В Ставропольском крае реализован пилотный проект по централизации учета финансово-хозяйственной деятельности государственных учреждений с использованием облачной технологии «1С:Fresh». В сжатые сроки 42 учреждения края одновременно перешли с различный версий «1С:Предприятия» и программ сторонних разработчиков на решения «1С:Бухгалтерия государственного учреждения», «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» и «1С:Документооборот государственного учреждения». По оценке Министерства финансов Ставропольского края централизация учета и оптимизация бизнес-процессов в учреждениях помогли сэкономить более 50 млн руб. Кроме того, повысилось качество ведения бухгалтерского учета и формирования отчетности, выросла производительность труда бухгалтеров. Снизились расходы на выполнение учетных функций и сократился процент просроченной кредиторской задолженности.
Государственное казенное учреждение Ставропольского края «Межведомственный центр бухгалтерского обслуживания» работает с 2016 года. Центр занимается ведением бюджетного бухгалтерского, налогового и персонифицированного учета, составлением соответствующей отчетности, контролирует правильность подготовки первичных документов по совершенным хозяйственным операциям в обслуживаемых учреждениях, а также консультирует их по вопросам налогообложения, ведения бюджетного и бухгалтерского учета, формирования бюджетной и бухгалтерской отчетности.
Цели проекта:
- Автоматизация ведения бухгалтерского (бюджетного) учета и расчета заработной платы в централизованной бухгалтерии в части функций, переданных в нее от учреждений.
- Сокращение временных затрат и трудоемкости процедур, связанных с исполнением функций по бухгалтерскому (бюджетному) учету, расчету заработной платы и составлению бухгалтерской (бюджетной) отчетности.
К задачам проекта можно отнести:
- объединение в единое информационное пространство всех бухгалтерских (бюджетных) данных учреждений;
- организация доступа к информационной базе данных ЦБ сотрудникам учреждений в соответствии с их компетенцией;
- создание единой информационной базы для расчета заработной платы сотрудникам учреждений и гибкого механизма работы с расчетными документами, возможность осуществления отбора, хранения в электронном виде и сортировки информации, содержащейся в базе данных;
- создание единой информационной базы для ведения бухгалтерского (бюджетного) учета и гибкого механизма работы с бухгалтерскими (бюджетными) документами, возможность осуществления отбора, хранения в электронном виде и сортировки информации, содержащейся в базе данных;
- обеспечение раздельного доступа к бухгалтерской базе данных сотрудников ЦБ и сотрудников учреждений на уровне разделения их полномочий по ведению бухгалтерского (бюджетного) учета;
- обеспечение приема отучреждений первичных документов в электронном виде с электронной подписью;
- составление бухгалтерской (бюджетной) отчетности.
До старта проекта учет в учреждениях Ставропольского края велся разрозненно, в различных продуктах «1С» и сторонних программах. Учреждения несли значительный объем неэффективных затрат на создание и поддержку собственных инфраструктурных решений и нестандартных конфигураций. Так же встречались случаи несоблюдения установленного нормативными документами порядка ведения бухгалтерского учета и формирования бухгалтерской отчетности, а именно:
- Начисление доходов в момент поступления доходов, а не в момент возникновения требований.
- Отсутствие аналитического учета по счету 106 по объектам учета.
- Отсутствие аналитического учета на счете 204.
- Проведение частивной инвентаризации имущества при смене материально ответственного лица.
- Отсутствие учета земельных участков в составе имущества казны.
- Отсутствие документального оформления движения готовой продукции, и порядка распределения накладных расходов.
- Отсутствие учета по договорам аренды земли.
- Отсутствие учета готовой продукции в бухгалтерском учете.
- Несоответствие данных в базах данных и бюджетной отчетности.
- Несоответствие отраженной кредиторской задолженности по налогам с полученными актами сверок.
- Несоответствие документов по оплате труда штатному расписанию.
- Нарушение порядка оплаты выходных дней.
Все это приводило к снижению оперативности и некорректности отражения фактов хозяйственной жизни и к искажению показателей представляемой отчетности.
Централизованная система управления финансово-хозяйственной деятельностью государственных учреждений Ставропольского края построена на платформе «1С:Предприятие 8» с применением облачных технологий и набора приложений:
- «1С:Бухгалтерия государственного учреждения», ред. 2 для ведения бюджетного (бухгалтерского) учета учреждений;
- «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения», ред. 3 для автоматизации кадрового учета и расчета заработной платы;
- «1С:Документооборот государственного учреждения 8», ред. 2. для автоматизации процессов обмена первичными документами с учреждениями находящимися на обслуживании;
- «1С:Технология публикации решений 1сFresh».
Так же были использованы и сторонние решения:Cent OS.
- Windows Server 2016.
- Apache.
- nginx.
- MS SQL Server.
- Redmain.
- Vipnet.
Централизованная система управления финансово-хозяйственной деятельностью государственных учреждений имеет широкий спектр функциональности. Облачная система охватывает практически все сферы деятельности государственных организаций: бухгалтерский и кадровый учет, расчет заработной платы, договоры, имущество, все виды взаимодействия с финансовым органом, планирование, платежи, отчетность, а также позволяет получать аналитику на основе накапливаемых в системе данных.
В ходе проекта реализованы следующие функции:
- Настроен налоговый учет и автоматическое заполнение декларации по налогу на прибыль.
- Восстановлен учет имущества казны, имущества, переданного в аренду, безвозмездное пользование.
- Настроено автоматическое заполнение уведомлений по расчетам между бюджетами (ф. 0504817) для главных распорядителей бюджетных средств.
- Приведены к единообразию и унифицированы справочники контрагентов (информация автоматически обновляется из ЕГРЮЛ), КБК, статьи финансирования по зарплате.
Пользователи подключаются к базам данных через веб-ферму (базы данных опубликованы на серверах Apache с включенными разделителями по организациям). От веб-серверов сеанс поступает на отказоустойчивый кластер из трех серверов «1С:Предприятие 8».
С помощью менеджера сервиса администратор управляет составом баз данных, абонентов, областей, пользователей. С помощью агента сервиса осуществляется обновление баз данных, сбор ошибок и статистики использования.
В централизованной системе работает более 150 человек.
Одновременных сеансов: 300.
Рабочих информационных баз: 2.
Сервисных информационных баз: 4.
Схема архитектуры системы
Это первый, опытный, этап масштабного проекта по централизации всех учреждений Ставропольского Края в рамках программы по цифровизации. В сжатые сроки 42 учреждения края — образовательные организации, учреждения коммунального хозяйства, министерства и комитеты — одновременно перешли с различный версий «1С: Предприятия» и программ сторонних разработчиков на решения «1С: Бухгалтерия государственного учреждения», «1С: Зарплата и кадры государственного учреждения» и «1С: Документооборот государственного учреждения». Огромная текучка, неслаженность работы и нехватка квалификации, высокая эмоциональная напряженность приводили на начальном этапе к большому количеству авральных работ.
В рамках проекта проведена масштабная работа по выработке регламентов, нормативов, отладке технологий работы и обслуживания. Бухгалтера и расчетчики прошли аттестацию, сокращение и перевод во вновь созданную организацию Государственное казенное учреждение Ставропольского Края «Межведомственный центр бухгалтерского обслуживания» (далее МЦБО). Бухгалтера и расчетчики работают непосредственно в МЦБО, кадровики и кладовщики работают на местах в учреждениях. Взаимодействие и обмен документами производится через «1С: Документооборот», все учреждения работают в защищенной сети.
Внедрена технология работы в частном облаке «1С: Fresh», создана централизованная база данных на кластере серверов, с оптимизацией нагрузки и применением лицензий КОРП. Развернуты отказоустойчивые зоны для основных БД, для работы с копиями «вчерашнего дня», и для тестирования обновлений.
Внедрен сервис «1С-Отчетность».
- Повышено качество ведения бухгалтерского учета и формирования отчетности.
- Повышена производительность труда бухгалтеров.
- Снижены расходы на выполнение учетных функций. Автоматический контроль расходов по обязательствам позволяет контролировать принимаемое обязательство на непревышение лимитов бюджетных обязательств или непревышение статьи расходов плана финансово-хозяйственной деятельности учреждения, осуществлять проверку при формировании расчетно-платежного документа.
- Обеспечена своевременность и полнота отражения первичных документов.
- Сокращен процент просроченной кредиторской задолженности.
Ежедневно в учреждениях совершается более 6000 хозяйственных операций. В некоторых организациях в разы увеличилась скорость обработки данных.
По оценке Министерства финансов Ставропольского края централизация учета и оптимизация бизнес-процессов помогли сэкономить более 50 млн руб.
Централизованный учет теперь осуществляется с применением единых стандартов. Запущены механизмы контролей, в том числе контроль расходов по обязательствам учреждений, контроль показателей по исполнению контрактов, оптимально настроен налоговый учет. Отлажен учет нефинансовых активов, в том числе земельных участков, договоров аренды. Стартовал процесс инвентаризации, который ранее часто проводился формально. Централизованное управление учетными функциями минимизировало допускаемые ошибки.
Юлия Ягубова, заместитель министра финансов Ставропольского края
По итогам промышленной эксплуатации принято решение об успешности первого этапа проекта. Второй этап проекта планируется в 2019-2021 годах. На втором этапе запланирован перевод более 2500 учреждений Ставропольского края на единую методологию, облачную технологию, распределенную по районам. Будет проведено внедрение автоматизированной информационно системы анализа и мониторинга финансово-хозяйственной деятельности учреждений Ставропольского края с использованием технологий BI.
