Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций построил систему управления финансовыми документами


Рабочих мест: 50
Отрасль : Образование.
Исполнитель: Группа Компаний "ОМЕГА"
Функциональная область: Управление документами и контентом.
01.10.2018 - 31.10.2018
Северо-Западный федеральный округ РФ

||
Краткое описание проекта

Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций построил систему управления финансовыми документами на базе решения «1С:Документооборот государственного учреждения». В рамках проекта автоматизированы процессы подготовки, согласования и утверждения комплекта закупочных документов, включая заявки; проекты договоров и технических заданий; согласование, утверждение и ведение реестра заявок на оплату, в привязке к договорам и счетам. В результате сокращена нагрузка на «единое окно», выстроены и оптимизированы процессы прохождения финансовых документов, организовано единое хранилище управления финансовыми документами с различным уровнем доступа. Минимизирован риск ошибок, связанных с человеческим фактором.

Заказчик

Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им. проф. М.А. Бонч-Бруевича является старейшим и известнейшим вузом Российской Федерации, общепризнанным лидером российской высшей школы в области подготовки специалистов для отрасли связи и телекоммуникаций. В в структуре университета 28 кафедр в составе 6 факультетов и 2 филиала — Архангельский и Смоленский колледжи телекоммуникаций. В СПбГУТ обучаются около 11 тысяч студентов.

Цели и задачи проекта

Основополагающей целью внедрения системы управления финансовыми документами является оптимизация существующих процессов документооборота вуза, связанных с подготовкой и обработкой финансовой документации.

Система должна обеспечить решение следующих задач: 

  1. Оптимизацию работы «единого окна» в части принятия финансовых документов и последующей передачи на обработку сотрудникам департамента экономики.
  2. Унификацию порядка подачи документов в «единое окно».
  3. Эффективное выстраивание процессов обработки документации с минимизацией человеческих трудозатрат.
  4. Возможность отследить нахождение документа в контрольных точках процесса его обработки; повышение скорости обработки и рассмотрения документов, обеспечение контроля обработки документов.
  5. Повышение прозрачности процессов документооборота и исполнительской дисциплины.
  6. Организацию единого структурированного хранилища электронных версий документов и файлов с общим доступом к документам в соответствии с предоставленными правами.
  7. Ведение реестров внутренних финансовых документов в электронном виде с целью сокращения объёмов бумажного документооборота.
  8. Сокращение временных затрат на осуществление поиска документа или группы документов, объединенных общим признаком и/или набором признаков.
  9. Снижение риска утраты и/или порчи документа на бумажном носителе в процессе обработки.
  10. Возможность формирования отчетной сводной информации о деятельности университета в части подготовки и обработки финансовых документов по необходимым уровням и разрезам аналитики.
Ситуация до старта проекта

До старта проекта университет сталкивался со следующими проблемами: 

  1. Отсутствовала единая точка входа согласования документов.
  2. Подаваемые комплекты документов были разнородными и проходили множество циклов согласования по причине их несоответствий.
  3. Документы согласовывались повторно по многу раз. 
  4. Документы хранились на рабочих машинах пользователей и в общих папках, отстутствовала систематизация и учет хранения документов.
  5. Было невозможно мониторить и контролироваать прохождение процессов обработки финансовых документов.
Архитектура решения и масштаб проекта

Система управления финансовыми документами построена на базе решения «1С:Документооборот государственного учреждения».

Внедрены следующие блоки:

  • совместная работа,
  • внутренние документы,
  • работа с файлами,
  • отчетность.

В блок внутренних документов вошли все финансовые документы университета.

Внедрение данных блоков позволило автоматизировать наиболее приоритетные и сложные задачи СПбГУТ:

  1. Автоматизированы функции подачи и первичной проверки заявок на закупки, ТЗ и других закупочных документов.
  2. Автоматизирован процесс согласования и утверждения финансовых документов университета.
  3. Автоматизирован процесс формирования платежных реестров по различным срезам и периодам — планируемые к оплате, оплаченные, отложенные и т.д.
  4. Автоматизирован процесс контроля прохождения документации по согласующим лицам и анализа наиболее «сложных» документов и точек согласования.
  5. Автоматизирован процесс формирования отчетности по финансовым документам.

Система была принята в эксплуатацию в октябре 2018 года.

1C_Shema_SPbGUT_.jpg

Схема архитектуры системы

Особенности и уникальность проекта

В рамках проекта были автоматизированы:

  • процессы подготовки, согласования и утверждения комплекта закупочных документов, включая заявки;
  • проекты договоров и технических заданий;
  • согласование, утверждение и ведение реестра заявок на оплату, в привязке к договорам и счетам;
  • контроль исполнительской дисциплины;
  • мониторинг сроков согласования и подготовки документов.

В результате внедрения системы более 50 сотрудников перешли на технологию электронного документооборота.

Результаты проекта

Результатом проекта стало создание единого информационного пространства по управлению финансовыми документами на базе программного продукта «1С:Документооборот государственного учреждения». Внедрение системы положительно повлияло на работу университета:

  1. Сокращена нагрузка на «единое окно».
  2. Выстроены и оптимизированы процессы прохождения финансовых документов.
  3. Организовано единое хранилище управления финансовыми документами с различным уровнем доступа.
  4. Минимизирован риск ошибок, связанных с человеческим фактором.
  5. Автоматическое формирование реестров документов на оплату позволило ускорить работу департамента экономики.

В цифрах:

  • 21% — сокращение сроков подготовки платежных реестров,
  • 25% — сокращение сроков формирования отчетности,
  • 33% — повышение степени доступности информации,
  • 15% — повышение качества документов «на выходе»,
  • 24% — сокращение времени обработки данных,
  • 41% — повышение эффективности взаимодействия.
Отзыв заказчика

Зарубин Антон Александрович

Проректор по информатизации Санкт-Петербургского государственного университета телекоммуникаций им. проф. М.А. Бонч-Бруевича

В рамках внедрения системы управления финансовыми документами на базе «1С:Документооборот государственного учреждения» автоматизированы процессы подготовки, согласования и утверждения комплекта закупочных документов. В результате более 50 рабочих мест сотрудников перешли на технологию электронного документооборота.