||
Краткое описание проекта

Проект создания системы управления документами в ком­пании «АЭМ-технологии» был одним из первых проектов на системе «1С:Документооборот». Развитие системы идёт уже более 6 лет. Построенная система управления документами охватывает все производственные площадки и под­раз­де­ле­ния «АЭМ-тех­но­ло­гии» и контролирует все процессы ор­га­ни­за­ци­он­ного до­ку­мен­то­о­борота. Сделан целый ряд ин­те­рес­ных дополнений и функ­ци­о­наль­ных находок: ис­поль­зо­ва­ние электронной подписи, тес­ти­ро­вание сотрудников и мо­ни­то­ринг проекта «Ценности Рос­а­то­ма». Интересны до­ра­бот­ки в подсистеме управления проектами, а также уни­каль­ная интеграция системы документооборота с внешней элек­тронной почтой. Масштаб использования системы уп­рав­ле­ния документами впечатляет: в системе за­ре­гис­три­ро­ва­но более 3700 пользователей и более 850 активных сессий в день.

АЭМ-технологии
Заказчик

АО «АЭМ-технологии» входит в машиностроительный дивизион «Атомэнергомаш» государственной корпорации «Росатом» и является одной из ведущих компаний в области энергетического машиностроения. «АЭМ-технологии» — единственное в России предприятие, которое производит полный комплект оборудования реакторного зала АЭС. Компания включает инжиниринговый центр в Санкт-Петербурге и два филиала — производственные площадки «Петрозаводскмаш» в Петрозаводске и «Атоммаш» в Волгодонске.

1
Цели и задачи проекта

Проект развивался в несколько этапов, и на каждом из них стояли свои задачи. Но наиболее общие цели, которые стояли перед компанией, следующие:

  • стандартизация и автоматизация процессов организационного документооборота;
  • повышение исполнительская дисциплина, обеспечение контроля исполнения поручений и задач;
  • сокращение времени согласования документов, повышение скорости принятия управленческих решений;
  • автоматизация сквозных и комплексных процессов распределённого предприятия.
2
Ситуация до старта проекта

Проблемы, с которыми сталкивалась компания «АЭМ-технологии» лдостаточно стандартны для любой распределеннйо окмпании с большим документооборотом;

  • отсутствие стандартизации организационного документооборота;
  • проблемы контроля исполнительской дисциплины и исполнения поручений и задач;
  • достаточно большое время согласования документов, необходимость повышения скорости принятия управленческих решений.
Масштаб использования системы управления документами впечатляет: в системе зарегистрировано более 3700 пользователей и более 850 активных сессий в день.

Проект создания системы управления документами на базе «1С:Документооборот» стартовал в декабре 2009 года ещё на бета-версии системы. Компания «АЭМ-технологии» была одним из первых пользователей нового продукта и по сей день остаётся самым активным пользователем системы.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

В результате активного развития на протяжении шести лет система управления документами «АЭМ-технологии» охватила все процессы организационного документооборота:

  • обработка входящей и исходящей корреспонденции;
  • формирование и контроль исполнения служебных поручений;
  • регистрация и исполнение приказов и распорядительных документов;
  • проведение закупочных процедур;
  • согласование договоров с использованием типовых шаблонов;согласование технико-коммерческих предложений;
  • составление и подписание авансовых отчётов;
  • контроль исполнительской дисциплины;
  • приём и увольнение сотрудников.

Масштаб использования системы управления документами весьма впечатляет. На июнь 2016 года в системе «1С:Документооборот» зарегистрировано более 3700 пользователей (руководители, сотрудники производственных подразделений, контроля качества, конструкторских подразделений), которые активно работают в ней — более 850 активных сессий в день. Активное использование системы подтверждается тем, что на середину 2016 года в системе накоплено более 300 000 документов, более 500 000 файлов, запущено более 1,4 млн задач. Изменение основных показателей системы показано в таблице 1. Количество запущенных экземпляров бизнес-процессов — более 450 000. Количество запущенных экземпляров бизнес-процессов показано в таблице 2. Размер информационной базы — 66,82 Гб, размер хранилища файлов — 442 Гб.

Конец 2013 годаКонец 2015 годаИюнь 2016 года
Входящие документы 36 373 64 297 75 469
Исходящие документы 21 680 45 905 60 152
Внутренние документы 38 790 115 423 164 246
Количество файлов 146 991 397 831 539 174
Количество задач 332 640 958 784 1 402 139
Количество одновременно работающий пользователей 560 1337 1403

Таблица 1. Изменение основных показателей системы.

Бизнесс-процессы201320152016
Ознакомления 57 597 153 977 203 370
Поручения 12 608 31 796 33 939
Согласования 21 554 62 491 106 450
Исполнения 12 565 46 621 70 587
Утверждения 11 636 20 853 26 359
Комплексных 7236 14 986 30 066

Таблица 2. Количество запущенных экземпляров бизнес-процессов в системе управления документами.

4
Особенности и уникальность проекта

Проект создания системы управления документами на базе «1С:Документооборот» длится уже более 6 лет. За это время система прошла восемь этапов развития (таблица 3).

ДатыОсновные задачиОсновные результаты и проблемы
Декабрь 2009 — январь 2010 гг. Пилотный проект на «1С:Документооборот» — автоматизация архива в управляющей компании Выяснены возможности системы «1С:Документооборот». Подготовлены документы для дальнейшего развития системы: «Положение о договорной работе» и описание ряда бизнес-процессов.
Февраль — апрель 2010 г. Старт проекта. Автоматизация работы с входящей и исходящей корреспонденцией, а также договорными документами в управляющей компании В системе работают 100 сотрудников. Подготовлены процессные инструкции для сотрудников и «Положение по электронному документообороту».
Апрель — октябрь 2010 г. Тиражирование системы управления документами на площадку «Петрозаводскмаш» Автоматизированы основные процессы: согласование и ознакомление с приказами, исполнение протоколов совещаний, проведена интеграция с учётными системами. Система охватила управляющий состав «Петрозаводскмаш» (120 человек).
Июль 2010 — ноябрь 2011 гг. Построение и автоматизация сквозных бизнес-процессов между управляющей компанией и «Петрозаводскмаш» Расширение системы на производственную площадку было сделано с использованием разных информационных баз. Однако при автоматизации сквозных процессов компания столкнулась с трудностями обмена и через полтора года было решено изменить архитектуру решения и построить его на единой информационной базе. "Это стало возможным благодаря тому, что система «1С:Документооборот» хорошо работает как на медленных, так и на быстрых каналах связи, — считает Антон Думин, директор по ИТ «АЭМ Технологии». — И с этого момента началось бурное развитие системы управления документами».
Июль — сентябрь 2012 г. Тиражирование системы на вторую производственную площадку «Атоммаш» Система управления документами охватила всё предприятие. В 2012 году в компании решили, что каждый менеджер компании будет пользователем системы документооборота. С этого момента количество пользователей системы существенно выросло.
Март 2013 г. Запуск комплексных процессов Описаны, оптимизированы и автоматизированы процессы согласования договоров и технико-коммерческих предложений, сквозные закупочные процедуры. К настоящему моменту автоматизированы 30 комплексных процессов.
Март — октябрь 2014 г. Запуск подсистемы управления проектами в «1С:Документооборот» Автоматизировано управление частью проектов: ИТ-проекты, НИОКР, управление графиками проектов уровня 2а. Реализовано прогнозирование сроков завершения проектов.
Октябрь 2015 г. Повышение производительности и поддержание требуемого уровня стабильности работающей системы В связи с ростом количества пользователей и задач мы столкнулись со снижением быстродействия. В связи с этим выполнен переход на «1С:Документооборот» редакции 2.0 и платформу «1С:Предприятие 8 КОРП», проведена оптимизация технических систем, построен кластер из трёх серверов. Сейчас проблем с производительностью и стабильностью нет.

Таблица 3. Восемь этапов развития системы управления документами.

За 6 лет специалисты «АЭМ-технологии» разработали целый ряд интересных дополнений типового функционала системы: использование электронной подписи, тестирование сотрудников и мониторинг проекта «Ценности Росатома». Сделаны интересные доработки в подсистеме управления проектами, а также проведена уникальная интеграция системы документооборота с внешней электронной почтой.

На сегодня оптимизирован и автоматизирован 31 комплексный бизнес-процесс. Расскажем о некоторых из них подробнее.

  1. Комплексный процесс закупочных процедур. Это сложный комплексный процесс, ранее состоящий из четырёх разных процессов: формирование технического задания, прохождение закупочной процедуры, согласование проекта договора и согласование окончательной версии договора.
  2. Инструмент работы с договорами. Так как типовые договоры не меняются, сотрудники стали доверять инструменту, и в результате мы сильно сократили сроки согласования договоров».
  3. Подпроцесс досогласования. Если кто-то внёс изменения, то можно не запускать повторное полное согласование, а запустить более короткий подпроцесс досогласования.
  4. Комплексный процесс претензионной деятельности. Все копии документов вкладываются в единую карточку документа, что позволяет проследить историю их появления и наглядно просмотреть весь состав дела.
  5. Комплексный процесс подготовки и согласования технико-коммерческих предложений. В этом процессе задействовано более семи подразделений: конструкторские службы предоставляют планово-материальную ведомость, нормировщики — трудоёмкость, далее выполняется расценка планово-материальной ведомости и калькуляция стоимости.
  6. Электронные авансовые отчёты. Авансовые отчёты можно оформлять в произвольной форме. К учёту принимаются документы, которые входят в состав авансового отчета (билеты, чеки и т. д.). Поэтому в компании создали относительно несложный комплексный процесс.
5
Результаты проекта

Построенная система управления документами охватывает все производственные площадки и подразделения «АЭМ-технологии» и все процессы организационного документооборота. Оптимизированы бизнес-процессы, в том числе 31 сложный комплексный процесс: закупочные процедуры, подготовка и согласование технико-коммерческих предложений, претензионная деятельность, подпроцесс досогласования и электронные авансовые отчёты и т. д. Значительно сократилось время на выполнение рутинных операций, обеспечена прозрачность процессов, повышена управляемость и эффективность управленческой деятельности, сокращены сроки принятия управленческих решений.

Из количественных показателей:

  • срок согласования документов сократился более чем в 5 раз;
  • количество неисполненных поручений сократилось в 20 раз.
Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
3,7
тыс
Исполнитель
АЭМ-технологии
Декабрь 2009 — Октябрь 2015
Северо-Западный федеральный округ РФ
Южный федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Отзывы заказчиков
директор по ИТ «АЭМ-технологии»
Антон Думин
Для нас внедрение «1С:Документооборот» стало не только самым масштабным, но и практически полностью выполненным самостоятельно проектом. Это стало возможно в первую очередь вследствие динамичного развития этого продукта, который позволил без особого вмешательства в конфигурацию просто „настраивать” наши задачи. И мы благодарим фирму «1С» за плотное и плодотворное сотрудничество в этом проекте.
Новости
06 Декабря 2017
«1С:Заказчик-Застройщик. Модуль для 1С:ERP» и новая редакция «1С:ERP Управление строительной организацией 2»

Фирма «1С» и компания «1С-Рарус» совместно выпустили выпустили новый программный продукт «1С:Заказчик-Застройщик. Модуль для 1С:ERP» и редакцию 2.2 продукта «ERP Управление строительной организацией 2».

23 Ноября 2017
«1С:Университет ПРОФ» ред. 2.1

Вышла редакция 2.1 программного продукта «1С:Университет ПРОФ» — совместное решение фирмы «1С» и «СГУ Инфоком».