В Рязанской области построили единую централизованную информационную систему по бухгалтерскому учету и отчетности (ЕЦИС). Система создана с использованием технологии 1C:Фреш. Все учреждения, после перехода на учет в ЕЦИС работают на программном обеспечении 1С. Бухгалтерский, кадровый и зарплатный учет учреждений полностью переведен в ЕЦИС. Всего в единой системе работает 312 учреждений Рязанской области и более 1500 сотрудников этих учреждений. Видимым результатом на текущий момент является снижение расходов бюджета области на сопровождение большого количества разрозненных систем. Повысилось качество ведения бухгалтерского учета во всех учреждениях за счет унификации используемых методологических основ, единой конфигурации и наличия контроля со стороны Министерства финансов Рязанской области. Управление финансами региона вышло на качественно новый уровень.
Министерство финансов Рязанской области реализует финансово-бюджетную политику на территории области, межотраслевое управление и координацию деятельности центральных исполнительных органов государственной власти области, взаимодействует с федеральными органами исполнительной власти, органами местного самоуправления по вопросам организации бюджетного процесса. В структуре министерства 3 управления: бюджетное, финансирования отраслей социальной сферы и госуправления, административно-правовое и 16 отделов.
Цели проекта:
- создать единое информационно-аналитическое пространство;
- автоматизировать учет фактов финансово-хозяйственной деятельности в органах государственной власти, государственных органах и государственных учреждениях Рязанской области;
- обеспечить централизованный бухгалтерский учет и отчетность;
- повысить качество контроля бухгалтерского учета и отчетности;
- оперативного получать полную информацию по каждому из учреждений;
- создать единый подход к учетной политике;
- повысить уровень открытости и прозрачности бюджетного процесса на территории Рязанской области.
Созданная в рамках проекта Единая централизованная информационная система (далее — ЕЦИС) призвана решить следующие задачи:
- обеспечить прозрачную информационную среду ведения финансово-хозяйственной деятельности учреждений;
- унифицировать бухгалтерский учет и отчетность;
- повысить оперативность и качество исполнения бюджетных процессов в части, связанной с бухгалтерским учетом и отчетностью;
- оптимизировать расходы Рязанской области на содержание различных систем, подсистем, построенных на различных программных решениях, сопровождение и поддержку программного обеспечения для ведения бухгалтерского учета и отчетности;
- оптимизировать деятельность сотрудников учреждений за счет обеспечения принципа однократного ввода данных;
- оптимизировать хранение служебной и отчетной информации, используемой учреждениями при ведении бухгалтерского учета;
- поысить качество информационной поддержки учреждений при ведении ими бухгалтерского учета и отчетности;
- создать условия для дальнейшего развития функциональных возможностей ЕЦИС и оптимизации расходов на ее содержание.
В 2019 году Министерство финансов Рязанской области приняло решение о создании единой системы по бухгалтерскому, кадровому и зарплатному учету органов исполнительной власти, бюджетных, автономных и казенных учреждений Рязанской области. Предпосылками к созданию данной системы были:
- разрозненность систем, на базе которых ведется учет в учреждениях Рязанской области;
- отсутствие прозрачной системы контроля за ведением учета со стороны государственных распорядителей бюджетных средств и непосредственно Министерства финансов;
- несоблюдение установленного нормативными документами порядка ведения бухгалтерского учета и формирования бухгалтерской отчетности.
Все вышеперечисленное приводило к искажению показателей представляемой отчетности, снижению оперативности и ошибкам в отражении фактов хозяйственной деятельности учреждений.
Вторым фактором, который в том числе кардинально влиял на архитектуру и принципы создания системы, являлась проводимая в регионе централизация полномочий по ведению бухгалтерского учета на базе созданного ГКУ РО «Центр бухгалтерского учета». Планировалось в течение ближайших 3-х лет произвести функциональную централизацию и передать полномочия по ведению учета в ГКУ РО «Центр бухгалтерского учета» по 82 учреждениям Рязанской области.
Единая централизованная информационная система Рязанской области по бухгалтерскому учету и отчетности создана с использованием технологии 1C:Фреш на базе ЦОД. Все учреждения после перехода на учет в ЕЦИС работают на программном обеспечении 1С:
- «1С:Бухгалтерия государственного учреждения», ред. 2.0 (с библиотекой «Подсистема обработки документов»);
- «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения», ред. 3.1 (с библиотекой «Подсистема обработки документов»);
- «1С:Общий центр обслуживания. Централизованная бухгалтерия КОРП»;
- «1С:Технология публикации решений 1cFresh»;
- 1С:Предприятие 8.3 КОРП.
В рамках проекта внедрены следующее программное обеспечение и дополнительные модули:
- «1С:Бухгалтерия государственного учреждения», ред. 2.0 и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения», ред. 3.1 — в учреждениях, которые ранее вели учет на системах прочих разработчиков.
- «Подсистема обработки документов» в 1С:Бухгалтерия государственного учреждения, ред. 2.0 и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения», ред. 3.1. Настроены процессы бюджетного учета в ГКУ РО «Центр бухгалтерского учета» и учреждениях, передавших полномочия по ведению учета в ГКУ РО «Центр бухгалтерского учета». Также подсистема позволяет производить постановку, маршрутизацию и контроль задач бухгалтеров централизованной бухгалтерии и сотрудников учреждений — субъектов учета.
- «1С:Общий центр обслуживания. Централизованная бухгалтерия КОРП» в ГКУ РО «Центр бухгалтерского учета» — для автоматизации рабочего место бухгалтера централизованной бухгалтерии.
- ЕЦИС интегрирована с системой исполнения бюджета региона ПК «Бюджет-Смарт» и ПК «Свод-Смарт».
Архитектура созданной ЕЦИС (на базе технологии 1C:Фреш)
Для обеспечения деятельности централизованной бухгалтерии ГКУ «Центр бухгалтерского учета» (далее — ЦБ) было проведено обследование деятельности учреждений Рязанской области, разработаны единые методологические стандарты ведения бухгалтерского учета, кадрового учета и расчета заработной платы. Команда методологов подготовила комплект документации: рекомендации по внесению изменений в нормативно-правовые акты, проекты НПА, еЕдиные форматы учетных политик, соглашение о передаче полномочий от учреждений в ЦБ.
Были разработаны технологические схемы процессов бюджетного учета учреждений Рязанской области, описывающие перечень этапов факта хозяйственной деятельности, ответственных по каждому этапу и перечень действий в ЕЦИС.
На основании проделанного методологического обследования было принято решение впервые внедрить «Подсистему обработки документов» — комплексную библиотеку, позволяющую произвести настройку процессов бюджетного учета в ЕЦИС, разграничить доступ и полномочия пользователей по работе с различными типами документов, а также при работе нескольких пользователей с одним документом. Согласно маршруту процесса, средствами «Подсистемы обработки документов» производится передача первичной документации, маршрутизация задачи от учреждения в ЦБ и обратно, обеспечение заполненности реквизитов документов. При этом доступ пользователей на каждом этапе процесса ограничивается настройками в соответствии с построенной методологией учета. Поддержка электронной подписи позволила обеспечить соответствие работы в ЕЦИС требованиям юридически значимого электронного документооборота (далее — ЮЗЭД) и полностью уйти от бумажного документооборота в деятельности ЦБ и субъектов учета — учреждений.
Команда исполнителя совместно с сотрудниками ЦБУ разработала и реализовала в ЕЦИС ролевую модель системы, удовлетворяющую требованиям ЮЗЭД. В ЕЦИС настроено более 250 процессов бюджетного учета для отражения фактов хозяйственной деятельности учреждений.
Сокращение трудозатрат в подразделениях
Ускорение получения управленческой отчетности
Бухгалтерский, кадровый и зарплатный учет учреждений полностью переведен в ЕЦИС. Всего в ЕЦИС работает 312 учреждений Рязанской области и более 1500 сотрудников этих учреждений.
Переданы полномочия по ведению учета в ЦБУ от 27 учреждений.
С систем прочих производителей на учет в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения», ред. 2.0 и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения», ред. 3.1 переведены 18 учреждений.
Видимым результатом на текущий момент является снижение расходов бюджета Рязанской области на сопровождение большого количества разрозненных систем. В дальнейшем ожидается накопление и еще более явное проявление экономического эффекта от создания ЕЦИС.
Одним из важных результатов проекта является улучшение качества ведения бухгалтерского учета во всех учреждениях за счет унификации используемых методологических основ, единой конфигурации и наличия контроля со стороны Министерства финансов Рязанской области и ГРБС:
- своевременный расчет и выплата заработной платы;
- своевременная сдача деклараций и отчетности в различные контролирующие органы;
- оперативное предоставление консолидированных отчетов в ГРБС;
- исправление ошибок по ведению учета в предыдущих периодах;
- возможность сбора и анализа консолидированной информации о деятельности учреждений.
- Результатом проведения функциональной централизации 27 учреждений является достижение экономической эффективности и возможности оптимизации расходов отдельных учреждений и бюджета региона в целом на содержание бухгалтерских и кадровых служб.
Повышение качества бухгалтерских услуг помогает вывести управление финансами региона на новый уровень. Доступность и корректность данных по каждому учреждению позволяют на их основе принимать эффективные управленческие решения. Экономическая эффективность позволяет оптимизировать бюджет и направить сэкономленные бюджетные средства на важные социальные проекты.
Экономический эффект от внедрения:
- трудозатраты в подразделениях сократились на 20%;
- управленческая отчетность формируется на 30% быстрее;
- формирование регламентированной отчетности ускорилось на 20%.
