В «ВТБ Лизинг» построили систему электронного документооборота и автоматизировали процесс согласования финансовых документов
Отрасль : Банки.
Исполнитель: 1С-КПД
Функциональная область: Управление документами и контентом.
11.07.2018 - 02.11.2018
Центральный федеральный округ РФ
ВТБ Лизинг — крупнейшая лизинговая компания в России. Оказывает услуги лизинга транспорта, техники и оборудования с 2002 года в составе Группы ВТБ. Компания работает в 59 регионах России, а также в Ирландии, на Кипре и Белоруссии. Основные направления лизинга: воздушные суда, железнодорожный транспорт, оборудование для нефтегазовой отрасли, автотранспорт, легковой и коммерческий транспорт, спецтехника и самоходные машины, технологическое оборудование, недвижимость
Цель проекта: построить систему электронного документооборота в компании.
- Автоматизация процесса согласования и оплаты расходов, включающего 3 бизнес-процесса:
- согласование запроса на расход;
- согласование договора;
- согласование Заявки на оплату;
- Передача знания по настройкам модулей ПО ключевым пользователям и администраторам системы.
- Разработка механизмов и настройка системы с учетом специфики бизнеса, с внесением изменения в типовую конфигурацию при необходимости.
Задачи проекта:
- Оптимизация и повышение эффективности деятельности компании в части согласования финансовой документации.
- Автоматизация процессов взаимодействия сотрудников.
- Повышение контроля исполнительской дисциплины.
- Сокращение времени согласования финансовых документов.
- Улучшение контроля изменений при согласовании финансовой документации.
- Сокращение эксплуатационных затрат, по причине внедрения единой платформы «1С» для разных функциональных областей компании.
Сотрудники компании были вынуждены согласовывать все счета в бумажном виде. Часть процесса проходила в бумажном виде, часть процесса могла проходить по электронной почте. Это занимало очень много времени: счет на оплату услуг или входящих товаров мог согласовываться на протяжении нескольких недель. Потому руководство компании приняло решение внедрить систему электронного документообоорота и автоматизироватьпроцесса согласования.
Система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Document Management 8». Это «1С:Документооборот 8 КОРП» с интерфейсами на английском и русском языках. Система представляет собой единую базу данных, в которой работают пользователи центрального офиса и пользователи дочерних компаний. Пользователи работают с ней как через интернет, так и напрямую, находясь в локальной сети.
Систему можно разделить на несколько логических частей:
- блок согласования запросов на расходование денежных средств,
- блок согласования договоров,
- блок интеграции с учетными системами и блок бюджетирования и проверки остатков по бюджету.
Для маршрутизации документов была разработана гибкая система автоматической настройки маршрутов согласования. Маршрутизация в итоге может быть настроена с учетом MIR-кодов — условной маркировки подразделений организации в зависимости от суммы документа, в зависимости от подразделений инициатора документа и др.
В систему встроены четыре вида документов:
- Запрос на денежных средств (Request).
- Форма согласования договора (ФСД).
- Договор.
- Заявка на оплату денежных средств (Invoice).
И были настроены четыре маршрута:
- Запрос цены.
- Согласование цены.
- Согласование договора.
- Согласование оплаты.
В итоге система развернута на 1917 рабочих местах.
Схема интеграции с другими системами
В АО «ВТБ Лизинг» есть как русскоговорящие, так и англоязычные пользователи. В связи с этим, внедрение системы «1С:Document Management» позволило решить проблему языкового барьера в использовании программы.
Уникальность проекта заключается в том, что система «1С:Document Management» в данном случае используется как решение для оптимизации финансовых задач в соответствии с внутренним комплексным регламентом компании. К ним относятся особенные реквизиты, специальные MIR-коды (MIR-код — условная маркировка подразделений организации), которые используются в группе компаний «ВТБ Лизинг». Это достаточно сложный механизм учета бюджетов, лимитов по бюджетам, в зависимости от MIR-кодов, подразделения, ответственного за эти MIR-коды. Комплексная система была реализована в системе «1С: Document Management», что является уникальной доработкой системы под компанию.
Система электронного документооборота на базе «1С:Document Management» позволила автоматизировать процесс согласования финансовых документов, снизилось время согласования финансовых документов, повысился уровень исполнительской дисциплины, а также уровень контроля изменений документов при согласовании.
В результате:
- Значительно повысилась прозрачность процесса согласования.
- Сократилось время согласования документов. Ранее документ мог согласовываться до недели, сейчас же согласование может занимать менее 1 рабочего дня.
- Благодаря возможности делегирования и разделу «Задача отдела», исчезли паузы в процессах согласования, связанные с отпусками согласующих сотрудников.
Количественные результаты проекта:
- На 10% сократились трудозатраты в подразделениях.
- На 2% снизились расходы на материальные ресурсы.
- На 15% уменьшились операционные и административные расходы.
Данный проект был номинирован на премию 1С:Проект года и получил награду как лучший проект в отрасли: Лизинг.