||
Краткое описание проекта

Компания «Воронеж-Аква» по­стро­и­ла си­сте­му учё­та и рас­пре­де­ле­ния по про­ек­там ра­бо­че­го вре­ме­ни со­труд­ни­ков на ба­зе ре­ше­ния «1С:Документооборот 8 КОРП». Раз­ра­бо­тан ме­ха­низм рас­пре­де­ле­ния и ро­ле­во­го со­гла­со­ва­ния тру­до­за­трат каж­до­го со­труд­ни­ка ру­ко­во­ди­те­ля­ми под­раз­де­ле­ний и про­ек­тов. Ос­нов­ная осо­бен­ность про­ек­та — это соз­да­ние функ­ци­о­на­ла со слож­ной мно­го­у­ров­не­вой ро­ле­вой мо­делью со­гла­су­ю­щих. В хо­де про­ек­та оп­ти­ми­зи­ро­ван про­цесс со­гла­со­ва­ния фак­ти­чес­ки от­ра­бо­тан­но­го вре­ме­ни сот­руд­ни­ков по про­ек­там, а так­же на­ла­жен мо­ни­то­ринг от­ра­же­ния тру­до­за­трат со­труд­ни­ков «Воронеж-Аква» в раз­ре­зе про­ек­тов. В ре­зуль­та­те ста­ло воз­мож­ным бо­лее точ­но фик­си­ро­вать фак­ти­чес­кие рас­хо­ды на опла­ту тру­да.

«Воронеж-Аква»
Заказчик

«Воронеж-Аква» — ин­жи­ни­рин­го­вая ком­па­ния, приз­нан­ный эк­сперт в об­ла­сти ком­плекс­но­го ре­ше­ния во­про­сов во­до­под­го­тов­ки и во­до­о­чист­ки про­мыш­лен­ных и граж­дан­ских объ­ек­тов. С мо­мен­та ос­но­ва­ния в 1995 го­ду «Воронеж-Аква» ре­а­ли­зо­ва­ла бо­лее 200 про­ек­тов. Ком­па­ния име­ет 6000 м² про­из­вод­ствен­ных пло­ща­дей, а так­же ин­жи­ни­рин­го­вые цен­тры в Воронеже, Москве, Санкт-Петербурге, Челябинске, Ангарске. В ком­па­нии ра­бо­та­ют бо­лее 450 со­труд­ни­ков.

1
Цели и задачи проекта

Цели проекта:

  • оптимизировать процесс согласования проектных трудозатрат между руководителями подразделений и руководителями проектов;
  • сократить время распределения и согласования трудозатрат сотрудников по проектам.

Задачи проекта:

  • автоматизировать распределение трудозатрат сотрудника по проектам;
  • автоматизировать формирование общей отчётной информации для анализа по исполнению и дисциплине в части распределения и согласования трудозатрат сотрудников по проектам;
  • более точно фиксировать фактические расходы на оплату труда.
2
Ситуация до старта проекта

Деятельность инжиниринговой компании «Воронеж-Аква» основана на проектном подходе, при этом трудозатраты сотрудников подразделений относятся к нескольким проектам в течение отчётного периода. До старта проекта учёт трудозатрат осуществлялся в компании в ручном режиме с помощью таблиц в MS Excel. Однако без автоматизированного многоуровневого ролевого механизма согласования трудозатрат нельзя точно фиксировать фактические расходы на оплату труда по каждому производственному проекту компании.

Руководство организации приняло решение инициировать разработку нового многоуровневого ролевого механизма распределения и согласования трудозатрат сотрудников подразделения.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Для создания системы распределения и согласования трудозатрат по проектам в «Воронеж-Аква» было выбрано решение «1С:Документооборот 8 КОРП», которое на момент старта проекта уже использовалось в компании. На базе готовых шаблонов маршрутизации комплексных бизнес-процессов создано решение для использования во всех подразделениях компании и согласования всеми руководителями проектов (рис. 1).

Была выполнена интеграция между «1С:Документооборот 8 КОРП» и «1С:Зарплата и управление персоналом 8», которая обеспечила регистрацию фактических трудозатрат по каждому сотруднику для дальнейшего их распределения по проектам.

Рис. 1. Общая схема взаимодействия подразделений и руководителей проектов по распределению и согласованию трудозатрат.
Рис. 1. Общая схема взаимодействия подразделений и руководителей проектов по распределению и согласованию трудозатрат.

Масштаб проекта охватывает 5 инжиниринговых центров «Воронеж-Аква». Построенная система позволила обеспечить распределение и согласование фактически отработанного времени по проектам более 254 сотрудников в оперативные сроки.

4
Особенности и уникальность проекта

Особенность системы — построение взаимодействия «1С:Документооборот 8 КОРП» и «1С:Зарплата и управление персоналом 8»: получение системой документооборота общей информации по трудозатратам и возврат распределённых и согласованных по проектам сводных данных по трудозатратам.

Отличительной характеристикой проекта является сложная многоуровневая ролевая модель согласующих, с учётом механизма автоподстановки сотрудников, за которых подаются данные по отработанным часам в территориально распределённом предприятии.

На основании комплексного бизнес-процесса был разработан шаблон распределения и согласования трудозатрат, который включал следующие этапы (рис. 2):

  • первый этап: распределение трудозатрат сотрудниками по проектам, согласно общих данных трудозатрат полученных из «1С:Зарплата и управление персоналом»;
  • второй этап: корректировка и согласование трудозатрат руководителем соответствующего подразделения или его заместителем;
  • третий этап: корректировка и согласование трудозатрат по проектам руководителями проектов;
  • четвёртый этап: ознакомление и окончательное согласование спорных трудозатрат сотрудника по проекту;
  • пятый этап: подготовка для загрузки распределённых данных отработанного времени по проектам в «1С:Зарплата и управление персоналом».
Рис. 2. Схема распределения и согласования трудозатрат.
Рис. 2. Схема распределения и согласования трудозатрат.
5
Результаты проекта

Построив систему регистрации и согласования фактически отработанного сотрудниками времени по проектам, компания «Воронеж-Аква» вышла на новый качественный уровень анализа трудозатрат.

Результаты выполнения проекта:

  • снижение трудоёмкости процесса распределения трудозатрат по проектам за счёт автоматического механизма заполнения распределённого отработанного времени за прошлый отчётный период;
  • оптимизация процесса согласования трудозатрат сотрудников между участниками бизнес-процесса;
  • автоматизация формирования реестра данных распределённых трудозатрат по проектам, возможность формирования общего отчёта и анализа фактических расходов на оплату труда по проектам.
Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
155
Исполнитель
ОСПИ Инкорпорейтед
Июнь 2017 — Октябрь 2017
Центральный федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Отзывы заказчиков
Руководитель управления делами компании «Воронеж-Аква»
Ирина Кузьмина
Благодаря созданию и внедрению системы TimeSheet, мы получили возможность автоматизированно по проектной деятельности распределять и согласовывать фактическое отработанное время. Сейчас мы можем точно получать фактические расходы ФОТ по всем проектам нашей компании.
Публикации,
связанные
с проектом
Новости
21 Июня 2018
Новый продут «1С:Общий центр обслуживания. Центральная бухгалтерия КОРП»

Программный продукт предназначен для развёртывания в облачной инфраструктуре 1cFresh для обеспечения деятельности централизованных бухгалтерий, учреждённых органами исполнительной власти и местного самоуправления для осуществления функции бухгалтерского обслуживания и формирования отчётности государственных и муниципальных учреждений.

18 Июня 2018
Новый продукт — «Аксиома:XBRL»

Программный продукт «Аксиома:XBRL» представляет собой конфигурацию для работы с таксономией ЦБ РФ и формирования отчётности в формате XBRL. Он предназначен для подготовки отчётности и передачи отчётных данных некредитных финансовых организаций (НФО) в Банк России.