. В результате проведённой доработки учёт времени существенно упростился. Табель предварительно заполняется автоматически, и пользователь может в одном окне видеть все проходы сотрудников, а также нарушения проходов.
Блок «Учёт труда»
Были выполнены следующие доработки блока:
- учёт бригад, их состава;
- реализация различных АРМ для ввода и расчёта большого количества разных типов нарядов в системе «1С:Управление производственным предприятием 8» (повременные, сдельные, бригадные, индивидуальные и пр. виды нарядов);
- разработка различных печатных форм для различных типов нарядов (10 форм нарядов);
- реализация АРМ для ввода ежедневной выработки и расчёта КТУ;
- разработка и настройка отчётов для анализа заработной платы, рассчитанной в нарядах (20 вариантов формирования отчёта);
- реализация механизмов сверки часов в нарядах с часами в документах табельного учёта в «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП».
На предприятии в основных производственных цехах используется сдельная форма оплаты труда. Чтобы рассчитать зарплату таких сотрудников, необходимо понять, какой объём работ был выполнен, какие производились операции, работа была индивидуальная или в бригаде. На заводе используется несколько тарифных сеток, ставок, типов нарядов, бригадный заработок распределяется па различным схемам.
тарифных сеток
разрядов
типов нарядов
схем распределения в бригадных нарядах
Кроме того, на заводе сложный производственный процесс, вся информация по которому учитывается в системе «1С:Управление производственным предприятием». Только на основании этой информации можно рассчитать трудозатраты. Для этого используются документы учёта выработки и т. н. наряды (см. рисунок ниже). Мастера цехов ежедневно вводят выработку рабочих, на основе которых специалисты по расчёту зарплаты в цехах автоматически собирают и рассчитывают наряд любого типа. Данные о заработках по нарядам автоматически выгружаются в «1С:Зарплата и управление персоналом». Перед расчётом заработной платы бухгалтер проверяет корректность данных и закрывает период для ввода выработки и нарядов. Ежедневно вводится по 100 документов выработки и нарядов. Аналогичным образом высчитываются трудозатраты автотранспортного цеха, только вместо нарядов используются путевые и ремонтные листы в «1С:Управление автотранспортом».
Блок «Расчёт заработной платы»
В этом блоке был по максимуму использован типовой функционал системы «1С:Зарплата и управление персоналом», чтобы в будущем упростить поддержку и обновление программного продукта. В дополнение к возможностям типового решения были реализованы следующие доработки:
- механизм внутрисменной доплаты до среднего;
- нетиповой перенос отражения зарплаты в «1С:Управление производственным предприятием»;
- автоматический расчёт премий при совмещении;
- расчёт аванса в соответствии со спецификой предприятия;
- доработка печатных форм, отчётов и ведомостей;
- детализация отражения заработной платы в бухучёте до видов расчёта;
- доработки алгоритмов расчёта заработной платы в соответствии со спецификой предприятия;
- доработка механизма расчёта аванса в соответствии со спецификой предприятия;
- разработка механизмов для расчёта, начисления и отражения внутрисменной доплаты до среднего заработка;
- доработка печатных форм по среднему заработку сотрудников.
Есть и другие особенности расчёта зарплаты на предприятии. Но их удалось реализовать с помощью типовых механизмов. Для этого пришлось настроить около 200 различных видов расчёта.
Рассчитать зарплату — это только часть задачи. Требуется отразить результат этого расчёта в учётной системе бухгалтерского и управленческого учёта. Одна из проблем, с которой столкнулись в процессе реализации проекта, это необходимость высокой детализации отражения затрат по зарплате, налогам и взносам. На предприятии используется около 500 статей затрат и 27000 номенклатурных групп, а также сложные правила распределения сумм по аналитикам. Как результат, при формировании документа отражения зарплаты в регламентированном учёте, за месяц формируется более 250 000 проводок. Поскольку платформа «1С:Предприятие 8.3» ограничивает число строк в таблице документа числом 100000, поэтому пришлось автоматически разделять документ по подразделениям.
Блок «Планирование труда»
Были выполнены следующие доработки блока:
- множественные доработки механизмов учёта, контроля и формирования штатного расписания;
- разработка рабочих мест для расчёта плановой трудоёмкости, численности и заработной платы рабочих;
- разработка отчётов для план-фактного анализа плановой трудоёмкости, численности и заработной платы рабочих;
- разработка отчёта для анализа изменения трудоёмкости изделий;
- разработка и настройка прочих дополнительных отчётов для анализа начисленной заработной платы;
- разработка механизмов расчёта показателей бюджетирования (в рамках бюджетов по оплате труда);
- отчёт по показателям бюджетирования в различных разрезах.
Блок «Мотивация персонала»
Были выполнены следующие доработки блока:
- реализация гибких средств расчёта KPI на основании произвольного алгоритма и запроса к данным, как текущей базы данных, так и внешней;
- доработки механизма премирования сотрудников по результатам расчёта KPI.
Интеграция со смежными системами
Для оперативного учёта на заводе используются внедрённые ранее системы, работающие на базе продуктов «1С:Управление производственным предприятием» и «1С:Управление автотранспортом», с которыми была интегрирована система «1С:Зарплата и управление персоналом 3». Основные интеграционные потоки:
- Двусторонний обмен между «1С:Управление производственным предприятием» и «1С:Зарплата и управление персоналом 3» (НСИ, кадровые документы, ведомости на выплату заработной платы, отражение заработной платы в БУ, начисление оценочных обязательств по отпускам, договоры займа, исполнительные листы, наряды).
- Односторонний обмен между «1С:Управление автотранспортом» и «1С:Зарплата и управление персоналом 3» (перенос заработков водителей, начисленных по путевым и ремонтным листам).
- Загрузка данных о проходах сотрудников из СКУД (система контроля и управления доступом КОДОС).
- Настроена бесшовная интеграция между «1С:Управление производственным предприятием» и «1С:Зарплата и управление персоналом», реализованная посредством веб-сервисов, обеспечивающая получение и обработку необходимых для расчёта нарядов данных о текущих плановых начислениях сотрудников, данных табельного учёта, а также автоматическое закрытие периода для ввода нарядов в «1С:Управление производственным предприятием» по факту формирования реестра нарядов в «1С:Зарплата и управление персоналом». Кроме того эта интеграция обеспечивает получение данных о ФОТ по штатному расписанию, данных о среднесписочной численности и фактически начисленных сумм заработной платы.
Архитектура информационной системы завода.
Ежедневно 220 пользователей системы заводят по 20 новых элементов справочников, 400 новых документов (в среднем по 45 строк в документе). Всего автоматизировано 220 рабочих мест.
На заводе «Искра» есть ряд особенностей ведения кадрового учёта, которые нечасто встречаются на других предприятиях. К ним относятся:
- наличие льготного списка профессий, утверждённых ПФР;
- проведение спецоценки условий труда;
- ведение истории всех параметров штатного расписания;
- контроль штатного расписания;
- разнообразие печатных форм.
Особенностей проекта множество, наиболее важные следующее:
- автоматический расчёт данных табельного учёта (как рабочего времени, так и отсутствия различных видов) на основании установленного сотруднику и в подразделении сотрудника режима работы и проходах сотрудника через СКУД;
- разнообразие форм оплаты и организации труда на предприятии (сдельная, косвенно-сдельная, повременная, бригадная, особый порядок расчёта заработной платы для водителей);
- разнообразие способов интеграции со смежными системами (обмены, веб-сервисы, регламентные задания, внешние источники данных, обработки выгрузки);
- решение нетиповых задач, граничащих и переходящих в другие области учёта, а именно: производственный учёт (расчёт и учёт прямых затрат на оплату труда в разнообразных производственных нарядах), планирование и бюджетирование (расчёт плановой численности и заработной платы рабочих, план-фактный анализ численности и заработной платы, расчёт показателей бюджетов в части оплаты труда);
- реализация гибкой системы автоматического расчёта KPI.
Таким образом, встраивание внедряемой системы «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» в сложный ИТ-ландшафт большой организации НМЗ «Искра», реализация сложных интеграционных механизмов с внешними системами, реализация абсолютно нетиповых задач блоков «Учет труда», «Учет времени», «Планирование труда», «Управление мотивацией» делают этот проект уникальным на рынке.
На НМЗ «Искра» построена единая информационная система кадрового учёта и расчёта заработной платы. Единая система обеспечивает прозрачность учёта и позволяет ответственным лицам организации оперативно получать точную информацию, необходимую для принятия управленческих решений. При этом удалось максимально сохранить типовые механизмы функционирования системы «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП».
В результате повышена точность расчётов с персоналом и вдвое снижено число ошибок пользователей. Исключено ручное заполнение и расчёт нарядов на бумажном бланке, автоматизированы отчёты, ведомости и печатные формы, заполнение которых раньше производилось вручную. Использование единой системы для формирования отправки отчётности на 30% сократило затраты расчётной группы бухгалтерии. Переход на регулярно обновляемый продукт, своевременно поддерживающий нормы и изменения российского законодательства, позволил существенно сократить издержки на доработки и изменение программного обеспечения.
Станислав Черявко
Начальник отдела информационных технологий НМЗ «Искра»Основными результатами проведённого внедрения ... на нашем предприятии можно назвать: автоматизацию сложного кадрового учёта на заводе «Искра»; интеграцию со СКУД и автоматическое заполнение табеля учёта рабочего времени; подсистему учёта труда для расчёта заработка производственных рабочих, основанного на выпуске готовой продукции и системе нормирования; замену множества разрозненных учётных систем единой ... для формирования и отправки отчётности, и как следствие значительное сокращение трудозатрат расчётной группы бухгалтерии; подсистему планирования труда.