||
Краткое описание проекта

В организациях среднего профессионального образования Тульской области была внедрена система учёта контингента учащихся и управления организациями. Автоматизация 450 рабочих мест специалистов Министерства образования и колледжей была выполнена практически с нуля менее чем за 4 месяца. В результате информация от 35 колледжей автоматически поступает в единую базу Министерства образования.

Министерство образования Тульской области
Заказчик

Министерство образования Тульской области — орган исполнительной власти, проводящий государственную политику и осуществляющий управление в сферах образования и архивного дела. Министерство управляет деятельностью 35 колледжей, рассредоточенных по территории Тульской области.

1
Цели и задачи проекта

Цель — создание системы учёта контингента учащихся и управления организациями среднего профессионального образования Тульской области.

Задачи:

  • автоматизация учёта контингента обучающихся и выгрузка данных в региональный сегмент межведомственной системы учёта контингента обучающихся;
  • получение Министерством образования в оперативном режиме данных от колледжей (то есть быстрее, чем ответ на спущенный сверху в колледжи запрос);
  • унификация используемой нормативно-справочной информации для упрощения процедуры их консолидации и анализа;
  • автоматизация внутренних процессов колледжей по единому стандарту с использованием выбранного программного продукта: приёмная кампания, учебная часть, воспитательная работа, производственное обучение;
  • создание базы для дальнейшего развития системы управления колледжами в части профессионального обучения, управления общежитиями.
2
Ситуация до старта проекта

На момент старта проекта единая региональная система учёта контингента обучающихся отсутствовала. В одном колледже был установлен специализированный продукт «1С:Колледж», во всех остальных автоматизация ограничивалась различными системами бухгалтерского учёта и расчёта заработной платы. Учёт контингента вёлся в основном с использованием разнородных средств MS Office.

В связи с этим не было возможности организовать автоматизированную передачу необходимых сведений по контингенту обучающихся в Министерство образования и региональный сегмент межведомственной системы учёта контингента обучающихся. Консолидация аналитических отчётов по деятельности колледжей производилась вручную. Оперативно собирать данные с колледжей было трудоёмкой задачей, а собранные данные, как правило, быстро теряли актуальность и были недостоверны.

Организовать постоянную передачу актуальных сведений в Министерство образования и региональный сегмент межведомственной системы учёта контингента в сжатые сроки проекта можно было только путём внедрения специализированной автоматизированной системы непосредственно в повседневную деятельность колледжей. Это полностью исключило трудозатраты как специалистов колледжей, так и Министерства образования на сбор и консолидацию необходимых данных.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Исходя из целей и задач проекта была выбрана следующая архитектура региональной информационной системы учета контингента обучающихся в организациях среднего профессионального образования:

  • на нижнем уровне, в колледжах, автоматизация выполняется на базе программного продукта «1С:Колледж ПРОФ»;
  • консолидированные данные и унифицированная отчетность собирается в системе, построенной на базе решения «1С:Управление образования» на уровне Министерства образования;
  • взаимодействие с региональным сегментом межведомственной системы учета контингента обучающихся выполняется каждым колледжем автоматически непосредственно из системы «1С:Колледж ПРОФ».
В областном ЦОДе были созданы 35 рабочих баз колледжей и 1 база Министерства образования.

Для отработки внедрения системы был выбран пилотный колледж. Дальнейшее тиражирование решения на оставшиеся 34 колледжа осуществлялось силами Заказчика в лице ГАУ ТО «Центр информационных технологий», чьи специалисты были обучены для выполнения этих работ в рамках проекта.

Для консолидации данных от колледжей и получения унифицированной отчетности исполнителю, компании «СофтЭксперт», пришлось написать новый модуль на основе типового решения «1С:Управление образования».

В результате, в областном ЦОДе были созданы 35 рабочих баз колледжей и 1 база Министерства образования. Общее количество пользователей системы — 450 человек.

4
Особенности и уникальность проекта

Основной особенностью проекта была реализация всех поставленных задач в сжатые сроки, не превышающие 4 месяцев, поэтому команде проекта приходилось работать с максимальной отдачей. Продуманная при старте проекта политика мотивации колледжей на получение важных для них результатов позволила максимально мобилизовать их возможности и сняла большую часть проблем по взаимодействию. Также для уменьшения сроков выполнения проекта была использована схема внедрения системы, при которой для масштабного тиражирования решения в ограниченные сроки использовались в основном ресурсы заказчика. Была организована подготовка специалистов заказчика, которые осуществляли обучение пользователей системы и её внедрение, в то время как команда исполнителя выполняла задачу оперативного консультирования пользователей системы при тиражировании.

Территориальное распределение автоматизированных колледжей Тульской области
Территориальное распределение автоматизированных колледжей Тульской области

Параллельно в Тульской области шёл проект по запуску регионального сегмента межведомственной системы учёта контингента обучающихся. Взаимодействие двух систем отлаживалось уже на финише проекта с жёстким ограничением по времени и высокими требованиями к качеству работ. Все эти задачи были выполнены, сроки реализации проекта соблюдены, передача данных о контингенте обучающихся из колледжей запущена вовремя.

В ходе проекта был получен уникальный опыт организации взаимодействия управляющего контура на базе «1С:Управление образования» с подчинёнными учреждениями, работающими на «1С:Колледж ПРОФ». Была разработана аналитическая отчётность, которая заполняется в системе колледжей и автоматически передаётся на уровень Министерства образования.

5
Результаты проекта

Создание системы учёта контингента учащихся и управления организациями среднего профессионального образования Тульской области и внедрение программных продуктов «1С:Колледж ПРОФ» и «1С:Управление образования» во всех колледжах и Министерстве образования Тульской области обеспечило соблюдение условий Распоряжения Правительства РФ №2125-р от 25.10.2014 о создании единой унифицированной системы учёта контингента обучающихся во всех учреждениях СПО региона. А именно:

  • используется единая унифицированная система учёта контингента обучающихся во всех учреждениях среднего профессионального образования Тульской области «1С:Колледж ПРОФ»;
  • обеспечена интеграция региональной информационной системы учёта контингента обучающихся на базе «1С:Колледж ПРОФ» с региональным сегментом Межведомственной системы.

Система позволила вести учёт студентов и оперативно передавать данные по ним в областной сегмент межведомственной системы учёта контингента обучающихся, автоматизировать основные бизнес-процессы колледжей, унифицировать используемую нормативно-справочную информацию, печатные формы документов, а также формирование отчетности и средства мониторинга для Министерства образования.

В результате автоматизация деятельности колледжей и Министерства образования:

  • унифицированы основные печатные и отчётные формы, применяемые в повседневной деятельности колледжей;
  • снижена трудоёмкость сбора данных по обучающимся сотрудникам, а также составления отчётных форм учреждениями среднего профессионального образования;
  • обеспечено оперативное получение данных из колледжей специалистами Министерства образования;
  • повышено качество получаемой от колледжей информации;
  • снижена трудоёмкость консолидации данных сотрудниками Министерства образования;
  • обеспечен мониторинг показателей по учёту обучающихся на региональном уровне в целом, с возможностью детализации до конкретного учреждения и персоны;
  • обеспечен задел для автоматизации иных участков учёта колледжей, помимо учёта контингента обучающихся.

6
Дополнительная информация о проекте

Масштабный проект автоматизации всех учреждений среднего профессионального образования в Тульской области компания «СофтЭксперт» впервые представила на XVI международной научно-практической конференции «Новые информационные технологии в образовании» (Применение технологий «1С» в условиях модернизации экономики и образования).

Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
450
Исполнитель
СофтЭксперт
Функциональная область
Управление учебным процессом
Июль 2015 — Октябрь 2015
Центральный федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Публикации,
связанные
с проектом
Новости
23 Ноября 2017
«1С:Университет ПРОФ» ред. 2.1

Вышла редакция 2.1 программного продукта «1С:Университет ПРОФ» — совместное решение фирмы «1С» и «СГУ Инфоком».

31 Октября 2017
Решения, кейсы и технологии для крупного бизнеса и корпораций

Мы выпустили брошюру, содержащую информацию о решениях фирмы «1С» для крупного бизнеса и корпораций, а также кейсы наших партнёров, отражающие их опыт в выполнении сложных, масштабных проектов.