В «ТС ГРУПП» построили учетную систему на базе «1С:Управление холдингом 8». Продукт легко вписался в действующую структуру компании. Проведены интеграции с кастомными решениями на базе платформы «1С:Предприятие» и решениями сторонних вендоров. Внедрение позволило оптимизировать процесс ведения регламентированного учета, бюджетирования, казначейства и управленческого учета и повысить эффективность работы компании. Прибыль компании выросла на 22%. Управленческая отчетность готовится в 3 раза быстрее. Операционные и административные расходов снизились на 20%, а трудозатраты уменьшились на 35%.
ООО «ТС Групп» — диверсифицированный холдинг, в структуре которого работает более 10 направлений: аренда, проектирование и строительство жилой и коммерческой недвижимости, образование, автосалон и автосервис, сфера гостеприимства и общественное питание, услуги. 26 ЦФО укрупненно (из них 38 в 1С). Более 40 юридических лиц и ИП входит в состав холдинга, включая НКО.
Основная цель проекта — оптимизировать процесс ведения регламентированного учета, бюджетирования, казначейства и управленческого учета для повышения эффективности работы компании.
Задачи проекта:
- Проанализировать возможности типовой конфигурации «1С:Управление холдингом» в корреляции с учетными задачами компании.
- Пересмотреть существующую в компании учетную систему и повторить необходимый функционал в новой системе.
- Привести справочники старой системы на базе «1С:ERP Управление предприятием 2» в соответствие с требованиями для переноса данных в новую систему на базе «1С:УХ».
- Изменить существующие процессы оперативного учета в соответствии с требованиями управленческого учета.
- Перенести остатки на начало года из «1С:ERP 2» в «1С:УХ», подготовив новую систему к промышленной эксплуатации.
- Выполнить настройку и внедрение новой информационной системы на базе «1С:УХ».
- Провести проектирование модулей казначейство и бюджетирование в соответствии с новыми возможностями «1С:УХ» (по сравнению с «1С:ERP 2»).
- Запустить функционал блоков «Казначейство» и «Бюджетирование» по новой проектной модели.
Для понимания причины выбора именно «1С:Управление холдингом 8» необходимо погрузиться в историю компании. Вопрос внедрения комплексной учетной системы был впервые обозначен более 10 лет назад. Так как компания ООО «ТС Групп» — это большой многопрофильный холдинг, в котором присутствуют предприятия разной сферы деятельности, конфигурации для типового бухгалтерского учета потребности предприятия не покрывали.
На тот момент, более 10 лет назад, в качестве единой учетной системы была выбрана и успешно внедрена с помощью специалистов «Гигабайта» программа «1С:Управление производственным предприятием» (далее — 1С:УПП). В дальнейшем, когда функционал «1С:УПП» стал недостаточным, было принято решение перейти на «1С:ERP Управление предприятием 2», как более современное и отвечающее поставленным задачам решение. Переход был успешно осуществлен с помощью специалистов «Гигабайта» и 6 лет «1С:ERP Управление предприятием 2» использовалась как единая учетная система.
Система на базе 1С:ERP 2 в целом работала эффективно, но структура бизнеса холдинга «ТС ГРУПП» с течением времени изменилась, заметно упростились требования к учету производственных операций, заметно расширилась и углубилась методика бюджетирования что позволило принимать управленческие решения, исходя из отчетов бюджетирования.
В то же время с упрощением части требований богатый функционал конфигурации 1С:ERP 2 стал усложнять ведение учета и в какой-то части стал избыточным. Избыточность приводила в том числе к необходимости поддерживать вещи и механизмы, которые уже не использовались в компании.
Поэтому была высказана идея рассмотреть переход на более подходящее, с точки зрения текущих требований к учету, решение, чтобы, с одной стороны не тратить время на ненужные механизмы, с другой — иметь возможность далее развивать контуры казначейства и бюджетирования на необходимом и достаточном типовом функционале. После анализа возможных вариантов таких решений была выбрана конфигурация «1С:Управление холдингом» (далее — 1С:УХ).
Это решение разработано на базе программного продукта «1С:Бухгалтерия КОРП» и базовый функционал достаточен для оперативного учета в холдинге «ТС Групп». Это, в том числе, позволяет пользователям экономить время на ввод первичной информации и подготовку отчетности в контролирующие органы. Также в «1С:Управление холдингом» очень глубоко проработан функционал казначейства и бюджетирования, что большей частью покрывает потребности по данным разделам.
Учетная система построена на базе «1С:Управление холдингом 8» и интегрирована с отраслевым программным решением «1С:Управление недвижимостью и арендой КОРП», самописной системой для фитнес-клуба на базе «1С:Розница 8», системой «1С:Зарплата и Управление персоналом», «1С:Образование», «1С:Библиотека», IIKO и рядом других.
Продукт так легко вписался в действующую структуру компании, что в процессе внедрения поглотил в себя и то единственное направление, переход которого был запланирован вторым этапом на 2024 год. Продуманность типовых решений «1С:УХ» позволило масштабировать продукт также на вновь приобретенные активы группы компаний и в короткие сроки настроить учет без потерь для операционных бизнес-процессов.
Автоматизированы функции:
- Учет бухгалтерский, налоговый, бюджетный, включая регламентированную отчетность.
- Бюджетирование, финансовое планирование.
- Финансовый анализ.
- Управленческий учет и расчет себестоимости методом ABC.
- Мониторинг и анализ ключевых показателей деятельности предприятия.
- Анализ данных и прогнозирование.
- Управление денежными средствами (казначейство).
- Консолидация данных.
- Расчет дивидендов.
- Управление продажами, логистикой и транспортом (SFM, WMS, TMS).
- Управление персоналом и кадровый учет (HRM).
- Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками.
Схема архитектуры
Основная работа в рамках проекта состояла во внедрении «1С:Управление Холдингом» с максимальным использованием типового функционала, и большая часть работ по программированию заключалась переносе данных, а не в доработках «1С:УХ».
Необходимо было перенести данные из существующих систем на базе «1C:ERP 2» в «1С:Управление Холдингом 8», и в крайне сжатые сроки (несколько месяцев) запустить учет. Глобальных доработок функционала не производилось, задачей от клиента было использование преимущественно типового функционала, чтобы кастомизация решения не создавала каких-либо препятствий для оперативного обновления конфигурации в дальнейшем. Многолетний опыт использования клиентом продуктов 1С убедил пользователей в состоятельности типового функционала 1С. Были реализованы адаптационные доработки и настройки, например:
- реализован ряд внешних отчетов;
- разработка печатных форм для управленческой отчетности.
В части нового функционала и улучшения работы хотим отметить следующие моменты:
- В рамках подсистемы «Бюджетирование» был осуществлен полный перенос бюджетной модели в «1С:УХ» с планами на дальнейшее развитие. Выполнены настройки видов отчетов и бланков отчетов БДДС и БДР в соответствии с требованиями бюджетной модели. В подсистеме бюджетирование осуществляется как планирование, так и сбор фактических данных по бюджетам в разрезе необходимой для управления аналитики. Заполнение бюджетов как плановых, так и фактических производится с помощью процессов подготовки бюджетов. Данные БДДС являются лимитами для казначейства для целей оперативного контроля за расходование ДС.
- Настроены процессы согласования заявок на оплату, которые ранее не были реализованы в «1С:ERP», что делало неэффективным данный процесс. В «1С:УХ» было реализовано согласование заявок на оплату по маршруту в соответствии с требованиями всех отделов компании.
- Автоматизирован процесс корректировки лимитов, который ранее в «1С:ERP» был не оптимальным для компании. В случае превышения лимита Руководители ЦФО выполняют подачу заявок на корректировку лимита, тем самым указывая, за счет каких резервов планируется осуществлять выплату, а сотрудники экономического отдела оперативно выполняют корректировку лимитов. Данный процесс значительно облегчил работу сотрудников экономического отдела, которые ранее были вынуждены вносить постоянно корректировки непосредственно в подсистеме бюджетирование через БДДС. В «1С:УХ» процессы корректировки лимитов по бюджетам производятся без внесения изменений в подсистему бюджетирования, что позволяет видеть как изначально запланированный бюджет в виде лимитов, так и все его корректировки в оперативном режиме.
- Реализовано мультисценарное планирование и план-фактный анализ процесса «Бюджетирование» за счет создания единого хранилища данных, которое обеспечило ввод плановых и сбор фактических данных.
- Создан единый отчет для осуществления план-факт анализа по всем бюджетам с понятной для пользователя параметрической настройкой на базе системы компоновки данных.
- Обеспечено автоматическое формирование платежного календаря с детализацией для оперативного контроля исполнения бюджетов.
- Создана возможность оперативной корректировки лимитов в рамках утвержденного бюджета.
- Для контроля расходования денежных средств используется в том числе блок «Казначейство». Автоматизация функционального блока «Казначейство» обеспечила автоматизацию следующих процессов:
-
- контроль за расходованием денежных средств. Обеспечивается резервирование лимита в рамках договора, что в последующем исключает перерасход денежных средств. Последующая оплата денежных средств контролируется в рамках зарезервированного лимита;
- автоматическое создание заявок на основании резервирований бюджета (графика платежей по договору).
- формирование платежного календаря на основании утвержденных лимитов, документов резервирования и фактических данных для контроля ликвидности и остатков денежных средств;
- анализ платежного календаря, формирование дополнительных аналитических отчетов по контролю лимитов и фактическом исполнении плановых показателей/
- Автоматизация и аудируемость задач взаимодействия участников разных областей учета.
- В процессе перехода с «1С:ERP» на «1С:Управление холдингом» выполнены все задачи проекта и достигнута основная цель: теперь предприятие в единой системе может производить управление финансами, материальными потоками и отношениями с контрагентами на всех уровнях.
- Реализовано повышение эффективности внутрикорпоративных коммуникаций за счет оперативности, структурированности, полноты и своевременности информации.
- Выполнено снижение условно-постоянных затрат, оптимизация структуры и численности, процессов управления ресурсами компании.
- Реализовано повышение контроля расходования средств за счет реализации системы бизнес-планирования и упреждающего контроля лимитов расходования.
- Актуализация и адаптация текущей методологии планирования и бюджетирования для целей автоматизации. В рамках данных работ была проведена стандартизация НСИ модели и унификация бюджетных форм и алгоритмов под все виды бизнеса холдинга. Были определены основные функциональные направления и блоки системы, обеспечивающие полное покрытие всех аспектов финансово-экономической деятельности компаний.
- На основе механизмов типового решения подсистемы бюджетирования «1С:Управление холдингом» реализована функция автоматической балансировки плановых остатков и потоков денежных средств внутри холдинга на основе ряда настраиваемых параметров.
- Формирование мастер бюджетов осуществляется на основе данных функциональных бюджетов с предварительной трансляцией показателей и статей бюджетов на счета управленческого учета. Подобный подход позволил обеспечить прозрачность и высокую степень контроля качества, полноты и целостности данных бюджетирования.
Увеличилась прибыль компании
Ускорилось формирование отчетности
- Переход в «1С:Управление холдингом» значительно снизил трудозатраты на ведение учета в условиях изменившихся бизнес-процессов компании (уменьшение количества диверсифицированных направлений деятельности). Ускорился как ввод первичных документов, так и подготовка регламентированной отчетности.
- В процессе выполнения проекта был произведен максимально автоматический перенос данных из существующей информационной системы «1С:ERP Управление предприятием» в информационную систему «1С:Управление холдингом». Автоматический перенос позволил сэкономить значительное количество ручного труда.
- Настройка процессов согласования позволила включить в процесс в качестве заявителей Руководителей ЦФО, которые стали формировать заявки на оплату в системе «1С:УХ» самостоятельно. Таким образом значительно снизилась нагрузка на сотрудников бухгалтерии и финансового отдела, которые в процессе теперь занимают место не заявителей, а согласующих. Руководители ЦФО стали полноценными участниками бюджетного процесса в автоматизированной системе, что позволило снизить необходимость ручной подачи документов на оплату в бухгалтерию.
- Изменение процессов корректировки лимитов по бюджетам значительно сократило время на подачу, согласование заявок и корректировку лимитов по бюджетам. Снизили количество ошибок в документах, полностью исключили необходимость в хождении по кабинетам с целью подачи заявок на осуществление своих платежей. А также подключение Руководителей ЦФО позволило им в оперативном режиме осуществлять контроль за состоянием своих заявок на оплату, не отвлекая от работы сотрудников бухгалтерии и финансового отдела, а также в режиме он-лайн контролировать исполнение своих бюджетов.
Можем отметить следующие экономические показатели:
- Рост прибыли на 22%.
- Ускорение формирования управленческой отчетности на 300%.
- Сокращение операционных и административных расходов на 20%.
- Сокращение трудозатрат в различных подразделениях на 35%.
