Компания «ВБ-Сервис» построила систему электронного документооборота
Отрасль : Жилищно-коммунальное хозяйство. Строительство и девелопмент.
Исполнитель: 1С-КПД
Функциональная область: Управление документами и контентом. Управление нормативно-справочной информацией.
19.04.2019 - 28.12.2019
Центральный федеральный округ РФ
Компания «ВБ-Сервис» модернизировала документооборот на базе решения «1С:Документооборот». «1С:Документооборот» внедрялся по технологии модульного внедрения (типовое решение за исключением доработки механизмов интеграции). В результате проекта работа с документами и их согласование перешли в электронный вид. Скорость согласования кадровой и прочей внутренней документации возросла почти в два раза, а скорость согласования договорной документации — примерно на 65%.
Компания «ВБ-Сервис» образована в ноябре 1998 года. Учредителем является Банк ВТБ (ПАО). Основная задача компании — это техническая эксплуатация и хозяйственное обслуживание объектов, расположенных в Москве. Компания управляет объектами недвижимости класса «А+», такими как небоскребы в «Москва-Сити».
Цель проекта: модернизировать документооборот компании.
Задачи проекта:
- автоматизировать процессы взаимодействия сотрудников,
- повысить контроль исполнительской дисциплины,
- оптимизировать процессы обработки документации.
До начала проекта документооборот в компании был полностью буимажным. При этом компания использовала решение «1С:Зарплата и управление персоналом». Поэтому модернизация документооборота подразумевала интеграцию системы электронного документооборота и «1С:Зарплата и управление персоналом».
Система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот КОРП». Архитектура системы является централизованной, то есть серверная часть системы располагается только в центральном офисе компании. Для доступа территориально-удаленных пользователей можно использовать интернет и другие каналы связи, организуемые заказчиком.
Были синхронизированы справочники между «1С:Документооборотом» и «1С:Зарплата и управление персоналом».
Внедрены следующие модули:
- Регистрация входящих и исходящих документов.
- ОРД (организационно-распорядительные документы) и протоколы.
- Служебные записки.
Особенность проекта заключается в том, что была осуществлена интеграция «1С:Документооборот» и «1С:Зарплата и управление персоналом». Сложность интеграции заключалась в том, что до начала проекта «1С:Зарплата и управление персоналом» использовался компанией уже долгий срок, количество данных в системе было значительным. Поэтому было принято решение, что для интеграции нужно перенести часть объектов из «1С:Зарплата и управление персоналом» во внедряемый «1С:Документооборот». Кроме того, пришлось создавать структуры для хранения данных.
Для полной и безболезненной интеграции была проведена серия доработок «1С:Документооборот». Среди доработок можно выделить отражение плановых и неплановых отсутствий сотрудников. Такой модуль не только меняет статус сотрудника, но и отправляет рассылку об отсутствии исполнителя. Модуль также отправляет рассылку о назначении замещающего пользователя, делегирует права заменяющему с учетом срока отсутствия.
В системе разработан модуль «Замещение». Он позволяет отражать совмещение должностей и корректно назначать задачи сотрудникам, которые работают по совмещению, чтобы полноценно контролировать исполнение работы.
Все разработанные модули синхронизируют информацию в том числе и со справочниками «1С:Зарплата и управление персоналом» и позволяют получить необходимую информацию о сотрудниках как в «1С:Документооборот», так и в «1С:Зарплата и управление персоналом».
В результате проекта полностью модернизирован документооборот компании, работа с документами и их согласование перешли в электронный вид.
Благодаря тщательной настройке, информация, вносимая в «1С:Зарплата и управление персоналом», корректным образом отображалась в справочниках «1С:Документооборота», что заметно ускорило рабочие процессы между отделом кадров, бухгалтерией и остальными отделами компании.
Увеличилась скорость согласования документов. Скорость согласования кадровой и прочей внутренней документации возросла почти в два раза, а скорость согласования договорной — примерно на 65%. Это ускорило процессы подготовки и обмена документами с контрагентами. Учитывая, что «ВБ-Сервис» обслуживает многие объекты в Москве, принадлежащие крупным компаниям, быстрая подготовка и согласование документов способны заметно сократить возможные временные затраты, не позволяющие приступить к оказанию услуг.