Холдинг «Молвест» в 2 раза ускорил расчет зарплаты для 4500 сотрудников 12 подразделений с помощью «1С:Зарплата и управление персоналом 8»


Рабочих мест: 120
Отрасль : Пищевая промышленность и ТНП.
Исполнитель: 1С:Первый Бит, Воронеж
Функциональная область: Управление персоналом, расчёт зарплаты.
01.07.2015 - 01.02.2016
Центральный федеральный округ РФ

||
Краткое описание проекта

Холдинг «Молвест» построил систему управления персоналом и расчета заработной платы на базе решения «1С:Зарплата и управление предприятием». За 8 месяцев система развернута на 120 рабочих местах. В ходе проекта все подразделения холдинга были включены в единое информационное пространство. Вместо разрозненных баз данных был сформирован общий центр управления выплатой заработной платы, работающий через клиент-банк. Такая организация процессов позволила повысить контроль за своевременным расчетом и выплатой зарплаты.  Время на расчет зарплаты сократилось в 2 раза. В 2 раза ускорилось получение консолидированной информации по страховым взносам и НДФЛ.  В 3 раза снизились временные затраты на сбор и обработку регламентированной отчетности по структурным подразделениям холдинга.

Заказчик

Молочный холдинг «Молвест» начал свою деятельность в 1969 году. Предприятие перерабатывает более 400 тыс. тонн молока в год. В ассортименте компании свыше 400 наименований молочной продукции, которая поставляется в более чем 30 регионов РФ под брендами «Вкуснотеево», «Фруате», «Иван Поддубный», «Волжские просторы», «Кубанский хуторок», «Нежный возраст». В структуре холдинга — 3 завода, расположенных в европейской части России, а также 12 представительств в регионах РФ.

Цели и задачи проекта

Цель проекта: модернизация системы управления персоналом и расчета заработной платы.

Задачи проекта:

  • привести к единым стандартам методологию кадрового учета для всех заводов и филиалов предприятия;
  • упростить сбор и консолидацию информации от разных подразделений;
  • ускорить расчет заработной платы сотрудникам;
  • наладить оперативное получение регламентированной и управленческой отчетности.
Ситуация до старта проекта

Ранее для кадрового учета и расчета заработной платы использовалось 12 разрозненных информационных баз на локальных серверах обособленных подразделений холдинга. Для каждой должности на заводах и в представительствах применялась своя методика расчета заработной платы. Начисления для одних и тех же должностей в разных подразделениях могли выполняться по разным правилам. Для расчета вознаграждений 200 водителям личного транспорта приходилось вручную переносить данные путевых листов из отдельной специализированной программы в систему расчета заработной платы. Все это затрудняло сбор и консолидацию данных по кадрам (статистические формы, отчеты в Пенсионный фонд). Много времени уходило на расчет зарплаты. Было сложно планировать кадровую политику, анализировать и контролировать расходы на персонал.

Холдинг нуждался в современной и мощной системе, которая позволила бы объединить кадровый учет всех подразделений в общее информационное пространство, наладить расчет заработной платы и упростить сбор сведений от подразделений и представительств. В качестве оптимально подходящей по функционалу программы была выбрана «1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ». 

Архитектура решения и масштаб проекта

Система управления персоналом и расчета заработной платы построена на базе решения «1С:Зарплата и управление предприятием». Автоматизированы следующие участки и бизнес-процессы:

  1. Кадровый учет.
  2. Расчет зарплаты.
  3. Регламентированная отчетность.
  4. Анализ кадрового состава.
  5. Применение различных мотивационных схем.
  6. Аналитическая отчетность.
  7. Планирование занятости сотрудников: отпусков и / или других мероприятий.
  8. Учет рабочего времени.
  9. Планирование и возможность статистического анализа ФОТ.

Произведена интеграция с системами управленческого и регламентированного учета.

География проекта:

  1. Компания АО «Молвест» в составе:
  • Хохольское представительство АО «Молвест»;
  • Ульяновское представительство АО «Молвест»;
  • Обособленное подразделение ЗАО «Молвест» в г. Маркс;
  • Тихорецкое представительство ЗАО «Молвест»;
  • Обособленное подразделение АО «Молвест» г. Самара;
  • Обособленное подразделение АО «Молвест» г. Тольятти;
  • Обособленное подразделение ЗАО МОЛВЕСТ в Санкт-Петербурге;
  • Московское представительство АО «Молвест»;
  • Волгоградское представительство АО «Молвест»;
  • Курское представительство АО «Молвест»;
  • Липецкое представительство АО «Молвест»;
  • Ростовское представительство АО «Молвест»;
  • Саратовское представительство АО «Молвест»;
  • Краснодарское представительство АО «Молвест».
  1. Компания ПАО Молочный комбинат «Воронежский» в составе:
  • ПАО Молочный комбинат «Воронежский»;
  • ОАО МК «Воронежский» «Калачеевский сыродельный завод»;
  • ОАО МК «Воронежский» «Хохольский молочный завод».
Особенности и уникальность проекта

В ходе проекта все подразделения холдинга были включены в единое информационное пространство. Вместо разрозненных баз данных был сформирован общий центр управления выплатой заработной платы, работающий через клиент-банк. Такая организация процессов позволила повысить контроль за своевременным расчетом и выплатой зарплаты.

В штате компании трудится более 4500 человек. Заработная плата персоналу рассчитывается с учетом множества различных показателей — фактически отработанного времени, совмещений, замещений, доплат, премий и т. п. Ежемесячный кадровый документооборот составляет более 1 000 документов. В рамках проекта выработана единая методология кадрового учета и расчета заработной платы персоналу. Это помогло унифицировать и привести к единым стандартам расчет выплат. Также были сведены к минимуму ручные операции по переносу данных между различными информационными базами, что исключило негативное влияние человеческого фактора на эти процессы.

Результаты проекта
  1. Стандартизирована методология ведения кадрового учета и расчета заработной платы. Все подразделения холдинга теперь ведут кадровый учет и начисляют заработную плату в одной системе и по единым правилам.
  2. Время на расчет зарплаты сократилось в 2 раза.
  3. Снизилось количество сотрудников, задействованных в расчете зарплаты: три бухгалтера по расчету зарплаты на заводах были переведены на участки производственного учета и отражения хозрасчетных операций, что повысило эффективность работы бухгалтерских служб.
  4. Автоматизирован сложный расчет заработной платы для 200 водителей: данные путевых листов теперь автоматически загружаются в систему. Это исключило ошибки, связанные с ручным вводом данных и ускорило расчет вознаграждений водителям.
  5. Создан единый центр управления выплатой заработной платы через клиент-банк по всем территориально-удаленным подразделениям холдинга. Это помогло усилить контроль за своевременностью и обоснованностью выплат.
  6. Руководство получило удобные инструменты для анализа эффективности использования рабочего времени по подразделениям холдинга с учетом неявок и дополнительной работы сотрудников. Появилась возможность фиксировать фактическую явку сотрудников, работу в выходные дни, замещения сотрудников, находящихся в отпуске или на больничном. Эта информация позволяет оперативно изменять графики работы для обеспечения эффективной деятельности подразделений.
  7. Автоматизирована работа службы безопасности, которая контролирует соблюдение сотрудниками трудовой дисциплины. Все данные о выявленных нарушениях оперативно фиксируются в системе, руководство в любой момент времени может получить эти данные и принять соответствующие меры. В результате трудовая дисциплина по холдингу улучшилась.
  8. Сокращено время на формирование сводной управленческой и регламентированной отчетности: в 2 раза ускорилось получение консолидированной информации по страховым взносам и НДФЛ.
  9. В 3 раза снизились временные затраты на сбор и обработку регламентированной отчетности по структурным подразделениям холдинга.
Отзыв заказчика

Роман Иванников

Главный бухгалтер ПАО Молочный комбинат «Воронежский»

«1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ» помогла унифицировать методологию ведения кадрового учета и расчета заработной платы для нашей компании. Через 6 месяцев после ввода системы в эксплуатацию мы ощутили значительные результаты. Начисление оплаты теперь производится в головном предприятии холдинга, что позволило создать единый центр по расчету заработной платы и увеличить производительность труда сотрудников расчетного центра. Мы сократили количество сотрудников, участвующих в расчете заработной платы, ускорили время расчета заработной платы по обособленным предприятиям холдинга. Особенно стоит отметить удобство формирования отчетов по страховым взносам, НДФЛ, статистических отчетов, отчетов в Пенсионный фонд.