||
Краткое описание проекта

В компании построена система электронного документооборота, в которой работают 700 пользователей. Главный акцент в проекте специалисты УГМК-ОЦМ сделали не на проектную методологию, а на «вирусную» технологию вытеснения бумажного документооборота. Проект позволил поднять исполнительскую дисциплину на всех уровнях. Существенно повышена эффективность работы менеджмента компании.

УГМК-ОЦМ
Заказчик

УГМК-ОЦМ – дивизион УГМК, объединяющий под своим началом ведущие предприятия в области обработки цветных металлов. Дивизион основан в мае 2007 года и сегодня производит более 80 тыс. различных изделий из 95 марок сплавов.

1
Цели и задачи проекта

Цель: повысить исполнительскую дисциплину, заменив бумажный документооборот электронным.
Задачи:

  • сделать электронный документооборот неотъемлемым рабочим приложением руководителей и специалистов всех предприятий;
  • уменьшить претензии сотрудников и контрагентов к долгому и неясному механизму принятия решений;
  • повысить производительность при выдаче поручений и усилить контроль их исполнения.
2
Ситуация до старта проекта

«В январе 2011 года, когда стартовал проект, мы поставили себе задачу создать инструмент управления, с помощью которого можно контролировать работу организации, – начал рассказ Михаил Игитов, заместитель директора по организационному развитию УГМК-ОЦМ. – Одним из первых вопросов, который планировали решить путем перехода на электронный документооборот, стало повышение исполнительской дисциплины». Заводы компании находятся в разных городах, а клиенты – по всей стране и за рубежом, что повышает требования к скорости и надежности обмена документами. «Важно отметить, что мы – дивизион холдинга УГМК, в который входит более 65 крупных предприятий с соответствующей корпоративной культурой и правилами, – продолжает Михаил Игитов. – Некоторые наши заводы существуют более 100 лет. И традиционный в такой ситуации подход «написать email, собрать встречу и решить вопрос» у нас не работает. Нужны юридически значимые документы: приказы, служебные записки, а также задачи по их исполнению и контролю». Основная проблема, с которой столкнулась компания, – отсутствие на предприятиях единой системы, регламентов и экспертизы в области бумажного документооборота.

Разработали решения как для настольного ПК, так и для веб-клиента, а впоследствии и для iPad.
Михаил Игитов, заместитель директора по организационному развитию
3
Архитектура решения и масштаб проекта

«Проанализировав корпоративные системы документооборота мировых вендоров, – продолжает Михаил Игитов, – мы выбрали систему «1С:Документооборот 8». Это был осознанный выбор системы на вырост: мы учитывали ту динамику, которую фирма «1С» способна давать своим решениям, и трезво оценивали собственные требования и возможности».
«Первое и самое главное направление, с которого началось развертывание системы, – создание удобных интерфейсов для директората и генерального директора, – рассказал Михаил Игитов. – Причем разработали решения как для настольного ПК, так и для веб-клиента, а впоследствии и для iPad».
В должностные инструкции, положения о службах и отделах, положениях о премировании и т. п. были включены некоторые пункты, связанные с электронными документами. Отметим, что кадровые документы остались за рамками проекта по объективным причинам.

Постепенно система охватила еще более 80 комплексных процессов, около 80 видов документов.

Юридическое обеспечение электронных документов потребовало решения некоторых вопросов, которые вызывали затруднения у специалистов по документообороту на заводах.
Развертывание системы «1С:Документооборот 8» началось с внутренних документов управляющей компании. Работа с внутренними документами включала:

  • наложение факсимиле и резолюций;
  • автоматическую конвертация документов в формат pdf;
  • ограничения возможностей по отправке документов согласно правилам субординации.
  • Для этого пришлось выполнить ряд доработок системы «1С:Документооборот 8». «Иногда мы шли впереди развития продукта, – отмечает Михаил Игитов, – но сейчас большинство доработок, которые мы выполняли, уже включены в типовой функционал».

Затем система электронного документооборота охватила другие процессы и функции:

  • процесс согласования договоров;
  • процесс обработки рекламаций;
  • отслеживание выполнения пунктов протоколов совещаний директоров;
  • обработка исходящих писем.

Постепенно система охватила еще более 80 комплексных процессов, около 80 видов документов. «Теперь многие пользователи, приходя на работу, запускают систему и отслеживают свои поручения, – отметил Михаил Игитов, – так как, если задача не выполнена в срок, возникнут вопросы со стороны руководства».

4
Особенности и уникальность проекта

Проект выполнен собственными силами без привлечения компании-подрядчика.
Специалисты УГМК-ОЦМ применили особую «вирусную» технологию: постепенное, последовательное, но неотвратимое вытеснение бумажного документооборота. Процесс «вирусного» распространения системы происходил сверху вниз:

  • генеральный директор не принимает документы от директоров по направлениям в бумажном виде;
  • заместители директоров по направлениям, которые готовят эти документы, также прекращают принимать документы в бумажном виде;
  • менеджеры заводов и сотрудники управляющей компании должны подготавливать и предоставлять информацию заместителям директоров по направлениям. Таким образом, требование работы с электронными документами распространяется на всех.
5
Результаты проекта

В ходе проекта была повышена исполнительская дисциплина на всех уровнях. Также снизились претензии сотрудников и контрагентов к долгому и неясному механизму принятия решений. Но главную оценку проекту дал генеральный директор УГМК-ОЦМ Александр Геннадьевич Банников: «Если раньше я обрабатывал входящую документацию по несколько часов, то теперь на это у меня уходит 30 минут». Подобная оценка говорит сама за себя.

Версия для печати
Вход для
партнеров
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Отзывы заказчиков
генеральный директор УГМК-ОЦМ
Александр Геннадьевич Банников
Если раньше я обрабатывал входящую документацию по несколько часов, то теперь на это у меня уходит 30 минут.
Новости
06 Декабря 2017
«1С:Заказчик-Застройщик. Модуль для 1С:ERP» и новая редакция «1С:ERP Управление строительной организацией 2»

Фирма «1С» и компания «1С-Рарус» совместно выпустили выпустили новый программный продукт «1С:Заказчик-Застройщик. Модуль для 1С:ERP» и редакцию 2.2 продукта «ERP Управление строительной организацией 2».

23 Ноября 2017
«1С:Университет ПРОФ» ред. 2.1

Вышла редакция 2.1 программного продукта «1С:Университет ПРОФ» — совместное решение фирмы «1С» и «СГУ Инфоком».