В государственной корпорации «Ростех» автоматизировали управление дебиторской и кредиторской задолженностью на базе «1С:Управление холдингом». В контур автоматизации вошли 16 холдингов и 14 организаций прямого управления, расположенные в 60 субъектах Российской Федерации, во всех часовых поясах. По итогам проекта корпорация и организации корпорации работают в единой системе. 100% хозяйственных договоров контролируются в части требований типового регламента управления дебиторской и кредиторской задолженностью. У 100% контрагентов актуализирован и поддерживается в актуальном состоянии уровень кредитного рейтинга.
ООО «РТ-ИНФОРМ» — стратегическая организация прямого управления госкорпорации «Ростех», выступающая единым центром компетенций по вопросам информационных технологий и информационной безопасности. Миссия заключается в создании положительного экономического эффекта для организаций корпорации за счет повышения эффективности управления ИТ- и ИБ-активами.
Основная цель проекта — доработать бизнес-процесс управления договорной деятельностью в части функциональности «Управление дебиторской и кредиторской задолженностью» (далее — подсистема) Автоматизированной системы управления финансовой и закупочной деятельностью (далее — АС ФЗД) государственной корпорации «Ростех» (далее — копрорация) для обеспечения выполнения требований типового регламента по управлению дебиторской и кредиторской задолженностью:
- планирование показателей дебиторской и кредиторской задолженности;
- планирование и контроль выполнения основных условий работы с контрагентом по договору поставки;
- планирование и контроль выполнения основных условий работы с контрагентом по договору реализации;
- типизация основных условий работы с контрагентами по договорам реализации;
- контроль исполнения договора, дебиторской и кредиторской задолженности по договору;
- контроль за состоянием и управление дебиторской и кредиторской задолженностью;
- оценка эффективности управления дебиторской и кредиторской задолженностью;
- отчетность по управлению дебиторской и кредиторской задолженностью.
Задачи проекта:
- доработать основную архитектуру функциональности «Управление договорной деятельностью» АС ФЗД;
- доработать отчетно-аналитическый блок АС ФЗД;
- разработать механизмы сверки остатков дебиторской и кредиторской задолженности в АС ФЗД с данными бухгалтерского учета;
- обеспечить возможность получения, актуализации и хранения истории изменения данных об уровне кредитного рейтинга контрагента;
- разработать механизмы проведения зачета/списания ДКЗ;
- разработать контрольные механизмов для контроля условий взаиморасчетов по договорам.
Организации прямого управления корпорации, головные организации холдинговых компаний (интегрированных структур) и организации холдинговых компаний (интегрированных структур) корпорации в части решения операционных задач:
- отсутствует возможность корректной регистрации условий взаиморасчетов договоров в Автоматизированной системе управления финансовой и закупочной деятельностью (АС ФЗД) АС ФЗД в части планирования дебиторской и кредиторской задолженности;
- длительное ручное формирование отчетности в соответствии с требованиями типового регламента по управлению дебиторской и кредиторской задолженностью ГК «Ростех»;
- нет возможности контроля полноты и своевременности отражения факта оплат и поставок по договорам;
- нет возможности получения актуальных данных об уровне кредитного рейтинга контрагента.
Корпорация, организации прямого управления корпорации, головные организации холдинговых компаний (интегрированных структур) и организации холдинговых компаний (интегрированных структур) корпорации в части контроля и управления:
- отсутствует возможность проверить полученную информацию;
- отсутствует возможность оперативного получения информации;
- отсутствует возможность автоматизированного оперативного управления.
Решение построено на базе модифицированной конфигурации «1С:Управление холдингом» на защищенном программном комплексе «1С:Предприятие 8.3z» в варианте распределенной базы данных.
Внедрены следующие функции:
- Управление договорами и проектами.
- Интеграция.
В рамках проекта автоматизировано более 21 000 рабочих мест. Средний онлайн составляет около 5 500 пользователей единовременно.
Объем данных, обрабатываемых в системе, составляет более 1 000 000 действующих договоров.
Масштабность проекта:
- В контур автоматизации были включены 16 холдингов и 14 организаций прямого управления, расположенные в 60 субъектах Российской Федерации, во всех часовых поясах.
- Общее количество уникальных пользователей составляет 21 571 сотрудников.
- В проекте было задействовано более 100 участников рабочих групп на стороне заказчика.
- Масштаб проекта значительно повлиял на выбор методик обучения сотрудников и организацию технической поддержки на этапе ОПЭ.
Для обучения сотрудников широко применялись дистанционные технологии:
- вебинары;
- обучающие видеоролики по разрабатываемой функциональности;
- краткие инструкции в виде электронных документов и видеороликов по наиболее сложным функциям;
- документ FAQ (часто задаваемые вопросы) для самостоятельного поиска ответов пользователями.
Техническая поддержка была организована на имеющейся инфраструктуре заказчика, что позволило относительно легко передать систему на поддержку заказчику по окончании ОПЭ:
- журнал заявок на техподдержку интегрирован в АС ФЗД, заявку можно создавать непосредственно из объектов системы, при этом в заявке сохраняется ссылка на объект системы, по которому возник вопрос, что существенно сокращает поиск причин заявки;
- первая линия приема заявок по телефону была организована силами заказчика;
- для наиболее часто встречающихся запросов на техподдержку были разработаны максимально подробные шаблоны ответов, включающие ссылки на разделы инструкций, видеоролики с описанием способов решения проблемы;
- в ежедневном режиме, совместно с заказчиком, отслеживалась динамика поступления, обработки и закрытия заявок на поддержку для своевременного перераспределения ресурсов между группой поддержки и группой разработки функциональности.
Сроки проекта:
- Реализация единой системы управления дебиторской и кредиторской задолженностью с едиными правилами, едиными механизмами и высокой производительностью заняла 7 месяцев от начала проекта до передачи решения на поддержку заказчику.
- Общая численность команды исполнителя составила 9 специалистов.
По итогам проекта корпорация и организации корпорации работают в единой системе, обеспечивающей следующие показатели:
- 100% хозяйственных договоров контролируются в части требований типового регламента управления дебиторской и кредиторской задолженностью ГК «Ростех»;
- у 100% контрагентов актуализирован и поддерживается в актуальном состоянии уровень кредитного рейтинга;
- отчетность, согласно типовому регламенту управления дебиторской и кредиторской задолженностью ГК «Ростех», формируется в АС ФЗД автоматически на 3 уровнях:
- по организации;
- по холдингу;
- по корпорации в целом.
Автоматизированы дополнительные контрольные и сервисные функции бизнес-процесса «Управление договорной деятельностью».
